秘書職業(yè)生涯規(guī)劃與發(fā)展

《秘書崗位培訓(xùn)》

－職業(yè)生涯規(guī)劃與發(fā)展

課程目標(biāo)學(xué)會(huì)真正認(rèn)識(shí)秘書職責(zé)、找到秘書定位,做好秘書職業(yè)規(guī)劃；正確認(rèn)識(shí)秘書崗位與企業(yè)之間的關(guān)系；學(xué)會(huì)如何把個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)雙勝共贏．課程目錄測(cè)測(cè)你的秘書水平秘書到底是什么秘書的自我定位秘書工作性質(zhì)秘書的業(yè)務(wù)秘書的工作內(nèi)容秘書應(yīng)該具備的能力人際關(guān)系與溝通技巧指令的接受與匯報(bào)會(huì)前的準(zhǔn)備上司出差當(dāng)中的工作處理上司出差回來(lái)后的工作處理案例分析測(cè)測(cè)你的秘書水平這是一家以家電制造為主業(yè)的上市公司。最近，公司為了實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)，正在收購(gòu)一家上市的生物制藥公司的股份。為了避免兩家公司在股票市場(chǎng)上的大幅波動(dòng)，兩家簽訂了嚴(yán)格的保密協(xié)議，規(guī)定這件事雙方只能讓少數(shù)人知道。這天，負(fù)責(zé)與對(duì)方秘密談判的公司副總從對(duì)方的所在地來(lái)電話，說談判己經(jīng)完成，讓秘書趕緊用快件寄3張作為公司法人代表的總經(jīng)理照片過去，以辦理有關(guān)手續(xù)。這天總經(jīng)理正好在市政府開會(huì)，秘書一時(shí)找不到總經(jīng)理的照片。就在秘書不知怎么辦好時(shí)，她看到掛在自己胸前的胸卡，想起半年前公司為了實(shí)施CI戰(zhàn)略，公司公關(guān)部統(tǒng)一為公司每個(gè)員工拍照制作胸卡，便估計(jì)公關(guān)部留有總經(jīng)理照片。秘書給公關(guān)部打電話，對(duì)方接電話的正是秘書中學(xué)的同學(xué)小諾。小諾是公關(guān)部的辦事員，公司所有人的照片都是她拍的。她說他們那有總經(jīng)理的照片，并答應(yīng)馬上給送過來(lái)。當(dāng)秘書剛剛松口氣，公關(guān)部的雷經(jīng)理來(lái)電話，問秘書要照片做什么用。第一題老總的照片秘書有這么幾種回答：

a.這是總經(jīng)理要的，我不知道！

b.我可以告訴你，但你不能對(duì)別人說。

c.拿到報(bào)紙上去發(fā)表（因?yàn)榭偨?jīng)理前幾天剛接受一家財(cái)經(jīng)報(bào)紙的采訪）。

d、對(duì)不起，我暫時(shí)不能說。

e、你問那么多干什么？請(qǐng)從以上5個(gè)選項(xiàng)中找出合適的回答，并說明其理由。測(cè)測(cè)你的秘書水平第一題老總的照片測(cè)測(cè)你的秘書水平標(biāo)準(zhǔn)的正確答案是d。本題的關(guān)鍵

堅(jiān)持原則，但又不能狐假虎威。第一題老總的照片測(cè)測(cè)你的秘書水平從原則上來(lái)說，選a不算錯(cuò)。的確，對(duì)于秘書來(lái)說，該說的就說，不該說的就不能說，應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)拒絕；但是，拒絕也是一門藝術(shù)。很顯然，a回答不能讓人信服。即使你真不知道拿照片去做什么，人家也不一定真的相信；所以，你這么回答給人家一種不信任的感覺；久而久之，它就會(huì)傷害你與對(duì)方的關(guān)系，當(dāng)你再要?jiǎng)e人給你幫忙時(shí)就會(huì)很困難了。b回答顯然是錯(cuò)誤的。不管你平時(shí)與雷經(jīng)理門系如何好，也不管雷經(jīng)理為人如何穩(wěn)重，肯定不會(huì)把事情說出去，但只要你對(duì)雷經(jīng)理說出了真相，作為秘書你就違反了你的職業(yè)操守；這事一旦被總經(jīng)理知道了，你就有可能從此失去他的信任。失去了上司的信任，不可能做好秘書工作。c回答是最為惡劣的一種回答。自以為聰明，實(shí)際上是給自己挖陷阱。你信口開河，對(duì)方就會(huì)步步緊逼，為什么與報(bào)社打交道繞過我公關(guān)部，你們這是什么意思……如果事情朝著這個(gè)方向發(fā)展，那你就無(wú)法控制事態(tài)的發(fā)展了。這不是一個(gè)工作方法的問題，而是一個(gè)人是品問題，所以，對(duì)于秘書來(lái)說最大的敵人就是耍這種小聰明。e回答很顯然是一種沒有水平，甚至是一種沒有教養(yǎng)的回答。一來(lái)對(duì)方的職務(wù)比你高，二來(lái)這事也與他的工作有關(guān)，他為什么不能問？很多秘書由于不能正確認(rèn)識(shí)自己的地位，容易養(yǎng)成狐假虎威的毛??；對(duì)于這一點(diǎn)，不僅公司其它人反感，就是上司知道了也會(huì)反感。秘書工作實(shí)際是三分做事，七分做人，你用這種方式去處理人際關(guān)系，結(jié)果可想而知。d回答之所以正確，是因?yàn)樗趫?jiān)持保密原則的前提下又保持了禮貌。用這種婉轉(zhuǎn)而又明確的方式拒絕對(duì)方，對(duì)方不僅能接受，而且也能理解，因?yàn)榇蠹叶际锹殘?chǎng)中人，知道什么事該問，什么事不該問；你點(diǎn)到為止，對(duì)方就能心領(lǐng)神會(huì)。第一題老總的照片測(cè)測(cè)你的秘書水平公司秘書的男朋友是公司市場(chǎng)部胡毅。他倆的戀愛也早已到了談婚論嫁的程度。他倆準(zhǔn)備在明年春暖花開的時(shí)節(jié)定百年之好，但由于公司不允許員工之間談戀愛，所以他倆的關(guān)系在公司內(nèi)部至今尚無(wú)人知曉。這天上午公司開董事會(huì)，討論人事問題。這時(shí)秘書來(lái)到會(huì)議室為大家添茶。

“最近新加坡分公司的王軍病得很厲害，那里的經(jīng)理來(lái)電話讓我們趕緊派人去頂替王軍……”人力資源部的劉經(jīng)理說。

“派市場(chǎng)部胡毅去如何？他還沒有結(jié)婚?！惫疽晃桓笨傔@樣提議。

“我看可以?！惫究偨?jīng)理說：“那就這樣定了吧，這個(gè)月底就發(fā)調(diào)令，讓他過去?！比肆Y源部的劉經(jīng)理馬上回答：“行！我們?cè)谠碌浊敖o胡毅辦好調(diào)令?！庇谑呛闳ベF陽(yáng)工作的事就這樣定下來(lái)了。這天下班后，秘書和胡毅又在那家幽靜的小酒吧里約會(huì)。

“我想我們明年春天最好還是去新馬泰……”胡毅說著，遞給秘書一本精致的新馬泰旅游小冊(cè)子。他的目光清澈純真，臉上顯著紅暈，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。此時(shí)此刻，秘書是否應(yīng)該把在董事會(huì)上聽到的消息告訴胡毅？第二題男朋友的工作調(diào)動(dòng)測(cè)測(cè)你的秘書水平正確的答案及理由公司規(guī)定，除非出差，公司外派人員半年之內(nèi)不得回京探親，即使過不慣外地的生活，也必須忍耐。秘書當(dāng)然知道這些，她感到十分苦惱，不僅明年春天結(jié)婚的計(jì)劃可能泡湯，即使結(jié)了婚也得忍受兩地分居的煎熬。第二題男朋友的工作調(diào)動(dòng)測(cè)測(cè)你的秘書水平正確的答案是不說。假如秘書對(duì)胡毅說了，胡毅就有可能透露給與自己非常要好的張三和李四。對(duì)于只有工資收入的一般職員來(lái)說，人事問題是一個(gè)相當(dāng)敏感的問題；如果張三李四知道了胡毅要調(diào)動(dòng)一事的話，那么，事情遲早會(huì)傳到人力資源部經(jīng)理的耳朵里去。調(diào)令還沒有發(fā)，可調(diào)動(dòng)的事已成了公開的秘密，這對(duì)于人力資源部經(jīng)理來(lái)說，當(dāng)然是一件惱火的事。于是，他會(huì)把胡毅找去問個(gè)究竟。紙是包不住火的，這樣胡毅吞吞吐吐地把自己與秘書的關(guān)系都說了出來(lái)。其結(jié)果就可想而知，秘書能不能還在總經(jīng)理辦公室呆下去還是一回事……這一切都悔之晚矣！但是，持反對(duì)意見的也大有人在，他們認(rèn)為秘書應(yīng)該對(duì)胡毅說，因?yàn)閷?duì)于像秘書這樣的女性來(lái)說，愛情的地位僅僅次于生命，特別是結(jié)婚關(guān)系到一生的幸福，如果在這種時(shí)候還不把實(shí)情告訴自己的未婚夫，那簡(jiǎn)直是不可思議的事！然而，在現(xiàn)實(shí)生活中，無(wú)論哪家公司都不能容忍人事機(jī)密的泄露。也許會(huì)有人說胡毅畢竟是個(gè)普通的職員，不象上層干部的人事調(diào)動(dòng)，會(huì)給公司帶來(lái)實(shí)際上的不良后果，又何必那樣小題大作？！但作為秘書必須牢記：人事是秘密中的秘密！

第二題男朋友的工作調(diào)動(dòng)測(cè)測(cè)你的秘書水平本題的關(guān)鍵秘書的“秘”就是秘密的“秘”，即使在英文中亦是如此：secret→secretary。第二題男朋友的工作調(diào)動(dòng)測(cè)測(cè)你的秘書水平這是一家規(guī)模較小的私營(yíng)企業(yè)，總裁辦只有三個(gè)秘書；總裁辦主任是個(gè)男性，他還兼著人力資源部經(jīng)理。除了主任，就是經(jīng)驗(yàn)豐富的小娜和今年剛剛參加工作的瑪麗。這天上午，小娜外出有事，辦公室只留下主任和瑪麗。這時(shí)，一位看上去似乎有些耳背的老人拿著一張發(fā)票走了進(jìn)來(lái)。可能是找銷售部找錯(cuò)了門，瑪麗正好有點(diǎn)事情，順路將他領(lǐng)到銷售部去了。不巧，瑪麗剛走，老板就來(lái)電話，讓主任把新車間的設(shè)計(jì)圖送去。負(fù)責(zé)文件收發(fā)的是瑪麗。主任左翻右翻怎么也找不到圖紙，于是等得不耐煩的老板在電話里大發(fā)雷霆：“怎么搞的？連張圖紙也找不到，你這個(gè)主任一天到晚在干些什么？”有什么辦法？主任只好沮喪地等瑪麗回來(lái)。瑪麗剛進(jìn)門，主任就把自己胸中的怒氣全部朝瑪麗頭上傾泄：“托您的福，老板給了好果子吃！你干什么去了？！”瑪麗想說明，但主任根本不給她說話的余地：“廢物！飯桶！”瑪麗怎么受得了這樣的委屈，她淚流滿面地沖出辦公室，屋里只剩下主任對(duì)著碩大的天花板抽悶姻。

這時(shí)，小娜回來(lái)了。現(xiàn)在，小娜應(yīng)該怎么辦？第三題性急的老總測(cè)測(cè)你的秘書水平正確的答案及理由小娜首先要向主任匯報(bào)外出辦事的結(jié)果，然后小聲地問：“主任，出了什么事？”“真是實(shí)在對(duì)不起，要是我早回來(lái)一會(huì)兒就好了……”當(dāng)主任大致說完事情的經(jīng)過后，立即向主任表示道歉。這樣，主任的臉色就會(huì)陰轉(zhuǎn)多云。這是第一步。第二步是小娜幫主任找到設(shè)計(jì)圖，然后將圖紙送到總經(jīng)理辦公室，向老板認(rèn)錯(cuò)：“實(shí)在對(duì)不起，我剛出去辦了點(diǎn)事……您要的是這份圖紙嗎？”如果現(xiàn)在由主任給老板送去，說不定老板還要發(fā)脾氣，把主任奚落一頓。但是由小娜送去，不管老板脾氣如何，總不至于再發(fā)雷霆。沉著機(jī)伶，隨時(shí)給自己的上司準(zhǔn)備下臺(tái)階的梯子，只有具有豐富經(jīng)驗(yàn)的秘書，才會(huì)有這種智慧的閃光。最后是第三步。小娜帶瑪麗到一個(gè)無(wú)人的接待室，心平氣和地同她談心：“你參加工作以來(lái)，工作很刻苦，而且對(duì)工作也很熱情，大家對(duì)你的印象都不錯(cuò)。不過，只是有時(shí)候還得掌握點(diǎn)分寸，注意點(diǎn)工作方式。就拿今天的事來(lái)說吧，如果你在存放文件時(shí)，對(duì)主任說一句：‘主任，我把圖紙放在這里’，今天就不會(huì)讓老板生氣。過去我也出過這方面的差錯(cuò)，其實(shí)，這也是我的不對(duì)，我應(yīng)該及時(shí)提醒你才是?！毙∧茸詈檬沁@樣和風(fēng)細(xì)雨地去幫助瑪麗，千萬(wàn)不能這么對(duì)待瑪麗：“正是因?yàn)槟阕吡?，主任才生氣嘛！”或者“你存放某件的方法就是有問題。

第三題性急的老總測(cè)測(cè)你的秘書水平本題的關(guān)鍵

換位思考是保持良好人際關(guān)系的法寶。第三題性急的老總測(cè)測(cè)你的秘書水平一天，老板怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因?yàn)橐晃唤煌嗄甑拇砩探o他寄了一幫非常無(wú)禮的來(lái)信。他讓秘書記錄自己口述的回信：我沒有想到會(huì)收到你這樣的來(lái)信，盡管我們之間已有那么長(zhǎng)時(shí)間的往來(lái)，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！信的內(nèi)容大致是這樣。老板命令秘書立即將信打印寄走。第四題秘書的忠告測(cè)測(cè)你的秘書水平對(duì)于老板的命令，秘書現(xiàn)在有以下四種行為：

a.“好，我馬上就辦！”說完，秘書立即回到自己的辦公室，將信打印寄走了。

b.如果將信寄走，對(duì)公司和老板本人都非常不利。秘書想到自己是老板的助手，有責(zé)任提醒老板，為了公司的利益，得罪了老板也值得，于是對(duì)老板這樣說：“老板，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”

c.秘書不僅沒有退下去寫信，反而前進(jìn)一步向老板提出忠告：“老板，請(qǐng)您冷靜一點(diǎn)！給人家回一封這樣的信，后果會(huì)怎么樣呢？在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎？”

d.當(dāng)天快下班的時(shí)候，秘書將打印出來(lái)的信進(jìn)給已經(jīng)心平氣和的老板：“老板，可以將信寄走了嗎？”

作為秘書，你認(rèn)為以上4種行為，哪種行為最正確，哪種行為最惡劣？第四題秘書的忠告測(cè)測(cè)你的秘書水平正確的答案及理由正確的答案是d。本題的關(guān)鍵

有責(zé)任及時(shí)向上司提供正確的建議，但絕對(duì)不能干預(yù)上司的決策。第四題秘書的忠告測(cè)測(cè)你的秘書水平a對(duì)于老板的命令忠實(shí)和堅(jiān)決，作為秘書的確需要這種品質(zhì)，但是僅僅具備“忠實(shí)和堅(jiān)決”，對(duì)于秘書來(lái)說，仍然是一種失職。b是從整個(gè)公司利益出發(fā)的，對(duì)于秘書來(lái)說，這種富于自我犧牲的精神是難能可貴的，但是，它和后面的c行為一樣超越了秘書的權(quán)限，所以是不正確的。c從秘書是老板的助手這個(gè)角度來(lái)看是可取的，但是，秘書干預(yù)老板的最后決策，就是一種越權(quán)行為。d是正確的。理由如下：老板也是人，也有自己的喜怒哀樂，也有不能自制的時(shí)候。當(dāng)他的感情一旦平靜下來(lái)，必然會(huì)自我反省。在這個(gè)時(shí)候，秘書把打印出來(lái)的信件遞給老板征求他的意見，實(shí)際上就是給他創(chuàng)造一次重新決策的機(jī)會(huì)；a和b雖不可取，但畢竟還有商量的余地。c最惡劣：作為一個(gè)公司的老板，老板有自己思考問題的角度和方式，他必須經(jīng)常權(quán)衡與各方面的關(guān)系和利益的問題，因此也必然包括與這家代理商的關(guān)系。他提出中止與這家代理商的關(guān)系，也許并非出自一時(shí)之怒，只不過是那封無(wú)禮的來(lái)信充當(dāng)了導(dǎo)火索而已；當(dāng)然，老板也有可能是一時(shí)之怒，中止與對(duì)方的交往僅僅是說說而已?？偠灾?，在不明白老板的真實(shí)的思想和感情之前，秘書作為老板的助手僅僅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的決策人。第四題秘書的忠告秘書到底是什么

那么，秘書到底是什么？首先我們不妨來(lái)看一個(gè)這樣的例子。下個(gè)星期要開董事會(huì)了。這天上午，總經(jīng)理秘書正在埋頭匯總各部門送上來(lái)的材料。這些材料有書面總結(jié)，也有口頭記錄；有從外面收集來(lái)的，也有本公司自己提供的。由于各種材料來(lái)路不一，形式不同，真假難辨，因此，將這些材料交給上司之前，秘書要對(duì)這些材料進(jìn)行篩選、甄別、分類和整理。上司作決策需要有真實(shí)可靠的信息，否則就等于盲人騎瞎馬，而秘書幫上司匯總材料就是收集信息。就在秘書忙于整理材料時(shí)，總經(jīng)理來(lái)電話，讓她幫他去接待客人，他要靜下來(lái)想些問題；剛剛把客人送走，總經(jīng)理又來(lái)電話，說自己差點(diǎn)忘了，答應(yīng)給自己在外地念書的兒子寄生活費(fèi)，讓秘書幫他寄一下，寄完后打電話通知一下……秘書到底是什么

從這個(gè)例子可以看出，作為公司的秘書主要有兩項(xiàng)工作，一項(xiàng)工作就是協(xié)助上司收集決策所需的信息。有了正確的信息，上司在決策過程中還要有一個(gè)平和的心態(tài)，所以，秘書的另一項(xiàng)工作就是幫上司排除在他決策過程中的各種干擾。上司也是人，他們的情緒也容易受外界的影響。如果沒有一個(gè)平和的心態(tài)，就很難保證決策的正確。

秘書是什么？秘書就是為了給上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。秘書的自我定位當(dāng)記者問美國(guó)一家石油公司的董事長(zhǎng)西牟艾特，其一生經(jīng)營(yíng)企業(yè)的秘訣時(shí)，他說“要請(qǐng)一位好秘書”，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么重要。上司用什么標(biāo)準(zhǔn)選擇秘書a.看起來(lái)舒心領(lǐng)導(dǎo)人在選擇自己的秘書時(shí)，一般都有自己的偏好。有的喜歡性格開朗的，有的喜歡美貌的，有的喜歡勤快的，有的喜歡沉穩(wěn)的……盡管選擇的標(biāo)準(zhǔn)各不相同，但最終對(duì)“好”秘書的看法都基本相似：首先，作為一個(gè)秘書，你必須讓上司看著舒服，當(dāng)然包括這就要求秘書有姣好的身材、臉蛋和膚色。這個(gè)看著“舒服”并不一定是特別漂亮，但它還要求你的衣著打扮和言談舉止都非常得體，有相當(dāng)?shù)臍赓|(zhì)。作為秘書，你要給上司一個(gè)良好的第一印象，除了容貌之外，包括你說話的重音、音調(diào)和口齒是否清楚等在內(nèi)，都有可能影響他對(duì)你的第一印象。盡管一個(gè)秘書的價(jià)值和她的外表沒有直接關(guān)系，但遺憾的是，即使你的內(nèi)在品質(zhì)非常優(yōu)秀，你給上司的第一印象仍是由你的外貌決定的。上司決定是否選擇你做秘書，往往又取決于你給他的第一印象。當(dāng)然，如果你只給上司留下好感，還不足以讓他放心把工作交給你。b.帶在身邊放心光看著舒服，上司還不會(huì)真正信任你；他還要繼續(xù)考察你是否誠(chéng)實(shí)與忠誠(chéng)。你只有讓上司信得過你，你才能算是真正的“秘書”，否則，盡管你可能被稱為“秘書”，實(shí)際上也就是一個(gè)普通的文員。為什么秘書一定要讓上司感到放心呢？因?yàn)槊貢?jīng)常要直接或間接地接觸一些公司重大決策的信息，甚至有可能參予對(duì)這些信息的處理，因此，你必須讓上司對(duì)你放心。作為秘書職業(yè)的第一條準(zhǔn)則就是保守秘密。有些年輕的秘書泄密，并不是她們有意這么做，很多時(shí)候是由于她們的疏忽造成的，如被人盜走機(jī)密，或?qū)Ψ酵ㄟ^對(duì)自己的行為進(jìn)行推測(cè)得到機(jī)密。因此，秘書要小心慎言。另外，一些人由于失戀等原因造成精神上不很穩(wěn)定，感情上有點(diǎn)什么波折都會(huì)掛在臉上，這樣的人也很難讓上司放心讓她作自己的秘書。c.用起來(lái)省心只有當(dāng)上司對(duì)秘書感到放心之后，他才會(huì)根據(jù)你的能力來(lái)安排你的工作，而秘書也只有通過充分發(fā)揮自己的能力，才能讓上司對(duì)自己的工作滿意，成為上司名副其實(shí)的助手。那么，要具備什么條件才能讓上司用起來(lái)省心呢？秘書工作性質(zhì)秘書工作有兩種主要意義:輔佐及管理。秘書常襄助主管處理與主管相關(guān)的業(yè)務(wù)，所以對(duì)于主管的工作有一全盤的了解。秘書可以學(xué)到如何指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。因此秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二:1.秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等內(nèi)部作業(yè)。2.秘書熟悉公關(guān)、協(xié)調(diào)、市場(chǎng)等外部作業(yè)。秘書的業(yè)務(wù)秘書業(yè)務(wù)可分為四類:1.信息管理業(yè)務(wù) 3.公關(guān)業(yè)務(wù)2.事務(wù)業(yè)務(wù)

4.綜合業(yè)務(wù)秘書的功能與業(yè)務(wù)分述如下:功能 業(yè)務(wù)執(zhí)行任務(wù)

資訊管理業(yè)務(wù) 處理例行事務(wù)

事務(wù)業(yè)務(wù) 創(chuàng)意

公關(guān)業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)

綜合業(yè)務(wù)秘書的工作內(nèi)容

秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會(huì)涉及，所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。大致來(lái)說，秘書的工作包括以下幾個(gè)方面：

輔助決策

當(dāng)上司面對(duì)多個(gè)選擇而猶豫不決時(shí)，秘書要為上司收集相關(guān)資料，幫助上司分析情況。

調(diào)查研究

當(dāng)上司接到一個(gè)新任務(wù)時(shí)，秘書應(yīng)協(xié)助上司進(jìn)行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。

收集信息

當(dāng)今的社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，秘書必須具備信息處理能力，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需要的信息。此外，還要善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)收集信息。

文書處理

文書處理包括整理資料、撰寫報(bào)告等等。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。

會(huì)務(wù)準(zhǔn)備

所謂會(huì)務(wù)準(zhǔn)備既包括公司內(nèi)部的會(huì)議準(zhǔn)備，也包括對(duì)外的會(huì)議溝通，準(zhǔn)備工作主要是進(jìn)行業(yè)務(wù)匯報(bào)。

公關(guān)工作

公關(guān)工作包括溝通、社交、商務(wù)等方面，有時(shí)也要代表公司進(jìn)行發(fā)言，或者代表主管或老板與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。

檔案管理

在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來(lái)管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。

工作日程安排

上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據(jù)上司的時(shí)間以及事務(wù)的重要程度進(jìn)行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個(gè)會(huì)議，秘書要把握好時(shí)間，留出往返的時(shí)間空檔，保證上司能及時(shí)參加。秘書的工作內(nèi)容

查辦工作

查辦工作是指秘書對(duì)公司或部門提交的報(bào)告進(jìn)行核實(shí)，或者對(duì)一些須要重視的傳言進(jìn)行證實(shí)。

接待工作

當(dāng)有客人或來(lái)訪者的時(shí)候，秘書有責(zé)任做好接待工作，讓來(lái)賓感受到自己受到禮遇，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。

行政事務(wù)

行政事務(wù)管理包括所有檔案的流程、生產(chǎn)線的流程、所有空間的管理，以及下對(duì)上、上對(duì)下的溝通與協(xié)調(diào)。

保密工作

秘書要具備保密意識(shí)，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。秘書的工作內(nèi)容秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長(zhǎng)。人際關(guān)系與溝通技巧1．增進(jìn)人際互動(dòng)

人是一種群體動(dòng)物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動(dòng)。人際關(guān)系涉及各種問題，職位、地位、社會(huì)背景等都會(huì)影響到人際關(guān)系，有一句老話說得好，“先學(xué)做人，再學(xué)做事”，如果不會(huì)做人，人際關(guān)系就會(huì)一團(tuán)糟，辦事自然就會(huì)到處碰壁。

那么怎樣才能增進(jìn)人際互動(dòng)呢？這要靠平時(shí)的積累。朋友不會(huì)從天而降，也不會(huì)突然出現(xiàn)，我們?cè)谄匠５纳?、工作、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)中要有意識(shí)地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。認(rèn)知人際關(guān)系2．人際交往的流程

人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，一般來(lái)說，這個(gè)過程可以分為八個(gè)步驟，其流程如下圖所示。

人際交往的流程圖認(rèn)知人際關(guān)系人際關(guān)系與溝通技巧3．人際交往的四種態(tài)度人際關(guān)系有四種交往態(tài)度：

我不好，你好，這是大公無(wú)私的態(tài)度。

我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。

我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。

我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。影響人際關(guān)系的因素認(rèn)知人際關(guān)系人際關(guān)系與溝通技巧1．促進(jìn)人際關(guān)系的技巧想要有效的增進(jìn)人際關(guān)系，需要掌握下面的一些技巧：

守信用

做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。

說好話

心存善意，學(xué)習(xí)說話技巧，多鼓勵(lì)他人，隨時(shí)贊美身邊的朋友。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤(rùn)滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。

勇于認(rèn)錯(cuò)

許多人明知犯錯(cuò)，卻礙于面子死不認(rèn)錯(cuò)，甚至將錯(cuò)就錯(cuò)，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進(jìn)死胡同。而勇于認(rèn)錯(cuò)的人，卻如冬日暖陽(yáng)，令人覺得溫煦可親。

尊重他人

“敬人者，人恒敬之”，一個(gè)懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙?duì)方。在表達(dá)尊重的時(shí)候，要因人而異，因場(chǎng)合不同，選擇不同的方式。促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因人際關(guān)系與溝通技巧

欣賞別人

古人云“三人行，必有我?guī)煛?，每個(gè)人的專長(zhǎng)不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個(gè)欣賞他人優(yōu)點(diǎn)的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。

善于傾聽

很多時(shí)候，一雙善于傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因人際關(guān)系與溝通技巧

重視儀表

據(jù)調(diào)查，一個(gè)人的第一印象會(huì)影響他與別人日后長(zhǎng)期交往的意愿，所以我們必須重視儀表。一個(gè)人的容貌、衣著、談吐、肢體語(yǔ)言等等都能顯露其內(nèi)在涵養(yǎng)，我們應(yīng)該對(duì)成功者的個(gè)人特質(zhì)多加揣摩，建立自己的印象特質(zhì)，找出屬于自己的吸引力。

運(yùn)用語(yǔ)言表情

說話速度如連珠炮，會(huì)使人無(wú)法完全理解，溝通時(shí)就會(huì)產(chǎn)生瓶頸；談話時(shí)有氣無(wú)力，冗長(zhǎng)無(wú)味，也沒有幾個(gè)人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動(dòng)人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學(xué)。

運(yùn)用肢體語(yǔ)言

優(yōu)雅的肢體語(yǔ)言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時(shí)與肢體語(yǔ)言相輔相成，更能帶來(lái)好的效果。促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因人際關(guān)系與溝通技巧2．人際交往失敗的原因

有的人在人際交往中常常會(huì)失敗，究其原因，有各方面的因素。造成人際交往失敗的原因主要有：

習(xí)慣動(dòng)作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓頭皮、隨地吐痰等，讓人退避三舍。

講粗話，言語(yǔ)乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。

碰觸異性身體，忸怩作態(tài)，夸張無(wú)禮等肢體語(yǔ)言使人生厭。

思想狹隘，以自我為中心，攀龍附鳳，好高鶩遠(yuǎn)，賣友求榮，都是不受歡迎的對(duì)象。

濃妝艷抹，或者邋遢骯臟，都無(wú)法讓人產(chǎn)生好感。促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因人際關(guān)系與溝通技巧1．如何與上司相處秘書在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司相處的時(shí)間甚至超過他和妻子相處的時(shí)間，所以秘書必須要了解上司的生活習(xí)慣、個(gè)性喜好，熟悉他的思想、工作方式。老板對(duì)秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對(duì)公司要忠城、任勞任怨、保密、守時(shí)、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強(qiáng)、做事要明快，最重要的是對(duì)自己要有信心。職場(chǎng)人際關(guān)系的建立人際關(guān)系與溝通技巧2．如何與同事互動(dòng)一般來(lái)說，同事會(huì)認(rèn)為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營(yíng)的，所以會(huì)處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關(guān)系，就須要放下姿態(tài)，對(duì)人謙恭有禮，不倚勢(shì)欺人，對(duì)同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)，不輕易許諾、不濫用職權(quán)，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會(huì)接受你，與你通力