《國際商務函電》440-5（曾勇民）課件 00-英文商務函電寫作的基本知識

國際商務函電英文商務函電寫作的基本知識目錄模塊一：交易磋商模塊二：簽訂合同模塊三：履行合同掃碼下載文旌課堂APP掃碼簽到（202X.XX.XXXX:XX至202X.XX.XXXX:XX）簽到方式教師通過“文旌課堂APP”生成簽到二維碼，并設置簽到時間，學生通過“文旌課堂APP”掃描“簽到二維碼”進行簽到。簽到FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商務函電寫作的基本知識作業(yè)布置單擊此處獲取APP掃碼作業(yè)布置方法作業(yè)布置宣傳片，歡迎播放了解單擊此處獲取微信掃碼作業(yè)布置方法使用說明文檔本課作業(yè)布置二維碼老師掃描此碼，即可進行線上作業(yè)布置英文商務函電寫作的基本知識FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters第7頁1.BeabletowritetheenvelopeofanEnglishbusinesslettercorrectly.2.BeabletowriteanEnglishbusinessletterwithcorrectformatandstructure.SkillObjectives第8頁KnowledgeObjectives1.BefamiliarwiththeenvelopeformatofanEnglishbusinessletter.2.BefamiliarwiththeformatsandstructuresofEnglishbusinessletters.3.BefamiliarwiththebasicprinciplesforEnglishbusinessletterwriting.第9頁QualityObjectivesDevelopapassionforinternationalbusiness.第10頁典型工作任務Task1

請根據(jù)如圖所示的英文信函信封，完成以下兩個任務：（1）指出收信人的姓名與地址是哪一個，寄信人的姓名與地址是哪一個。（2）英文姓名與地址的書寫順序是怎樣的？StampABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.88HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlands第11頁典型工作任務Task2

請根據(jù)信函內(nèi)容，完成以下兩個任務：（1）指出該信函由哪幾部分組成。（2）指出該信函采用了什么寫作格式。NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169November8,2021

CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421第12頁典型工作任務Task2

DearSirorMadam,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou.Ourcompanywasestablishedin1992.Wespecializeinallkindsofgarments,suchascottonblazers.Wearebothamanufacturerandanexporterofgarments.Ourproductssellwellinmanycountries,suchasAmerica,Canada,andJapan.Thequalityofourcottonblazersissuperiorandthepriceisalsofavorable.Enclosedisourcatalogandprospectusforyourreference.Inordertogiveyouageneralideaofourproducts,wewillsendyouourpricelistandsampleassoonaswereceiveyourspecificenquiry.Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor第13頁商務信函基礎知識1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫法)（1）寄信人的姓名和地址寫在信封的左上角，且務必與信封內(nèi)地址在形式和標點上一致。寄信人的姓名和地址第14頁商務信函基礎知識（2）收信人的姓名和地址寫在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和國名須分行書寫。收信人的姓名和地址1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫法)第15頁商務信函基礎知識（3）先寫姓名后寫地址。地址的書寫應由小至大，即先寫機構名稱，再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼，最后寫國名。寄信人和收信人的姓名和地址的書寫順序1.TheNameandAddressoftheEnvelope(英文信封姓名和地址的寫法)第16頁商務信函基礎知識2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)一封英語商務信函主要包括以下七個部分：結束語（ComplimentaryClose）正文（Body）信內(nèi)地址（InsideAddress）稱呼（Salutation）簽名（Signature）信頭（Heading）日期（Date）第17頁商務信函基礎知識有些信函還會含有以下六個部分的某幾個部分或全部：抄送（CarbonCopy）附件（Enclosure）事由標題（SubjectLin）經(jīng)辦人代號（ReferenceNotation）附言（Postscript）參考號（ReferenceNumber）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第18頁商務信函基礎知識若一封信函包括以上十三個部分，則其寫作順序是：附言

Postscript信頭Heading參考號ReferenceNumber日期Date信內(nèi)地址InsideAddress結束語ComplimentaryClose正文Body事由標題SubjectLine稱呼Salutation簽名Signature

代號ReferenceNotation附件Enclosure抄送CarbonCopy/C.C.2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第19頁商務信函基礎知識信頭（Heading）信頭也稱為信箋抬頭，內(nèi)容包括寄信人公司名稱、地址、電話號碼、E-mail和傳真。信頭通常位于信紙的最上端。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第20頁商務信函基礎知識參考號（ReferenceNumber）信函參考號是為了便于往來書信的存檔和查閱，一般采用YourRef.（你方編號）或OurRef.（我方編號）。信函編號通常放在日期的上方或與日期平齊靠左的位置。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第21頁商務信函基礎知識日期（Date）商務信函中決不能遺漏或?qū)戝e日期。書寫日期時，應注意以下幾點：①年份必須全部寫出。②月份最好用英文全拼，一般不用縮略式。③日期可以用序數(shù)詞或基數(shù)詞。④年份前要加逗號。⑤日期切忌全部用數(shù)字表示，避免讓人產(chǎn)生誤解。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第22頁商務信函基礎知識信內(nèi)地址（InsideAddress）信內(nèi)地址包括收信人的姓名、頭銜、公司名稱、地址，以及城市、郵政編碼和國名。收信人的姓名和地址應和信封上的內(nèi)容相同。信內(nèi)地址放在日期下方靠左。書寫順序由小單位到大單位，最好每項內(nèi)容都單獨成行。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第23頁商務信函基礎知識稱呼（Salutation）稱呼寫在信內(nèi)地址下面空兩行處。常見的正式稱呼有：DearMr.Smith、DearMrs.Smith、DearMissBrown、DearMs.White。Ms.用于不知是否已結婚的女子姓名之前。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第24頁商務信函基礎知識事由標題（SubjectLine）事由是讓對方在閱讀信的正文之前對信的主題、內(nèi)容有一個了解，也便于登記歸檔和查閱。事由寫在稱呼下面、信的中間位置。事由下面可劃線或不劃線，有時可全部用大寫字體。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第25頁商務信函基礎知識正文（Body）正文是商務信函中最重要的部分。商務信函的目的是傳遞信息。在書寫時，要遵循“7C”原則。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第26頁商務信函基礎知識正文（Body）7C原則清楚clarity簡潔conciseness正確correctness具體concreteness禮貌courtesy體諒consideration完整completeness2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第27頁商務信函基礎知識正文（Body）第一段一般是引入主題1第二段是詳細討論2第三段以總結或建議來結束全文3正文內(nèi)容一般遵循三段式格式需兩頁或更多的信紙時，在前一頁最后一行的右邊寫上tobecontinued。續(xù)頁應采用不帶信頭的信紙，并注明收信人名稱、頁數(shù)和日期。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第28頁商務信函基礎知識結束語（ComplimentaryClose）信尾結束語是一種禮貌用語，是結束信函的正式方式，常用的有：Sincerely、Sincerelyyours、Yourssincerely、Bestregards；注意，只有第一個字母大寫。一般寫在正文下面空一行處。2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第29頁商務信函基礎知識簽名在信尾結束語下空兩至三行的位置。簽名可采用不同的寫法，一般包括：公司名稱、寫信人的手寫簽名、寫信人的打印簽名、寫信人的頭銜。通常在簽名下面直接寫上寫信人和打印信函人的名字的首字母縮寫。簽名（Signature）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第30頁商務信函基礎知識經(jīng)辦人代號是提供信件產(chǎn)生的信息資料，便于在必要時查對之用。經(jīng)辦人代號由信件口授者和秘書的姓名首字母組成，用冒號或斜線號分開。經(jīng)辦人代號（ReferenceNotation）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第31頁商務信函基礎知識假如信封內(nèi)除信紙外尚附有其他文件，可以在信中說明附件份數(shù)和內(nèi)容。當附件只有一件時，只需注明Enclosure或Encl.即可；若有一件以上，則要加上編碼，以便收信人識別，用Enclosures說明。附件（Enclosure）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第32頁商務信函基礎知識寄信人若需把此信抄送給有關單位，可在附件下方，即信左下端打上C.C.，然后打上抄送單位的名稱。抄送（CarbonCopy/C.C.）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第33頁商務信函基礎知識附言的作用：附加其他項目故意引起對方的注意。附言被放在抄送下方。在寫完P.S.之后寫，有時也把簽字人姓名的首字母縮寫附在最后。附言（Postscript）2.ThePartsofanEnglishBusinessLetter(英語商務信函的主要組成部分)第34頁商務信函基礎知識3.TheFormatofanEnglishBusinessLetter(英文商務信函的格式與布局)要撰寫恰如其分的句子和段落1運用恰當有效的信函格式2常用的格式：齊頭式和縮行式3商務信函要達到良好的溝通效果第35頁商務信函基礎知識（1）齊頭式（theblockform）齊頭式信函的每一行都從左面的邊界開始寫，前面不留空格。Heading(信頭)OurRef.(我方參考號):YourRef.(你方參考號):

Date(日期)

InsideAddress(信內(nèi)地址)_______________________

Salutation(稱呼)SubjectLine(事由標題)Body(正文)_________________________________________________ComplimentaryClose(結尾敬語)Signature(簽名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第36頁商務信函基礎知識（2）縮行式（theindentedform）縮行式信函的日期行、結束語、作者姓名和頭銜都從所在行中間偏右的位置開始寫，事由行居中。正文每個段落的第一行從左邊界空四個或五個字母的位置開始，其他各行都從左邊頂頭寫。Heading(信頭)OurRef.No.(我方參考號):YourRef.No.(你方參考號):

Date(日期)

InsideAddress(信內(nèi)地址)______________________________________________

Salutation(稱呼)SubjectLine(事由標題)Body(正文)____________________

ComplimentaryClose(結尾敬語)

Signature(簽名)_______________________Enclosure(附件)CarbonCopy(抄送)Postscript(附言)第37頁商務信函基礎知識4.E-mail(電子郵件)電子郵件溝通效率高、使用簡單，因而成為國際貿(mào)易交往中使用最頻繁、最廣泛的溝通方式之一。除了可以發(fā)送各類文件，包括文本、圖片、音頻、視頻等，還可以將文件以附件的形式發(fā)送給對方。英文函電主要組成部分及常用格式第38頁商務信函基礎知識組成部分解釋發(fā)件人（From）郵件系統(tǒng)自動生成，不用輸入收件人（To）寫信人輸入，有多個收信人，各個收信人郵箱之間用逗號隔開抄送（CarbonCopy/C.C.）發(fā)信人在給收信人發(fā)送郵件的同時，將郵件發(fā)送給其他更多人電子郵件主要的組成部分有以下幾個方面：4.E-mail(電子郵件)第39頁商務信函基礎知識電子郵件主要的組成部分有以下幾個方面：組成部分解釋暗送（BlackCarbonCopy/B.C.C.）暗送表示隱藏的副本拷貝，在暗送一欄中的收信人都會收到郵件，但其他收信人無法看到暗送中的郵件地址主題（Subject）發(fā)信人在給收信人發(fā)送郵件的同時，將郵件發(fā)送給其他更多人附件（Enclosure）附件是和電子郵件一起發(fā)送的附帶文件。附件一般可以發(fā)送文本、圖片、音頻、視頻等4.E-mail(電子郵件)第40頁商務信函基礎知識電子郵件主要的組成部分有以下幾個方面：組成部分解釋稱呼（Salutation）一般使用較為正式的稱呼，如Dear+姓名或Dear+職位名稱正文（Body）一般情況下，電子郵件的正文包含三段文字，如果需要交涉的內(nèi)容過多，可以先在正文部分簡單概述一下，然后再將詳細信息以附件的形式發(fā)送4.E-mail(電子郵件)第41頁商務信函基礎知識電子郵件主要的組成部分有以下幾個方面：組成部分解釋結尾敬語（ComplimentaryClose）結尾敬語是電子郵件的固定部分，常用的有“Yoursfaithfully”“Bestregards”“Yourssincerely”，等等署名（Signature）署名一般包括發(fā)信人的姓名、職務、公司名稱、地址、電話或傳真號碼等信息4.E-mail(電子郵件)第42頁商務信函基礎知識電子郵件常見格式：發(fā)件人（From）victor@163.com收件人（To）ellen@抄送（C.C.）

暗送（B.C.C.）

主題（Subject）TheCottonBlazer附件（Enclosure）

DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor4.E-mail(電子郵件)第43頁商務信函基礎知識5.Fax(傳真)一封傳真通常包括標題、信頭和正文。標題標題一般包含公司名稱、商標、地址及聯(lián)系電話等信頭包括接受傳真方的名稱、傳真號、電話號、發(fā)送日期、頁數(shù)及主題等正文在正文處，把需要磋商的事宜寫清楚即可第44頁商務信函基礎知識NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROAD,NANJING210008,CHINATEL:0086-25-88010168FAX:0086-25-88010169FaxMessageTo:EllenAttention:Mr.SmithFax:001-613-4562421Tel:001-613-4563508From:VictorDate:November8,2021Subject:ThecottonblazerNumberofpages:1DearEllen,WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,Victor傳真常見格式5.Fax(傳真)第45頁操作示范函Task1OverseasTradingCo.88HooigrachtStreet Amsterdam,theNetherlands

收信人的姓名與地址寄信人的姓名與地址ABCTradingCo.168ZhongshanRoadBeijing100020P.R.China第46頁操作示范函英文信封的寫法及地址的書寫順序Task1第47頁操作示范函英文姓名與地址英文姓名與地址的書寫順序是先寫姓名后寫地址。地址的書寫應由小至大，即：先寫機構名稱；再依次寫門牌、街道、城市、州/省及郵政編碼；最后寫國名。ABCTradingCo. 公司名稱168 門牌號ZhongshanRoad 街道Beijing 城市100020 郵政編碼P.R.China 國名Task1第48頁操作示范函Task2NANJINGSICOTEXTILEGARMENTCO.,LTD.NO.168EASTBEIJINGROADNANJING210008CHINA

TEL:0086-25-88010168

FAX:0086-25-88010169

信頭

(Heading)November8,2021

日期

(Date)CANADIANFASHIONTRADECO.,LTD.P.O.BOX8935NEWTERMINAL,ALTAVISTAOTTAWACANADATEL:001-613-4563508FAX:001-613-4562421

信內(nèi)地址

(InsideAddress)第49頁操作示范函DearSirorMadam, 稱呼(Salutation)WehavelearnedyournameandaddressfromtheChinaImportandExportFaironNovember

3,2021.Atthattime,youshowedgreatinterestinourcottonblazers.Wearenowwritingtoyouwithaviewtoestablishingbusinessrelationswithyou……Wearelookingforwardtoreceivingyourearlyreply. 正文(Body)Yoursfaithfully,結尾敬語(ComplimentaryClose)Victor簽名(Signature)Task2第50頁能力訓練Ⅰ.Arrangethefollowinginformationinproperformastheyshouldbesetoutinaletter.Sender’sName:GuangzhouInternationalTradingCorp.Sender’sAddress:198YuekenRoad,TianheDistrict,Guangzhou,ChinaSender’sTelephoneender’sCableAddress:5527GZSender’sTelexAddress:3328GZCNDate:May15,2021Receiver’sName:StandardOilCompanyReceiver’sAddress:38FifthAvenue,London,U.K.Subject:RefrigeratorsMessage:WethankyouforyourletterofMay14,2021,inquiringaboutthecaptionedgoods.Theenclosedbookletcontainsdetailsofallourrefrigeratorsandwillenableyoutomakeasuitableselection.Welookforwardtoreceivingyourspecificenquirywithkeeninterest.第51頁能力訓練Ⅱ.Addressanenvelopefortheaboveletter.交易背景介紹南京思科紡織服裝有限公司（NA