秘書文檔管理(自考)

第4頁共6頁《秘書文檔管理》復(fù)習資料1.文書是人們在生產(chǎn)和生活中為了記錄事項，管理事務(wù)，交流情況，依照一定體式制作的具有現(xiàn)實效用的文字材料。2.文書工作是社會組織的文書工作機構(gòu)和人員遵守相關(guān)法規(guī)制度的規(guī)定，通過一系列相互銜接的環(huán)節(jié)，完成文書的制作、辦理和管理，為組織工作服務(wù)的工作。3.文書制作是文書形成主體為了一定的目的，以特定的文體格式與載體形式表達主體意識的行為?！疚臅谱魇俏臅c檔案工作的第一步，是開展文檔管理活動的前提和基礎(chǔ)。】4.文書工作組織機構(gòu)，是指社會組織中擔負文書工作任務(wù)的部門和人員以及這些部門和人員之間的關(guān)系。5.廣義的文書辦理是指包含文書制作、文書處理和文書管理在內(nèi)的所有文書工作，相當于秘書實務(wù)中所說的辦文工作。6.狹義的文書辦理主要指按照國家的相關(guān)規(guī)定，通過一系列前后相繼的環(huán)節(jié)完成文件制作、傳遞、閱讀、承辦等工作，主要包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個方面，一般不包含文書的保管和立卷、整理和歸檔等環(huán)節(jié)。7.檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、軍事、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖像、聲像等不同形式的歷史記錄。8.廣義的檔案工作是指檔案事業(yè)工作，包括社會組織檔案工作、檔案館工作、檔案事業(yè)管理工作、檔案教育工作、檔案科研工作和檔案宣傳出版工作等?！緳n案教育】9.狹義的檔案工作是指檔案業(yè)務(wù)工作，也就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務(wù)的工作。【檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計、檔案檢索、檔案提供利用和檔案編研八個環(huán)節(jié)，通常稱為檔案業(yè)務(wù)工作八環(huán)節(jié)】10.文書檔案連鎖法，就是以集中統(tǒng)一地原則組織文書、檔案工作，由總收發(fā)室統(tǒng)一進行分類和登記，分發(fā)至主辦單位，各單位辦完公文，隨即由檔案室進行立卷歸檔?！久駠?1.交擬是組織的負責人將擬稿任務(wù)交給起草人員的辦文環(huán)節(jié)，是文件制作的起點。【擬稿是擬稿人根據(jù)組織的負責人的意圖，在發(fā)文稿紙上起草文件?！?2.核稿是指將公文送負責人簽發(fā)前，由辦公廳（室）負責人進行審核的過程。13.簽發(fā)是組織負責人對呈批的文稿進行審定后簽署意見的過程。【簽發(fā)是制文階段的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，一份文稿能否制發(fā)，主要取決于負責人是否簽發(fā)。是文稿生效的標志?！?4.復(fù)核是秘書機構(gòu)在文件正式印制前，對已簽發(fā)的定稿進行全面檢查的過程。15.文稿是指文書起草過程中形成的歷次稿件，又可分為草稿和定稿兩種。16.文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。17.修訂本是指文件經(jīng)發(fā)布生效后，經(jīng)實踐檢驗或隨著事物的發(fā)展，原有的文件已不再適用，有必要對文件內(nèi)容或文字進行修訂、補充、完善而產(chǎn)生的文本。18.文書的文體是適應(yīng)行政工作、公共事務(wù)的需要而形成的語文體式，是一種兼有議論文、說明文、記敘文一般特點的應(yīng)用文體。19.文書格式是指文書的各個組成部分按一定要求、規(guī)格置排的整體結(jié)構(gòu)形式，包括文書的問題要求、內(nèi)容結(jié)構(gòu)、要素標記和格式安排等幾個方面。20.發(fā)文字號即文件的編號，又有公文字號、文號、發(fā)文號等名稱。21.收文辦理是指接受外組織發(fā)來的文件并對其進行運轉(zhuǎn)和辦理的過程。22.擬辦是社會組織秘書機構(gòu)負責人對需要辦理的文件提出初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考的過程。23.注辦是對文件的承辦情況和處理結(jié)果予以簡要注明的過程。24.內(nèi)部文件是指組織在日常行政辦公活動中形成的用于內(nèi)部信息流通的文件。25.文書管理是指通過嚴格規(guī)范的制度和科學有效的方法對文書的數(shù)量、質(zhì)量和運作過程進行監(jiān)控和掌管。26.立卷也稱文書立卷，是指文書部門或業(yè)務(wù)部門將處理完畢的，具有保存價值的公文，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律進行系統(tǒng)整理編目，組成案卷的工作，它是整理與保管檔案文件的一種重要手段和方法。27.案卷是指由互有聯(lián)系的若干文件組合而成并放入卷夾、卷皮的檔案保管單位，也是全宗內(nèi)檔案系統(tǒng)排列、編目和統(tǒng)計的基本單位。28.立卷類目也稱歸檔類目或立卷方案，是各個社會組織在每年初根據(jù)本組織工作活動的規(guī)律，預(yù)計該年度可能形成文件的類別和數(shù)量，擬制出來的規(guī)卷條目，作為平時文件材料立卷的指南。29.通訊者特征也可稱為收發(fā)文機關(guān)特征，是指公文中具有問復(fù)的性質(zhì)的文種特征。30.全宗是一個獨立的機關(guān)、組織或人物在社會活動中形成的具有有機聯(lián)系的文件整體，是檔案館的基本分類和管理單位。【它最先是法國作為對檔案館內(nèi)檔案分類的原則和方法而應(yīng)用的，后為許多國家采用，逐漸成為國際范圍內(nèi)檔案學通用的術(shù)語?！?1.普發(fā)性檔案文件匯編是指將一個組織產(chǎn)生的文件依據(jù)來源的順序、時間的順序進行排列，匯集成冊。【xx省政府2010年制發(fā)文件匯編、xx省xx廳1999—2009年永久保存檔案文件匯編】1.文檔管理的重要性：（1）文書、檔案工作是國家管理的重要手段；（2）文書、檔案工作是秘書工作重要的組成部分；（3）文書、檔案工作是其他秘書工作的重要輔助手段。2.作為文字材料的文書，其定義包含的內(nèi)容：（1）文書的作者是從事社會活動的人；（2）文書具有實用性；（3）文書的記錄方式為文字；（4）文書的載體形式多種多樣；（5）文書具有廣泛的社會作用；（6）文書是一個類別名詞，一般指一類文字材料，而不單指某份或幾份材料。3.檔案定義的要素：（1）檔案的本質(zhì)屬性；【原始記錄性是其本質(zhì)屬性；知識屬性和信息屬性是其一般屬性?！浚?）檔案的來源；（3）檔案形式的多樣性。4.文書轉(zhuǎn)化為檔案的條件：（1）辦理完畢的文書才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案；（2）對日后實際工作和科學研究有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存；（3）按照一定的規(guī)律集中保存起來，才能最后成為檔案。5.文書與檔案的差別：（1）二者在文件生命周期中所處的階段不同，其作用和價值重點不同；（2）只有一部分文書可以變成檔案，檔案只是文書的主要歸宿，而不是文書唯一的歸宿；（3）檔案中除由文書變來的部分之外，還有其他部分。6.文書與檔案的作用體現(xiàn)：（1）規(guī)范作用【文書是作者意志的體現(xiàn)，當其作者為國家或代表國家的機構(gòu)時，文書就是法律、法規(guī)?！浚?）指導(dǎo)作用【某些權(quán)威和專家為專業(yè)工作制定的規(guī)則，某些尊長為晚輩制定的言行教諭等】（3）聯(lián)絡(luò)作用【網(wǎng)絡(luò)文書（電子郵件、論壇帖子、即時通信軟件的留言）、手機文書，為人們之間的溝通聯(lián)絡(luò)提供了前所未有的便利】（4）憑證作用【憑證是證據(jù)。社會組織所制定的公文真實完整地記錄了組織公務(wù)活動的情況，是社會組織發(fā)展的歷史見證?！浚?）參考作用【文書和檔案時人們從事社會實踐的真實記錄，中間保存了無數(shù)的成功經(jīng)驗和失敗教訓?！浚?）教育作用【利用檔案中所記載的正反事實，撰寫回憶錄、著述，發(fā)表演講，進行文藝創(chuàng)作，舉辦各種展覽，這些活動都會因其真實性、豐富性而具有極強的說服力和感染力，從而產(chǎn)生良好的宣傳教育效果?！?.檔案工作的基本原則：（1）集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案；（2）維護檔案的完整與安全【檔案工作的基本要求，各級檔案部門的首要任務(wù)】；（3）便于社會各方面的利用【檔案工作的根本目的】。8.社會組織檔案部門的基本任務(wù)：（1）對本機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督；（2）負責管理本機關(guān)的全部檔案，積極提供利用，為機關(guān)各項工作服務(wù)，并為黨和國家積累檔案史料；（3）中央和地方專業(yè)主管部門的檔案部門，應(yīng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制，負責對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。9.簽發(fā)內(nèi)容：(1)簽發(fā)意見；(2)簽發(fā)人姓名；（3）簽發(fā)日期。10.文件用印注意點：（1）以組織負責人簽發(fā)為準，組織負責人未簽字的文件，不得用?。唬?）與文件制發(fā)組織相一致，以組織名義發(fā)文，用組織印章；以部門名義發(fā)文，用部門印章；（3）將印章端正、清晰得蓋在文件落款處，并做到上不壓正文，下要騎年蓋月。11.文書辦理的特點：（1）連續(xù)性（2）時效性（3）保密性（4）集成性（5）規(guī)范性12.文件暫時保管階段的任務(wù)：（1）整理（2）保管（3）提供利用（4）處置（5）移交（6）銷毀13.越級行文使用情況：（1）由于情況緊急，逐級上報會延誤時機、造成損失的問題，如戰(zhàn)爭、嚴重的自然災(zāi)害、公共衛(wèi)生安全等；（2）經(jīng)過多次請示直接上級，長期未能得到解決的問題；（3）與直接上級組織有爭議而無法解決的問題；（4）上級組織交辦的并指定越級上報的問題；（5）對直接上級機關(guān)進行檢舉揭發(fā)的問題；（6）與直接上級組織無關(guān)，需要越級咨詢和聯(lián)系的一般性問題。14.行文規(guī)則：（1）行文要尊重社會組織的隸屬關(guān)系；（2）行文要尊重組織職權(quán)；（3）行文要考慮是否確有必要；（4）行文要明確發(fā)文權(quán)限；（5）同級社會組織可以聯(lián)合發(fā)文；（6）經(jīng)批準公開發(fā)布的公文同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。15.傳達注意點：（1）掌握好傳達的范圍；（2）掌握好傳達的時間和地點；（3）確定好文件由誰負責傳達。16.催辦的形式：電話、書面、登門、開會、傳真、電子郵件催辦；發(fā)催辦卡、催辦單；發(fā)簡報等。17.內(nèi)部文件的特點：（1）實用性（2）保密性（3）多樣性18.內(nèi)部文件管理的內(nèi)容：（1）制發(fā)與傳遞（2）整理與分類（3）保存與保護（4）利用與查詢38.兩次簽收的任務(wù)：清點、檢查、簽字。39.收文部門必須組織好對收文的傳達貫徹。40.文檔管理工作的根本目的是為組織工作和社會各方面提供服務(wù)。41.借閱制度主要包括借閱范圍、借閱登記和借閱后的退還幾項內(nèi)容。42.現(xiàn)行文件匯編主要有法規(guī)文件匯編、重要文件匯編、發(fā)文匯編、會議文件匯編、公報和政報、統(tǒng)計數(shù)字匯集幾種形式。43.歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。44.文書檔案，意味著文書工作的終結(jié)和檔案工作的開始，是文書工作和檔案工作的“分水嶺”和“結(jié)合部”。45.文化大革命，出現(xiàn)“文件人人收，看后抽屜丟，年終不歸檔，你有我也有”的混亂局面。46.《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》于2006年9月19日通過，12月18日公布施行。將原有的“永久”、“長期”、“短期”三種保管期限的劃分方法改為“永久”、“定期”?！岸ㄆ凇狈譃?0年和10年。凡涉及與人的權(quán)益有關(guān)的檔案，絕大多數(shù)調(diào)整為永久保管，體現(xiàn)了以人為本的思想。47.檔案保管期限表通常由順序號、條款、保管期限和備注等部分組成，其中條款和保管期限是最基本的組成部分。討論未通過的文件（10年）本機關(guān)召開工作會議、專題會議的文件材料（永久）典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報（30年）本機關(guān)承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料【請示、批復(fù)】（永久）文書檔案保管期限表重要的（永久）一般的（30年）本機關(guān)事務(wù)管理文件材料【房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料】（永久）上級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料（10年）下級機關(guān)報送的文件材料【重大問題的專題報告】（30年）48.在立卷之前，要方便保管、檢索和利用。案卷厚度要適中，一般以200頁左右為宜。49.立卷類目通常由類目名稱、條款名稱和條款號，即類、目、號三部分組成。50.擬寫案卷標題也就是要用最簡練的文字，字數(shù)占二三十字、不超過五十個字為宜。作者+問題+文種作者+時間+問題+文種作者+地區(qū)+問題+文種地區(qū)+問題+文種或地區(qū)+時間+問題+文種案卷標題結(jié)構(gòu)通訊者+問題+文種作者+會議名稱+文件材料會議+文種當事人+問題+文種對象+內(nèi)容+文種51.提名即檔案的標題。立卷人員應(yīng)照實抄錄文件標題，沒有標題或標題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標題，外加”[]”號。52.卷內(nèi)備考表填寫項目包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。本卷情況說明：立卷人：檢查人：立卷時間：53.“特征”即文件的作者、內(nèi)容、名稱、時間、地區(qū)和收發(fā)文機關(guān)。54.2008年第一次修訂的現(xiàn)行國家標準《文書檔案案卷格式》。55.歸檔章的標準格式分為均勻的6格：全宗號、年度、室編件號、機構(gòu)或問題（為選擇項）、保管期限、館編件號。56.根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補充標題，并在新擬或補充標題之外加”[]”.在正件提名后抄錄附件提名，附件用“（）“表示。57.2010年1月9日，標注為20100109.58.一個立檔單位的全部檔案構(gòu)成一個獨立全宗。59.保存照片檔案，每隔兩年應(yīng)該對底片、照片進行抽樣檢查，不超過五年進行一次全面檢查。60.檔案信息是檔案檢索存在的基礎(chǔ)，更是檢索系統(tǒng)賴以生存的基本要素。61.查全率是指滿足利用者要求的全面程度，與之相對應(yīng)的是漏檢率。查準率，與之對應(yīng)的是誤檢率。62.《中