信息技術在會計實務中的應用

信息技術在會計實務中的應用

一、會計系統(tǒng)與自動會計系統(tǒng)之間的差異(一)系統(tǒng)的主要功能人工會計系統(tǒng)的創(chuàng)建包括建立學科、創(chuàng)建完整的賬目、登錄完成等。會計自動化系統(tǒng)的初始配置相對復雜，存在一些困難。其內容主要包括系統(tǒng)安裝、會計賬簿、網(wǎng)絡用戶的權限、管理員和權限、軟件執(zhí)行環(huán)境的定義、學科的等級和長度、學科及其代碼的建立、對詳細學科的輸入、輸入和配置證書類型、自動充電日志類型、設置自動充電日志、設置報告名、格式、對數(shù)據(jù)來源公式的定義等。(二)總賬與明細賬的數(shù)據(jù)來源在手工會計系統(tǒng)登賬時,總賬由一名人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證或科目匯總表或匯總記賬憑證進行登錄,明細賬由另外人員根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登錄,月末校驗兩者是否相等。由于兩人在登錄時有可能發(fā)生錯誤,因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在會計電算化系統(tǒng)中,總賬與明細賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證,計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令,將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫轉移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細賬數(shù)據(jù)庫,而計算機的內部運算不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤,所以在會計電算化系統(tǒng)中總賬金額恒等于明細賬金額。因此,平行登賬的校驗功能在會計電算化系統(tǒng)中已失去了其原先的作用。(三)細化科目設置在手工會計系統(tǒng)中,由于手工核算的限制,將賬戶分設為總賬和明細賬,明細賬大多僅設到三級賬戶,此外,再開設輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設置和使用一般都僅為中文科目。而在會計電算化系統(tǒng)中,計算機可以處理各種復雜的工作,科目的級數(shù)和位長設置因不同的軟件而異,有的軟件將科目的級數(shù)可設置到6級以上,完全滿足了明細核算方面的需要;科目的設置上除設置中文科目外,仍應設置與中文科目一一對應的科目代碼,使用科目時,計算機只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時,一般都將中文科目和與之對應的科目代碼同時顯示。(四)業(yè)務數(shù)據(jù)分析手工會計系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同,采用不同的核算形式,常用的賬務處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對業(yè)務數(shù)據(jù)采用了分散收集、處理、重復登記的操作方法,通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內部牽制和相互核對,目的是為了簡化核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯。而在會計電算化系統(tǒng)中,一般要根據(jù)文件的設置來確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個計算機系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。(五)根據(jù)憑證信息的重新登錄,容易設置生存函數(shù)在手工會計系統(tǒng)中,通常僅對現(xiàn)金和存款設置日記賬,目的是為了序時記錄貨幣資金的發(fā)生情況,做到與貨幣資金日清月結、錢賬兩清。憑證信息是分散的,不便于查詢,明細賬僅是為了方便查詢憑證而設置的,根據(jù)憑證信息按科目重新登錄在明細賬上,耗時且易錯。而在會計電算化系統(tǒng)中,雖然任何科目都可有日記賬和明細賬,但所有日記賬和明細賬上的數(shù)據(jù)均來源于記賬憑證,由于采用了計算機這一高效能的工具,在賬務軟件中對記賬憑證提供了多種查詢條件,如日期、憑證號、科目代碼、摘要、單位名稱、單據(jù)號、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、余額等等,查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種,可查詢到企業(yè)的所有業(yè)務信息,由此看來,明細賬在會計電算化系統(tǒng)中意義已不再重要,根據(jù)有關文件規(guī)定,明細賬可以一年輸出一次,僅是為了存檔的需要。(六)規(guī)范各類報表關系報表是企業(yè)核算中一項重要的事項,在手工會計系統(tǒng)中,報表的編制是最復雜的一項工作,報表編制人應了解各種報表的結構,報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道,如是發(fā)生額還是余額,通過何種運算關系取得等;若數(shù)據(jù)來自其他報表某項目的,應懂得其各種運算關系;同時還應明確各種報表之間的勾稽關系及數(shù)據(jù)的對應關系,這樣才能開始編制報表。而在會計電算化系統(tǒng)中,各種報表的注冊、結構描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設置等工作,則作為報表子系統(tǒng)初始化設置的內容,在正式編制報表前可預先設置好,以后在月末編制報表時,操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵,系統(tǒng)即自動根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù),在短則幾秒,長則十幾分鐘的時間內快速生成報表,并且能自動較驗報表數(shù)據(jù)的各種內在關系,此外,還能使不同賬套、或上下級之間的同名報表即時合并。二、工會計系統(tǒng)比較通過上述比較可以看出,會計電算化系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)之間有著許多共同之處,也存在許多明顯的差異。這些差異,使得我們在建立會計電算化系統(tǒng)過程中,應注意做好以下工作。(一)系統(tǒng)初始設置當評價一個會計電算化系統(tǒng)的優(yōu)劣,可根據(jù)系統(tǒng)處理的最終結果,即賬簿數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當軟件本身的程序及控制正?？煽康那闆r下,數(shù)據(jù)輸出結果的正確與否則直接與系統(tǒng)的初始化設置有關,為此,在系統(tǒng)初始設置時,應根據(jù)本企業(yè)核算的需要,正確設置科目的級數(shù)和位長,建立標準的科目代碼體系;認真整理和錄入明細科目的年初余額和本年累計發(fā)生額;慎重設置操作員的姓名、用戶代碼和口令,根據(jù)工作的分工和內部控制的要求,合理開放每位操作員的權限;正確設置企業(yè)的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動轉賬分錄、非法對應科目和各種外部設備類型等參數(shù)。(二)科目劃分的精細科目代碼是會計電算化系統(tǒng)中最重要的一種代碼,處于核心地位,系統(tǒng)內部涉及科目的處理幾乎都以科目代碼為依據(jù),系統(tǒng)的運行都是根據(jù)科目代碼而進行的,為此,合理設置科目及代碼是至關重要的。由于計算機處理的高速度和準確性,我們可以將科目劃分到足夠精細,特別應根據(jù)報表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要,應將科目的級數(shù)和位長設置得恰如其分,以獲得更加詳細的核算資料。但應避免將科目代碼的級數(shù)和位長設置得過多過長,這既不利于記憶和使用,又浪費存儲空間,應根據(jù)整個科目體系來確定。例如,如果只是個別科目需要劃分的級數(shù)較多,不妨采用別的方法來解決,而不是為照顧個別科目而將整個科目體系的級數(shù)增加;如果同級科目的明細較多,則可以通過適當增加級數(shù)來解決。系統(tǒng)運行后,科目的修改或刪除是一項非常困難的工作,因此,應該在初始化時周密考慮,把科目代碼設置完整,一般不要在年度中間進行修改。(三)判斷真實憑證是否存在錯誤在會計電算化系統(tǒng)中,因為經(jīng)審核過的記賬憑證是總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬和報表數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源,如果發(fā)現(xiàn)賬簿或報表數(shù)據(jù)有差錯,則可判斷必定是記賬憑證存在錯誤。修改錯誤憑證有如下三種情況:一是憑證未審核時發(fā)現(xiàn)有誤,則可由憑證編制員直接修改;二是憑證已審核后發(fā)現(xiàn)有誤,則應先由審核員取消審核標記,由編制員修改后,再經(jīng)審核員進行審核;三是登賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤,則再不能修改該憑證,應由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯誤憑證,再編制一張正確的憑證,將紅字憑證和正確的憑證經(jīng)由審核員審核后,進行登賬,即可達到更正錯誤憑證和賬簿數(shù)據(jù)的目的。(四)求取數(shù)公式的報表報表子系統(tǒng)的初始設置是會計電算化系統(tǒng)中最復雜的工作。在商品化的會計電算化系統(tǒng)中,目前大都采用通用報表程序,即系統(tǒng)提供一種接口,由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式等,這樣,當報表格式或數(shù)據(jù)來源改變時,只需修改原先的定義,而不必修改系統(tǒng)內部的程序,從而適應了各種不同用戶的要求。初始設置時,要求設置人員充分理解報表的編制原理及公式表達式的設置規(guī)則。特別是取數(shù)公式,