工程合同管理制度

協(xié)議管理制度目錄第一章 總則 ２第二章 協(xié)議的簽訂范圍 ２第三章 協(xié)議的談判原則 ２第四章 協(xié)議的簽訂程序 ２第五章 協(xié)議的審批、蓋章、分發(fā) ４第六章 協(xié)議的簽章與歸檔 ４第七章 協(xié)議的履行與跟蹤 ６第八章 工程協(xié)議的平常管理 ７第九章 協(xié)議的付款審批 ５第十章 協(xié)議的變更與終止 ６第十一章 附則 ６附件一： ８附件二： １０附件三： 1附件四: 2附件五： 4協(xié)議管理制度編號No.：BFTZ-HR-02解釋修訂部門Issuedby：成本管理中心生效日期Effectivedate：.3.2同意人Approvedby：1總則1.1本規(guī)定合用于企業(yè)投資或管理的項目（如下稱投資項目）。1.2本規(guī)定編制目的是為了規(guī)范協(xié)議在草擬、審核、談判、簽訂、跟蹤、編號、用印及歸檔管理的工作程序，防備經營風險。2協(xié)議的簽訂范圍工程協(xié)議的簽訂范圍：招標及非招標建筑安裝工程、消防及智能系統(tǒng)工程、裝飾裝修工程、室外配套工程、園林綠化工程及零星工程施工協(xié)議；工程勘察、設計協(xié)議；材料、設備采購協(xié)議及屬于工程管理范圍的多種經濟協(xié)議等。3協(xié)議的談判原則3.1工程造價在50萬元如下的工程項目，由合約部主持協(xié)議談判工作，各有關部門參與；工程造價在50萬元以上的工程項目，必須由企業(yè)分管副總經理以上級別（含）領導主持協(xié)議談判；合約部組織各有關部門參與。協(xié)議談判中碰到的重大爭議問題，報企業(yè)總經理辦公會研究確定。3.2合約部根據協(xié)議談判確立的原則，遵照《中華人民共和國建筑法》、《中華人民共和國協(xié)議法》和《建設工程質量管理條例》的規(guī)定，參照市工商行政管理局和市建委共同監(jiān)制的《工程建設施工協(xié)議》、《工程勘察、設計協(xié)議》及《材料、設備采購協(xié)議》等制式協(xié)議文本，結合工程實際狀況進行協(xié)議條款的確定工作。3.3簽訂協(xié)議，必須遵守國家法律，必須符合國家政策，必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償的原則。3.4協(xié)議的簽訂程序3.4.1招標工程項目的施工協(xié)議，由合約部根據招標文獻及中標單位的投標書、投標承諾及中標告知書約定的工程內容、工程造價、優(yōu)惠條件、工期、質量原則、材料供應方式、付款及結算方式等，提出協(xié)議草稿和《協(xié)議匯簽單》，送企業(yè)有關部門和企業(yè)領導會簽。3.4.2非招標零星工程項目的施工協(xié)議，由合約部參照《工程建設施工協(xié)議制式文本》，確定的工程內容、工期、質量、材料供應方式、付款、結算措施等事項，制定零星工程施工協(xié)議統(tǒng)一原則格式，確定協(xié)議草稿和《協(xié)議匯簽表》，送企業(yè)有關部門和企業(yè)領導同意會簽。3.4.3規(guī)劃、勘察、設計協(xié)議由總工辦、工程部及設計部根據各自職責劃分及企業(yè)年度項目開發(fā)計劃安排，提出經企業(yè)副總經理審核、總經理同意的工程項目委托規(guī)劃、勘察、設計任務書，協(xié)議條款按照國務院頒發(fā)的《建設工程勘察設計協(xié)議條例》原則和有關部門印制的《工程勘察、設計協(xié)議》原則協(xié)議文本，結合工程實際狀況，由承擔勘察設計任務的單位確定，各專業(yè)工程設計主管負責技術性條款的審定，合約部組織協(xié)議會簽。3.4.4材料、設備采購協(xié)議，對企業(yè)自行采購的多種材料、設備，由企業(yè)材料信息部主管和造價部主管按照材料、設備采購計劃安排，提出經副總經理審核、總經理同意的材料、設備采購計劃，合約部按照材料、設備采購計劃提供的材料、設備名稱、數量、品種規(guī)格、質量原則、到貨周期等規(guī)定，按照《材料、設備采購協(xié)議》文本確定協(xié)議條款。3.4.5其他和工程有關的經濟協(xié)議，按照經副總經理核準、總經理簽字同意的工程任務委托單的規(guī)定，確定協(xié)議條款。3.4.6施工協(xié)議的匯簽程序：合約主管一合約部經理—造價管理中心副總—各會簽部門領導—企業(yè)法律顧問—總工程師--副總經理--總經理。3.4.7勘察設計協(xié)議匯簽程序：設計工程師—合約主管—設計部經理--合約部經理—造價管理中心副總--各會簽部門領導--企業(yè)法律顧問--總工程師--副總經理—總經理。3.4.8材料協(xié)議匯簽程序：合約主管--主管工程師--工程部經理--合約部經理—造價管理中心副總--各會簽部門領導--企業(yè)法律顧問--企業(yè)總工程師--副總經理—總經理。3.4.9其他經濟協(xié)議匯簽程序：合約主管--合約部經理—造價管理中心副總--各部門領導--企業(yè)法律顧問--總工程師--副總經理--總經理。3.4.10匯簽部門審核內容：3.4.10.1造價部審核協(xié)議價款、結算措施、付款方式等；3.4.10.2設計部門審核工程設計協(xié)議的收費原則、服務范圍、付款方式等；3.4.10.3工程部門審核工程施工協(xié)議的工程質量、工期等技術規(guī)定；3.4.10.4人事行政部審核協(xié)議的內容、形式、文字表述合法性、有效性以及所承擔對應的民事責任等；3.4.10.5財務部門審核協(xié)議的付款方式、履約收支、單據回籠等；3.4.10.6合約部全面審核和立案。3.4.11合約部綜合各方意見，通過溝通協(xié)調后進行必要的修改。3.4.12若協(xié)議修改較大或波及關鍵事項，須請個別部門反復流轉批閱。3.4.13協(xié)議經辦部門應保證動態(tài)反應協(xié)議流轉走向，在流轉過程中請有關部門進行簽章及日期登記，保證時效性和對協(xié)議修改的認同。4協(xié)議的審批各部門要結合其管理職能和專業(yè)特點，抱著認真負責的態(tài)度，及時對協(xié)議中存在的問題提出詳細的書面會簽意見。合約部根據匯簽意見，通過認真的核算、修改后，整頓出正式協(xié)議文本，報企業(yè)領導審批。5協(xié)議的簽章與歸檔5.1一般狀況下，自發(fā)出中標告知書之日起（無論招標與議標均應向中標單位發(fā)出中標告知書，直接委托的工作以發(fā)出書面委托函為準），一種月內完畢協(xié)議的簽訂工作。如逾期不能簽訂的，經辦部門應書面闡明原因并將延期祈求直接上報企業(yè)總經理，企業(yè)總經理批復后報股東方立案。5.2經辦人應將會審后同意的協(xié)議正本和副本交由對方先行簽字、蓋章。5.3行政人事部應設置專人負責管理所屬企業(yè)印章。協(xié)議中沒有企業(yè)總經理簽字、協(xié)議簽訂時間和地點以及其他有關內容的，不得蓋章。所有協(xié)議及其附件必須加蓋騎縫章。行政人事部檔案管理人員根據協(xié)議的類型分類編號、歸檔、管理。5.4正式協(xié)議文本正本兩份，副本根據需要若干份，由乙方先簽字蓋章。兩個正本必須由單位法人代表或法人代表委托人親筆簽名.一般狀況下，我方持有的協(xié)議份數為一正二副。正本由行政人事部檔案室保留，二份副本分別由財務部、合約預保留。其他部門需要時，必須通過書面申請并得到行政人事部經理同意后，方可由檔案管理員進行復印。檔案管理員應將所有協(xié)議的復印件進行登記，加蓋“協(xié)議復印件”專用章，并辦理收發(fā)文獻簽字手續(xù)。存有協(xié)議文本（無論是正本、副本或復印本）的部門必須設專人管理協(xié)議文獻，未經行政人事部同意，任何個人或部門不得私自復印協(xié)議及有關附件。5.5各部門應對協(xié)議進行保密，任何個人或部門不得私自將協(xié)議（正副本或復印件）借給外單位或個人，也不得泄漏任何協(xié)議內容。6協(xié)議的付款審批6.1協(xié)議的付款必須以協(xié)議對方準時完畢協(xié)議規(guī)定的內容為前提條件。經辦部門負責填寫《付款審批表》（詳見附件四）一式四份，提交合約部審核后，由財務總監(jiān)、主管副總經理、總經理審批。經總經理同意同意付款的《付款審批表》分別交由經辦部門、合約部、財務部和行政人事部檔案室執(zhí)行和存檔。6.2協(xié)議付款審核的工作時限不得超過15個工作日。在辦理付款申請之前，經辦部門應將協(xié)議履行狀況（包括但不限于協(xié)議臺帳表等）遞交合約部、造價部進行工作量的查對。在合約部、造價部確認當期付款與所完畢的工作量相符后，經辦部門方可辦理協(xié)議付款手續(xù)。7協(xié)議的變更與終止7.1如對方規(guī)定對協(xié)議的標的額、數量、質量、價款或酬金、履行時間、履行地點、履行方式、違約責任、處理爭議的措施等條款進行變更，合約部、造價部應將對方的變更規(guī)定及本部門的意見填寫在《協(xié)議匯簽表》中，按協(xié)議會審程序進行會審。7.2合約部按照企業(yè)同意的意見與對方就有關變更內容進行談判，到達共識后，以補充協(xié)議的形式按協(xié)議會審程序進行會審。7.3協(xié)議履行完畢并到達規(guī)定的規(guī)定，合約部應出具書面匯報以及協(xié)議履行過程中的所有書面材料、往來信函、電子文獻等，報總經理簽字確認后交檔案室存檔。8協(xié)議的履行與跟蹤8.1協(xié)議簽訂生效后，經辦部門將代表所屬企業(yè)作為協(xié)議履行與跟蹤的主體。根據協(xié)議的類別，企業(yè)內各類協(xié)議（土地、財務方面的協(xié)議除外）的履行與跟蹤部門為：8.1.1設計類協(xié)議—設計部；8.1.2建筑施工類協(xié)議—工程部；8.1.3材料設備采購類協(xié)議—材料信息部；8.1.4供貨安裝類協(xié)議—工程部；8.1.5資產采購類協(xié)議—行政人事部；8.1.6廣告營銷類協(xié)議—業(yè)務部。上述各類協(xié)議的商務部分（包括但不僅限于進度付款的執(zhí)行、變更價款的審核與確定、付款條件的變化以及商務索賠、結算等）均由企業(yè)合約部、造價部負責履行與跟蹤。8.2合約部必須建立《協(xié)議臺帳表》（詳見附件二和三）。合約部的協(xié)議臺帳表應按照協(xié)議分類實時反應有關協(xié)議總價、付款狀況、洽商變更價款狀況、估計結算值以及成本控制指標的對比狀況；協(xié)議實行的形象進度狀況、與進度計劃的對比狀況、估計完畢各計劃節(jié)點的時間和估計完畢協(xié)議的時間等。8.3協(xié)議臺帳表應以月為單位，每月30日之前將更新的協(xié)議臺帳表和有關原因闡明報企業(yè)主管副總經理、總經理簽字，各經辦部門和合約部于次月5日之前將該協(xié)議臺帳表報董事會立案。8.4經辦部門和合約部在協(xié)議履行與跟蹤過程中，要注意隨時做好文字記錄，杜絕口頭指令和承諾。如因時間緊急，來不及事先發(fā)出書面指令時，在征得有關授權人的同意后可以向對方發(fā)出口頭指令，但必須在發(fā)出口頭指令后24小時內以經授權人簽字的書面文獻予以確認。8.5經辦部門和合約部必須及時有效地保留好與履行協(xié)議有關的各類文獻、往來信函、計算底稿、圖紙、圖片、電子文獻和視頻文獻等。9工程協(xié)議的平常管理9.1合約部為企業(yè)工程協(xié)議平常管理部門，在企業(yè)總經理、常務副總經理領導下，負責協(xié)議的簽訂工作，掌握協(xié)議在執(zhí)行過程中的履行、變更、解除等狀況及存在問題，及時反應協(xié)議履行過程中存在的問題，向主管領導反應并采用措施。9.2合約部應做好工程協(xié)議的收發(fā)登記，負責協(xié)議管理資料的搜集整頓、匯編。10附則10.1本措施由成本管理中心負責解釋。10.2本措施經總經理辦公會討論通過后執(zhí)行。附件一：工程協(xié)議匯簽流程圖合約部填寫《協(xié)議匯簽表》，合約部填寫《協(xié)議匯簽表》，附協(xié)議草稿各部門、企業(yè)法律顧問各部門、企業(yè)法律顧問依次匯簽合約部合約部綜合各有關部門意見進行修改總工程師總工程師審核主管副總經理審核主管副總經理審核同意總經理審批總經理審批同意合約部合約部與對方溝通修改，并完畢對方蓋章行政辦公室復審蓋章，并分發(fā)協(xié)議文獻附件二：合同會審表年月日項目名稱協(xié)議名稱協(xié)議編號協(xié)議類別背景概況會審部門合約審算部經理簽字：工程部經理簽字：設計部經理簽字：財務總監(jiān)簽字：行政總監(jiān)簽字：總工程師簽字：主管副總經理簽字：總經理簽字：序號協(xié)議編號協(xié)議名稱協(xié)議對方簽訂時間協(xié)議金額總工期內各月形象進度狀況備注第1月第2月第3月依此類推本月完畢狀況與計劃對比本月完畢狀況與計劃對比本月完畢狀況與計劃對比12345678910附件三：合同臺帳表（合約部）項目名稱:制表部門:制表人:部門經理:年月附件四:合同臺帳表（合約部）項目名稱:序號協(xié)議編號協(xié)議名稱合同對方簽訂時間協(xié)議金額成本控制指標估計結算價估計結算價指標付款總額付款比例總工期內各月形象進度狀況備注第1月第2月第3月依此類推本月產值付款金額變更金額本月產值付款金額變更金額本月產值付款金額變更金額123456