SMT 文件管理程序

文件名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序決裁制定審核同意文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00保密等級(jí)□絕密■對(duì)外密□公開(kāi)制定部門(mén)制定者制定日期生效日期SMD品質(zhì)部門(mén)姚君--修訂履歷修訂日期修訂頁(yè)次修訂章節(jié)修訂內(nèi)容修訂后版本會(huì)簽部門(mén)(“■”為須會(huì)簽部門(mén))部門(mén)會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽■人事部■生產(chǎn)運(yùn)行■財(cái)務(wù)部■生產(chǎn)制造■資材部■生產(chǎn)技術(shù)■品質(zhì)部發(fā)行部門(mén)品質(zhì)部人事部文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次1/71.目的對(duì)彼恩特通信(天津)有限企業(yè)(如下簡(jiǎn)稱(chēng):我司)品質(zhì)系統(tǒng)文獻(xiàn)進(jìn)行管制，保證系統(tǒng)文獻(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)有效性。2.合用范圍合用于文獻(xiàn)的編制、承認(rèn)、發(fā)行、分發(fā)、廢棄等整個(gè)文獻(xiàn)管理過(guò)程。3.定義3.1系統(tǒng)文獻(xiàn):用來(lái)規(guī)范品質(zhì)管理之管理保證手冊(cè)/程序文獻(xiàn)/作業(yè)規(guī)范/檢查規(guī)范/登記表單等文獻(xiàn)。3.2原本:通過(guò)編制、檢討、承認(rèn)的印刷文獻(xiàn)稱(chēng)為原本（不是復(fù)印狀態(tài)的文獻(xiàn)）。3.3受控文獻(xiàn):受更改和分發(fā)控制,須隨時(shí)保持最新有效版本的文獻(xiàn)。3.4非受控文獻(xiàn):以研究參照為目的，不受更改控制,分發(fā)時(shí)是最新版本,修訂后不另行分發(fā)的文獻(xiàn)。3.5外來(lái)文獻(xiàn):對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)具有指導(dǎo)意義的有關(guān)行業(yè)原則、法律法規(guī)、客戶(hù)文獻(xiàn)、供方文獻(xiàn)等。3.6管理編號(hào):為了以便文獻(xiàn)的分發(fā)管理而賦予每份文獻(xiàn)的副本號(hào)碼，這個(gè)號(hào)碼稱(chēng)為管理編號(hào)。3.7DCC:DocumentControlCenter文管中心。4.文獻(xiàn)種類(lèi)按文獻(xiàn)種類(lèi)，文獻(xiàn)管理工作分派如下：文獻(xiàn)種類(lèi)管理部門(mén)文獻(xiàn)等級(jí)管理原則品質(zhì)手冊(cè)品質(zhì)部門(mén)一階程序文獻(xiàn)品質(zhì)部門(mén)二階技術(shù)原則檢查原則品質(zhì)部門(mén)三階制造/QC工程圖生產(chǎn)技術(shù)工作指導(dǎo)書(shū)生產(chǎn)技術(shù)一般原則規(guī)格、社外原則品質(zhì)部門(mén)四階公文書(shū)、參照書(shū)、記錄各部門(mén)5.職責(zé)與權(quán)限5.1文獻(xiàn)管理小組5.1.1文獻(xiàn)編號(hào)登記管理5.1.2文獻(xiàn)原本分類(lèi)保管維護(hù)5.1.35.1.4文獻(xiàn)分發(fā)審核修訂5.1.5文獻(xiàn)審議實(shí)行5.1.65.2起草班組5.2.15.2.2文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次2/75.3活動(dòng)班組5.3.1文獻(xiàn)的制定、修訂、廢棄5.3.2文獻(xiàn)的分類(lèi)、保管、維持5.3.3文獻(xiàn)的審改、教育、實(shí)行5.3.46.文獻(xiàn)制定與修改6.1文獻(xiàn)制定修改時(shí)機(jī)6.1.16.1.26.1.3(1)沒(méi)有有關(guān)文獻(xiàn)時(shí)(2)執(zhí)行新業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)變動(dòng)或需要改善時(shí)(3)現(xiàn)用文獻(xiàn)不合理或改善點(diǎn)被發(fā)現(xiàn)時(shí)(4)伴隨其他內(nèi)外經(jīng)營(yíng)環(huán)境變化而認(rèn)為有必要時(shí)6.2文獻(xiàn)的起草人由最熟知有關(guān)業(yè)務(wù)的人員起草文獻(xiàn)6.3文獻(xiàn)制定形式文獻(xiàn)的制定形式按照文獻(xiàn)特性進(jìn)行編制,但原則文書(shū)制定如下：6.3.1品質(zhì)手冊(cè)(1)標(biāo)志 在標(biāo)志上要記載題目、文獻(xiàn)號(hào)碼、制定、修訂日期.管理本及非管理本標(biāo)識(shí)及記載互相之間聯(lián)絡(luò).(2)目錄 (3)企業(yè)簡(jiǎn)介 (4)質(zhì)量方針 (5)闡明修訂現(xiàn)實(shí)狀況 (6)QMS內(nèi)容細(xì)冊(cè)體系圖 (7)正文 6.3.2程序(1)標(biāo)志 (2)修訂履歷 (3)正文 文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次3/71)目的2)合用范圍3)定義4)職責(zé)與權(quán)限 5)作業(yè)程序 6)有關(guān)文獻(xiàn) 7)登記表單6.3.3檢查規(guī)定 (1)使用范圍 (2)檢查L(zhǎng)OT (3)檢查單位 (4)檢查品采用措施 (5)檢查次序、項(xiàng)目、措施及條件 (6)鑒定原則 (7)LOT鑒定原則 (8)檢查后LOT處理 (9)記錄匯報(bào)、保管及保留年限 6.3.4制造(Q/C)工程圖 (1)工程次序 (2)工程名 (3)工程標(biāo)志記號(hào) (4)使用設(shè)備 (5)工程管理(項(xiàng)目、管理原則、周期、措施) (6)檢查(項(xiàng)目、方式、記錄) (7)擔(dān)當(dāng)者 (8)有關(guān)原則6.3.5工作原則(1)合用范圍(2)工程名(3)使用材料 (4)前工程 (5)后工程 (6)使用設(shè)備 (7)測(cè)定機(jī)器 (8)工作措施 (9)工作條件 (10)注意事項(xiàng) 文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次4/7(11)管理項(xiàng)目(12)管理措施 (13)異常發(fā)生時(shí)處理措施 (14)業(yè)務(wù)接受轉(zhuǎn)交事項(xiàng)6.4所有文獻(xiàn)須注明制定和修訂日期。6.4.1為識(shí)別文獻(xiàn)的變更狀態(tài),在修訂履歷卡記錄變更內(nèi)容,資料及一般文獻(xiàn)用符線(xiàn)△來(lái)標(biāo)識(shí)。6.5所有文獻(xiàn)制修版本用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。6.5.1制定:006.5.2修訂:01、02、036.6文獻(xiàn)修改處須用兩條線(xiàn)作為標(biāo)識(shí)，記錄日期并簽名。6.7組項(xiàng)號(hào)碼標(biāo)識(shí)如下：1.0001.10001.1.1000(1)000(2)000(3)0001)0002)0003)000①000②000③0007.審核與同意7.1研討與承認(rèn)者文獻(xiàn)種類(lèi)審核同意管理原則品質(zhì)手冊(cè)經(jīng)理總經(jīng)理程序文獻(xiàn)主管部門(mén)長(zhǎng)技術(shù)原則檢查原則品質(zhì)主管部門(mén)長(zhǎng)制造/QC工程圖品質(zhì)主管部門(mén)長(zhǎng)工作指導(dǎo)書(shū)部門(mén)主管部門(mén)長(zhǎng)一般原則社外原則擔(dān)當(dāng)擔(dān)當(dāng)部門(mén)主管登記表單擔(dān)當(dāng)擔(dān)當(dāng)部門(mén)主管7.2承認(rèn)者不在時(shí)被授權(quán)者可代理，總經(jīng)理不在可由經(jīng)理代理。7.3文獻(xiàn)須以開(kāi)會(huì)或書(shū)面的形式進(jìn)行審議。 7.4文獻(xiàn)的修訂須通過(guò)制作文獻(xiàn)部門(mén)承認(rèn)。7.5有關(guān)質(zhì)量記錄的承認(rèn)根據(jù)質(zhì)量記錄本上的次序。文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次5/78.文獻(xiàn)登記8.1文獻(xiàn)起草小組將同意的文獻(xiàn)原本送交文獻(xiàn)管理部門(mén)委托登記。8.2文獻(xiàn)管理部門(mén)將接受的文獻(xiàn)按文獻(xiàn)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。8.3文獻(xiàn)編號(hào)體系8.3.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)：PS-M-□□□□文獻(xiàn)編制的年代號(hào)（如：）文獻(xiàn)編制的年代號(hào)（如：）質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)（M-Manual）質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)（M-Manual）企業(yè)代號(hào)（P-PT、企業(yè)代號(hào)（P-PT、S-SMD）8.3.2程序文獻(xiàn)的編號(hào)：PS-P-□.□-□□文獻(xiàn)次序號(hào)（如：01）文獻(xiàn)次序號(hào)（如：01）程序文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)原則章節(jié)號(hào)（如：4.2）程序文獻(xiàn)對(duì)應(yīng)原則章節(jié)號(hào)（如：4.2）程序文獻(xiàn)的代號(hào)（P-Procedures）4.2）程序文獻(xiàn)的代號(hào)（P-Procedures）4.2）企業(yè)代號(hào)（P-PT、S-SMD）企業(yè)代號(hào)（P-PT、S-SMD）8.3.3質(zhì)量計(jì)劃、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等文獻(xiàn)的編號(hào)：W-□□-□□□文獻(xiàn)次序號(hào)(如:001)文獻(xiàn)次序號(hào)(如:001)部門(mén)代號(hào)部門(mén)代號(hào)指導(dǎo)書(shū)代號(hào)（W-Work）指導(dǎo)書(shū)代號(hào)（W-Work）8.3.4記錄的編號(hào)：R-□□-□□□文獻(xiàn)次序號(hào)(如:001)文獻(xiàn)次序號(hào)(如:001)執(zhí)行記錄部門(mén)代號(hào)記錄代號(hào)（R-Record）部門(mén)代號(hào)執(zhí)行記錄部門(mén)代號(hào)記錄代號(hào)（R-Record）部門(mén)代號(hào)8.3.5外來(lái)文獻(xiàn)編號(hào):□□-□□□□-□□□文獻(xiàn)次序號(hào)(如:001)文獻(xiàn)次序號(hào)(如:001)發(fā)行年月(如:0608-8月)發(fā)行年月(如:0608-8月)外來(lái)文獻(xiàn)企業(yè)名稱(chēng)(如:三星電子--SX外來(lái)文獻(xiàn)企業(yè)名稱(chēng)(如:三星電子--SX)部門(mén)代號(hào)：□GM：總經(jīng)理□FA：財(cái)務(wù)部□PUR：資材部□QM：品質(zhì)部□HR:人事部□PC：生產(chǎn)運(yùn)行□PM：生產(chǎn)制造□PT：生產(chǎn)技術(shù)□IS:電算部文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次6/79.文獻(xiàn)分發(fā)9.1分發(fā)的文獻(xiàn)辨別為受控文獻(xiàn)和非受控文獻(xiàn)發(fā)行,在文獻(xiàn)的第一頁(yè)或每頁(yè)標(biāo)識(shí)如下：9.1.1受控文獻(xiàn)的分發(fā)須每頁(yè)加蓋“受控”印章。9.1.2非受控文獻(xiàn)的分發(fā)須每頁(yè)加蓋“參照”印章.9.2受控文獻(xiàn)的分發(fā)由文獻(xiàn)管理單位主管決定。9.3受控文獻(xiàn)的分發(fā)程序可用下面的措施,企業(yè)內(nèi)部通過(guò)文獻(xiàn)管理人員分發(fā)。9.3.1文獻(xiàn)管理人員制9.3.29.4非受控文獻(xiàn)的分發(fā)按需要單位申請(qǐng),由文獻(xiàn)管理人員決定。10.文獻(xiàn)分發(fā)審核10.1受控文獻(xiàn)分發(fā)、回收、廢棄等須填寫(xiě)《文獻(xiàn)分發(fā)管理臺(tái)帳》并保留。10.2文獻(xiàn)借閱須填寫(xiě)文獻(xiàn)借閱表并保留。10.3通過(guò)電算系統(tǒng)等途徑對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行管理時(shí)可省略《文獻(xiàn)發(fā)行審核表》和《文獻(xiàn)借閱表》。10.4受控文獻(xiàn)原則目錄表上須記錄制定日期和編寫(xiě)人員。11.文獻(xiàn)的保留11.1分發(fā)的受控文獻(xiàn)須防止損壞或丟失。11.2非受控文獻(xiàn)和復(fù)印受控文獻(xiàn)不具有正式文獻(xiàn)的效力。12.回收及廢棄12.1各單位只須保留最新版本的文獻(xiàn)，舊文獻(xiàn)和廢棄文獻(xiàn)應(yīng)立即退回文獻(xiàn)管理單位。12.2文獻(xiàn)管理單位將退回文獻(xiàn)作廢棄處理。12.3法律要件或參照用的廢棄文獻(xiàn)須標(biāo)識(shí)后保留。13.外來(lái)文獻(xiàn)管理13.1顧客原則管理的措施13.1.1原則公布申請(qǐng)(1)顧客擔(dān)當(dāng)或品質(zhì)主管負(fù)責(zé)與客戶(hù)、廠(chǎng)商的資料接受工作。當(dāng)接受到需使用原則單位規(guī)定期，本司的顧客擔(dān)當(dāng)者通過(guò)電算或是電話(huà)進(jìn)行公布申請(qǐng)。(2)公布申請(qǐng)后要確認(rèn)顧客與否接受申請(qǐng)的內(nèi)容，并要對(duì)公布的日程及公布的原則數(shù)量進(jìn)行檢查。13.1.2(1)我司的SPECCENTER的擔(dān)當(dāng)者每天通過(guò)電算對(duì)顧客進(jìn)行確認(rèn),確認(rèn)內(nèi)容為顧客與否有新的原則公布或申請(qǐng)的原則公布。1）確認(rèn)措施：當(dāng)接受到由三星電子發(fā)出并接受的原則為我司之有關(guān)原則。2）SPEC擔(dān)當(dāng)將此原則進(jìn)行登記后登陸到系統(tǒng)，根據(jù)新公布SPEC編號(hào)搜索原則的詳細(xì)內(nèi)容。文獻(xiàn)名稱(chēng)文獻(xiàn)管理程序文獻(xiàn)編號(hào)PS-P-4.2-01版本00制定部門(mén)品質(zhì)部門(mén)制/修日期08-10-01頁(yè)次7/73）由原則有關(guān)部門(mén)確認(rèn)此原則與否合用，對(duì)合用之原則進(jìn)行更新迭換。(2)規(guī)定的原則或新規(guī)定的原則接受時(shí),我司擔(dān)當(dāng)者必須對(duì)原則進(jìn)行確認(rèn),對(duì)于原則的合用日程及時(shí)公布給有關(guān)部門(mén)。13.1.3(1)各部門(mén)接受到變更內(nèi)容的顧客原則后，需迅速送與SPECCENTER登陸公布給有關(guān)部門(mén)并常常與顧客通過(guò)電算確認(rèn)原則數(shù)量，要檢查顧客與否接受了新規(guī)定的原則。(2)新規(guī)定的原則接受時(shí)，我司確認(rèn)原則印刷后決定與否要公布，原則公布時(shí)SPECCENTER擔(dān)當(dāng)者要收回舊原則并作原則廢棄LIST，后來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一廢棄處理。13.2顧客原則的檢討及合用措施13.2.113.2.2(1)顧客原則合用時(shí)，我司進(jìn)行公布及管理顧客原則編號(hào)。(2)顧客原則內(nèi)容中有部分合用時(shí)，把我司的原則內(nèi)容進(jìn)行修改、追加改正及公布管理。(3)對(duì)于上面描述的(1)(2)項(xiàng)共同的MASTERLIST是要記錄及維持生產(chǎn)的合用日期及合用日期的公布日。13.3文獻(xiàn)的廢棄參照12進(jìn)行管理。14.有關(guān)文獻(xiàn)14.1電子資料管理程序(PS-P-4.2-02)14.2質(zhì)量記錄管理程序(PS-P-4.2-03)15.登記