工程采購管理方案

1.采購管理1.1采購原則和策略1.1.1概述項目采辦部全面負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)的工程建設(shè)所需物資的采購、供應(yīng)、服務(wù)以及相關(guān)事務(wù)的組織和管理工作，并向業(yè)主提供所需管理文件，包括：采辦部組織機構(gòu)規(guī)劃、崗位職責(zé)、采購進(jìn)度計劃、采購執(zhí)行計劃及實施方案、質(zhì)量保證體系和質(zhì)量保證措施、HSE管理體系、采辦合同管理程序和措施、駐廠監(jiān)造和出廠驗收管理方案、催交催運管理辦法、現(xiàn)場物資收發(fā)存管理程序、現(xiàn)場倉庫和露天堆放場地的管理辦法等。1.1.2采辦分包商的工作原則采辦分包商將本著竭誠為業(yè)主服務(wù)的思想，以業(yè)主的利益為出發(fā)點，嚴(yán)格控制采購工程所需產(chǎn)品的質(zhì)量，保證滿足業(yè)主的技術(shù)要求；確保在采購過程中的安全；保證滿足工程進(jìn)度的需要；選擇合格的供應(yīng)商，保證提供的產(chǎn)品滿足業(yè)主的要求;積極支持和協(xié)助業(yè)主的免稅和退稅工作，為業(yè)主節(jié)約資金，最大限度的維護(hù)和保證業(yè)主的利益。1.2.3采辦分包商的工作策略根據(jù)中俄原油管道漠河-大慶段工程和物資采辦供應(yīng)管理工作的需要，采辦分包商按照精干高效，職責(zé)明確的原則設(shè)置，并在工程PC項目部的領(lǐng)導(dǎo)下，根據(jù)項目部的總體部署和施工計劃，對工程所需物資(包括業(yè)主提供物資)的采辦、催交、檢驗、運輸、清關(guān)、儲存調(diào)撥、結(jié)算、核銷等工作統(tǒng)一安排、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)物資供需計劃的編制和供應(yīng)進(jìn)度計劃的編制；負(fù)責(zé)物資采購資金使用計劃編制及資金控制管理；采辦分包商設(shè)物資采購招標(biāo)辦公室，負(fù)責(zé)大宗、關(guān)鍵物資供貨廠商詢價、資格預(yù)審、招標(biāo)文件的編制發(fā)售、招標(biāo)會議組織、技術(shù)和商務(wù)談判、合同簽訂以及物資采辦招標(biāo)的日常管理工作；負(fù)責(zé)工程建設(shè)物資的質(zhì)量監(jiān)控信息反饋工作；負(fù)責(zé)PC非招標(biāo)物資的競爭性詢價、采購工作；負(fù)責(zé)工程物資抵達(dá)中轉(zhuǎn)站后的物資保管工作及物資現(xiàn)場管理和辦理物資供應(yīng)的收發(fā)交接手續(xù)等工作；業(yè)主應(yīng)為免稅和退稅工作提供各種相應(yīng)的文件支持；負(fù)責(zé)物資供應(yīng)有關(guān)管理、組織、協(xié)調(diào)等工作；負(fù)責(zé)組織供貨廠商的售后服務(wù)和現(xiàn)場調(diào)試工作；負(fù)責(zé)物資核銷和剩余物資的回收工作；負(fù)責(zé)物資采購竣工資料的編制、管理、歸檔工作;負(fù)責(zé)編寫物資采購?fù)旯蟾妗??2?組織機構(gòu)1.2.1采辦分包商的組織機構(gòu)采辦分部］醫(yī)理PJI!菊口「劃

清關(guān)新界,I1JI!菊口「劃

清關(guān)新界,I1交控/合［物資］倉儲［同管調(diào)度番施1?2?2關(guān)鍵崗位職責(zé)(1)采辦經(jīng)理采辦經(jīng)理由PC項目經(jīng)理批準(zhǔn)、任命。采辦經(jīng)理在PC項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)采購及其相關(guān)的全面工作。綜合計劃及管理根據(jù)工程物資材料匯總表編制物資采購計劃。進(jìn)行市場調(diào)查及詢價，編制采購資金使用計劃。根據(jù)施工工期的安排，編制采購進(jìn)度計劃。對采購計劃、采購進(jìn)度計劃進(jìn)行管理和調(diào)整。掌握采購合同的執(zhí)行情況。編寫采購工作報告。(3)采辦工程師接受材料請購文件，包括：請購單、數(shù)據(jù)表、采購說明書、詢價圖紙等。根據(jù)請購文件編制商務(wù)詢價文件，包括：詢價函、報價須知、訂貨合同的基本條件、運輸、包裝要求等。確定詢價廠商名單，負(fù)責(zé)詢價、報價工作。組織報價評審，組織召開廠商協(xié)調(diào)會。確定供貨廠商，發(fā)出訂單，簽訂訂貨合同。(4)督辦(催交)工程師負(fù)責(zé)編制督辦(催交)計劃，及時了解供貨廠商的生產(chǎn)進(jìn)度，督促供貨廠商按合同規(guī)定的交貨進(jìn)度組織生產(chǎn)、運輸，保證按期交貨。負(fù)責(zé)編制米購狀態(tài)報告和定單狀態(tài)報告。(5)管理與統(tǒng)計管理員參與采辦所簽訂的物資采購合同的評審工作，負(fù)責(zé)合同的審查和蓋章。建立物資采購合同臺帳，對采購合同進(jìn)行歸檔管理。定期了解合同執(zhí)行情況，編制和按規(guī)定報送合同執(zhí)行進(jìn)度報表和物資收、發(fā)、存報表。參與對其他竣工資料的收集、整理及存檔。(6)文控管理員負(fù)責(zé)采辦所涉及的所有文件資料的接收和傳遞工作，對接收和傳遞的資料進(jìn)行編號、登記，以及整理、歸檔工作。(7)質(zhì)量、HSE管理員負(fù)責(zé)采辦的質(zhì)量、HSE管理，熟悉并認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)質(zhì)量和HSE管理文件；遵紀(jì)守法；努力作好本職工作，實現(xiàn)本工程的質(zhì)量和HSE目標(biāo)；按質(zhì)量和HSE管理文件要求填寫各種記錄;接受有關(guān)培訓(xùn)；執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，接受各相關(guān)方對項目部的質(zhì)量和HSE管理運行情況進(jìn)行檢現(xiàn)場調(diào)度負(fù)責(zé)物資到達(dá)的接收工作，做好到貨記錄，安全、及時組織裝、卸車，指揮現(xiàn)場作業(yè)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理并向有關(guān)部門匯報。統(tǒng)籌安排物資裝卸、倒運、堆碼工作，按規(guī)定存放貨物。組織物資發(fā)放，配合保管員現(xiàn)場監(jiān)裝，做到24h保生產(chǎn)。每天做好調(diào)度記錄，各種資料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。倉庫管理員(保管員)倉庫管理要認(rèn)真執(zhí)行國家物資工作法令、法規(guī)和EPC項目部制定的采購文件，保證本工程建設(shè)的物資需要，做好物資的接收、保管與發(fā)放工作。運用科學(xué)的保管保養(yǎng)辦法建立各種標(biāo)識和記錄，使所收物資記錄清楚、標(biāo)識正確、碼放有序、資料存檔合理；所管物資不腐、不損、不丟；所發(fā)物資手續(xù)正確、數(shù)量準(zhǔn)確、時間準(zhǔn)時、記錄清楚、可追溯性完整。運用現(xiàn)代化的管理手段和操作規(guī)程，提高工作效率和管理水平，確保物資完好供應(yīng)到位。最大限度的提高相關(guān)方的滿意程度和降低事故的發(fā)生。1.3米購程序采購工作依據(jù)業(yè)主批準(zhǔn)或確認(rèn)的設(shè)計材料表、圖紙及資料。業(yè)主批準(zhǔn)或認(rèn)可的采購計劃和采購進(jìn)度計劃。業(yè)主確認(rèn)的更改計劃。業(yè)主或采辦監(jiān)督部門審核批準(zhǔn)的臨時采購批準(zhǔn)單。采購申請和審批(1)編制采購申請根據(jù)采辦計劃和項目進(jìn)度，采辦部應(yīng)準(zhǔn)備每份訂單的采購申請。設(shè)計規(guī)范、相應(yīng)的數(shù)據(jù)表和工程請購單等文件得到業(yè)主批準(zhǔn)后由設(shè)計部返回給采辦部。工程請購單包括日期，產(chǎn)品名稱、設(shè)計規(guī)范、參考規(guī)范圖紙、供貨商數(shù)據(jù)要求、材料清單、備件要求等。接到工程請購單文件后，采辦部立即準(zhǔn)備采購申請。采購申請內(nèi)容業(yè)主批準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)格商務(wù)要求設(shè)備材料清單業(yè)主批準(zhǔn)的ER文件邀請投標(biāo)商清單詢價函采購申請格式采購申請封面應(yīng)包含項目名稱，承包商名稱和地址，采辦經(jīng)理和PC項目經(jīng)理的簽字。檢驗技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表采辦部應(yīng)該檢驗設(shè)計部門提交的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表，并嚴(yán)格按照業(yè)主已經(jīng)批準(zhǔn)的技術(shù)規(guī)格書和數(shù)據(jù)表進(jìn)行采購活動。采購申請的批準(zhǔn)當(dāng)采購申請內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后，采辦部將向業(yè)主提交采辦申請，業(yè)主予以批準(zhǔn)和簽字。(2)詢價單在向業(yè)主提交采購申請的同時，采辦部將向供貨商發(fā)布詢價單。采辦部確保考慮業(yè)主關(guān)于采購申請的所有意見并及時將意見傳達(dá)給供貨商。供貨商接到采辦部反饋的意見后應(yīng)傳真給采辦部以確認(rèn)意見收到，不適宜以傳真或郵件的形式傳達(dá)的意見應(yīng)通過快遞或信件方式。在發(fā)布詢價單之前，采辦部應(yīng)審核詢價文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整性。詢價單里包括產(chǎn)品規(guī)格、參考規(guī)范、圖紙、數(shù)據(jù)表等。詢價單中應(yīng)要求供貨商報兩年運行備件價格。采購詢價單將根據(jù)采購申請書來提出。根據(jù)業(yè)主提供的《合格供應(yīng)商名單》及項目采辦部推薦的、由業(yè)主批準(zhǔn)的供貨商名錄選擇投標(biāo)者。無論招標(biāo)還是議標(biāo)采購，每一類材料設(shè)備至少選擇三個投標(biāo)者，以確保獲得在商務(wù)和技術(shù)上都最具競爭力標(biāo)書當(dāng)出現(xiàn)下列情況而至使采辦分包商無法根據(jù)供貨商名錄進(jìn)行采購時，如：①列出的供貨商沒有投標(biāo)(沒有響應(yīng))和/或不能保證最少三個投標(biāo)者。要求的設(shè)備或材料不在任何一家供貨商產(chǎn)品目錄中。列出的任何一家供貨商不能滿足技術(shù)規(guī)定和數(shù)據(jù)表供貨的能力。采辦部將以書面形式向業(yè)主推薦可選項、供貨商或技術(shù)規(guī)定，提請業(yè)主批準(zhǔn)，在繼續(xù)實施采購活動之前，應(yīng)取得業(yè)主對所提建議的書面回復(fù)。業(yè)主將對每一個這樣的建議逐一予以考慮。除現(xiàn)場采購材料和議標(biāo)采購?fù)?，詢價將采取邀請招標(biāo)形式，報價采用密封標(biāo)書。傳真報價只適用于現(xiàn)場采購材料和議標(biāo)采購。單一資源推薦如果某項特殊設(shè)備材料需要推薦單一資源，需遵守以下準(zhǔn)則：準(zhǔn)備一份詳細(xì)的清單一一唯一資源論證資料，并由業(yè)主批準(zhǔn)。單一資源供貨商應(yīng)從批準(zhǔn)的供貨商目錄中選擇。沒有業(yè)主批準(zhǔn)之前禁止進(jìn)行單一資源招標(biāo)活動。1.3.3具體采購方式(1)招標(biāo)采購招標(biāo)采購的程序：確定招標(biāo)文件綱要。根據(jù)需要招標(biāo)的物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限等,編制招標(biāo)文件綱要。確定標(biāo)底和確定評標(biāo)原則。標(biāo)底的計算和中標(biāo)原則的確定應(yīng)根據(jù)采購計劃，由專業(yè)人員制作。標(biāo)底應(yīng)對投標(biāo)人嚴(yán)格保密。發(fā)投標(biāo)邀請/招標(biāo)公告。根據(jù)需要確定業(yè)主批準(zhǔn)的《合格廠商名錄》中的投標(biāo)人范圍，并對其分別發(fā)投標(biāo)邀請函。資格預(yù)審或資格審查。在招標(biāo)開始之前或開始初期，由招標(biāo)機構(gòu)對申請參加投標(biāo)的賣方企業(yè)的資格進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括：經(jīng)驗和以往承擔(dān)類似項目的業(yè)績；為承擔(dān)招標(biāo)的項目將配備人員、設(shè)備和工廠設(shè)施的能力、財務(wù)狀況、企業(yè)資質(zhì)，以認(rèn)定其投標(biāo)資格。這一程序是保證招標(biāo)質(zhì)量的前提和必備手段。具體步驟是：通知資格預(yù)審?？膳c招標(biāo)通告同時寄發(fā)資格預(yù)審?fù)ǜ妫ㄖ稑?biāo)人進(jìn)行資格預(yù)審。編制及發(fā)售資格預(yù)審文件進(jìn)行投標(biāo)人資格審查。由資格審查部門按照預(yù)定的考核指標(biāo)對收回的資格預(yù)審文件進(jìn)行全面、客觀、公正的審查評定，如需要還應(yīng)到賣方企業(yè)驗證核實，以保證投標(biāo)人資格的真實性。確定合格投標(biāo)人名單。投標(biāo)人如果完全通過以上審查，并且按規(guī)定出具了各種有關(guān)的資信證明，則可被認(rèn)為是合格投標(biāo)人，最終確定出一份合格投標(biāo)人名單。編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件是招投標(biāo)雙方的行動準(zhǔn)則與約定，是投標(biāo)人編制投標(biāo)文件的依據(jù)，是最終合同簽訂的基礎(chǔ)。它應(yīng)由以下幾部分構(gòu)成：投標(biāo)邀請函。投標(biāo)人須知。物資需求一覽表。投標(biāo)書格式。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)規(guī)范。合同條款、合同格式及簽訂時間、地點、方式。印制、包裝、定價并發(fā)售招標(biāo)文件。發(fā)售時間、地點及定價應(yīng)在投標(biāo)邀請函中專門通知。需要時對投標(biāo)人進(jìn)行資格審查和企業(yè)實地考查。最終確定合格投標(biāo)人名單。投標(biāo)人按照招標(biāo)文件的要求編制投標(biāo)書，并在有效期限內(nèi)向招標(biāo)機構(gòu)報送投標(biāo)文件。開標(biāo)。在截止投標(biāo)后指定時間內(nèi)，由招標(biāo)機構(gòu)主持公開開標(biāo)。按照招標(biāo)機構(gòu)規(guī)定的時間、地點，通知所有投標(biāo)人自愿參加開標(biāo)儀式。開標(biāo)過程應(yīng)有監(jiān)督人員現(xiàn)場監(jiān)督。(11)評標(biāo)。即由采辦分包商組織的評標(biāo)委員會對投標(biāo)書的交易條件、技術(shù)條件及法律條件進(jìn)行評審比較，選出最佳投標(biāo)人的過程。評標(biāo)工作應(yīng)在投標(biāo)有效期內(nèi)完成。?定標(biāo)。各項投標(biāo)的問題已經(jīng)澄清、條件的評估已經(jīng)完畢之后，由評標(biāo)委員會進(jìn)行綜合分析，寫出評標(biāo)報告，交招標(biāo)主管部門審定，最后根據(jù)審定意見確定中標(biāo)人,這個過程稱為定標(biāo)。招標(biāo)機構(gòu)將把招標(biāo)項目的合同授予中標(biāo)人。?通知中標(biāo)。經(jīng)過對投標(biāo)文件的評審，確定中標(biāo)人后，招標(biāo)機構(gòu)應(yīng)立即以傳真方式在投標(biāo)有效期內(nèi)通知中標(biāo)人，后以正式書面通知遞交中標(biāo)人。中標(biāo)通知是招標(biāo)文件的一部分，具有法律效力。同時也應(yīng)對未中標(biāo)人發(fā)出通知告知評標(biāo)結(jié)果并退還其投標(biāo)保證金。(14)簽訂并履行合同。按照招標(biāo)文件有關(guān)規(guī)定簽訂并履行合同。(2)競爭性詢價采購競爭性詢價采購的基本程序：評定合格供貨廠商；評定合格廠商的原則：產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)；裝備能力；有無質(zhì)量保證體系；地理位置及運輸條件；主要產(chǎn)品的名稱和規(guī)格系列范圍是否符合采購要求，產(chǎn)品的年生產(chǎn)能力；產(chǎn)品的主要用戶和產(chǎn)品的使用情況及售后服務(wù)情況；近三年在同行業(yè)的銷售情況；產(chǎn)品近三年的價格情況。編制供貨廠冏調(diào)查提綱為了系統(tǒng)地了解和確定供貨廠商，采辦分包商將編制成供貨廠商調(diào)查提綱，請其填寫。調(diào)查提綱的內(nèi)容包括：a?廠商名稱、地址；b?主要產(chǎn)品名稱、規(guī)格系列范圍、產(chǎn)品制造資格或?qū)＠夹g(shù)、年生產(chǎn)能力以及外協(xié)件比例情況；產(chǎn)品的主要用戶、近三年的銷售業(yè)績；有無質(zhì)量保證體系；運輸保證能力；售后服務(wù)的規(guī)定，產(chǎn)品近三年的價格情況。確定合格廠商將供貨廠商反饋的調(diào)查提綱，各同類的廠商按照確定合格廠商的原則進(jìn)行橫向比較，從中選擇符合要求的廠商。將選擇確定合格廠商編成《推薦廠商名錄》報業(yè)主審批，批準(zhǔn)后方可使用。并實行動態(tài)管理，定期測評，加入新評審合格的廠商，剔除測評不合格的廠商。確定詢價廠商詢價廠商的確定原則a?業(yè)主《合格廠商名錄》中的廠商。b.承包商推薦并得到業(yè)主批準(zhǔn)的廠商。確定詢價廠商的選擇范圍。詢價廠商應(yīng)在已確定的《合格廠商名錄》中選擇，若要向目錄之外的廠商進(jìn)行詢價，則應(yīng)首先進(jìn)行評定，報業(yè)主批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。確定詢價廠商的數(shù)量。采辦分包商在為工程詢價采辦物資時，詢價廠商的數(shù)量將不低于三家。編制詢價文件詢價文件包括以下的內(nèi)容：詢價函報價須知商務(wù)報價表合同基本條件制造產(chǎn)品應(yīng)執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)或質(zhì)量要求、技術(shù)規(guī)格說明檢驗要求包裝要求運輸要求詢價文件的發(fā)出和報價的接收發(fā)出詢價文件落實詢價廠家是否收到詢價文件詢價文件的澄清報價接受和進(jìn)行報價登記報價評審報價中價格所包括的范圍物資的交貨期（包括技術(shù)文件的交付日期）貨款的支付要求各種雜項費用交貨地點和雙方責(zé)任采購廠商的確定采辦人員根據(jù)報價評審的結(jié)果，對參加報價的廠商做出優(yōu)先推薦"、推薦”或不推薦”的建議。采辦經(jīng)理根據(jù)建議確定采辦廠商。商務(wù)、技術(shù)談判。簽訂訂貨合同。1.3.4現(xiàn)場采購工作程序(1)總則采辦人員在施工實施當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的現(xiàn)場采購活動，以確保工程的需要。(2)崗位職責(zé)現(xiàn)場采購現(xiàn)場采購負(fù)責(zé)在項目施工實施地點對項目所需的短周期、臨時的、零散材料、設(shè)備的購買運輸和貨物的現(xiàn)場存儲，以滿足工程施工的需求，保證工程項目的順利進(jìn)行?，F(xiàn)場采購工作職責(zé)：根據(jù)項目所需的非長周期的工廠設(shè)備/材料的供應(yīng)和服務(wù)，編制現(xiàn)場合格供貨商名冊。購買項目建設(shè)需要的非長周期的設(shè)備、材料、供應(yīng)和服務(wù)。C?負(fù)責(zé)安排、督促、檢查所有現(xiàn)場采辦以及材料運輸。負(fù)責(zé)項目所有材料的接收，包括所需的材料報告，不合格、過期、缺少和損壞報告。負(fù)責(zé)填寫損壞賠償保險和協(xié)調(diào)報告。現(xiàn)場采購人員現(xiàn)場采購工程師向采辦經(jīng)理報告工作情況，具體負(fù)責(zé)現(xiàn)場采購、現(xiàn)場運輸、現(xiàn)場倉儲管理等工作，并負(fù)責(zé)與施工、設(shè)計、控制部門和業(yè)主現(xiàn)場代表聯(lián)絡(luò)?，F(xiàn)場采購工程師的其他職責(zé)有：全面負(fù)責(zé)現(xiàn)場物資供應(yīng)管理工作；開展現(xiàn)場采購工作；現(xiàn)場采購文件的編制；市場調(diào)查；設(shè)備材料現(xiàn)場采購計劃及采購工作的實施；負(fù)責(zé)現(xiàn)場檢查、督辦、質(zhì)量控制、安全環(huán)保和現(xiàn)場服務(wù)等。(3)工作程序指南現(xiàn)場采購必須符合采購程序手冊的規(guī)定，現(xiàn)場采購程序?qū)ΜF(xiàn)場采購工作的實施提供指導(dǎo)。供貨廠商選擇現(xiàn)場采購應(yīng)與采辦程序手冊要求一致。所有工程非臨時設(shè)備/材料的采購供貨商應(yīng)從業(yè)主批準(zhǔn)的《合格廠商名錄》中選擇。對于臨時設(shè)備、材料、工具、供給和消耗品的采購，如果在業(yè)主批準(zhǔn)的供貨商名冊中找不到合適的供貨商，則需現(xiàn)場采購人員提出至少3家供貨廠商并附資質(zhì)審查文件資料報業(yè)主審批，如果需要單一資源采購的需事先得到業(yè)主的批準(zhǔn)。采購現(xiàn)場采購必須嚴(yán)格按照相關(guān)的采購程序展開工作，現(xiàn)場采購工程師將按以下步驟進(jìn)行現(xiàn)場采購。采購申請采購申請應(yīng)提交給業(yè)主進(jìn)行審批。采購申請內(nèi)容包括：材料/設(shè)備清單技術(shù)要求商務(wù)要求供貨廠商清單詢價函采購申請批復(fù)當(dāng)采購申請內(nèi)容完整并包含了所有要求相關(guān)附件后，現(xiàn)場采購人員將向業(yè)主提交采購申請，業(yè)主進(jìn)行審批和簽字。詢價單在向業(yè)主提交采購申請的同時，現(xiàn)場采購人員將向供貨廠商發(fā)布詢價單。采購人員應(yīng)將業(yè)主關(guān)于采購申請的有關(guān)意見及時傳達(dá)給供貨廠商。在發(fā)布詢價單之前，采購人員應(yīng)審核詢價文件內(nèi)容以確保技術(shù)和商務(wù)文件的完整性。與供貨商談判和授予推薦采購人員將與供貨廠商進(jìn)行商務(wù)談判以獲得更低的價格。供貨廠商所有口頭答復(fù)需立刻以傳真或信函的方式確認(rèn)。采購人員在與供貨商談判之后按商務(wù)報價排定供貨商的名次，并向業(yè)主提交一份授予推薦信供業(yè)主審核。授予推薦信的內(nèi)容包括：采購的材料描述、供貨商清單、結(jié)論等。業(yè)主應(yīng)在收到授予推薦信后3個工作日內(nèi)給予答復(fù)。訂單訂單應(yīng)以業(yè)主批準(zhǔn)的訂單格式準(zhǔn)備。數(shù)額較小的采購訂單可以適當(dāng)簡化，簡化的訂單格式應(yīng)經(jīng)業(yè)主審核同意后方可使用。在向供貨商發(fā)布訂單之前，應(yīng)給業(yè)主提交一份不標(biāo)價的訂單審核。訂單審核應(yīng)在7個工作日內(nèi)。任何業(yè)主的意見應(yīng)包含在訂單里。訂單更改，訂單回執(zhí)和訂單更改回執(zhí)，訂單簽字程序，備件和供貨商服務(wù)等內(nèi)容將完全依照采購程序中的規(guī)定執(zhí)行。1.3.5采購合同管理程序(1)總則為加強合同(協(xié)議)的管理，規(guī)范和約束中俄原油管道漠河-大慶段工程所需的物資采辦的行為，維護(hù)業(yè)主和PC項目部的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》(以下簡稱《合同法》)及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合中俄原油管道漠河-大慶段工程建設(shè)實際情況，制定本程序。凡采辦分包商為中俄原油管道漠河-大慶段工程所簽訂的物資采辦合同均遵守本程序。(2)采購合同的簽約為中俄原油管道漠河-大慶段工程所采辦的物資除標(biāo)的額較?。?000元以下）或能即時消結(jié)的外，均須簽訂書面合同；雖能即時消結(jié)但屬批量、交易額較大，或當(dāng)時難以監(jiān)測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能及容易引起糾紛的交易，也應(yīng)簽訂書面合同。簽訂采購合同應(yīng)當(dāng)使用工商行政管理部門監(jiān)制的合同統(tǒng)一文本或參照規(guī)范文本,具體份數(shù)按實際情況確定，買方至少留存三份，合同管理一份、財務(wù)一份、承辦人一份。簽訂合同的程序和要求市場調(diào)查：對需擬定的合同，要根據(jù)其內(nèi)容對標(biāo)的物的市場分布、生產(chǎn)廠家、價格及其趨勢等進(jìn)行綜合性的分析或論證。要嚴(yán)格按照貨比三家”價'比三家"售'后服務(wù)比三家”的原則做好市場調(diào)查。資信調(diào)查：對經(jīng)市場調(diào)查后選定簽約對象的民事資格、注冊資本、銀行存款、技術(shù)和生產(chǎn)能力、經(jīng)營狀況、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行審查，以確定是否具有擬簽合同的履行能力和獨立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。對方簽約代表人或代理人要有合法的身份證明，及法定代表人證明書和法人授權(quán)委托書，任何代理人無權(quán)與上述情況不明的當(dāng)事人簽訂合同。審查人應(yīng)對審查情況的正確性負(fù)責(zé)，承擔(dān)審查責(zé)任。談判和起草：合同談判應(yīng)由具有合同談判經(jīng)驗并具有相應(yīng)技術(shù)、經(jīng)濟和法律知識的人員負(fù)責(zé)；重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)組成談判小組。合同起草原則上由我方談判人員或談判小組負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守法律、法規(guī)和有關(guān)規(guī)章制度，做到標(biāo)的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、用語規(guī)范嚴(yán)密；一般情況下，力求合同管轄地在對我方有利的地點。如屬對方起草，采辦分包商談判人員或談判小組應(yīng)按上述要求進(jìn)行審查和修改。審查和簽字蓋章：所有合同在正式簽約前，合同人員應(yīng)將合同文本和有關(guān)資料（如依據(jù)的計劃、批文、市場調(diào)查及有關(guān)資信審查資料合同談判紀(jì)要、貨比三家資料等）送主管合同的采辦經(jīng)理進(jìn)行審查。對審查不合格的合同，合同承辦人應(yīng)及時修改，直至合格。外部有關(guān)手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機關(guān)批準(zhǔn)的合同，合同簽訂后應(yīng)由承辦部門的經(jīng)辦人辦理審批手續(xù)；凡是國家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門申請登記或備案；凡是按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行公證的合同必須進(jìn)行公證。承辦人不得采用賄賂、帳外暗中收受或給予對方單位或個人回扣等不正當(dāng)手段簽訂合同。所有工程所需的物資采辦合同的談判、簽約等過程必須有采辦部的兩人以上同時參加，嚴(yán)禁一人單獨談判、簽約。（3）合同的履行對依法簽訂生效的合同，采辦部必須全面履行，不得擅自單方面變更、自行修改、解除或終止。經(jīng)雙方協(xié)商變更合同的內(nèi)容，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，按正常合同辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。合同雖已簽訂，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴(yán)重?fù)p害我方利益的應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同，并立即采取合法有效的措施，制止危害行為的發(fā)生，必要時可請求仲裁機構(gòu)或人民法院予以變更或撤消。采辦部負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的我方義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗收、確認(rèn)合同對方義務(wù)的履行。合同承辦人應(yīng)將合同履行的有關(guān)情況及時向采辦部、項目部領(lǐng)導(dǎo)匯報。對應(yīng)驗收的標(biāo)的物，應(yīng)由有關(guān)部門驗收后簽署驗收證明。對驗收不合格或與合同規(guī)定不符的標(biāo)的物，應(yīng)由采辦部在即日提出書面意見，按國家規(guī)定或合同約定的時間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當(dāng)措施解決。采辦部應(yīng)建立簡便有效的合同履行督促檢查制度，定期對到期合同的履行情況進(jìn)行檢查。問題較大的應(yīng)書面上報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。合同履行完畢，應(yīng)到合同主管部門辦理核銷手續(xù)。違約和糾紛的處理合同違約必須依法承擔(dān)違約責(zé)任。發(fā)生合同糾紛后，采辦部應(yīng)首先及時與對方協(xié)商解決。協(xié)商不成時，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)以書面形式上報主管領(lǐng)導(dǎo)；并在法定代表人的授權(quán)下配合專職法律人員向有管轄權(quán)的仲裁機構(gòu)申請仲裁或向法院起訴，不準(zhǔn)私自對外委托有關(guān)部門或個人處理糾紛。處罰有下列情形之一者對責(zé)任者酌情進(jìn)行處罰：違法或違反本程序簽訂合同的。簽訂的合同條款不全或不規(guī)范給合同履行造成障礙或發(fā)生糾紛的。沒有對合同對方進(jìn)行資信審查，或資信審查不認(rèn)真、不準(zhǔn)確，給業(yè)主或EPC項目部造成經(jīng)濟損失的。由于采辦部及個人的原因造成我方違約的。對方違約給我方造成損失而未及時給予追究的。不按時將已簽訂的合同交合同主管部門備案的。變更或解除合同時不依法辦理，從而發(fā)生糾紛造成經(jīng)濟損失的因我方不按期履行合同而敗訴的。不負(fù)責(zé)任、玩忽職守，錯簽合同或購進(jìn)偽劣產(chǎn)品的。與對方蓄意通謀簽訂合同的。(11)應(yīng)采用而未采用書面形式訂立合同的未按采辦部編制的工程采辦進(jìn)度計劃所簽訂合同的。.3.6合同管理措施簽訂之前的管理凡是由采辦部負(fù)責(zé)簽訂的采購合同，根據(jù)采購金額的大小采取不同的采購方式，國內(nèi)采購100萬元以上的采購合同，采用招標(biāo)采購的方式組織采購，特別急需(或國家規(guī)定允許非招標(biāo)采購的物資)的物資經(jīng)批準(zhǔn)可以采用競爭性詢價采購。對于招標(biāo)采購物資要嚴(yán)格按照國家、業(yè)主規(guī)定的辦法進(jìn)行。對于競爭性詢價采購的物資應(yīng)首先在業(yè)主提供的合格供貨廠商名錄中選擇，合格供貨廠商名錄中沒有的可以在社會上的供貨廠商中選擇。但必須對潛在供貨商進(jìn)行資質(zhì)審查，審查合格經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后方可列入合格供貨廠商備選名單。在與供貨廠商進(jìn)行商務(wù)、技術(shù)談判中，對于金額較大的應(yīng)邀請審計、財務(wù)、法律、合同管理等部門參加，以最大限度的減低采購風(fēng)險。在談判過程中應(yīng)本著公開、公平、公正、誠實守信和質(zhì)比三家、價比三家、擇優(yōu)選擇的原則選擇最終供貨廠商。供需雙方初步達(dá)成一致意見后，再起草合同草稿。合同蓋章之前的管理蓋合同專用章時，負(fù)責(zé)采辦的人員應(yīng)向合同管理人員提供供貨廠商的資信材料、評價材料、審批材料等，并規(guī)定資信材料的真實性由合同承辦人把關(guān)。資信材料包括：供貨廠商的有效營業(yè)執(zhí)照稅務(wù)登記證組織機構(gòu)代碼證特種行業(yè)生產(chǎn)許可證廠家對代理商的授權(quán)委托廠商對簽訂人的授權(quán)委托供方報價對比情況或談判工作總結(jié)供方業(yè)績情況預(yù)付款或定金審批表根據(jù)不同的合同需要提交的其他材料等上述資料完備并經(jīng)合同人員審查合格后，才能進(jìn)行合同內(nèi)容的實質(zhì)性審核。審核內(nèi)容包括：產(chǎn)品的名稱、型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點是否明確，是否與訂貨通知相符。所采購的物資是否在供貨廠商提供的營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營范圍之內(nèi)。產(chǎn)品的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求、廠商對產(chǎn)品質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和交貨期限是否明確。交貨地點、交貨方式是否明確。是否對貨物運輸方式、運輸費用等做了規(guī)定。預(yù)付款、定金是否得到采辦部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。對貨物是否提出了包裝要求，標(biāo)準(zhǔn)如何。條款中是否寫明開具增值稅發(fā)票或?qū)Ｓ冒l(fā)票。是否對隨機的備品、備件等提出了要求。要求廠商提供的產(chǎn)品資料(合格證、使用說明書、出廠檢驗證明等)是否齊備。(11)是否有售后服務(wù)條款。?是否有違約條款，違約條款是否公平合理。?解決合同爭議的方式、起訴地點。合同金額大小寫是否一致。簽字人簽字位置是否正確。?將無價格合同提交業(yè)主進(jìn)行審批。(3)合同蓋章后的管理對于合同蓋章之后的管理應(yīng)采取周跟蹤、月報表的辦法。每周五和月末要對采辦部所簽訂的合同進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，包括：簽訂情況、貨款支付情況、到貨情況、驗收情況、調(diào)撥情況等，并分析上報給采辦部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。采辦進(jìn)度計劃線路物資管件、陰保材料：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；5月25日到達(dá)中轉(zhuǎn)站站場物資儀表材料、通信材料、電力材料：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。儀表設(shè)備、工藝設(shè)備、陰保設(shè)備、通信設(shè)備、電力設(shè)備：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。消防、土建物資暖通材料、給排水材料：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。消防設(shè)備、暖通設(shè)備、給排水設(shè)備：4月21日開始談判、招標(biāo)；5月10日簽訂合同；6月10日到達(dá)中轉(zhuǎn)站。采辦進(jìn)度控制程序采購計劃的編制PC項目部成立后，采辦經(jīng)理應(yīng)立即組織人員編制物資采購計劃。采購計劃應(yīng)描述米購任務(wù)的范圍，明確米辦分包商與施工分包商在米購任務(wù)方面的分工和責(zé)任關(guān)系。(1)采購計劃應(yīng)滿足以下原則：①經(jīng)濟原則在保證所采購物資的質(zhì)量和交貨期的前提下盡可能為業(yè)主節(jié)約采購資金；較低的采購?fù)顿Y；在規(guī)定的費用范圍內(nèi)，材料價格、運輸費用綜合考慮，以合格的產(chǎn)品質(zhì)量和最少的資金投入為采購目標(biāo)。最低的采購管理費用；質(zhì)量保證原則所有供貨廠商必須經(jīng)過選擇與審查；嚴(yán)格監(jiān)督廠商質(zhì)量體系的運行；嚴(yán)格監(jiān)督產(chǎn)品檢驗、試驗程序的執(zhí)行；嚴(yán)格按照產(chǎn)品的運輸、堆碼、保管程序或要求進(jìn)行操作。安全保證原則進(jìn)度保證原則采購進(jìn)度必須服從業(yè)主/監(jiān)理制定的工程總體進(jìn)度；采購進(jìn)度必須服從施