文件控制程序

梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第1頁版本A0 程序文獻(xiàn)文獻(xiàn)名稱：文獻(xiàn)控制程序文獻(xiàn)編號文獻(xiàn)編號版次擬案單位生效日期JNH-QP-08-04A/0品質(zhì)部-6-27同意：審核：制定：制定日期：梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第2頁版本A0文件修訂履歷版次修訂內(nèi)容修訂頁次修訂日期A0首版發(fā)行無無梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第3頁版本A01.目的本程序規(guī)定了我司質(zhì)量管理體系文獻(xiàn)的編制、同意、發(fā)放、管理、評審、更改等過程的規(guī)范，保證質(zhì)量管理體系運行的有關(guān)場所獲得有效文獻(xiàn)，防止誤用失效、作廢文獻(xiàn)。合用范圍本程序合用于與企業(yè)質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)控制。3．職責(zé)與權(quán)限3.1綜合部：歸檔本程序。3.2各部門：負(fù)責(zé)本部門有關(guān)文獻(xiàn)的編制及在用文獻(xiàn)（外來文獻(xiàn)）的管理與控制。3.3各部門負(fù)責(zé)人：依本程序規(guī)定之權(quán)責(zé)進行有關(guān)文獻(xiàn)的審批。術(shù)語和定義4.1文獻(xiàn)：信息及其承載媒體。4.2四級文獻(xiàn):一級文獻(xiàn)（質(zhì)量手冊）、二級文獻(xiàn)（程序文獻(xiàn)）、三級文獻(xiàn)（分技術(shù)文獻(xiàn)、管理制度/規(guī)定等文獻(xiàn)）、四級文獻(xiàn)（表單格式）。4.3程序：為進行某項活動或過程所規(guī)定的途徑叫做程序。當(dāng)程序形成文獻(xiàn)時，一般稱為書面程序或程序文獻(xiàn)。4.4三級文獻(xiàn)：含作業(yè)指導(dǎo)書、檢查規(guī)范/原則、工藝原則文獻(xiàn)、物料清單、對照表/指標(biāo)、圖紙、工程變更告知單、產(chǎn)品規(guī)格書等。4.5管理制度/規(guī)定：指從程序文獻(xiàn)引出的，或為支持體系順利實行制定的有關(guān)規(guī)章、制度、規(guī)定或等。4.6外來文獻(xiàn)：含國際/國家法律法規(guī)/原則、客戶原則/規(guī)定、供應(yīng)商文獻(xiàn)、政府公文及有關(guān)文獻(xiàn)等。4.7臨時文獻(xiàn)：工程變更，工程暫允、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、技術(shù)部中試此前的材料清單、工藝文獻(xiàn)等屬于臨時文獻(xiàn)。4.8正式文獻(xiàn)：除4.7范圍之外的文獻(xiàn)都是正式文獻(xiàn),需要受控管理。5.1受控文獻(xiàn)的編制5.1.1受控文獻(xiàn)的編寫權(quán)限參照本程序5.2“編寫”內(nèi)容執(zhí)行。5.1.2受控文獻(xiàn)的編號規(guī)則手冊、程序文獻(xiàn)、程序文獻(xiàn)的支持性文獻(xiàn)（含技術(shù)文獻(xiàn)、管理制度/規(guī)定、外來文獻(xiàn)）按照如下規(guī)則統(tǒng)一編號。州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第4頁版本A05.1.2.1質(zhì)量手冊的編號流水號（從01至99）部門代碼編號：JNH---流水號（從01至99）部門代碼 體系代碼體系代碼（QM）企業(yè)代碼（JNH）5.1.2.2程序文獻(xiàn)的編號編號：JNH-QP--程序文獻(xiàn)流水號（從01至99）程序文獻(xiàn)流水號（從01至99）部門代碼部門代碼程序文獻(xiàn)代碼企業(yè)代碼（JNH）5.1.2.3三級文獻(xiàn)的編號5.1.2.3.1技術(shù)文獻(xiàn)的編號（除P4圖紙和產(chǎn)品規(guī)格書外）編號：JNH---流水號（從01至99）流水號（從01至99）注：當(dāng)同一套工藝原則有多套物料清單時，容許在編號后再增長流水號（從01-99）以作識別，如：P2—09-001/A/A等。但當(dāng)同一產(chǎn)品型號有多套工藝原則時，工藝原則按照技術(shù)文獻(xiàn)的編號進行編碼，不容許在編碼后再增長流水號。5.1.2.3.2P4圖紙的編號前1位：版本；后1位（產(chǎn)品類型代碼）：鋁殼用A表達(dá)。編號：JNH-P4----/前1位：版本；后1位（產(chǎn)品類型代碼）：鋁殼用A表達(dá)。該類零件的流水號（從01至99）該類零件的流水號（從01至99）圖紙代碼企業(yè)代碼部門代碼部門代碼圖紙代碼企業(yè)代碼部門代碼部門代碼文獻(xiàn)類型代號：WI——作業(yè)指導(dǎo)書；II——檢查原則、規(guī)范；P1——工藝原則；P2——物料清單；P3——對照表、指標(biāo)等，CP代表控制計劃；ECN代表工程變更告知單；P4-----技術(shù)圖紙；M----物料編碼；CP——控制計劃。企業(yè)代碼梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第5頁版本A05.1.2.3.3ECN（工程更改告知）的編號規(guī)則：編號：JNH-ECN--文獻(xiàn)流水號（從01至99）文獻(xiàn)流水號（從01至99）部門代碼部門代碼文獻(xiàn)代碼文獻(xiàn)代碼企業(yè)代碼企業(yè)代碼5.1.2.3.4產(chǎn)品規(guī)格書的編號 編號：JNH---電池型號電池型號國內(nèi)D；國外F 國內(nèi)D；國外F文獻(xiàn)文獻(xiàn)制定部門代碼企業(yè)代碼企業(yè)代碼注：“技術(shù)文獻(xiàn)”的編號，當(dāng)合用于所有產(chǎn)品類型時，則無需產(chǎn)品類型代碼。5.1.2.3.5管理制度/規(guī)定的編號編號：JNH-WI----/文獻(xiàn)版本號文獻(xiàn)版本號流水號流水號（從01至99）文獻(xiàn)版本號文獻(xiàn)版本號管理制度/規(guī)定代號管理制度/規(guī)定代號企業(yè)代碼企業(yè)代碼5.1.2.3.6部門組織架構(gòu)圖/崗位職責(zé)闡明書的編號流水號（從01-99）JNH-WI--GW----流水號（從01-99）文獻(xiàn)制定部門代碼文獻(xiàn)制定部門代碼崗位代碼（用漢語拼音字表達(dá)）識崗位代碼（用漢語拼音字表達(dá)）識 文獻(xiàn)類型代碼文獻(xiàn)類型代碼企業(yè)代碼企業(yè)代碼注：以上文獻(xiàn)編號的部門代碼按文控中心歸口的“部門代碼一覽表”執(zhí)行。梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—004版面共13頁，第6頁版本A05.1.2.3.7外來文獻(xiàn)的編號 編號：JNH-WL----外來文獻(xiàn)的采用年號外來文獻(xiàn)的采用年號流水號流水號（從01至99）外來文獻(xiàn)代號外來文獻(xiàn)代號企業(yè)代碼企業(yè)代碼5.1.2.3.8文獻(xiàn)的版本/版次編號：/版次（從0至9）版次（從0至9）版本（A、B、C次序號，依此類推）版本（A、B、C次序號，依此類推）注1：文獻(xiàn)版本編號由版本和版次構(gòu)成，版本用英文大寫字母A/B/C至Z按次序號表達(dá)；版次用數(shù)字0/1/2注1：當(dāng)質(zhì)量手冊和程序文獻(xiàn)每修改1次后，要按數(shù)字次序號進行版次更改（A/0—A/6）；當(dāng)修改次數(shù)到達(dá)6次時，要進行版本更改，（如從A/6升至B/0）。注2：技術(shù)/工藝文獻(xiàn)可單獨對每頁修訂進行版次的升級，（如文獻(xiàn)版本/版次為A/0,修訂某頁時版本/版次為A/01版），當(dāng)其中某頁超過6次時，才進行整本文獻(xiàn)版本的升級。（改版時版本升為B/0版，依次類推）注3：除技術(shù)/工藝文獻(xiàn)可單獨對每頁修訂進行版次升級外，其他文獻(xiàn)（如：管理制度/規(guī)定等）修訂時均可進行整本版本升版（如文獻(xiàn)版本/版次為A/0,改版時版本升為B/0版，依次類推）。5.1.3受控表單（記錄/表單）的編號規(guī)則5.1.3.1表單的編號：表達(dá)版次，0，1、2、與前一位同步使用JNH-QR----//表達(dá)版次，0，1、2、與前一位同步使用表單的流水號（001-999）表單版本號（A、B表單的流水號（001-999）部門代碼部門代碼表單代號表單代號企業(yè)代碼注：1、當(dāng)表單修改3次后（A/00、A/01、A/03，B/00、B/01..），要按字母次序號進行版本直接上升為B版，C版，依此類推。2、記錄/表格編號位置：統(tǒng)一在表單的右下角。5.1.4受控文獻(xiàn)的編寫由文獻(xiàn)制作單位參照《體系文獻(xiàn)格式設(shè)計指南》和《技術(shù)文獻(xiàn)格式設(shè)計指南》執(zhí)行，品質(zhì)部負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。文獻(xiàn)編制時,一種單一文獻(xiàn)可以包括一種或多種程序的規(guī)定，一種文獻(xiàn)化程序的規(guī)定可以包括在多種文獻(xiàn)中。三階文獻(xiàn)不能與二階文獻(xiàn)相違反，可以根據(jù)詳細(xì)狀況，在其基礎(chǔ)上補充規(guī)定；同步須考慮有關(guān)文獻(xiàn)間的一致性。梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第7頁版本A05.2受控文獻(xiàn)編寫、會簽與審批文獻(xiàn)名稱編寫會簽審核同意分發(fā)范圍質(zhì)量手冊（一級）體系工程師或管理者代表指定員與質(zhì)量體系有關(guān)的所有部門管理者代表總經(jīng)理企業(yè)公布程序文獻(xiàn)（二級）責(zé)任部門主管/工程師或以上人員有關(guān)部門主管/經(jīng)理或以上人員分管總監(jiān)或以上人員管理者代表企業(yè)公布，如部門需要可申請書面文獻(xiàn)技術(shù)文獻(xiàn)(三階)作業(yè)指導(dǎo)書WI工位操作作業(yè)指導(dǎo)書技術(shù)部否主管或以上人員分管總監(jiān)或以上人員編制部門在《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》上注明，所發(fā)部門與份數(shù)，其他有需要的部門可申請。如部門暫無主管的，由分管總監(jiān)同步審核和同意；如部門分管總監(jiān)的，由副總經(jīng)理級同步審核和同意。WI儀器校正/使用規(guī)程品質(zhì)部WI品質(zhì)檢查作業(yè)指導(dǎo)書品質(zhì)部WI設(shè)備操作規(guī)程工程部CP控制計劃品質(zhì)部檢查規(guī)范/原則II來料檢查規(guī)程技術(shù)部/品質(zhì)部II出貨檢查規(guī)程品質(zhì)部II制程檢查規(guī)程品質(zhì)部II產(chǎn)品規(guī)格書技術(shù)部P1工藝文獻(xiàn)技術(shù)部技術(shù)部技術(shù)部P4圖紙技術(shù)部ECN工程變更告知單技術(shù)部/設(shè)備部有關(guān)部門主管或以上人員主管或以上人員分管總監(jiān)或以上人員管理制度/規(guī)定(三階)責(zé)任部門主管、工程師或以上人員有關(guān)部門主管/工程師或以上人員主管或以上人員分管總監(jiān)或以上人員所有文獻(xiàn)的審批過程要在5天內(nèi)完畢，如遇文獻(xiàn)會簽、審批人員出差、請假或離職，則由其職務(wù)代理人進行。原則上，其職務(wù)代理人必須是其同職級或以上人員。5.3受控文獻(xiàn)確實認(rèn)文獻(xiàn)編制、會簽、審核、同意完畢，責(zé)任部門把原稿文獻(xiàn)及該文獻(xiàn)的《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》交體系工程師進行如下方面確實認(rèn)：編號、版次、格式的對的性，文獻(xiàn)內(nèi)容（含實用性、可操作性、與否可整合優(yōu)化等方面）檢查，與否按規(guī)定審批，《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》的對的填寫等。如不符合規(guī)定，須闡明原因并退回責(zé)任部門。梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第8頁版本A0作業(yè)指導(dǎo)書、工藝、檢查原則等文獻(xiàn)可直接經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后進行受控發(fā)放，可以不填寫《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》。5.4受控文獻(xiàn)登錄 綜合部文空負(fù)責(zé)人將各部門提交的文獻(xiàn)登錄于《文獻(xiàn)登記表》上，至少須登錄如下資料：文獻(xiàn)名稱、編號、版次、責(zé)任部門、發(fā)行時間等。5.5受控文獻(xiàn)的分發(fā)與簽收5.5.1企業(yè)所的一、二、三級受控文獻(xiàn)均由文控室負(fù)責(zé)標(biāo)識與受控，四級文獻(xiàn)（記錄/表單）則由各職能部門自行標(biāo)識并負(fù)責(zé)發(fā)放。5.5.2文控員依分發(fā)規(guī)定復(fù)印對應(yīng)的份數(shù)，每頁蓋上藍(lán)色“受控”章，且填寫文獻(xiàn)分發(fā)部門的代碼，原稿文獻(xiàn)存檔。原稿文獻(xiàn)須在背面加蓋“原稿”章在文控中心存檔。5.5.3文控員按《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》或發(fā)放部門規(guī)定的分發(fā)范圍，對文獻(xiàn)進行分發(fā)。文獻(xiàn)接受部門有關(guān)人員在《文獻(xiàn)簽發(fā)回收登記表》上簽收。如需補發(fā)，由申請部門填寫《工作聯(lián)絡(luò)單》填寫原因后進行申請，交文控員審核，品質(zhì)主管同意，若波及到企業(yè)技術(shù)機密文獻(xiàn)須經(jīng)副總同意方可受控發(fā)放。5．6受控文獻(xiàn)使用和管理各部門均應(yīng)指1名專職或兼職人員負(fù)責(zé)文獻(xiàn)和資料的管理。5.6.2各類受控文獻(xiàn)應(yīng)分類予以標(biāo)識，寄存于規(guī)定的位置，應(yīng)保證目前使用文獻(xiàn)為最新版本。5.6.3文獻(xiàn)應(yīng)定期（每月至少一次）進行分類整頓，如針對每一種活頁夾建立二級目錄和索引，以以便檢索和查找。5.6.4文獻(xiàn)存貯場所應(yīng)保持通風(fēng)，防止變霉、蟲蛀、防火、防盜。5.6.5使用人發(fā)現(xiàn)受控文獻(xiàn)有遺失、缺頁、污損時，應(yīng)告知文獻(xiàn)管理人員，由其填寫《文獻(xiàn)補發(fā)申請表》，向文控中心申請更換。5.6.6受控文獻(xiàn)不得私自涂改，應(yīng)保持清晰、整潔。5.6.7任何蓋“受控”章的文獻(xiàn)不得復(fù)印、涂改；如需要，應(yīng)向文控中心提出申請。5.6.8文控中心之受控文獻(xiàn)，僅限于文控中心現(xiàn)場借閱。假如借閱期超過1天的，借閱人應(yīng)填寫好《文獻(xiàn)借閱登記表》,并經(jīng)文控員審核，綜合部主管同意后方可向文控中心借閱。5.6.9文控中心應(yīng)對各部門文獻(xiàn)的使用狀況進行監(jiān)督和稽查。5.6.10根據(jù)企業(yè)的實際運行狀況及企業(yè)組織架構(gòu)變更等原因，品質(zhì)部至少每年主導(dǎo)一次對一、二階文獻(xiàn)的評審活動，有關(guān)部門對其所制定的三階文獻(xiàn)至少每六個月評審一次，以保證文獻(xiàn)的合適性、充足性及有效性。5.7受控文獻(xiàn)變更、作廢5.7.1當(dāng)已生效的體系文獻(xiàn)由于下列原因須作廢時，應(yīng)提出《文獻(xiàn)更改/作廢申請表》：5.7.1.1版本已升級（發(fā)放新版時直接回收舊版，可不填寫申請）5.7.1.2已被其他文獻(xiàn)取代梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第9頁版本A05.7.1.3決定取消此編號的文獻(xiàn)5.7.2已發(fā)行文獻(xiàn)如需變更,由原文獻(xiàn)制作部門/使用部門以《文獻(xiàn)更改/作廢申請表》提出變更申請，變更一般由原審批部門/人審批，如因某種特殊原因必須指定其他部門/人審批時，該部門/人需獲得審批所需根據(jù)的背景資料，以保證修改之合適性。5.7.3需要保留的已作廢體系文獻(xiàn)原版上應(yīng)加蓋“作廢”印章，由文控中心統(tǒng)一保管。原則上，只對作廢文獻(xiàn)原版的最終兩個版本進行參照保留，凡之前的版本且保留期限已超過一年的，文控中心將銷毀處理。如編制部門對于作廢文獻(xiàn)原版有特殊保留規(guī)定或繼續(xù)使用的，需在《文獻(xiàn)更改/作廢申請表》5.7.4作廢文獻(xiàn)副本由文控中心統(tǒng)一銷毀,并記錄于《文獻(xiàn)銷毀登記表》。如需回收運用，應(yīng)加蓋“作廢”章且劃“×”后使用其背面；假如“受控”章與“作廢”章同步存在，以“作廢”5.8臨時文獻(xiàn)的更改和管控 5.8.1臨時文獻(xiàn)可在原件本人編制的、蓋的“臨時受控章”的臨時文獻(xiàn)進行修改，但必須簽訂本人姓名及日期，且發(fā)放出去的臨時文獻(xiàn)所有修改；5.8.2技術(shù)部制定的臨時文獻(xiàn)（如試產(chǎn)文獻(xiàn)、物料清單等）保留期限3個月以內(nèi)，文控中心負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。5.8.3文控中心依分發(fā)規(guī)定復(fù)印對應(yīng)份數(shù)，并蓋上“臨時受控文獻(xiàn)”章，寫明有效期：從_年_月_日到_年_月_日，有效期由部門有關(guān)負(fù)責(zé)人評估決定。5.8.4已到期的臨時文獻(xiàn)由文控中心進行回收，并在臨時文獻(xiàn)上蓋“作廢”章做作廢處理。5.8.5文控中心將不定期稽核臨時文獻(xiàn)的使用和管理狀況。5．9外來文獻(xiàn)的管理5.9.1國際/國家法律法規(guī)/原則的管理各部門引用的有關(guān)國際/國家法律法規(guī)/原則、地方原則、行業(yè)原則等，由原則申請主導(dǎo)部門有關(guān)技術(shù)人員對原則內(nèi)容進行引用識別（重要鑒定原則哪些內(nèi)容為我企業(yè)使用）。原則申請主導(dǎo)部門填寫《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》經(jīng)有關(guān)部門人員會簽，會簽后呈副經(jīng)理或以上人員簽字同意后，交至綜合部，綜合部/文控對其進行編號登記后蓋紅色“采用”章，原則申請主導(dǎo)部門主管或以上人員在“采用”章的審批欄處簽字確認(rèn)。部門文員按《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》上文獻(xiàn)發(fā)放部門及份數(shù)進行復(fù)印，復(fù)印后加蓋我司“受控”章及填寫分發(fā)號。文獻(xiàn)接受部門有關(guān)人員在《文獻(xiàn)簽發(fā)回收登記表》上簽收。5.9.2客戶原則/規(guī)定的管理5.9.2.1客戶原則/規(guī)定的提供企業(yè)銷售部得到客戶原則規(guī)定后，按5.9.2.2規(guī)定交給各有關(guān)部門進行確認(rèn)。（注：銷售部負(fù)責(zé)客戶原則/規(guī)定的提供）5.9.2.2客戶提供的原則/規(guī)定確實認(rèn)：梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第10頁版本A05.9.2.2.1技術(shù)部負(fù)責(zé)客戶提供設(shè)計/開發(fā)有關(guān)的產(chǎn)品原則/規(guī)定確實認(rèn)；5.9.2.2..2技術(shù)部負(fù)責(zé)客戶提供有關(guān)產(chǎn)品工藝原則/規(guī)定確實認(rèn)；5.9.2.2.3銷售部負(fù)責(zé)客戶提供有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量原則、測試原則/規(guī)定確實認(rèn)；5.9.2.2.4品質(zhì)部負(fù)責(zé)對客戶原則/規(guī)定確實認(rèn)； （注：各確認(rèn)部門接到客戶原則/規(guī)定后，如文獻(xiàn)有任何疑義將文獻(xiàn)返回銷售部，由銷售部同客戶進行再次溝通。）5.9.2.3各確認(rèn)部門在接到銷售部提供的客戶原則/規(guī)定后填寫《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》經(jīng)有關(guān)部門人員評估會簽并呈副經(jīng)理或以上人員簽字同意后，將《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》及外來文獻(xiàn)原本交文控中心進行編號登記并加蓋紅色“采用”章，由管理者代表或其授權(quán)人員代表在“采用”章審批欄處簽字確認(rèn)。按《文獻(xiàn)會簽發(fā)放申請表》上文獻(xiàn)發(fā)放部門及份數(shù)進行復(fù)印，復(fù)印后加蓋我司“受控”章及填寫分發(fā)號進行文獻(xiàn)發(fā)放。文獻(xiàn)接受部門有關(guān)人員在《文獻(xiàn)簽發(fā)回收登記表》上簽收。5.9.2.4技術(shù)部、工程部根據(jù)外來文獻(xiàn)規(guī)定，視需要轉(zhuǎn)換成我司內(nèi)部文獻(xiàn)，經(jīng)主管審核、分管總監(jiān)或以上人員同意后，由文控員受控，按5.5規(guī)定進行發(fā)放。5.9.2.5如遇客戶修改原則，經(jīng)企業(yè)管理者代表或其授權(quán)人員同意后，由文控中心統(tǒng)一調(diào)回前一份原則，將回收狀況記錄在《文獻(xiàn)簽發(fā)回收登記表》，再發(fā)行新的原則以維持原則的對的性。5.9.2.6各部門使用的客戶原則/規(guī)定必須是由文控中心下發(fā)的并加蓋“采用”章并經(jīng)有關(guān)人員確認(rèn)的文獻(xiàn)，否則視為無效文獻(xiàn)，使用部門不得接受采用。5.9.3供應(yīng)商文獻(xiàn)供應(yīng)商提供的文獻(xiàn)由物料部歸口管理。5.9.4政府公文及有關(guān)文獻(xiàn)等政府公文及有關(guān)文獻(xiàn)視文獻(xiàn)的性質(zhì)而定分別由行政部進行歸口管理。5.9.5外來文獻(xiàn)的登錄由5.9.1及5.9.2所波及的外來文獻(xiàn)由文控中心登錄如下資料信息：文獻(xiàn)名稱、編號、版次、發(fā)行年號等。如有更新的版本文獻(xiàn),文控中心應(yīng)及時將新版本文獻(xiàn)發(fā)放至有關(guān)部門并在《文獻(xiàn)簽發(fā)回收登記錄》上記錄舊版文獻(xiàn)回收狀況，以使有關(guān)部門即時得到合用版本的文獻(xiàn)。5.9.6外來文獻(xiàn)的借閱如需借閱外來文獻(xiàn)，則由借閱人在《文獻(xiàn)借閱登記表》上登記好文獻(xiàn)名稱、文獻(xiàn)編號、借閱人姓名、借閱日期、借閱部門、及償還日期（借閱期限不得超過三天），借閱期間不得在文獻(xiàn)上隨意亂畫，應(yīng)保持文獻(xiàn)潔凈、整潔，文獻(xiàn)要在規(guī)定期限內(nèi)及時償還，償還時由文控人員查閱無損壞后方可簽字歸檔。5.9.7外來文獻(xiàn)的評審5.9.7.1受控外來文獻(xiàn)由歸口部門至少每六個月評審一次。由歸口部門召集有關(guān)部門對文獻(xiàn)內(nèi)梅州聚能匯新能源有限企業(yè)系統(tǒng)名稱：文獻(xiàn)控制程序主題：文獻(xiàn)制定原則文獻(xiàn)編號：JNH—QP—08—04版面共13頁，第11頁版本A0容、規(guī)定及合用性等進行評審確認(rèn)，如有不符由歸口部門負(fù)責(zé)與供方溝通改善。如有受控外來文獻(xiàn)的最新版本或須采用新的原則時，需及時更新且至文控中心受控，文控中心按需求發(fā)放和回收舊版；如需購置新的原則，則由外來文獻(xiàn)歸口部門提出申請，交至文控中心跟進采購。5.9.7.2部門提交的外來文獻(xiàn)如不是最新、有效的版本，需事先向文控中心申明，只能做為參照文獻(xiàn)使用。外來文獻(xiàn)歸口部門有責(zé)任盡快獲得最新、有效的版本，交至文控中心受控。5.10外發(fā)文獻(xiàn)的管理外來受控文獻(xiàn)如需補發(fā)，由責(zé)任部門填寫《工作聯(lián)絡(luò)單》，交部門主管或以上人員同意，綜合部復(fù)核屬實后，蓋紅色“采用”和“受控”文獻(xiàn)章，由文控中心發(fā)放至責(zé)任部門，并登記于《文獻(xiàn)簽發(fā)回收登記表》。5.11文獻(xiàn)保密規(guī)定所有與企業(yè)技術(shù)或商業(yè)有關(guān)的受控文獻(xiàn)，嚴(yán)禁非法復(fù)制、拷貝及采用其他手段等而導(dǎo)致文獻(xiàn)外流，以致?lián)p害企業(yè)利益。5.12電子文檔的管理5.12.1電子文檔若同步有一份書面的文本時，存檔的文本文獻(xiàn)應(yīng)履行對應(yīng)的審核、同意程序，并且兩者應(yīng)一致，都是最新的有