項(xiàng)目管理案例分析-“中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展”項(xiàng)目

PAGE39項(xiàng)目管理案例分析——“中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展”項(xiàng)目一、項(xiàng)目背景及需要解決的問題1．項(xiàng)目背景簡(jiǎn)介以“國(guó)家水平，國(guó)際盛會(huì)”為宗旨的“中國(guó)廣播影視博覽會(huì)——中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展”始自2003年，是一年一度的大型國(guó)際性、國(guó)家級(jí)廣播影視界盛會(huì)，由國(guó)家廣播電影電視總局、中國(guó)廣播電視電影集團(tuán)主辦，由中國(guó)廣播電視電影集團(tuán)大型活動(dòng)辦公室、中國(guó)國(guó)際電視總公司、中國(guó)廣播電影電視節(jié)目交易中心承辦。中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展示中國(guó)廣播影視博覽會(huì)的重要組成部分，其誕生背景有如下兩方面原因。（1）國(guó)家舉措，政府推動(dòng)。從2003年春天開始，關(guān)于發(fā)展文化產(chǎn)業(yè)、改革文化體制的呼聲日益高漲，中央有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志親自做了大量的調(diào)查研究，國(guó)家發(fā)改委、中宣部、文化部、國(guó)家廣電總局等有關(guān)部委先后出臺(tái)了一系列文件，對(duì)深化文化體制改革、促進(jìn)文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展起到了極大的推動(dòng)作用。首屆（2003年）“中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展”的舉辦，不僅是具有中央推行文化事業(yè)和文化產(chǎn)業(yè)改革舉措的實(shí)踐而富有深遠(yuǎn)意義，同時(shí)更因其是“非典”以后北京市的第一個(gè)大型國(guó)際活動(dòng)，為世界重振對(duì)中國(guó)的信心具有更加特殊的意義。（2）市場(chǎng)需求、發(fā)展趨勢(shì)。中國(guó)目前家庭電視機(jī)擁有率達(dá)98%，電視觀眾規(guī)模11.7億人，每年電視節(jié)目需求近10萬(wàn)小時(shí)，節(jié)目?jī)?nèi)容豐富，同時(shí)，了解中國(guó)歷史和當(dāng)今中國(guó)現(xiàn)狀的影視節(jié)目也是世界觀眾的希望。另一方面，中國(guó)目前有電臺(tái)電視臺(tái)1900多座，電影院6000余家，電影制片單位近70家，廣播影視節(jié)目制作經(jīng)營(yíng)機(jī)構(gòu)近900家，電視劇制作機(jī)構(gòu)300余家，全國(guó)廣播電視在國(guó)內(nèi)的人口綜合覆蓋率達(dá)93.34%和94.61%，廣播影視作為大眾傳播媒體，今天已經(jīng)走進(jìn)了千家萬(wàn)戶。隨著改革開放的不斷深化和加入WTO，境外廣播影視傳媒進(jìn)入我國(guó)廣播影視市場(chǎng)已經(jīng)成為一個(gè)未來的必然。在這些宏觀背景下，通過提供一個(gè)高規(guī)格、高水準(zhǔn)的國(guó)內(nèi)外廣播影視交流、交易的平臺(tái)，充分展示我國(guó)廣播影視業(yè)的發(fā)展成就，大力推動(dòng)我國(guó)廣播影視業(yè)的發(fā)展，成為國(guó)家廣播電影電視總局和中國(guó)廣播電影電視集團(tuán)創(chuàng)辦此項(xiàng)目的最初動(dòng)因。2．需要解決的問題近十年，我國(guó)的展會(huì)業(yè)以年均20%～30%的速度增長(zhǎng)，2002年我國(guó)內(nèi)地會(huì)展達(dá)2600余個(gè)，營(yíng)業(yè)收入約70億元，占GDP的0.07%?！爸袊?guó)國(guó)際影視節(jié)目展”擬以明確的定位，政府管理、市場(chǎng)運(yùn)作的機(jī)制，形成規(guī)模效應(yīng)，并從營(yíng)銷手段、活動(dòng)安排、展會(huì)服務(wù)方面，滿足市場(chǎng)需求，最大化實(shí)現(xiàn)參展商所關(guān)注的功能性利益，在同類接戰(zhàn)中形成獨(dú)特文化、獨(dú)特個(gè)性和獨(dú)特價(jià)值的品牌，并力爭(zhēng)在三年內(nèi)完成由現(xiàn)行的“項(xiàng)目運(yùn)作”到“品牌運(yùn)作”到“資本運(yùn)作”的發(fā)展模式。最大化滿足參展商的功能性利益，是中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展所倡導(dǎo)的，誓為國(guó)內(nèi)外廣播、電影、電視專業(yè)人士搭建交流與合作的最佳舞臺(tái)，故而推出強(qiáng)有力的政策措施，請(qǐng)總局有關(guān)主管部門現(xiàn)場(chǎng)審片，開通海外節(jié)目進(jìn)入中國(guó)市場(chǎng)的直接渠道。二、項(xiàng)目總目標(biāo)的確定“中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展”關(guān)注的不是簡(jiǎn)單的市場(chǎng)化、產(chǎn)業(yè)化的問題，而是市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)化、產(chǎn)業(yè)規(guī)模化的問題。在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，如何與公司相關(guān)業(yè)務(wù)配合，尤其是與交易中心會(huì)員發(fā)展配合，發(fā)揮會(huì)展經(jīng)濟(jì)的全盤效應(yīng)，借助節(jié)目展的宣傳推廣媒體帶動(dòng)和創(chuàng)造更多的有效空間，為公司劇目發(fā)行、原有客戶服務(wù)，開發(fā)、充實(shí)更多的媒體客戶群、廣告客戶群是節(jié)目展的主要目的。據(jù)此，項(xiàng)目的利益相關(guān)方經(jīng)過討論協(xié)商確定了項(xiàng)目的目標(biāo)主要為：（1）交付物成果。成功舉辦“中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展”。（2）工期要求。2003年11月1日至2004年9月22日，歷時(shí)11個(gè)月。今后每年舉辦一屆。（3）成本要求?？偼顿Y2000萬(wàn)元。三、項(xiàng)目的組織管理為了保證項(xiàng)目的順利實(shí)施，總經(jīng)理決定成立節(jié)目展項(xiàng)目部，項(xiàng)目部采用項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目采取了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，項(xiàng)目經(jīng)理直接對(duì)總經(jīng)理負(fù)責(zé)。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目集成管理，是為確保項(xiàng)目各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地協(xié)調(diào)和配合所展開的綜合性和全局性的項(xiàng)目管理工作，包括項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、項(xiàng)目組織、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目變動(dòng)的總體控制等。項(xiàng)目經(jīng)理按照公司組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)，選拔了項(xiàng)目部成員，組建了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。根據(jù)本項(xiàng)目的特點(diǎn)，采用項(xiàng)目式組織有以下優(yōu)點(diǎn)：（1）目標(biāo)明確，便于統(tǒng)一指揮。本項(xiàng)目部是基于節(jié)目展項(xiàng)目而組建的，圓滿完成中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展是項(xiàng)目部的主要目標(biāo)，項(xiàng)目部各部門、各人員的責(zé)任和目標(biāo)是通過分解項(xiàng)目的總目標(biāo)而得出的。同時(shí)，項(xiàng)目部成員只受項(xiàng)目經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)，不像其他的組織類型容易出現(xiàn)多頭領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)象。（2）項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛许?xiàng)目組織和資源的最大支配權(quán)，利于其控制和使用。由于項(xiàng)目式組織是按項(xiàng)目劃分資源，項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目的工作范圍內(nèi)有絕對(duì)的控制權(quán)。所以，從項(xiàng)目角度講，利于項(xiàng)目進(jìn)度、成本和質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)等方面的控制與協(xié)調(diào)。（3）有利于公司培養(yǎng)全面型人才的成長(zhǎng)。項(xiàng)目實(shí)施涉及計(jì)劃、組織、控制、人力資源管理等多方面工作，首要的是項(xiàng)目經(jīng)理要統(tǒng)籌考慮這些工作。其次，項(xiàng)目式組織下轄多個(gè)小的項(xiàng)目式組織，管理小項(xiàng)目的經(jīng)理也要學(xué)會(huì)這些工作的實(shí)施和控制。從小型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理、中型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理和大型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目組織中的人員可以得到不斷的鍛煉，直至成為企業(yè)的高級(jí)項(xiàng)目主管。這為公司培養(yǎng)高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理創(chuàng)造了條件，有利于企業(yè)的不斷發(fā)展壯大。本項(xiàng)目部確定了組織結(jié)構(gòu)，并經(jīng)總經(jīng)理審定，如圖1所示。圖1項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖四、項(xiàng)目的里程碑計(jì)劃針對(duì)項(xiàng)目的目標(biāo)要求，結(jié)合項(xiàng)目的特點(diǎn)和各方的要求，項(xiàng)目部分析確定了本項(xiàng)目主要里程碑事件，制作了反映項(xiàng)目重大里程碑事件關(guān)系的里程碑計(jì)劃圖，如圖2所示。圖2項(xiàng)目里程碑計(jì)劃圖五、項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行工作分解的主要目的和作用有以下幾條：（1）保證項(xiàng)目結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)性和完整性，建立完整的項(xiàng)目保證體系。（2）通過結(jié)構(gòu)分解，把項(xiàng)目分解開來，使人對(duì)項(xiàng)目一目了然，使項(xiàng)目的概況和組成明確、清晰、透明，便于觀察、了解和控制整個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)可以反過來分析可能存在的項(xiàng)目目標(biāo)的不明確性。（3）方便預(yù)見理想型的組織和相應(yīng)的責(zé)任體系、毅力與目標(biāo)的協(xié)調(diào)，從而使項(xiàng)目的形象透明，方便控制。（4）有利于劃分各單元和項(xiàng)目相關(guān)者之間界限，方便進(jìn)行項(xiàng)目分解。（5）方便與網(wǎng)絡(luò)的建立和分析，有利于項(xiàng)目的控制。本項(xiàng)目組在進(jìn)行工作結(jié)構(gòu)分解時(shí)，以項(xiàng)目目標(biāo)體系為指導(dǎo)，使用頭腦風(fēng)暴法盡可能多的挖掘項(xiàng)目的工作單元，然后通過分析和總結(jié)。對(duì)該項(xiàng)目得出的工作分解結(jié)構(gòu)如圖3所示。六、項(xiàng)目的責(zé)任分配矩陣一般而言，在完成工作分解結(jié)構(gòu)后，緊接著就應(yīng)該建立完整的責(zé)任矩陣，雖然在實(shí)際工作中，完成責(zé)任矩陣的建立工作并沒有明確的時(shí)間約束。但在項(xiàng)目中，如果缺乏清晰的工作指派和分配，不但無(wú)法保證項(xiàng)目任務(wù)的按時(shí)完成，同時(shí)也使每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都不能清晰地說明他們當(dāng)前的工作進(jìn)度。為了使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員清晰地了解項(xiàng)目中每一個(gè)任務(wù)的責(zé)任承擔(dān)情況，并能在相互之間關(guān)于項(xiàng)目任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行有效地溝通，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)核心管理層在確定了工作分解結(jié)構(gòu)之后，著手進(jìn)行了責(zé)任矩陣的制作工作，對(duì)項(xiàng)目中每個(gè)部門的職責(zé)做出了界定，如表1所示。圖3項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)示意圖表1項(xiàng)目責(zé)任分配矩陣工作編碼工作名稱辦公室招展部招商部外聯(lián)部財(cái)務(wù)部設(shè)計(jì)部宣傳部法律部接待部綜合部項(xiàng)目經(jīng)理1100準(zhǔn)備階段1110資料準(zhǔn)備▲○○1120發(fā)布信息?○▲1130擬定展會(huì)規(guī)則手冊(cè)▲○1200招展1210招展書計(jì)印刷?○▲1220客戶拜訪?▲○○1221國(guó)內(nèi)客戶拜訪?▲○○1222駐京使館拜訪?▲○○1223總局外司出訪重點(diǎn)議程?▲○○1230國(guó)外影展拜訪?▲○○1240國(guó)內(nèi)影展拜訪?▲○○1250確定并提供參展商名單?▲○1300招商1310招商書設(shè)計(jì)制作?○▲1320資金贊助的運(yùn)作?▲○工作編碼工作名稱辦公室招展部招商部外聯(lián)部財(cái)務(wù)部設(shè)計(jì)部宣傳部法律部接待部綜合部項(xiàng)目經(jīng)理1330實(shí)物贊助的運(yùn)作?▲○1340贊助商名單確定?▲○1400宣傳推廣?1410召開新聞發(fā)布會(huì)?○▲1420發(fā)布展會(huì)信息，制造關(guān)注?○▲1430媒體炒作，回報(bào)贊助商?○▲1500展館準(zhǔn)備1510租用場(chǎng)館?▲○1520展位劃分?▲○1530場(chǎng)館設(shè)計(jì)?▲1531主展設(shè)計(jì)?▲1532中央臺(tái)設(shè)計(jì)、審定?▲1540施工搭建?▲○1600其他工作1610公安、消防報(bào)批?○▲1620海關(guān)申報(bào)?○▲1630節(jié)目展宣傳冊(cè)和門票制作?○▲工作編碼工作名稱辦公室招展部招商部外聯(lián)部財(cái)務(wù)部設(shè)計(jì)部宣傳部法律部接待部綜合部項(xiàng)目經(jīng)理1640門票銷售▲○1650展會(huì)工作證件制作?○▲1700節(jié)目展活動(dòng)安排1710制定接待方案，安排接待?▲○1720參展商報(bào)道及協(xié)助布展?▲○1730開幕招待會(huì)及開幕式?○▲1740專業(yè)人士交流交易?▲1750節(jié)目推介會(huì)、研討會(huì)?▲1760撤展▲○○1800展會(huì)總結(jié)評(píng)估1810招展匯總?▲○1820招商匯總?▲○1830宣傳匯總?○▲1840外聯(lián)匯總?▲○1850展會(huì)評(píng)估▲○1900項(xiàng)目管理▲○○○○○○○○○▲—負(fù)責(zé)；○—參與；?—監(jiān)督；—批準(zhǔn)。七、項(xiàng)目工作先后關(guān)系的確定通過項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)分解已將一個(gè)完整的項(xiàng)目分解成為許多相互獨(dú)立的項(xiàng)目單元，但項(xiàng)目是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，項(xiàng)目單元之間互相聯(lián)系，互相影響，互相依賴，構(gòu)成了一個(gè)有機(jī)整體。為了準(zhǔn)確編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，需要確定項(xiàng)目各項(xiàng)工作的先后關(guān)系，同時(shí)估計(jì)各項(xiàng)工作的工作量和延續(xù)時(shí)間。本項(xiàng)目是一個(gè)系統(tǒng)的綜合工程，技術(shù)難度大，涉及部門多，工序繁雜。項(xiàng)目實(shí)施過程中，有些工作之間存在明確的先后關(guān)系，但有些工作可以平行進(jìn)行，先后關(guān)系不明確，正是這些工作的先后順序影響了項(xiàng)目的總工期。由于項(xiàng)目工作工序很多，且工作之間存在一定的先后約束關(guān)系，如果工作量估計(jì)不準(zhǔn)，則會(huì)引起一系列的連鎖反應(yīng)，甚至?xí)鬼?xiàng)目工期延長(zhǎng)和費(fèi)用增加。為此，項(xiàng)目部遵循工作獨(dú)立的原則，經(jīng)過認(rèn)真分析研究，綜合協(xié)調(diào)資源供應(yīng)、技術(shù)、工藝、現(xiàn)場(chǎng)條件、工作效率和勞動(dòng)定額等的情況，并結(jié)合歷史信息，通過與項(xiàng)目各方多次討論，確定了項(xiàng)目各項(xiàng)工作的先后關(guān)系，對(duì)項(xiàng)目各項(xiàng)工作的工作量做了比較客觀準(zhǔn)確的估計(jì)，同時(shí)根據(jù)初步計(jì)劃的人力資源情況，對(duì)每項(xiàng)工作的工作時(shí)間做了初步估計(jì)，如表2所示。表2項(xiàng)目的先后關(guān)系工作編碼工作名稱開始日期完成日期持續(xù)時(shí)間/工作日緊前工作1100準(zhǔn)備階段*11月1*11月28201110資料準(zhǔn)備*11月1*11月14101120發(fā)布信息*11月15*11月21511101130擬定展會(huì)規(guī)則手冊(cè)*11月15*11月281011101200招展*11月297月101601210招展書設(shè)計(jì)印刷*11月29*12月262011301220客戶拜訪*12月276月191251221國(guó)內(nèi)客戶拜訪*12月276月1912512101222駐京使館文化處、商務(wù)處拜訪3月13月282012101223總局外事司出訪重點(diǎn)議程5月85月12512101230國(guó)外影展拜訪4月154月21512101240國(guó)內(nèi)影展拜訪5月126月2512101250確定并提供參展商名單6月207月10151221、1222、1223、1230、12401300招商*11月297月101601310招商書設(shè)計(jì)制作*11月29*12月262011301320資金贊助的運(yùn)作*12月276月1912513101330實(shí)物贊助的運(yùn)作*12月276月1912513101340贊助商名單確定6月207月10151320、13301400宣傳推廣2月258月241301410召開新聞發(fā)布會(huì)2月254月143511201420發(fā)布展會(huì)信息，制造關(guān)注點(diǎn)4月156月235014101430媒體炒作，回報(bào)贊助商6月248月244514201500展館準(zhǔn)備2月158月141301510租用場(chǎng)館2月152月281011301520展位劃分3月13月282015101530場(chǎng)館設(shè)計(jì)3月297月4701531主展設(shè)計(jì)3月295月22515201532中央臺(tái)設(shè)計(jì)、審定5月37月44515311540施工搭建7月58月143015321600其他工作7月118月19301610公安、消防報(bào)批7月118月72015401620海關(guān)申報(bào)7月118月7201250、13401630節(jié)目展宣傳冊(cè)和門票制作7月117月24101250、13401640門票銷售7月258月192016301650展會(huì)工作證件制作8月88月1451610、16201700節(jié)目展活動(dòng)安排8月88月24151710制定接待方案，安排接待8月88月1451250、13401720參展商注冊(cè)報(bào)道及協(xié)助布展8月158月19517101730開幕招待會(huì)及開幕式8月208月2011640、1650、17201740專業(yè)人士交流交易8月218月23317301750節(jié)目推介會(huì)、研討會(huì)8月218月23317301760撤展8月248月2411740、17501800展會(huì)總結(jié)評(píng)估8月259月22201810招展匯總8月259月81017601820招商匯總8月259月81017601830宣傳匯總8月259月8101430、17601840外聯(lián)匯總8月259月81017601850展會(huì)評(píng)估9月99月22101810、1820、1830、18401900項(xiàng)目管理*11月19月22235注：一周有5個(gè)工作日，帶*日期表示上一年度。八、項(xiàng)目的進(jìn)度安排項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃就是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施具體的日程安排，規(guī)劃整個(gè)工作進(jìn)展。也把它稱為項(xiàng)目初步計(jì)劃、詳細(xì)計(jì)劃或者整體計(jì)劃和子計(jì)劃等。在上面工作的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目部依據(jù)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)和各種限制約束條件等，制定了以甘特圖和網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖表示的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，如圖4和圖5所示。甘特圖表示工作的開始和結(jié)束時(shí)間，具有直觀易懂的特點(diǎn)，在進(jìn)行資源優(yōu)化時(shí)發(fā)揮很大作用。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖反映了項(xiàng)目工作邏輯關(guān)系、工作時(shí)間參數(shù)以及其他進(jìn)度信息，它使得計(jì)劃始終處于項(xiàng)目管理人員的控制之中。九、項(xiàng)目的資源計(jì)劃項(xiàng)目資源計(jì)劃是指在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，決定項(xiàng)目工作所需要的資源類型（人力、設(shè)備、材料）及其數(shù)量的規(guī)劃過程，它是費(fèi)用估計(jì)的基礎(chǔ)。項(xiàng)目部在做項(xiàng)目的資源計(jì)劃時(shí)，依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，著重進(jìn)行了項(xiàng)目的人力資源計(jì)劃。本項(xiàng)目所涉及的人力資源主要有行政人員、宣傳人員、圖4甘特圖圖5網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃設(shè)計(jì)人員、營(yíng)銷人員、管理人員和技術(shù)工人等六種類型，在項(xiàng)目的不同時(shí)段，各種類型的人員所需數(shù)量是不同的。按照項(xiàng)目工作進(jìn)度計(jì)劃，結(jié)合歷史信息，根據(jù)公司人力資源情況，項(xiàng)目部對(duì)項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)所得的項(xiàng)目單元所需的人力資源進(jìn)行了詳細(xì)的計(jì)劃（見表3），同時(shí)做出了項(xiàng)目的人力資源負(fù)荷圖如圖6所示。表3人力資源計(jì)劃表工作編碼工作名稱資源名稱資源數(shù)量/人工期/工作日工作量/人工日1100準(zhǔn)備階段1110資料準(zhǔn)備行政人員10101001120發(fā)布信息宣傳人員105501130擬定展會(huì)規(guī)則手冊(cè)行政人員10101001200招展1210招展書設(shè)計(jì)印刷設(shè)計(jì)人員5201001220客戶拜訪1221國(guó)內(nèi)客戶拜訪營(yíng)銷人員2012525001222駐京使館文化處、商務(wù)處拜訪營(yíng)銷人員10202001223總局外事司出訪重點(diǎn)議程營(yíng)銷人員55251230國(guó)外影展拜訪營(yíng)銷人員55251240國(guó)內(nèi)影展拜訪營(yíng)銷人員20255001250參展商名單確定并提供給展商行政人員10151501300招商1310招商書設(shè)計(jì)制作設(shè)計(jì)人員5201001320資金贊助的運(yùn)作營(yíng)銷人員2012525001330實(shí)物贊助的運(yùn)作營(yíng)銷人員2012525001340贊助商名單確定行政人員10151501400宣傳推廣1410召開新聞發(fā)布會(huì)宣傳人員10353501420發(fā)布展會(huì)信息，制造關(guān)注點(diǎn)宣傳人員205010001430媒體炒作，回報(bào)贊助商宣傳人員20459001500展館準(zhǔn)備1510租用場(chǎng)館行政人員510501520展位劃分設(shè)計(jì)人員10202001530場(chǎng)館設(shè)計(jì)1531主展設(shè)計(jì)設(shè)計(jì)人員10252501532中央臺(tái)設(shè)計(jì)、審定設(shè)計(jì)人員10454501540施工搭建技術(shù)工人1003030001600其他工作1610公安、消防報(bào)批行政人員5201001620海關(guān)申報(bào)行政人員5201001630節(jié)目展宣傳冊(cè)和門票制作行政人員10101001640門票銷售行政人員30206001650展會(huì)工作證件制作行政人員55251700節(jié)目展活動(dòng)安排1710制定接待方案，安排接待行政人員3051501720參展商注冊(cè)報(bào)道及協(xié)助布展行政人員3051501730開幕招待會(huì)及開幕式宣傳人員101101740專業(yè)人士交流交易行政人員303901750節(jié)目推介會(huì)、研討會(huì)宣傳人員203601760撤展行政人員301301800展會(huì)總結(jié)評(píng)估1810招展匯總營(yíng)銷人員10101001820招商匯總營(yíng)銷人員10101001830宣傳匯總宣傳人員10101001840外聯(lián)匯總行政人員10101001850展會(huì)評(píng)估行政人員10101001900項(xiàng)目管理管理人員202354700圖6人力資源負(fù)荷圖十、項(xiàng)目的費(fèi)用計(jì)劃費(fèi)用計(jì)劃是指項(xiàng)目部要根據(jù)項(xiàng)目所需各項(xiàng)資源的使用計(jì)劃和項(xiàng)目的費(fèi)用目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目WBS所分解的每個(gè)工作單元的費(fèi)用進(jìn)行估計(jì)，并根據(jù)費(fèi)用條目確定每個(gè)工作單元的費(fèi)用預(yù)算以及整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用預(yù)算。同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，做出項(xiàng)目的費(fèi)用負(fù)荷圖和累積圖。通過這些直觀的圖表，就可以明確在整個(gè)項(xiàng)目期間費(fèi)用的需求狀況，了解到什么時(shí)候需要什么資源，需要多少資源，以便提前做好安排。同時(shí)也對(duì)費(fèi)用的支付情況預(yù)先有一個(gè)初步的預(yù)算安排，到什么時(shí)候需要多少費(fèi)用，到每個(gè)時(shí)間點(diǎn)為止，總共計(jì)劃支付多少費(fèi)用。項(xiàng)目部根據(jù)本項(xiàng)目的費(fèi)用目標(biāo)，結(jié)合進(jìn)度、質(zhì)量和當(dāng)?shù)丨h(huán)境等多種因素，運(yùn)用了類比估計(jì)法和自下而上估計(jì)法等方法，初步對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行了估計(jì)（見表4），并結(jié)合項(xiàng)目的甘特圖，繪制了項(xiàng)目費(fèi)用負(fù)荷圖和費(fèi)用累積圖，如圖7和圖8所示。表4費(fèi)用分解表工作編碼工作名稱資源名稱工作量/人工日費(fèi)率元/人工日人力費(fèi)用/萬(wàn)元固定費(fèi)用/萬(wàn)元總費(fèi)用/萬(wàn)元1100準(zhǔn)備階段1110資料準(zhǔn)備行政人員1001001121120發(fā)布信息宣傳人員501000.555.51130擬定展會(huì)規(guī)則手冊(cè)行政人員1001001561200招展1210招展書設(shè)計(jì)印刷設(shè)計(jì)人員1001501.51011.51220客戶拜訪1221國(guó)內(nèi)客戶拜訪營(yíng)銷人員250015037.53067.51222駐京使館拜訪營(yíng)銷人員2001503581223總局外事司出訪重點(diǎn)議程營(yíng)銷人員251500.3751010.3751230國(guó)外影展拜訪營(yíng)銷人員251500.3752020.3751240國(guó)內(nèi)影展拜訪營(yíng)銷人員5001507.53037.51250提供參展商名單行政人員1501001.523.51300招商1310招商書設(shè)計(jì)制作設(shè)計(jì)人員1001501.556.51320資金贊助的運(yùn)作營(yíng)銷人員250015037.5542.51330實(shí)物贊助的運(yùn)作營(yíng)銷人員250015037.5542.51340贊助商名單確定行政人員1501001.523.51400宣傳推廣1410召開新聞發(fā)布會(huì)宣傳人員3501003.52023.51610公安、消防報(bào)批行政人員100100110111620海關(guān)申報(bào)行政人員100100110111630節(jié)目展宣傳冊(cè)和門票制作行政人員100100120211640門票銷售行政人員60010065111650展會(huì)工作證件制作行政人員251000.251010.251700節(jié)目展活動(dòng)安排1710制定接待方案安排接待行政人員1501001.51011.51720參展商報(bào)道及協(xié)助布展行政人員1501001.556.51730開幕招待會(huì)及開幕式宣傳人員101000.1500500.11740專業(yè)人士交流交易行政人員901000.955.91750節(jié)目推介會(huì)、研討會(huì)宣傳人員601000.62020.61760撤展行政人員301000.322.31800展會(huì)總結(jié)評(píng)估1810招展匯總營(yíng)銷人員1001501.523.51820招商匯總營(yíng)銷人員1001501.523.51830宣傳匯總宣傳人員1001001231840外聯(lián)匯總行政人員1001001231850展會(huì)評(píng)估行政人員1001001561900項(xiàng)目管理管理人員4700100471057小計(jì)253.917351988.9圖7費(fèi)用負(fù)荷圖圖8費(fèi)用累積曲線十一、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析任何項(xiàng)目實(shí)施的過程中總會(huì)遇到意想不到的事情，再好的計(jì)劃也難以保證考慮到各種可能發(fā)生的意外事件，項(xiàng)目在實(shí)施的過程中會(huì)存在各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。要避免和減少損失，將威脅化為機(jī)會(huì)，項(xiàng)目執(zhí)行者們就必須了解和掌握項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的來源、性質(zhì)和發(fā)生規(guī)律，進(jìn)而實(shí)行有效的管理。為了避免風(fēng)險(xiǎn)、降低對(duì)產(chǎn)品的影響，項(xiàng)目組采取了以下措施：（1）在項(xiàng)目組中設(shè)置了風(fēng)險(xiǎn)管理專責(zé)，使風(fēng)險(xiǎn)管理在組織上得到了保證。（2）用頭腦風(fēng)暴法、SWOT技術(shù)以及根據(jù)核對(duì)表法參考同類項(xiàng)目信息，找出風(fēng)險(xiǎn)，并做出應(yīng)對(duì)措施。（3）考慮到在項(xiàng)目實(shí)施過程中，還可能出現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)原有風(fēng)險(xiǎn)的管理也可能出現(xiàn)措施不當(dāng)，或后果估計(jì)不足，因此，留有后備措施：1）費(fèi)用上留有20萬(wàn)元的不可預(yù)見費(fèi)；2）時(shí)間上計(jì)劃工期與要求工期相比，留有一定的余度；3）為了合理利用資源，項(xiàng)目組階段性地監(jiān)督費(fèi)用實(shí)施情況，找出與計(jì)劃的偏差，積極采取應(yīng)對(duì)措施。由于文化活動(dòng)項(xiàng)目是一種多風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目，而且其風(fēng)險(xiǎn)有較強(qiáng)的獨(dú)特性，主要表現(xiàn)在單位時(shí)間內(nèi)風(fēng)險(xiǎn)高度集中，多種風(fēng)險(xiǎn)因素交錯(cuò)，因此其風(fēng)險(xiǎn)管理是個(gè)比較特別的領(lǐng)域。為了對(duì)項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)過程中遭遇的風(fēng)險(xiǎn)和干擾因素起到預(yù)防作用，減少損失，在項(xiàng)目管理中建立風(fēng)險(xiǎn)管理策略和規(guī)劃，并在項(xiàng)目的生存周期內(nèi)不斷控制風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的。風(fēng)險(xiǎn)管理框架通?？煞譃樗膫€(gè)階段：風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的確定和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，如圖9所示。圖9風(fēng)險(xiǎn)管理框架1．SWOT分析根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和咨詢專家意見，項(xiàng)目組應(yīng)用SWOT技術(shù)分析了項(xiàng)目的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)與弱勢(shì)和項(xiàng)目外部機(jī)會(huì)與威脅，從多角度對(duì)項(xiàng)目可能的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了分析識(shí)別，如表5所示。表5SWOT分析檢核表潛在的內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)潛在的內(nèi)部劣勢(shì)行業(yè)最高行政主管部門主辦、權(quán)威性高可享受政策優(yōu)惠少節(jié)目展聲勢(shì)、規(guī)模居同類之首競(jìng)爭(zhēng)劣勢(shì)影展口碑傳播良好相較同類影展，日期較為拖后公開、透明的網(wǎng)上選位，展商認(rèn)可程度高易受競(jìng)爭(zhēng)壓力影響規(guī)范的市場(chǎng)化操作，信譽(yù)度高潛在的外部機(jī)會(huì)潛在的外部威脅首推“買家、賣家”方案，頗受關(guān)注中央臺(tái)5月的購(gòu)片計(jì)劃國(guó)內(nèi)同類節(jié)展林立，客戶資源有限駐華的國(guó)際客戶情感上偏重上海節(jié)從表中可以看出，由政府主管部門主辦的中國(guó)國(guó)際影視節(jié)目展在某些方面是有優(yōu)勢(shì)的，但由于某些原因，還是存在一些威脅，如在國(guó)內(nèi)的同類影展中“上海電視節(jié)”是最具競(jìng)爭(zhēng)力的對(duì)手，其場(chǎng)地先進(jìn)，利用率高，雖然地點(diǎn)稍嫌偏僻，但是上海節(jié)已形成規(guī)模和氣候，尤其是海外招展工作扎實(shí)，國(guó)際展上偏多認(rèn)可。2．風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃為了更好的控制風(fēng)險(xiǎn)，要制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃。在完成風(fēng)險(xiǎn)分析工作后，相應(yīng)地就應(yīng)該建立風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避計(jì)劃。為了找出最好的方案來降低已確定可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目管理層以及客戶等項(xiàng)目利益相關(guān)者，在開始制定戰(zhàn)略計(jì)劃時(shí)，就應(yīng)該開始制作風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避計(jì)劃，并將這項(xiàng)工作貫穿在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施和收尾過程中。建立風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避計(jì)劃的步驟如下：（1）制定風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的目標(biāo)和策略；（2）制定風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方案；（3）進(jìn)行方案比選；（4）按照確定的規(guī)避方案對(duì)項(xiàng)目詳細(xì)計(jì)劃進(jìn)行修改；（5）討論如果當(dāng)前任務(wù)失敗，需用的應(yīng)急資金量。3．風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃對(duì)于量化的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，制定應(yīng)對(duì)策略和技術(shù)手段。主要采取回避、轉(zhuǎn)移、緩和、接受等方法和措施來減少和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。本項(xiàng)目針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所采取的應(yīng)對(duì)措施主要有：（1）跟蹤識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)；（2）識(shí)別剩余的風(fēng)險(xiǎn)；（3）修改風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃；（4）保證風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃的實(shí)施；（5）評(píng)估削減風(fēng)險(xiǎn)的效果。在項(xiàng)目定期檢查會(huì)上，項(xiàng)目組對(duì)項(xiàng)目每個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別表上檢查的內(nèi)容進(jìn)行討論，訂出具體的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，同時(shí)為了便于管理，項(xiàng)目組訂立了風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃應(yīng)對(duì)表格的格式，采用統(tǒng)一的表單填制（見表6），方便了后期的總結(jié)工作。表6風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃表風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃文檔編號(hào)填表人日期項(xiàng)目名稱項(xiàng)目負(fù)責(zé)人風(fēng)險(xiǎn)編號(hào)風(fēng)險(xiǎn)名稱風(fēng)險(xiǎn)提出人提出日期風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)人風(fēng)險(xiǎn)概率風(fēng)險(xiǎn)影響值風(fēng)險(xiǎn)期望值風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)風(fēng)險(xiǎn)影響描述預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生采取的措施風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)的應(yīng)對(duì)措施應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的成本分析十二、項(xiàng)目的控制過程在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目部從技術(shù)、資源、組織措施和管理措施等四個(gè)角度出發(fā)，通過項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、重大突發(fā)性事件報(bào)告、項(xiàng)目變更申請(qǐng)報(bào)告項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告、項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)檢查報(bào)告和項(xiàng)目工作完成報(bào)告等一系列記錄表格來監(jiān)控項(xiàng)目的執(zhí)行狀態(tài)，通過與項(xiàng)目計(jì)劃對(duì)比，動(dòng)態(tài)的分析出現(xiàn)的和可能出現(xiàn)的偏差，權(quán)衡其已造成或可能造成的影響，從而采取一定的應(yīng)對(duì)措施來保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。項(xiàng)目控制即是對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施全過程進(jìn)行有效的管理和控制，使其順利到達(dá)項(xiàng)目規(guī)定的進(jìn)度目標(biāo)，而且在保證項(xiàng)目完成的前提下，以最好的質(zhì)量、最低的成本來獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。1．項(xiàng)目的控制措施項(xiàng)目計(jì)劃?rùn)z測(cè)的重點(diǎn)為詳細(xì)項(xiàng)目計(jì)劃，因此在進(jìn)度管理控制程序下，要求各個(gè)部門在計(jì)劃執(zhí)行過程中，專人進(jìn)行跟蹤、收集執(zhí)行的實(shí)際情況。做出實(shí)際執(zhí)行情況與目標(biāo)的對(duì)比計(jì)劃，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，進(jìn)行分析糾正，指定調(diào)整計(jì)劃和有效措施，確保進(jìn)度在受控范圍內(nèi)。在實(shí)施過程中建立以下制度：（1）建立周報(bào)、周會(huì)制度。上周進(jìn)行和已完成的工作內(nèi)容及時(shí)間，下周工作安排計(jì)劃，上周工作中存在的問題及原因，需要協(xié)助解決的問題。（2）定期召開進(jìn)度會(huì)，協(xié)調(diào)解決各負(fù)責(zé)部門之間配合中存在的問題，以促進(jìn)進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。（3）建立信息管理系統(tǒng)，以保證信息的準(zhǔn)確和暢通。（4）對(duì)于一些需要當(dāng)天總結(jié)的工作，各個(gè)項(xiàng)目小組要進(jìn)行當(dāng)天總結(jié)，重要的結(jié)論要向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。在項(xiàng)目檢測(cè)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較分析，找出并量化項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行中的偏差值，特別要隨時(shí)注意關(guān)鍵路徑的變化，及調(diào)整修正，減少偏差。確保各級(jí)控制點(diǎn)的實(shí)施，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）定期召開會(huì)議，向責(zé)任方通報(bào)信息，指出改正調(diào)整意見，并制定新的項(xiàng)目計(jì)劃，作為下一階段的控制計(jì)劃。（2）在項(xiàng)目實(shí)際狀態(tài)落后的情況下，及時(shí)制定滿足要求的追趕計(jì)劃，同時(shí)采取增加人力、加強(qiáng)管理等措施，保證追趕計(jì)劃的完成。（3）對(duì)一些特殊復(fù)雜問題召開專題會(huì)議并迅速做出決策。2．報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)的方法項(xiàng)目報(bào)告的目的是為了及時(shí)反映本軟件開發(fā)的進(jìn)展?fàn)顩r和內(nèi)外部環(huán)境變化狀況，發(fā)現(xiàn)存在的問題、發(fā)生的變化，分析潛在的風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)測(cè)發(fā)展趨勢(shì)，以便管理人員做出正確的判斷和決策，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的有效控制。（1）項(xiàng)目信息的收集。收集的內(nèi)容包括項(xiàng)目的進(jìn)展、日期、交付、成本、技術(shù)、人力資源等。1）進(jìn)展?fàn)顩r。列出上次狀態(tài)更新以來獲取得成績(jī)和進(jìn)展，說明日程表中的依賴關(guān)系，強(qiáng)調(diào)對(duì)所取得的進(jìn)展起推動(dòng)作用事件，明確導(dǎo)致推遲或阻礙進(jìn)展的問題。2）日期安排。列出最重要的宏觀日期及每項(xiàng)工作的完成時(shí)間。3）交付過程。列出主要的關(guān)鍵交付日期，說明每個(gè)交付日期能否實(shí)現(xiàn)的置信程度。4）成本。列出新的成本估算，如果有超出預(yù)算的成本，要分析原因，列出所采取的糾正和防范措施，計(jì)算出未來支出的切實(shí)估算。5）技術(shù)問題。列出已解決的技術(shù)問題和急需解決的技術(shù)問題，同時(shí)還要指出不穩(wěn)定的技術(shù)，包括其疑問的來源，采取的措施和后備計(jì)劃。6）資源。如果因?yàn)槿肆Y源使項(xiàng)目受阻，一定要提出可能的解決辦法。（2）項(xiàng)目信息的收集方式。項(xiàng)目信息的收集方式有：發(fā)生頻率統(tǒng)計(jì)法、原始數(shù)據(jù)記錄法、指標(biāo)法、口頭測(cè)定方式等。（3）項(xiàng)目報(bào)告的形式。為了達(dá)到招投標(biāo)有形市場(chǎng)計(jì)算機(jī)管理軟件開發(fā)項(xiàng)目信息需求的目的，使用了三種不同形式的報(bào)告，即日常報(bào)告、例外報(bào)告、特別分析報(bào)告。項(xiàng)目組對(duì)這些報(bào)告的格式都做了規(guī)范的要求。通過定期檢查項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并和項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比，使項(xiàng)目管理者及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，并可以對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，在項(xiàng)目偏離計(jì)劃時(shí)，分析原因，找出對(duì)策。以每周狀態(tài)報(bào)告為例，每周狀態(tài)報(bào)告是溝通項(xiàng)目進(jìn)展情況的主要方式，它也可以向項(xiàng)目高層支持者和經(jīng)理反映項(xiàng)目存在的問題。要保證每周狀態(tài)報(bào)告簡(jiǎn)潔明了，并可以突出重點(diǎn)，可以按照以下模板進(jìn)行，如表7所示。表7每周狀態(tài)報(bào)告填表單位：填表日期：每周狀態(tài)報(bào)告項(xiàng)目名稱：截至周：狀態(tài)標(biāo)識(shí)：藍(lán)色=正常綠色=跟蹤中黃色=警告紅色=危機(jī)狀態(tài)（使用顏色）說明：WBS編碼任務(wù)名稱完成情況說明本周發(fā)生的重要事件說明每周狀態(tài)報(bào)告計(jì)劃外活動(dòng)發(fā)生日期影響下周目標(biāo)說明本周出現(xiàn)的問題/變化上報(bào)人描述狀態(tài)/解決方案?jìng)渥栴}事項(xiàng)1事項(xiàng)2變化變化1變化2另外，在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，對(duì)項(xiàng)目中的關(guān)鍵點(diǎn)及里程碑要重點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和控制，以保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，如表8所示。表8項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)監(jiān)測(cè)表填表單位：填表日期：項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)監(jiān)測(cè)表截止時(shí)間點(diǎn)計(jì)劃完成實(shí)際完成偏離1描述原因分析解決方案影響23…計(jì)劃是否需要更改否是更改建議更改范圍更改帶來的影響監(jiān)測(cè)人3．進(jìn)度執(zhí)行的分析與處理由項(xiàng)目經(jīng)理主持每周定期召開項(xiàng)目工作例會(huì)，匯報(bào)總結(jié)上周進(jìn)展計(jì)劃，布置下周工作。通過對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行不