秘書實務-秘書培訓及會務準備

秘書實務第一章

秘書培訓及會務準備秘書實務千里之行，始于足下……追尋成功者的腳步，你會發(fā)現(xiàn)，他們往往是從普通的秘書職業(yè)啟程……秘書實務課程的性質1，公共事業(yè)和人力資源管理專業(yè)的基礎課；2，……專業(yè)主干課；3，……專業(yè)必修課；4，取得三級秘書證的重要基礎課程；5，實踐性較強的課程；6，最為強調團隊合作精神的課程；關于團隊合作精神1，本課程要求正式上課前分好小組；2，分組原則上一般以寢室為單位；3，走讀同學必須本著雙方自愿的原則加入到某一宿舍的組別當中；4，各小組選出臨時小組長一人；5，小組長工作職責是臨時召集本組同學課堂討論、分工處理作業(yè)。為方便評講，請各小組長安排專人將作業(yè)打字,并寫好班組交給學習委員統(tǒng)一收后交給教師批改；6，無故遲交作業(yè)或不交作業(yè)的小組，該次成績計0分；7，團隊合作精神既是完成作業(yè)、獲得平時成績的重要保障，也是本門課程要求訓練的一項內容.關于考試與成績本課程采取期末試卷成績（60%）與平時作業(yè)成績（40%

）相結合的方式，最終算出每位同學的總成績。如某同學所在小組平時成績?yōu)?0分，考試成績?yōu)?5分，最后總評為65分；或平時成績?yōu)?0分，考試成績?yōu)?0分，最后總評成績?yōu)?6分；我院公管畢業(yè)的王俐上班的第一天，公司人事部趙經(jīng)理就遞了一份試用期用工合同在她的面前：臨時勞動合同甲方：龍城旅游有限責任公司乙方：甲方經(jīng)過面試，決定錄用乙方為甲方總經(jīng)理辦公室秘書。試用期間，乙方應按甲方工作要求做好本職工作，相關待遇按甲方有關規(guī)定執(zhí)行：一、甲方為乙方提供必備的工作條件，乙方應服從甲方的相關工作安排，并遵守甲方的一切規(guī)章制度。二、乙方試用期為三個月整，從雙方共同簽字之日算起。雙方若有一方要求提前解除本協(xié)議，需提前三天通知對方。試用期滿，經(jīng)雙方共同協(xié)商一致后，可簽訂正式勞動合同。三、本協(xié)議一式二份。甲、乙雙方各一份。

甲方：龍城旅游有限責任公司（章）乙方：年月日王俐仔細看過后，沒發(fā)現(xiàn)有什么問題，很快就簽了字，交了上去，自此，她的三個月試用期開始了。第一章

秘書培訓及會務準備

第一節(jié)

秘書崗前培訓

總經(jīng)理辦公室：李總：“王俐啊，這次公司召了一批辦公室文員，我打算在她們崗前培訓班上講一講秘書工作的沿革、發(fā)展及意義，當然是很簡單的，重點是要講一下秘書的職業(yè)道德問題，你是學過<秘書學>的，這個講話稿就由你來起草吧！”王俐：“好的，李總！”秘書辦公室：王俐第一次接受李總的任務，可是一定要做好的哦！經(jīng)過思考，她終于擬定了要寫的內容：1，什么是秘書；2，秘書工作特點及發(fā)展前景；3，秘書工作的作用。4，秘書職業(yè)道德的內容。相關知識：（一）秘書“秘書”一詞大約在我國漢代以前就已出現(xiàn)，當時指的是神秘之書或密藏之書。漢代以后，逐漸成為一種官職名稱。三國時曹操設“秘書令”，掌管機要，略具了現(xiàn)代秘書的一些職能。經(jīng)過一千多年的演變，直到孫中山領導的中華民國政府成立，現(xiàn)代秘書職業(yè)才真正確立起來。西方“秘書”一詞源于拉丁文字“Secretarius”，意為可靠的職員。在英語詞匯中，“Secretary”除指秘書外，另有書記、干事、大臣、部長等義。我們認為，秘書是為單位或部門主管人員提供服務的參謀或助手型人員的通稱。（二）秘書工作特點及發(fā)展前景秘書工作最為主要的特點是輔助性。其發(fā)展前景可以概括為：社會普遍化、專業(yè)細致化和職能多樣化。（三）秘書工作的意義秘書工作在單位中主要起樞紐作用。一般包括參謀作用、辦事作用、窗口作用、督查作用等。（四）秘書職業(yè)道德1，文明禮貌；2，愛崗敬業(yè)；3，誠實守信；4，辦事公道；5，勤勞節(jié)儉；6，遵紀守法；7，團結互助；8，開拓創(chuàng)新。（請觀看錄像）（五）“國際行政管理者協(xié)會”和秘書節(jié)INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFDSSIONALS縮寫為IAAP，即“國際行政管理者協(xié)會”，是世界上30多個國家和地區(qū)的秘書成員交流秘書工作經(jīng)驗的中心平臺。前身為“國際職業(yè)秘書協(xié)會”，成立于1942年，原名美國全國秘書協(xié)會，總部在美國密蘇里州堪薩斯城。有董事會，有《秘書》、《秘書工作范例》、《職業(yè)秘書道德準則》雜志出版。下有一個“未來秘書協(xié)會”。每年舉辦“特許職業(yè)秘書考試”，在全世界250個考點同時進行。自1952年起，將每年4月最后一個工作周定為“秘書周”，該周三為秘書節(jié)。2000年，將秘書周和秘書日改為行政專員周和行政專員日。實訓題：請?zhí)嫱趵懗鲞@份講話稿，結合相關知識，注意講話人的身份、目的和要求。第二節(jié)

會務準備總經(jīng)理辦公室：李總：“小王，公司打算召開一次客戶懇談會，主要是本省范圍內的一些老客戶和一些新增的優(yōu)質客戶。這是公司一次重要的決策和公關投入。經(jīng)過董事會討論，準備拿出10萬元左右的經(jīng)費來開這個會。時間三天左右，地點不要遠，就在本省內選一個與我們長期合作的旅游點就行。你接下來就具體策劃這個事，爭取在半個月后把會議邀請函發(fā)出去。你考慮一下，先擬一個會議方案給我看看?！蓖趵骸昂玫?。我會先寫一個較詳細的會議方案給您，等修改定下來，后面的會務上的事情就好辦了?！边@可是一次重要的會議，直接關系到公司的發(fā)展前景，會要開得成功，讓客戶滿意，千萬馬虎不得。經(jīng)過反復思考，王俐終于整理出了會議方案的基本頭緒：會議經(jīng)費各項目預算；名稱；議程和日程；會場選擇。并草擬了這樣一份會議方案：風光旅游有限責任公司2010年業(yè)務懇談會會議方案總經(jīng)理：為開好這次會議，以利于公司將來的更大發(fā)展，擬于2010年10月中旬召開為期兩天的全年業(yè)務懇談會?，F(xiàn)將會議方案報告如下：一、會議議題。應圍繞我公司業(yè)務發(fā)展來進行，主要有：我公司董事長致歡迎辭；總經(jīng)理介紹我公司相關情況和業(yè)務范圍；客戶代表發(fā)言；專家專題報告；分組討論我公司目前業(yè)務拓展中存在的問題；回答客戶提問等。二、會議議程和日程待定。三、會務準備。成立兩個組，會務組負責會議的組織和資料準備；后勤組負責與相關單位聯(lián)系，保障會議順利召開。四、會議經(jīng)費預算。會議經(jīng)費總體上不超過10萬元。其中場地租金2萬元；新聞攝影1.5萬元；培訓費8000元；食宿費2.7萬元；會務用品費1萬元；交通費1萬元；紀念品費1萬元。五、后勤保障。會議按不超過100人的規(guī)模安排后勤事務。后勤方面主要租用本市天目湖風景區(qū)賓館。以上報告，如有不妥，請指示后改正。

年月日相關知識：擬定會議方案是秘書人員重要工作之一，也是考驗一個秘書人員能否勝任秘書工作的一項主要標準。（1）會議的主題和議題會議的主題是會議要研究的問題和要達到的目的。確定主題時，一要結合本單位的實際；二是要有切實的依據(jù)；三是要有明確的目的。議題則是對主題的細化。（2）會議名稱會議名稱分為幾種情況：一是固定的，如董事會等；二是不固定的，應根據(jù)會議主題或議題來定，其中有的還可以包括時間、范圍等。如“龍城旅行有限公司2010年業(yè)務懇談會”。（3）會議議程與日程會議主持人根據(jù)到會主要領導情況確定；發(fā)言人根據(jù)議題確定；議題順序即是議程產(chǎn)生的主要形式。編制會議議程表時，要注意：了解一般事物習慣性順序，也要注意本單位有無對會議議程順序的相關規(guī)定；將同類議題盡可能集中排列；保密性強的議題要放在后面。日程一般采用表格形式或簡短文字，將會議按每天上午、下午和晚上三個單元時間安排，并將會議議題具體化。（4）如何選擇會址選擇合適的會址是會議成功召開的重要保證。選擇是要考慮：租金是否合理；環(huán)境是否安靜；交通是否便利；大小是否適當，即要與會議規(guī)模和主題相符，一般每人平均應有二至三米左右的活動空間，若會期長一些，場地可大一些；設備是否齊全；停車是否方便等?？偨?jīng)理辦公室：李總：“小王，這份會議方案寫得基本上可行，只是還有許多細節(jié)要一一去落實，你抓緊時間，認真看一遍后把要落實的事項一一標注出來，并說說你的落實步驟，有什么做不了主的直接向我匯報。爭取早一點把會議邀請函發(fā)出去，到時會議邀請函后面要附上會議的議程表和日程表?！蓖趵骸昂玫?，我會盡快落實的。”實訓題：（一）

假若你是王俐，你現(xiàn)在馬上要做的事是什么？請馬上動腦動手。（二）

如果你完成了上面的事項，還應擬寫一份會議邀請函（附回執(zhí)）給李總過目，請代擬。秘書實訓室計算機實驗室辦公自動化實訓室文秘模擬實訓室期刊列表《秘書工作》雜志，是由中央辦