采購管理流程手冊

采購管理流程手冊目錄第一部分 概述.....................................................................錯誤！未定義書簽。1 前提說明 錯誤！未定義書簽。2 負(fù)責(zé)部門和職責(zé) 23 采購管理運作分類 4第二部分 業(yè)務(wù)流程.............................................................錯誤！未定義書簽。1采購申請及授權(quán)................................................................................................61.1流程圖........................................................................................................61.2管理方法....................................................................................................61.3流程描述....................................................................................................72供應(yīng)商選擇........................................................................................................82.1流程圖........................................................................................................82.2管理方法..................................................................................................102.3流程描述..................................................................................................113采購..................................................................................錯誤！未定義書簽。3.1流程圖......................................................................錯誤！未定義書簽。3.2管理方法..................................................................錯誤！未定義書簽。3.3流程描述..................................................................錯誤！未定義書簽。4收貨與記錄......................................................................錯誤！未定義書簽。4.1流程圖－上海部分..................................................錯誤！未定義書簽。4.2管理方法..................................................................錯誤！未定義書簽。4.3流程描述..................................................................錯誤！未定義書簽。附件.............................................................................................錯誤！未定義書簽。采購申請單..............................................................................錯誤！未定義書簽。采購審批權(quán)限表......................................................................錯誤！未定義書簽。供應(yīng)商信息收集表..................................................................錯誤！未定義書簽。授權(quán)供應(yīng)商清單......................................................................錯誤！未定義書簽。供應(yīng)商選擇比較表..................................................................錯誤！未定義書簽。訂單匯總表..............................................................................錯誤！未定義書簽。供應(yīng)商評估記錄......................................................................錯誤！未定義書簽。供應(yīng)商考核報告......................................................................錯誤！未定義書簽。采購訂單..................................................................................錯誤！未定義書簽。采購檢驗單..............................................................................錯誤！未定義書簽。領(lǐng)用單......................................................................................錯誤！未定義書簽。負(fù)責(zé)部門和職責(zé)部門 負(fù)責(zé)人員 職責(zé)共同職責(zé)全公司各 全公司職員 規(guī)范采購程序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；部門 為公司節(jié)約采購成本，最大限度防止舞弊行為。特殊職責(zé)計財部

費用會計

預(yù)算控制從供應(yīng)商處直接獲得發(fā)票并對數(shù)量、金額進行復(fù)核編制與采購相關(guān)的會計分錄編制與采購相關(guān)的憑證依合同及時付款給供應(yīng)商計財部

會計經(jīng)理

預(yù)算控制復(fù)核并批準(zhǔn)所有付款憑證行政部

采購員

根據(jù)采購申請要求聯(lián)系供應(yīng)商并詢價，確定綜合成本最低的供應(yīng)商向供應(yīng)商發(fā)訂單并進行訂單管理維護供應(yīng)商資料庫和采購業(yè)務(wù)資料行政部行政部總經(jīng)審批采購申請單和訂單理使用部門部門總經(jīng)理控制部門采購預(yù)算審核、批準(zhǔn)部門采購申請單和付款申請單使用部門

行政員

匯總部門采購申請及時取得本部門財務(wù)信息，協(xié)助進行預(yù)算控制采購管理運作分類采購管理的運作可分為：控制環(huán)境權(quán)組經(jīng)限織營和結(jié)管責(zé)構(gòu)理任的分觀配念、方法和風(fēng)格

運作分類采購申請及授權(quán)

具體工 控制程作 序采購申 文件設(shè)請與批 計和記準(zhǔn) 錄獨立復(fù)核授權(quán)預(yù)算管理供應(yīng)商 文件設(shè)授權(quán) 計和記錄資料管理和接觸控制獨立復(fù)核授權(quán)確認(rèn)供 資料管應(yīng)商 理和接觸控制獨立復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商 文件設(shè)再評估 計和記錄資料管理和接觸控制獨立復(fù)核職責(zé)分工控制環(huán)境 運作分類 具體工 控制程作 序編制采 文件設(shè)購訂單 計和記錄資料管理和接觸控制獨立復(fù)核出具采購訂單

資料管理和接觸控制獨立復(fù)核授權(quán)控制環(huán)境 運作分類 具體工作 控制程序驗收貨物 文件設(shè)計和記錄資料管理和接觸控制職責(zé)分工獨立復(fù)核確認(rèn)采購 文件設(shè)計和記錄資料管理和接觸控制獨立復(fù)核會計系統(tǒng)付款 獨立復(fù)核職責(zé)分工授權(quán)會計系統(tǒng)采購申請及授權(quán)1.1 流程圖使用部門

計財部

管理層使用人

部門秘書

部門經(jīng)理

費用會計

相應(yīng)授權(quán)人采1口頭提出2填制采購申請申請單購申請與5預(yù)算復(fù)核批審批6準(zhǔn)1.2 管理方法管理原則 采購申請必須根據(jù)預(yù)算得到部門經(jīng)理的批準(zhǔn)。使用部門必須專設(shè)行政員與財務(wù)部門溝通并進行預(yù)算控制。計財部必須復(fù)核每一份采購申請以確保預(yù)算控制的有效性。公司應(yīng)該設(shè)立審批的權(quán)限級別并嚴(yán)格遵守。管理部門使用部門秘書、計財部費用會計管理文件采購申請及授權(quán)流程中包括以下文件:文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號采購申請單填制采購申請單使用部門使用部門總經(jīng)附件1員工理、管理層采購審批權(quán)審批采購申請單行政部管理層附件2限表1.3 流程描述

1.3.1 采購申請與批準(zhǔn)主要步驟匯總采購申請

描述使用部門員工（申請人）根據(jù)日常經(jīng)營活動需要產(chǎn)生購買意向，向部門經(jīng)理征詢口頭意見。在得到部門經(jīng)理的口頭許可后，申請人將采購信息告知部門秘書，由部門秘書統(tǒng)一進行采購申請單的填制。為了保證采購申請單的信息完整性和準(zhǔn)確性，采購申請單由部門秘書統(tǒng)一填寫。部門秘書從申請人處獲取采購需求后，填寫正式的采購申請單。詳細(xì)寫明項目名稱、項目編號、購貨型號和數(shù)量。采購申請單一式兩份，一份由使用部門留存，一份由行政部留存。申請人檢查部門秘書填寫的采購申請單，確認(rèn)后在申請人欄內(nèi)簽字確認(rèn)。部門秘書對采購申請進行預(yù)算控制，填寫采購申請單上的預(yù)算情況信息，并在預(yù)算初檢欄內(nèi)簽字。對于固定資產(chǎn)和其他超出人民幣2,000元的大額采購，部門秘書必須檢查該項采購是否在本年度部門費用預(yù)算內(nèi)，并在采購申請單上注明。若超出預(yù)算，則在部門經(jīng)理審批后，取得公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。對于低值易耗品等小額采購，部門秘書負(fù)責(zé)每月進行匯總，并檢查累計采購金額（本月采購申請金額 +以前月份采購金額）是否在本年度部門費用預(yù)算內(nèi)。若超出預(yù)算，則必須在部門經(jīng)理審批后，取得公司公司相應(yīng)授權(quán)人批準(zhǔn)，否則該采購申請將被退回。

負(fù)責(zé)部門使用部門員工使用部門秘書采購申請單 –附件1使用部門秘書主要步驟

描述 負(fù)責(zé)部門部門秘書對采購申請進行預(yù)算控制之后，由使用部門秘書申請人直接主管和使用部門經(jīng)理進行審核，如果采購申請合理，則在采購申請單上簽字，否則退回申請。復(fù)核預(yù)算

計財部費用會計對預(yù)算進行復(fù)核。費用會計檢查部門年度預(yù)算是否和存檔的公司預(yù)算是否相符，已用預(yù)算是否和會計記錄相符，以及部門可用預(yù)算的計算準(zhǔn)確性。預(yù)算復(fù)核后，根據(jù)公司的采購審批權(quán)限表將采購申請送交相應(yīng)授權(quán)人審批。

計財部費用會計采購申請單必須由公司相應(yīng)授權(quán)人根據(jù)采購相應(yīng)授權(quán)人權(quán)限表審核批準(zhǔn)。供應(yīng)商選擇2.1 流程圖行政部計財部管理層采購員總經(jīng)理費用會計總經(jīng)理相應(yīng)授權(quán)人供尋找供應(yīng)商1應(yīng)商授權(quán)3審批2確認(rèn)供應(yīng)商供應(yīng)商再評估

4 選擇供應(yīng)商 5 審批7評審供應(yīng)商審批8業(yè)績2.2 管理方法管理原則

不斷發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量的供應(yīng)商，豐富授權(quán)供應(yīng)商名單。采購員應(yīng)該維護完整、實效的供應(yīng)商資料并定期更新。對于供應(yīng)商的選擇結(jié)果應(yīng)該有具體的書面記錄，核。

并由總經(jīng)理審對供應(yīng)商資料庫實行權(quán)限控制管理。定期對供應(yīng)商業(yè)績進行考核。管理部門 行政部采購員管理文件 供應(yīng)商選擇流程中包括以下文件 :文件名稱相關(guān)步驟填制人復(fù)核人參考編號供應(yīng)商信息收集發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件3表授權(quán)供應(yīng)商清單確定授權(quán)供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理附件4供應(yīng)商選擇表選擇供應(yīng)商采購員行政部總經(jīng)理、附件5管理層訂單匯總表更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件6供應(yīng)商評估記錄更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件7供應(yīng)商考核報告更新供應(yīng)商檔案采購員行政部總經(jīng)理附件82.3 流程描述

2.3.1 供應(yīng)商授權(quán)主要步驟尋找供應(yīng)商

描述采購員和公司其他員工在日常工作和生活中，應(yīng)隨時發(fā)現(xiàn)能夠提供低成本、高質(zhì)量商品/服務(wù)的供應(yīng)商。采購員在發(fā)現(xiàn)這些供應(yīng)商后，應(yīng)傳真/電話聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供報價單，產(chǎn)品目錄，公司簡介、公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證書復(fù)印件等；必要時，采購員可對供應(yīng)商進行實地訪問，進一步了解供應(yīng)商的實力和服務(wù)質(zhì)量。采購員匯總收集的資料，填寫供應(yīng)商信息收集表。采購員將供應(yīng)商資料存入供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商資料庫應(yīng)注意保密，任何其他人不得接觸和更改。供應(yīng)商資料庫主要包括主要信息和交易信息兩部分。供應(yīng)商主要信息包括供應(yīng)商名稱、編號、地址、供貨數(shù)量級和相應(yīng)的供貨價格、最小訂購量、供貨質(zhì)量、付款條件、運輸方式、交貨周期和信用記錄等。采購員根據(jù)供應(yīng)商的價格，質(zhì)量，交貨期和售后服務(wù)確定授權(quán)供應(yīng)商，建立/更新授權(quán)供應(yīng)商清單。采購員將授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料交行政部總經(jīng)理批準(zhǔn)。行政部總經(jīng)理復(fù)核授權(quán)供應(yīng)商清單和供應(yīng)商資料，并簽字確認(rèn)。

負(fù)責(zé)部門行政部采購員供應(yīng)商信息收集表–附件3行政部采購員行政部總經(jīng)理主要步驟選擇供應(yīng)商審批

2.3.2 確認(rèn)供應(yīng)商描述 負(fù)責(zé)部門采購員取得審批后的采購申請單，根據(jù)申請 行政部采購員單的要求從授權(quán)供應(yīng)商清單中能夠提供需求供應(yīng)商選擇表產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商（如果授權(quán)供應(yīng)商清單中–附件5沒有能夠提供需求產(chǎn)品/服務(wù)的供應(yīng)商，必須及時尋找新的供應(yīng)商）。對于合同金額超過人民幣 ______元的采購業(yè)務(wù)，采購員應(yīng)至少在三個供應(yīng)商中選擇；對于合同金額超出人民幣_______元或合同期超過一年的采購業(yè)務(wù)，必須采用競價投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商。競價資料做檔案保存。采購員根據(jù)價格、付款條件、質(zhì)量等因素，選擇適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，并在供應(yīng)商選擇表上詳細(xì)說明不同供應(yīng)商的供貨價格、質(zhì)量、交貨時間和付款條件的比較，列明對節(jié)約的采購成本、提高的質(zhì)量、節(jié)約的時間和付款期的優(yōu)惠的綜合評價，得出選擇供應(yīng)商的結(jié)果。填寫供應(yīng)商選擇表交行政部總經(jīng)理審核。行政部總經(jīng)理詳細(xì)復(fù)核采購員選擇供應(yīng)商的