第一章 文書與文書工作

文秘專業(yè)主講教師：方曉蓉文書工作與檔案管理上篇文書工作第一章文書與文書工作要點提示：本章主要解決三個概念性的問題：文書公務(wù)文書文書工作

一、文書的含義與特點

1、文書的概念

文書是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。

第一節(jié)文書概述法人及其代表形成公務(wù)文書，個人一般形成私人文書。文字材料的載體是多樣化的。反映了文書與其他文字材料所不同的特有屬性。（1）文書是一種書面文字材料；（2）文書有特定的格式；（3）文書具有應(yīng)用性；（4）文書具有具體的目的性、針對性；（5）文書形成和使用的主體是社會組織或個人、家庭。這一定義的具體含義如下：書面材料的演變中國古代文書書面材料的演變：甲骨、青銅、竹木簡冊、縑帛、紙張（宣紙）、機制紙其他國家文書書面材料的演變：泥版、紙草、棕櫚葉、樺樹皮、羊皮紙、機制紙書面材料的演變甲骨文書青銅文書青銅銘文竹木簡冊書面材料的演變泥版文書羊皮紙書面材料的演變2、文書的特點文書

是形成者在社會活動中為了一定的目的而制作的，其內(nèi)容直接與形成者的活動相關(guān)；有特定體式、名稱的信息記錄；是同時具有原始記錄性、針對性、有效性、憑證性、實用性、傳遞性等性質(zhì)的信息記錄。二、文書的分類文書可分為私人文書和公務(wù)文書，文書學(xué)所研究的主要是后者。私人文書具有如下特點：（1）作者是私人或家庭；（2）內(nèi)容是私人事務(wù)；（3）制作、處理、保存自己決定。文書的分類體系公務(wù)文書文書私人文書通用文書專用文書行政公文黨的機關(guān)公文人大、軍隊…個人或家庭形成的契約、條據(jù)、書信、日記、書稿、家譜……正式公文其他雜體文書事務(wù)文書計劃、總結(jié)、簡報、規(guī)章制度等“白頭文件”日常應(yīng)用文：禮儀類、書表類……財經(jīng)文書法律文書外交文書、人事文書……學(xué)習(xí)重點文書的功能記載功能

文書的多文種、多類型是文書記載功能的各種表現(xiàn)形式

憑證功能

主要通過文書的有效性來體現(xiàn)，文書的內(nèi)容是憑證功能的實質(zhì)存儲功能文書物質(zhì)材料質(zhì)量是基本條件，科學(xué)管理與保護是根本保證傳遞功能傳遞是文書發(fā)揮效用的重要步驟之一三、文書的功能第二節(jié)公務(wù)文書及其作用一、什么是公文

1、公文的定義公文文書，一般可稱“公文”或“文件”。是國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中所形成的具有法定效力與規(guī)范格式的文書，是傳達政令，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動的重要工具。公文特點由法定作者制成并向一定的對象發(fā)布公文必須反映與處理公務(wù)活動具有規(guī)范體式和特定的處理程序具有法定的權(quán)威和效力是依法行政和開展公務(wù)活動的重要工具2、公文的特點公務(wù)性程式性工具性時效性專任性二、公文的分類

公文的分類是指按某一標準或從某一角度將某類文件與其它文件區(qū)分開來。便于文件按不同情況、不同要求分別處理、管理與保管。不會影響文件本身的性質(zhì)和作用。這里所指公文是指文件實體，非集合概念

1、根據(jù)形成和作用的領(lǐng)域的不同

通用公文各類國家機關(guān)和其它組織在工作中普遍形成和使用的文書，如：命令、通知、計劃、請示等。專用公文一定專業(yè)機構(gòu)或在一定專項領(lǐng)域內(nèi)根據(jù)特殊需要專門形成和使用的文書，如：審計文書、司法文書等。

2、根據(jù)物質(zhì)載體的不同

紙質(zhì)文件各類國家機關(guān)和其它組織在工作中普遍形成和使用的文件，如：通知、計劃、請示等。磁介質(zhì)文件如：錄音文書、錄像文書、磁盤文書等。感光介質(zhì)文件如照片、影片、縮微文件等。上行文：向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機關(guān)報送的文件；

下行文：向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級機關(guān)送達文書；平行文：向無隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系的其它機關(guān)送達的文書。

3、根據(jù)傳遞方向的不同

4、根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)的不同

規(guī)范性文書強制性法規(guī)文書，如條例、辦法等；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文書如命令、指示、通報、通知等；公布性文書可直接公之于眾的文書；陳述陳請性文書如各種報告、請示等；商洽性文書各類函件；說明性文書如各種證書、證明、協(xié)議等。公文效用是法定的；公文的效用是不等的；現(xiàn)行效用不是永久的?，F(xiàn)行效用歷史效用1、存史作用2、查證和參考作用

1、記錄與憑證依據(jù)作用；2、規(guī)范與行政約束作用；3、領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用；4、知照與聯(lián)系作用；5、宣傳與教育作用?，F(xiàn)行效用在效力上的不等決定歷史效用的大小

指文書轉(zhuǎn)化為檔案后所具有的作用

指文書形成時所具有的現(xiàn)行執(zhí)行效用三、公文的效用強弱、作用范圍、有效期限等不同每份公文都具有的，其它作用則要具體分析

第三節(jié)文書工作及其任務(wù)一、文書工作的性質(zhì)和作用

1、文書工作的含義文書工作也稱文書處理工作，主要是指公文的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等。

2、文書工作的性質(zhì)綜合性專業(yè)性與技術(shù)性機要性時效性1、綜合性：表現(xiàn)為工作本身有綜合性，與其它工作相互融合、滲透。要求：必須試行集中統(tǒng)一管理。2、專業(yè)性與技術(shù)性：有特定的工作范圍、運動規(guī)律、專用術(shù)語、處理手段，操作環(huán)節(jié)上有技術(shù)要求。要求：更新觀念，加強學(xué)習(xí)。3、機要性：由文件的屬性與效用決定。要求：嚴格規(guī)章制度；良好的政治素質(zhì)和工作態(tài)度；技術(shù)保障。4、時效性：文件的針對性和現(xiàn)實有效性的特征決定了文書工作的時效性。要求：完備的規(guī)章制度；時效觀念；提高自動化水平。文書工作的性質(zhì)重要作用

實現(xiàn)機關(guān)職能的重要條件1、經(jīng)辦理歸檔手續(xù)后，這部分文件即轉(zhuǎn)化為檔案，保存在機關(guān)檔案室供機關(guān)查考利用；2、有查考保存價值的文件，在現(xiàn)實使用后要進入暫時保存和永久保存的階段。1、機關(guān)工作的紐帶；2、機關(guān)接受與傳遞信息的通道；3、機關(guān)聯(lián)系人民群眾的途徑；4、領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)部門的工作助手；5、機關(guān)保密工作的重要環(huán)節(jié)。3、文書工作的作用國家檔案事業(yè)的重要基礎(chǔ)歷史意義

現(xiàn)實意義

二、文書工作的基本原則與要求基本原則與要求1、準確原則：文書工作質(zhì)量的核心就是準確，準確原則貫穿于文書工作的全過程。要求：建立規(guī)章制度；建立監(jiān)督機制；提高質(zhì)量意識，加強責任感。2、精簡原則：精簡文件、精簡文件處理手續(xù)。要求：不解決實際問題的、可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，必須發(fā)的確定發(fā)送范圍，嚴格控制印數(shù)；明確職責、減少層次、推行文書工作標準化。3、高效原則：必須保證文件現(xiàn)實效用的及時發(fā)揮。要求：文件處理上作時限規(guī)定。4、保密原則：文書工作的機要性決定了文書工作必須遵循保密原則。要求：加強保密意識、保密紀律教育，落實保密措施。四原則相輔相成、密切相關(guān)：沒有質(zhì)量，保密、高效變得毫無疑義；沒有保密與高效，質(zhì)量不能落到實處；沒有精簡，質(zhì)量、高效受到影響。三、文書工作的任務(wù)

1、總體任務(wù)根據(jù)工作的需要和客觀實際，高質(zhì)量的形成機關(guān)的公文，科學(xué)地組織和準確地處理機關(guān)的公文，有秩序而安全地進行公文運轉(zhuǎn)，完整妥善地保管公文，正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。

2、三大工作環(huán)節(jié)公文形成；公文處理；公文管理文書工作具體任務(wù)

1、擬寫與制作文件2、傳遞文件3、辦理文件4、處置辦結(jié)文件（1）立意；（2）撰擬；（3）審核修改；（4）核準確認；（5）制作正式文本；（6）履行生效手續(xù)。（1）封裝；（2）登錄；（3）選擇傳遞方式；（4）投送。即依照定稿和規(guī)范格式制作文件正本、副本、存本等。

用印或簽署，以表明文件的正式和法定效力。

（1）收受文件；（2）分流；（3）閱處。（1）整理歸檔；（2）銷毀；（3）清退；（4）暫存。四、文書工作的組織機構(gòu)與人員文書工作的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)是各級黨政機關(guān)和負責人；管理機構(gòu)是各級黨政機關(guān)辦公廳室。設(shè)立文秘部門或配備專職人員負責文書處理工作。機構(gòu)設(shè)置大體有兩種情況：（1）大機關(guān)在辦公廳（室）下設(shè)文書處、文書科；（2）小機關(guān)只在辦公室設(shè)專職或兼職文書。文書部門的任務(wù)主要是形成文書、處理文書、保管文書。組織形式1、集中式：是指機關(guān)的全部文書工作，除文件的承辦外，其他環(huán)節(jié)都集中由綜合部門統(tǒng)一處理2、分工（分散）式：是指機關(guān)的全部文書工作由機關(guān)的綜合部門和機關(guān)的業(yè)務(wù)部門共同分工承擔。組織形式的選擇必須從本機關(guān)的實際需要出發(fā)，選擇與本單位職權(quán)任務(wù)、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、收發(fā)文數(shù)量、駐地分布及文件人員的配備情況相適應(yīng)的組織形式。1、文書工作的組織形式及其選擇單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，加強對機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查；

模范地參與文書工作。2、文書工作的分工、職責文書工作是綜合性工作，由單位領(lǐng)導(dǎo)層、綜合部門及其負責人、業(yè)務(wù)部門及其負責人，文書工作人員分工負責。綜合部門負責人1、領(lǐng)導(dǎo)與組織2、審核文件3、簽發(fā)文件以辦公室名義制發(fā)4、辦文5、撰擬一部分重要文件6、銷毀文件職責是主管單位文件處理工作并指導(dǎo)下級單位文件處理工作。2、文書工作的分工、職責業(yè)務(wù)部門負責人1、領(lǐng)導(dǎo)與組織；2、審核文件；3、簽發(fā)文件：審定簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的文件；4、辦文；5、撰擬一部分比較重要的文