公司人事檔案管理規(guī)定

人事檔案管理規(guī)定第一章?總?則第一條為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，制定本辦法。第二條本辦法所指人事檔案是員工在工作中形成的記載職務(wù)任免、崗位變動(dòng)、任職資格、業(yè)務(wù)技能、政治表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、工資待遇等內(nèi)容的文件材料。第三條人事檔案管理工作，必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的法律法規(guī)及檔案保密規(guī)定，確保檔案的完整與安全。第四條中層以上管理人員檔案和其他員工檔案進(jìn)行分柜管理，檔案管理人員的檔案存放于組織部門。第二章機(jī)構(gòu)和職責(zé)第五條人事檔案由人力資源部進(jìn)行管理。服從國(guó)家檔案行政管理部門宏觀管理，接受集團(tuán)公司、公司檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)。第六條檔案管理員職責(zé)：（一）對(duì)人事檔案及檔案材料進(jìn)行收集鑒別、及時(shí)整理、有效保護(hù)；（二）辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；（三）為有關(guān)部門提供人事檔案情況并辦理其它有關(guān)事宜；（四）做好員工檔案的保護(hù)工作；（五）定期向公司檔案室移交檔案回執(zhí)及其它歸檔資料。第三章人事檔案保密規(guī)定第七條?涉及人事檔案管理的相關(guān)人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定，不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)搨€(gè)人檔案內(nèi)容。個(gè)人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案，任何人不得私自保存他人檔案或檔案材料。不得擅自泄露檔案內(nèi)容，違者追究法律責(zé)任。第四章材料歸檔規(guī)定第八條人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔（一）履歷材料包括：?履歷表（書）、簡(jiǎn)歷表；登記表；普通高中、初中學(xué)生畢業(yè)登記表；更改姓名材料；就業(yè)登記申請(qǐng)書；?委托存檔登記表（寄存人事檔案登記表）；失業(yè)轉(zhuǎn)就業(yè)育齡人員婚育情況登記表。（二）自傳材料包括：本人書寫的敘述本人經(jīng)歷、思想變化過程、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等內(nèi)容的材料。?（三）鑒定、考核、考察材料包括：鑒定表（含自我鑒定）；組織正式出具的職工表現(xiàn)材料；考核登記表。?（四）評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料包括：報(bào)考高校的登記表；能反映一定專業(yè)（技術(shù)）的畢業(yè)生登記表；學(xué)歷證明、學(xué)位證書（證明）；學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）成績(jī)表、成績(jī)單；套改、晉升、聘任技術(shù)職務(wù)的材料；專業(yè)技術(shù)任職資格申報(bào)表、審批表；創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響論文等目錄。（五）政審材料包括：審查職工政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報(bào)告、審查結(jié)論、上級(jí)批復(fù)、本人對(duì)結(jié)論的意見、交待或說明材料、主要證明材料；甄別復(fù)查結(jié)論（意見、決定）、批復(fù)；入黨、入團(tuán)、參軍、入學(xué)、出國(guó)等政審調(diào)查材料；更改姓名、民族、年齡、國(guó)籍等組織審查材料；家庭成員、主要社會(huì)關(guān)系的政治歷史情況證明材料。?（六）參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料包括：入團(tuán)、入黨的各種材料；加入民主黨派的有關(guān)材料。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料包括：各級(jí)先進(jìn)人物、英雄模范稱號(hào)登記表（審批表）、模范事跡、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)材料；創(chuàng)造發(fā)明事跡、各種科技和業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)材料；立功受勛、表彰材料。（八）處分材料包括：處分決定、查證核實(shí)材料、本人對(duì)處分的意見；法院審判判決書；開除黨籍、團(tuán)籍的材料。?（九）任免呈報(bào)表和工資、待遇的審批材料包括：關(guān)于招聘、勞動(dòng)合同、調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)、待遇、出國(guó)、退休、退職等相關(guān)材料；（十）其他可供組織參考的材料。包括：?1、企業(yè)工人從事特殊工種工作登記卡；2、企業(yè)職工參加工作時(shí)間及連續(xù)工齡核定表；3、計(jì)劃生育審批表；4、招工、參軍、參加工作、畢業(yè)生、工作調(diào)動(dòng)等所作的體檢表5、有殘疾的體檢表、殘疾登記材料；6、非正常死亡的調(diào)查報(bào)告及有關(guān)情況的遺書；7、有關(guān)證明單位改制的文件材料；8、有關(guān)證明單位更名的文件材料；9、有關(guān)證明單位性質(zhì)的材料；10、有關(guān)證明在外地從業(yè)期間參保情況的文件材料；11、有關(guān)證明從事特殊工種的文件材料；12、有關(guān)特殊工種崗位的批件；13、有關(guān)證明招工情況的文件材料；14、有關(guān)證明知青身份的文件材料；15、有關(guān)證明戶籍遷出遷入的文件材料；16、有關(guān)證明出生時(shí)間的文件材料；17、有關(guān)證明參軍、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)人員身份、時(shí)間的文件材料；18、其他證明材料。第九條歸檔程序（一）職工個(gè)人在一定時(shí)期內(nèi)的再教育學(xué)習(xí)、學(xué)歷、職稱、技能學(xué)習(xí)過程中形成的材料（權(quán)威部門確認(rèn)）及時(shí)移交到部門兼職檔案員處。（二）公司人事、組織部門的管理人員以及各部門的兼職檔案員，負(fù)責(zé)對(duì)日常工作活動(dòng)中所形成的員工人事檔案材料進(jìn)行收集歸檔，凡涉及到歸檔范圍內(nèi)的材料應(yīng)在審查蓋章或個(gè)人簽字后擇其收集整理，及時(shí)移交到對(duì)口部室，直至移交到人力資源部。第十條歸檔時(shí)間人事檔案材料屬于年度類的在辦理完畢后的次年三月底前移交歸檔。階段、周期性材料在活動(dòng)完成后兩個(gè)月之內(nèi)歸檔。變更、修改、補(bǔ)充調(diào)動(dòng)、調(diào)離的材料及時(shí)歸檔。第十一條歸檔要求（一）收集的歸檔材料應(yīng)客觀真實(shí)、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的應(yīng)蓋章簽字完成后及時(shí)移交。（二）接收部門應(yīng)全面檢查歸檔文件材料質(zhì)量，交接雙方核對(duì)移交清冊(cè)后履行簽字登記手續(xù)。（三）對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案，拆封人員要根據(jù)檔案清單核對(duì)驗(yàn)收，缺材料的原檔退回。（四）對(duì)假公濟(jì)私或利用檔案材料營(yíng)私舞弊的，將視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。（五）人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫；A4紙?zhí)顚懙?，要求?yè)邊距左右均大于或等于2.5cm,上下均大于或等于3cm，以便于用來(lái)裁剪。第五章人事檔案的保管規(guī)定第十二條人事檔案存放應(yīng)配備檔案庫(kù)房、檔案工作室等相應(yīng)設(shè)施。做好防火、防盜、防蟲、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染等八防工作。第十三條人事檔案材料應(yīng)分類整理后方可入卷存檔。每年要對(duì)檔案進(jìn)行一次整理、校對(duì)工作。第十四條檔案應(yīng)分類編號(hào)后存放，編號(hào)應(yīng)與員工編號(hào)統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。第六章人事檔案查閱規(guī)定第十五條查閱手續(xù)（一）凡查閱人事檔案者，一律填寫《人事檔案借、閱審批單》（見附表），檔案室憑審批表提供檔案。人力資源部、黨群工作部查閱人事檔案人員每年審批一次。（二）外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信和本人身份證件，填寫《人事檔案借、閱審批單》，方可查閱。（三）查閱檔案應(yīng)在查閱室查閱，查閱時(shí)按順序翻頁(yè)，避免亂插錯(cuò)放、不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容，因工作需要從檔案中取證的經(jīng)審查批準(zhǔn)后方能辦理復(fù)制。第十六條注意事項(xiàng)（一）建立檔案查閱登記規(guī)定，對(duì)查閱職工檔案的情況做好記錄。（二）凡查閱人事檔案的工作人員必須是中共黨員，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。（三）查閱檔案時(shí)要注意愛護(hù)，保持檔案整潔，嚴(yán)禁對(duì)檔案涂改、圈劃、抽取、撤換、污損、泄密等。（四）未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自拍攝、復(fù)制檔案材料。確因工作需要從檔案中取證的，須填寫《人事檔案借、閱審批單》方可辦理。（五）檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)提交報(bào)告，填寫《人事檔案借、閱審批單》，嚴(yán)格履行登記手續(xù)。（六）借用的人事檔案，必須妥善保管，要嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)交給無(wú)關(guān)人員和本人翻閱。（七）任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。（八）員工被任免中層以上職務(wù)，應(yīng)在任免職務(wù)后一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行移柜。第七章人事檔案轉(zhuǎn)遞規(guī)定第十七條人事檔案的轉(zhuǎn)出（一）員工勞動(dòng)合同終止、解除或其它原因需要轉(zhuǎn)出檔案的，應(yīng)在15天之內(nèi)辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）員工工作調(diào)動(dòng)的，需持商調(diào)函辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)。（三）對(duì)轉(zhuǎn)出的人事檔案要進(jìn)行認(rèn)真的檢查核對(duì)，并按規(guī)定的要求，整理合格、裝訂成冊(cè)，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。未經(jīng)整理的檔案，不得轉(zhuǎn)出。（四）檔案轉(zhuǎn)出要填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，提檔人簽字，檔案要密封，加貼密封條并蓋密封章。（五）轉(zhuǎn)出的檔案須進(jìn)行編號(hào)登記。（六）檔案轉(zhuǎn)出后，經(jīng)辦人應(yīng)在檔案名冊(cè)上注明何時(shí)轉(zhuǎn)往何處并簽字，以便備查。（七）對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案回執(zhí)以及清單，于次年歸入到公司檔案室，并留臺(tái)帳予以備查。第十八條人事檔案的接收（一）新員工調(diào)入，接到有關(guān)員工調(diào)入通知后，應(yīng)及時(shí)接收人事檔案。（二）對(duì)接收的人事檔案，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)開封，對(duì)照檔案清單檢查核對(duì)，無(wú)誤后接收；若缺少材料，檔案退回并明確告知，補(bǔ)齊材料后再予接收。（三）對(duì)接收的人事檔案，要認(rèn)真登記、編號(hào)、整理、入庫(kù)。第十九條其他要求對(duì)違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取、更換檔案材料的視情節(jié)和后果追究當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。第八章人事檔案的檢查核對(duì)規(guī)定第二十條?在檔案接收、轉(zhuǎn)出、借閱及日常工作中，要堅(jiān)持認(rèn)真檢查核對(duì)，做到名冊(cè)數(shù)量與檔案實(shí)際數(shù)量相符，檔案編號(hào)與擺放位置相符，檔案目錄與檔案材料相符。做好檔案接收、轉(zhuǎn)出、變動(dòng)情況記錄，防止錯(cuò)收、漏轉(zhuǎn)和張冠李戴等錯(cuò)裝現(xiàn)象。第二十一條?接收檔案時(shí)，看姓名、單位、職務(wù)是否相符；看檔案內(nèi)容是否與檔案轉(zhuǎn)遞單所列的材料項(xiàng)目相符，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)糾正。第二十二條?轉(zhuǎn)出檔案時(shí)，認(rèn)真清點(diǎn)材料，注銷名冊(cè)，并辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。第二十三條?接待閱檔時(shí)，要先清點(diǎn)材料，后拿出，收回檔案要先清點(diǎn)，再歸檔。第二十四條?每年年底進(jìn)行一次檔案總核對(duì)工作。必要時(shí)可半年一次。第九章附則第二十五條?本規(guī)定由人力資源部負(fù)責(zé)解釋與修訂。第二十六條?本規(guī)