如何組織有效的討論會(huì)

如何組織有效的討論會(huì)

原作者：李愛華/中國人民大學(xué)二次加工和傳播：KelvinWANG一組有關(guān)會(huì)議的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)大多數(shù)專業(yè)人員每月參加61.8次會(huì)議,其中50%是浪費(fèi)時(shí)間，假設(shè)每個(gè)會(huì)議長1小時(shí)，則專業(yè)人員每月將浪費(fèi)31個(gè)小時(shí)，或者是4個(gè)工作日；

超過73%的與會(huì)者承認(rèn)開會(huì)時(shí)在考慮其他工作，超過39%的人承認(rèn)有在會(huì)議期間打盹。結(jié)論不是會(huì)議本身出現(xiàn)了問題而是在操作會(huì)議的過程中出現(xiàn)了問題。成功會(huì)議的四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：1.準(zhǔn)時(shí)開始、結(jié)束2.達(dá)到會(huì)議目標(biāo)3.參加者踴躍4.參與者感到有趣“5W+H”Why?——為什么要開會(huì)？Who?——誰來做主持，誰來參加？When?——什么時(shí)間開始，結(jié)束？什么時(shí)候達(dá)到目標(biāo)？What?——會(huì)議的主題是什么？要解決問題是什么？where?——在哪里開會(huì)？How?——如何有效開會(huì)？成功的討論會(huì)是需要設(shè)計(jì)的。如果像設(shè)計(jì)公司的產(chǎn)品那樣精心設(shè)計(jì)會(huì)議，那么會(huì)議成功率就會(huì)越來越高，企業(yè)越就有競爭力。會(huì)議革命砍掉不必要的會(huì)議排除不需要參加會(huì)議的主管強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束重視會(huì)議結(jié)論提高會(huì)議生產(chǎn)力，強(qiáng)化企業(yè)競爭力開會(huì)的觀念豐田公司標(biāo)語只開有實(shí)際效果的會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開始，最好一小時(shí)內(nèi)結(jié)束。重在實(shí)際行動(dòng)。參觀日本東京的樓盤每個(gè)樓盤開幾個(gè)會(huì)是標(biāo)準(zhǔn)化的，會(huì)議的目標(biāo)、議程、參與者也是標(biāo)準(zhǔn)化的，二個(gè)不同的會(huì)前后隔幾天都是標(biāo)準(zhǔn)化的所以日本人60人管理著40個(gè)樓盤，不是因?yàn)槿毡救吮任覀兟斆?，而是?huì)議的標(biāo)準(zhǔn)化。唐駿：要開好會(huì)，就不能只帶著耳朵去，要帶著資料去。會(huì)議上要看到數(shù)據(jù)，每個(gè)部門都要來講自己的數(shù)據(jù)、意見是怎么樣。在微軟，會(huì)議主持人最后一頁P(yáng)PT都會(huì)講下面應(yīng)該怎么做，這樣效率就會(huì)高很多。進(jìn)來請(qǐng)說實(shí)話，短話，說話算話出去請(qǐng)行動(dòng)，互動(dòng)，說動(dòng)就動(dòng)會(huì)上講全部，會(huì)下按規(guī)則如果會(huì)上不說，會(huì)下亂說，你要負(fù)責(zé)如何開討論會(huì)會(huì)前議題會(huì)中控制會(huì)后評(píng)估會(huì)前議題要討論什么內(nèi)容，需要先列下來，否則容易跑題或者目標(biāo)不明確。如果是非正式的會(huì)議，沒必要整理出書面的會(huì)議議程的，也需要將大致需要討論的內(nèi)容一一列舉出來，免得開會(huì)時(shí)沒有討論的重點(diǎn)。主持人如何開場目的：舉辦會(huì)議的主要目的背景說明：會(huì)議召開的背景，我們面臨的問題議程：會(huì)議中欲討論之事項(xiàng)及先后順序和預(yù)估

時(shí)間期望：對(duì)參會(huì)人員的表現(xiàn)和問題的處理期望討論會(huì)中常見問題1.“一言堂”滔滔不絕：很多人沒有參與進(jìn)來，會(huì)議被個(gè)別人主導(dǎo)，大多數(shù)人選擇了沉默；討論沒有深度，草草收?qǐng)?.思維混亂：每個(gè)人都從自己喜歡的角度看問題，爭論不休，而有些角度卻被忽略了；總是讓情緒影響思維的方向和效率；總是無序地既考察信息、形成觀點(diǎn)，又要評(píng)判其他人的觀點(diǎn)，使思維不夠清晰，問題不夠聚焦，觀點(diǎn)難以形成。3.心理障礙：對(duì)抗心理、畏懼心理、老好人心理、競爭心理、依賴心理4.群體壓力：不提沒把握的問題、不提分歧性問題、不提質(zhì)疑性問題解決辦法1.轉(zhuǎn)變理念：對(duì)手->伙伴；對(duì)抗->合作；求同->求異；輸贏->共贏2.結(jié)構(gòu)化：把思維的不同階段劃開，避免了思維方式的相互干擾；保證成員間在發(fā)言權(quán)力上的平等；結(jié)構(gòu)化”保證了時(shí)間的利用效率3.強(qiáng)制性：規(guī)定小組成員必須按照程序的要求積極參與，即使提出激烈的反對(duì)意見也不意味著對(duì)集體及其成員的否定；保證集體討論始終處于激發(fā)狀態(tài)，給每個(gè)人一定的發(fā)表意見的壓力；利于相對(duì)級(jí)別較低的個(gè)體對(duì)集體作出貢獻(xiàn)（不是我要否定誰，規(guī)則如此）第一種方法：思維導(dǎo)圖把各級(jí)主題的關(guān)系用相互隸屬與相關(guān)的層級(jí)圖表現(xiàn)出來，主題關(guān)鍵詞與圖像、顏色等建立記憶鏈接，思維導(dǎo)圖充分運(yùn)用左右腦的機(jī)能，利用記憶、閱讀、思維的規(guī)律，協(xié)助人們在科學(xué)與藝術(shù)、邏輯與想象之間平衡發(fā)展，從而開啟人類大腦的無限潛能。

運(yùn)用在創(chuàng)意的聯(lián)想與收斂、項(xiàng)目企劃、問題解決與分析、會(huì)議管理等方面。使用思維導(dǎo)圖的好處（1））利用色彩、線條、關(guān)鍵詞、圖像等，增強(qiáng)記憶；（2）使左腦的抽象引領(lǐng)和右腦的形象引領(lǐng)有機(jī)結(jié)合；（3）通過繪制引領(lǐng)導(dǎo)圖，手、腦多種感官結(jié)合；（4）關(guān)鍵詞和圖像，促進(jìn)歸納概括、聯(lián)想能力；（5）引領(lǐng)過程可視化和可操作化，培養(yǎng)創(chuàng)造性引領(lǐng)技巧。主持人的職責(zé)1.營造合適的會(huì)議氣氛2.控制會(huì)議主題和時(shí)間3.公布會(huì)議守則、安排記錄4.安排議事進(jìn)度、控制會(huì)場5.引導(dǎo)發(fā)言、避免沖突6.正確總結(jié)討論的內(nèi)容7.達(dá)成團(tuán)隊(duì)決策成功主持人的十句話1.讓我們試試2.你是怎么想的3.那么，你的意思是4.好主意，你的想法很好5.我們是不是跑題了6.委婉一點(diǎn)（公平些/別緊張）7.輪到你了，接下來是你8.每個(gè)人同意嗎9.我們做出的決定是什么第二種方法：團(tuán)體列名法團(tuán)體列名法是一種最大限度地收集小組成員的意見，防止會(huì)議由少數(shù)人控制的集體討論方法?；静襟E是：1.小組準(zhǔn)備：小組圍坐，主持人說明議題，鼓勵(lì)大家積極思考，貢獻(xiàn)思想。2.個(gè)人準(zhǔn)備：在限定的時(shí)間內(nèi)，小組成員獨(dú)自把自己的意見寫在紙上，在此期間不討論。3、小組發(fā)言：主持人指定一人開始發(fā)言，但僅講其意見中的第一條，然后轉(zhuǎn)到下一人，下一人也只講其意見的第一條。如自己的意見別人講過，不重復(fù)，講自己的下一條，期間有一人負(fù)責(zé)把大家的意見編號(hào)逐條記錄在紙板（白板、黑板）上。就這樣一輪一輪地進(jìn)行，如果某一成員沒有新意見了，則越過，直至全體人的全體意見都講出來為止。在別人發(fā)言時(shí)，不對(duì)別人提出的意見進(jìn)行評(píng)論。團(tuán)隊(duì)列名法4、小組討論：小組對(duì)每一條意見進(jìn)行討論，如有不清楚的，可提問，請(qǐng)?zhí)岢鲈撘庖姷娜诉M(jìn)一步解釋澄清，說明含義，重復(fù)意見可以刪并，有新的意見可加上。5、小組決策：可選擇打分或其他的方式，在所有意見中選擇小組集體的意見。團(tuán)體列名法團(tuán)隊(duì)列名法討論：將新產(chǎn)品的PCP周期控制在4個(gè)月內(nèi)團(tuán)隊(duì)列名法思維導(dǎo)圖第三種方法：頭腦風(fēng)暴法1.激發(fā)大家的智慧，其原意為“突如其來”的想法。在頭腦風(fēng)暴中，追求的是觀點(diǎn)、意見的數(shù)量和創(chuàng)意，而非正確性。2.每組5－10人為宜，關(guān)系要融洽，氣氛要輕松。3.實(shí)際工作中，80％的創(chuàng)新可使用頭腦風(fēng)暴法。4.實(shí)踐證明，這種方法比每個(gè)人單獨(dú)提方案，數(shù)目能多出65－93％1、主持人簡明扼要地闡明問題，鼓勵(lì)所有的人積極思考，貢獻(xiàn)觀點(diǎn)。2、小組自由發(fā)言，有人記錄，在發(fā)言過程中，不允許批評(píng)和質(zhì)疑，但可以補(bǔ)充和完善，直至窮盡所有人的所有觀點(diǎn)。3、解釋和說明，合并同類觀點(diǎn)。4、展開充分討論，形成小組一致意見。頭腦風(fēng)暴法實(shí)施的基本步驟頭腦風(fēng)暴法的四條基本原則1、嚴(yán)禁批評(píng)：不對(duì)別人所提意見的價(jià)值、可行性及重要性進(jìn)行任何評(píng)價(jià)2、自由奔放：不能有任何框框的限制，自由、自由、再自由3、多多益善：求量不求質(zhì)，方案越多越好4、搭便車：受到啟發(fā)時(shí)，可以搭便車，在不打斷他人思維的基礎(chǔ)上，補(bǔ)充、完善他人的觀點(diǎn)激發(fā)創(chuàng)意的有效方法

隨機(jī)詞

概念提取隨機(jī)詞從字典或報(bào)紙中隨意選擇一個(gè)名詞

這個(gè)名詞與要解決的問題距離越遠(yuǎn)越好步驟示例1.概念提?。簢@問題產(chǎn)生一個(gè)方法（主意）如何減輕壓力：減輕壓力的一個(gè)方法是外出散步2、從1方法中提煉概念，一般通過問“這個(gè)方法有什么作用嗎？”提出外出散步有什么作用嗎？----鍛煉身體3、根據(jù)所提煉的概念產(chǎn)生新的備選方案，“還有其他方法來實(shí)現(xiàn)同樣的效果（概念）嗎”？鍛煉身體的方法還有：游泳4、在每一個(gè)概念基礎(chǔ)上添加新的方法（主意）鍛煉身體的方法還有舉重、慢跑、爬山等5、對(duì)新的方法（主意）按2、3、4、進(jìn)行操作，可以產(chǎn)生更多的創(chuàng)新爬山可以提煉的概念是親近大自然，還有什么樣的親近大自然的方式呢？外出散步還可以提煉出“轉(zhuǎn)移注意力”的概念，還有哪些地轉(zhuǎn)移注意力的方法呢第四種方法：魚骨圖法魚骨圖是一種發(fā)現(xiàn)問題“根本原因”和“解決方案”的方法，它也可以稱之為“因果圖”。魚骨圖原本用于質(zhì)量管理第五種方法：六帽法主持與引導(dǎo)愛德華·德·博諾(EdwarddeBono):創(chuàng)新思維之父,"六頂思考帽"、"水平思考法"、"DATT"、"CoRT教育思維"的創(chuàng)始人。牛津大學(xué)心理學(xué)和生理學(xué)榮譽(yù)博士學(xué)位及醫(yī)學(xué)博士學(xué)位，劍橋大學(xué)博士學(xué)位、馬耳他大學(xué)醫(yī)學(xué)博士學(xué)位，牛津大學(xué)、劍橋大學(xué)、倫敦大學(xué)、哈佛大學(xué)的任教經(jīng)歷，國際最知名的思想家，被譽(yù)為“世界創(chuàng)新思維之父”，劍橋大學(xué)思維基金會(huì)主席。六頂思考帽六頂思考帽方法是我們在思考問題（考察問題、分析問題、評(píng)估問題、解決問題）的時(shí)候，在規(guī)定的時(shí)間之內(nèi)，我們只使用一頂思考帽來思考。它提供了一個(gè)思維的框架，從而改變我們思維的方式，使我們的思維更加清晰，思考的方向更加明確，解決問題更加高效。廣泛用于小組討論，每個(gè)人看問題要有不同的視角。小組要交替運(yùn)用這些不同視角得到對(duì)問題完整認(rèn)識(shí)。六帽引導(dǎo)的開會(huì)1.目標(biāo)明確2.各抒已見3.平行引導(dǎo)4.主持控制5.解決問題6.結(jié)論落實(shí)六頂思考帽的用處1、最好的會(huì)議管理工具！會(huì)議時(shí)間最多可節(jié)約75%，會(huì)議成果可提高500%甚至更多。2、建立“思考型組織”的工具！它能有效改變企業(yè)中高層管理者的思維方式，能迅速提高企業(yè)整體的思考質(zhì)量，避免思維的散漫、疏漏和低效，從而