《辦公室工作實(shí)務(wù)》辦公室收文工作

辦公室工作實(shí)務(wù)

會說會寫會做事會做人辦公室文書管理

學(xué)習(xí)目標(biāo)

知識點(diǎn)

1、了解文書管理的內(nèi)容和要求2、了解公文的行文制度3、掌握公文處理的程序與方法4、掌握文書的立卷歸檔的方法

能力點(diǎn)

1、具備辦公室文書處理的能力2、掌握文書的立卷歸檔的工作技能

素質(zhì)點(diǎn)

1、培養(yǎng)恪盡職責(zé)、嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德素養(yǎng)2、養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的文書處理工作習(xí)慣3、培養(yǎng)求真、務(wù)實(shí)的職業(yè)素養(yǎng)會說會寫會做事會做人CompanyLogo會說會寫會做事會做人辦公室收文工作CompanyLogo

情景案例

舒美服飾有限公司的張秘書收到了一份市政府的文件通知，通知說明將在12月8號組織召開冬季防火工作會議，要求全市所有大中型企業(yè)的主要負(fù)責(zé)人都要參加，并且要準(zhǔn)備好相應(yīng)的匯報(bào)材料，通知還特別提到了如果發(fā)現(xiàn)在這次會議中出現(xiàn)無故缺席或匯報(bào)材料不詳細(xì)的企業(yè)，將給予一定的處分。張秘書粗略一看，認(rèn)為不過是常規(guī)性的工作安排，跟總經(jīng)理直接言語一聲就可以了，因此他沒有把文件給總經(jīng)理過目，而是直接放進(jìn)檔案盒。12月7號，張秘書給總經(jīng)理匯報(bào)說：“錢總，明天下午2:30你有個會，是市政府組織召開的冬季防火會議?！卞X總經(jīng)理一聽就說：“這么急啊，我明天還有個重要的客戶要談呢，這樣吧，你讓趙副總?cè)ヒ幌??！睆埫貢f：“那也行，我這就去通知趙副總?！壁w副總一聽是冬季防火工作會議，就隨口問了句，“需要匯報(bào)嗎？”

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情景案例

張秘書一聽愣住了，“匯，匯報(bào)啊，這個，我想想，哎呀，好像是有提到過什么匯報(bào)計(jì)劃什么的，我也沒太在意，以為又是常規(guī)例會呢。”“那趕緊找來看清楚?！壁w副總果斷的說?！昂?，好，這就去”張秘書邊說邊擦了擦額頭冷汗，他飛快的沖進(jìn)辦公室，一陣翻箱倒柜后，終于找到那份文件，仔細(xì)閱讀完后，半天沒回過神來，心里說：“壞了，壞了，這下要倒霉了，竟然把這么重要的內(nèi)容給忽略了，怎么辦？怎么辦？自己受處分不要緊，關(guān)鍵不能影響公司聲譽(yù)啊，趕緊補(bǔ)救吧。”他馬上把這份文件復(fù)印了幾份，給錢總和趙副總?cè)耸忠环荩⒅鲃映姓J(rèn)自己的過失，表示愿意加班把材料趕出來。錢總和趙總雖然很震驚、生氣，但想想現(xiàn)在不是發(fā)脾氣的時候，先應(yīng)付難題才是上策，馬上組織召開公司緊急會議，共同研討匯報(bào)材料的內(nèi)容，經(jīng)過大家的共同努力，終于在中午的時候完成了匯報(bào)材料的寫作，及時的彌補(bǔ)了過失。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo項(xiàng)目任務(wù)

1、張秘書為什么會出現(xiàn)這樣的失誤？2、如果你是張秘書，應(yīng)該按怎樣的程序處理市政府的來文？3、從這件事中，我們要吸取怎樣的教訓(xùn)？會說會寫會做事會做人CompanyLogo任務(wù)分析

收文工作是辦公室秘書的日常性工作，做好收文工作的關(guān)鍵就是要注意區(qū)分來文的單位和文件的內(nèi)容，一般而言，上級單位的文件，公司重要客戶、合作伙伴的來電來函、下級部門的請示報(bào)告等這類文件應(yīng)該及時送交領(lǐng)導(dǎo)審閱，對于常規(guī)性的文件應(yīng)把重點(diǎn)圈閱出來送領(lǐng)導(dǎo)過目。張秘書的失誤就是沒有仔細(xì)閱讀文件的內(nèi)容，僅憑文件的標(biāo)題就判斷來文的內(nèi)容，造成判斷失誤。其次就是沒有按照收文的處理程序進(jìn)行，既沒有登記，也沒有傳閱，更沒有存檔，而是隨手一放，以致領(lǐng)導(dǎo)需要這份文件時，他還得到處去找，延誤了時間，造成整個工作被動的局面。不過他后來能夠及時把文件復(fù)印幾份送給公司幾位領(lǐng)導(dǎo)一起研究，這樣避免了來回折騰時間，還算反應(yīng)及時。通過這件事，張秘書應(yīng)進(jìn)行深刻的反思，吸取教訓(xùn)，對于文書的收發(fā)一定要按程序辦事，要注意每個細(xì)節(jié)的處理，任何環(huán)節(jié)都不能疏忽大意，否則就會造成難以彌補(bǔ)的過錯。

會說會寫會做事會做人CompanyLogo收文處理程序批辦簽收拆封登記傳閱催辦審核擬辦承辦會說會寫會做事會做人注辦歸卷CompanyLogo收文處理內(nèi)容會說會寫會做事會做人簽收拆封登記審核收文處理的第一個環(huán)節(jié)，對收到的文件進(jìn)行清點(diǎn)確認(rèn)的過程包括清點(diǎn)、檢查、簽字三個環(huán)節(jié)注意查看收件人的姓名，決定是否能拆經(jīng)常往來的上級或業(yè)務(wù)部門的信件，在征得領(lǐng)導(dǎo)的同意后，也可先行拆閱。對拆封的文件進(jìn)行的記錄收文登記的形式有：簿冊式、聯(lián)單式、卡片式。

《辦法》第三十一條規(guī)定：收到下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核CompanyLogo小技法會說會寫會做事會做人

傳閱應(yīng)注意的事項(xiàng)1、傳閱的文件，在呈送時要單獨(dú)放置。便于領(lǐng)導(dǎo)閱讀時能根據(jù)時間多少和文件的輕重緩急分別處理，進(jìn)而保證及時領(lǐng)會上級文件精神。2、傳閱時注意保密。有密級要求的文件。要注意傳閱的對象的控制。3、設(shè)立《傳閱文件登記簿》?！秱鏖單募怯洸尽返母袷?，要依據(jù)文件、應(yīng)閱人的多少和工作習(xí)慣而定。4、傳閱文件有時間限制，特別要對有辦理時限的文件。要減少不必要的傳閱，進(jìn)而減少領(lǐng)導(dǎo)的時間。

5、如果文件少，閱者多，按“先辦理、后閱知；先主辦、后協(xié)辦；先正職、后副職”的原則傳閱。CompanyLogo收文處理內(nèi)容會說會寫會做事會做人傳閱擬辦批辦承辦文件經(jīng)過主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員傳閱，以掌握批示意見對于抄送文件，只要求有關(guān)單位、部門人員了解即可，這時需傳閱秘書人員或經(jīng)授權(quán)的部門在領(lǐng)導(dǎo)批辦之前對文件的問題提出如何辦理的初步意見，然后供領(lǐng)導(dǎo)人員批辦參閱

是領(lǐng)導(dǎo)者對來文如何辦理、由誰負(fù)責(zé)辦理做出決定指單位有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文需要擬辦的文件有：（1）上級需要領(lǐng)導(dǎo)傳閱或需要本機(jī)關(guān)辦理的文件。（2）下級機(jī)關(guān)上報(bào)的需領(lǐng)導(dǎo)閱知或本機(jī)關(guān)答復(fù)的文件。（3）其他機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要答復(fù)的文件。CompanyLogo小技法會說會寫會做事會做人擬辦應(yīng)注意的事項(xiàng)

秘書在擬辦時，為方便領(lǐng)導(dǎo)人查閱有關(guān)政策性文件，可將有關(guān)文件（預(yù)先標(biāo)出需要參閱的內(nèi)容）或文件的摘要卡片連同公文一并送上。CompanyLogo收文處理內(nèi)容會說會寫會做事會做人催辦注辦歸卷是秘書人員按照承辦期限，對承辦部門定期進(jìn)行檢查與催促，防止文件處理被延誤指對文件承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人員在文書處理單上簡要注明。注辦也稱辦復(fù)對已經(jīng)辦理完畢的收文，可按照某種標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，進(jìn)而形成案卷進(jìn)行保存CompanyLogo收文處理內(nèi)容會說會寫會做事會做人

課堂討論：

結(jié)合具體工作事項(xiàng)，舒美公司的張秘書在收到市政府的文件后，應(yīng)該怎樣來處理這份文件？

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收文登記表會說會寫會做事會做人來文單位來文編號收文編號文件內(nèi)容處理意見上級批示辦理結(jié)果收文日期CompanyLogo相關(guān)鏈接

文件傳閱單會說會寫會做事會做人來文單位性質(zhì)份數(shù)閱者姓名時間閱后意見閱者姓名時間閱后意見CompanyLogo相關(guān)鏈接

會說會寫會做事會做人

×××××（機(jī)關(guān)名稱）

收文催辦單

密級

年月日

收文號來文單位日期字號內(nèi)容摘要附件主辦部門催辦記錄歸卷日期歸卷號CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

課堂討論

1、收文的處理程序是什么？2、擬辦和批辦有何不同？會說會寫會做事會做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

案例分析

1、恒達(dá)公司是一個新公司，很多部門都是剛剛設(shè)立，職權(quán)劃分不是非常明確，為了保證工作不出錯，辦公室王秘書決定將所有來文一律以三天為單位，每三天分送一次。2、興盛服飾有限公司的張秘書這天早上收到了一封來信，拆開一看，原來是一個跨國公司發(fā)來的詢問函，想了解天劍公司一員工的表現(xiàn)情況，張秘書一看了解的對象是自己的好友，馬上提筆給對方回復(fù)了一封熱情洋溢的信，極力表彰該員工在公司的表現(xiàn)，并大力推薦，信寫好后她加蓋了單位公章就立即寄出了。

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分析與討論

王秘書和張秘書的收文處理工作有何不妥？CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

案例分析

3、某市工業(yè)局的公文處理依照如下的基本程序進(jìn)行：⑴局辦公室外收發(fā)人員將收到的文件拆封登記后再送內(nèi)收發(fā)人員簽收；⑵內(nèi)收發(fā)人員將文件清點(diǎn)登記后，加蓋收文章，然后將文件全部送局辦公室主任批閱；⑶辦公室主任對所有文件進(jìn)行擬辦，提出初步辦理意見后送局長、副局長在文件上批辦；⑷局領(lǐng)導(dǎo)批辦后，將文件直接交各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)人員承辦；會說會寫會做事會做人CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練會說會寫會做事會做人

分析與討論

這幾個工作步驟中各有哪些不當(dāng)之處，為什么？CompanyLogo實(shí)踐訓(xùn)練

實(shí)務(wù)訓(xùn)練

1、完成“情景案例”中提出的項(xiàng)目任務(wù)②2、請演示張秘書收到文件后的正確處理程序。

3、請演示市政府辦公室的發(fā)文過程。（結(jié)合發(fā)文實(shí)訓(xùn)一起進(jìn)行，實(shí)訓(xùn)設(shè)計(jì)詳見本模塊第三節(jié)實(shí)踐訓(xùn)練中的實(shí)務(wù)訓(xùn)練二）4、實(shí)訓(xùn)要求：

⑴實(shí)訓(xùn)以小組為單位，每組至少4人，分別扮演舒美公司的秘書、行政經(jīng)理、錢總、趙副總。每個人都要輪流扮演秘書。