電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案

電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案2021年1月-17-系統(tǒng)功能性需求結(jié)合企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南與企業(yè)信息化現(xiàn)狀，在統(tǒng)籌利用企業(yè)業(yè)已運(yùn)行的基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，數(shù)字檔案館系統(tǒng)按功能性需求歸納為：檔案門類管理、采集整編、檔案管理、檔案利用、業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)管理、個(gè)性化服務(wù)和數(shù)字檔案館應(yīng)用平臺(tái)，總體功能模塊圖如圖1。圖1：數(shù)字檔案館系統(tǒng)總體功能模塊圖檔案門類管理企業(yè)數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)應(yīng)以國(guó)家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為基礎(chǔ)，具有管理各門類電子檔案（包括管理類、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、職工類等）和輔助管理實(shí)體檔案資料的功能，且具備靈活的可擴(kuò)展功能，包括檔案資料門類的擴(kuò)展管理、分類方案的擴(kuò)展管理、適當(dāng)?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理、電子檔案移交包制作的擴(kuò)展管理等。電子檔案門類的擴(kuò)展管理系統(tǒng)能依據(jù)已經(jīng)實(shí)施的元數(shù)據(jù)方案擴(kuò)展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)、移交、審計(jì)、用戶管理等一系列功能。實(shí)體檔案門類的擴(kuò)展管理系統(tǒng)能擴(kuò)展管理新增的實(shí)體檔案門類，且具備新增實(shí)體檔案門類的分類、編目、著錄、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計(jì)、移交、審計(jì)、用戶管理等一系列功能。分類方案的擴(kuò)展管理系統(tǒng)能靈活配置各門類檔案資料分類方案，支持對(duì)檔案門類、年度、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題、保管期限等著錄項(xiàng)值域的擴(kuò)展定義，尤其是多級(jí)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題分類方案的擴(kuò)展配置。元數(shù)據(jù)方案的擴(kuò)展管理系統(tǒng)能適度擴(kuò)展設(shè)置電子檔案管理所需的元數(shù)據(jù)元素；能根據(jù)同級(jí)國(guó)家綜合檔案館的要求，配置生成基于可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言（XML）格式的電子檔案及其元數(shù)據(jù)移交數(shù)據(jù)包。采集整編采集整編模塊包括數(shù)據(jù)采集和整理編目?jī)蓚€(gè)環(huán)節(jié)，旨在為數(shù)字檔案館系統(tǒng)收集各門類檔案信息資源，確保檔案信息的有序化、規(guī)范化，達(dá)到電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)接收要求。數(shù)據(jù)采集電子文件登記具備電子文件手工登記功能，元數(shù)據(jù)項(xiàng)在滿足國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減，具有元數(shù)據(jù)手工登記校驗(yàn)功能；可對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)根據(jù)權(quán)限進(jìn)行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。接口業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收應(yīng)具有符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關(guān)要求，從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)的接口。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)接口服務(wù)和元數(shù)據(jù)規(guī)范，將OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊、報(bào)社電子平臺(tái)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)待歸檔的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行格式封裝，生成符合標(biāo)準(zhǔn)的歸檔數(shù)據(jù)包，并賦予唯一的ID編號(hào)，存儲(chǔ)在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中間庫(kù)的預(yù)歸檔列表，經(jīng)數(shù)字檔案館接收、檢測(cè)、解析數(shù)據(jù)包等一系列操作后，歸檔到對(duì)應(yīng)類型的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)。接口業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收示意如圖2。圖2：接口業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收示意圖接口電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移系統(tǒng)應(yīng)具有從其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子檔案的功能，實(shí)現(xiàn)電子檔案的數(shù)據(jù)遷移，功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。待遷移的電子文件經(jīng)過(guò)格式封裝，接收檢測(cè)合格后，進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。其中，目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)按照歸檔標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)電子文件、電子檔案的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。接口電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移示意如圖3。圖3：接口電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移示意圖傳統(tǒng)載體檔案信息采集系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，具備目錄著錄和全文掛接功能，目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)在滿足國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的前提下，可根據(jù)需要增減，目錄數(shù)據(jù)采集時(shí)應(yīng)具有校驗(yàn)功能。對(duì)未數(shù)字化的載體檔案，系統(tǒng)提供專業(yè)工具進(jìn)行數(shù)字化處理，形成對(duì)應(yīng)電子檔案，其流程符合《DA-T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》要求。對(duì)于已數(shù)字化的電子檔案，其目錄著錄可以通過(guò)OCR識(shí)別輔助人工著錄，提高著錄效率；其全文信息上傳掛接支持單個(gè)、批量文件上傳方式，能建立目錄與其全文間對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并保持關(guān)聯(lián)關(guān)系穩(wěn)定。上傳掛接成功之后，系統(tǒng)根據(jù)其全宗歸屬、分類、檔號(hào)等規(guī)則提出存放位置建議，存入到對(duì)應(yīng)類型的檔案資源庫(kù)。傳統(tǒng)載體檔案信息采集示意如圖4。圖4：傳統(tǒng)載體檔案信息采集示意圖在線著錄離線導(dǎo)入系統(tǒng)具備在線著錄離線接收功能，支持單個(gè)條目的著錄、插錄和追加，還支持在線批量著錄。系統(tǒng)具備電子文件、電子檔案和其他數(shù)字資源離線批量導(dǎo)入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數(shù)據(jù)文件及符合長(zhǎng)期保存要求的文件格式全文文件的導(dǎo)入接收，并實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)電子文件、電子檔案的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。數(shù)據(jù)導(dǎo)入過(guò)程中應(yīng)支持?jǐn)?shù)據(jù)的校驗(yàn)，如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當(dāng)出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入失敗，應(yīng)提供報(bào)告，指明哪些數(shù)據(jù)導(dǎo)入失敗。如出現(xiàn)中斷（如：斷電、斷網(wǎng)、死機(jī)等），應(yīng)支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳，再次導(dǎo)入時(shí)從中斷記錄處接續(xù)導(dǎo)入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。在線著錄離線導(dǎo)入示意如圖5。圖5：在線著錄離線導(dǎo)入示意圖電子文件和電子檔案接收檢測(cè)應(yīng)具備電子文件和電子檔案接收的檢測(cè)功能，能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測(cè)要求對(duì)接收的電子文件的“四性”（即真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性）和電子檔案的有關(guān)屬性進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)檢測(cè)不符合要求的電子文件或電子檔案進(jìn)行標(biāo)記，合格的則進(jìn)行整理編目、歸檔移交等操作。針對(duì)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口接收的電子文件或檔案會(huì)統(tǒng)一保存在待檢測(cè)模塊中，并進(jìn)行來(lái)源跟蹤、條目查看、審核等操作。電子文件和電子檔案接收檢測(cè)示意如圖6。圖6：電子文件和電子檔案接收檢測(cè)示意圖整理編目針對(duì)各門類電子檔案，系統(tǒng)提供多種整理模式,包括分散整理和集中整理、自動(dòng)整理和手動(dòng)整理；可以建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系；能夠根據(jù)需要編制各種目錄；能夠提供一級(jí)（文件）、二級(jí)（文件、案卷或盒號(hào)）、三級(jí)數(shù)據(jù)（文件、案卷、項(xiàng)目）顯示窗口。電子文件的整理包括分類、劃定保管期限、組件等環(huán)節(jié)。分類按照系統(tǒng)預(yù)設(shè)的分類方案，將歸檔文件進(jìn)行分類，給定分類代號(hào)，并支持按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等多種方案分類。劃定保管期限按照檔案保管期限表對(duì)歸檔文件劃定保管期限。組件對(duì)來(lái)自不同系統(tǒng)的歸檔電子文件按照組件規(guī)則組成“件”，并對(duì)件內(nèi)文檔按一定的規(guī)則進(jìn)行排序。組成保管單位能對(duì)歸檔文件按照設(shè)定規(guī)則自動(dòng)或在人工干預(yù)下組成保管單位，并能按規(guī)則將保管單位內(nèi)文件排序定位。能在人工干預(yù)調(diào)整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。編號(hào)根據(jù)預(yù)先設(shè)定的檔號(hào)編制規(guī)則形成唯一、簡(jiǎn)明、合理、穩(wěn)定、可擴(kuò)充的檔號(hào)。系統(tǒng)支持對(duì)歸檔電子公文加蓋電子歸檔章，并與實(shí)體章一一對(duì)應(yīng)。編目根據(jù)需要能夠編制各種目錄。提供規(guī)范的檔案目錄模板，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應(yīng)支持進(jìn)行目錄模板制作，用戶可以對(duì)模板中的字體、打印內(nèi)容、排序方式等進(jìn)行調(diào)整。應(yīng)提供打印預(yù)覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。關(guān)聯(lián)關(guān)系建立具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關(guān)聯(lián)關(guān)系功能。表格導(dǎo)出支持案卷封面、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導(dǎo)出功能。整理編目示意如圖7。圖7：整理編目示意圖檔案管理檔案管理模塊是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的電子檔案管理中心，是各全宗檔案管理員管理和維護(hù)歸檔以后的檔案信息的模塊，包括歸檔移交與接收、檔案整理、檔案移交、定期鑒定、銷毀管理等功能。歸檔移交與接收歸檔移交環(huán)節(jié)，需要完成檔案信息從檔案形成部門到檔案管理部門的移交工作。各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員發(fā)起移交申請(qǐng)，系統(tǒng)根據(jù)檔案管理模塊中歸檔接收情況進(jìn)行審核、接收、退回等操作，移交過(guò)程中，系統(tǒng)生成可下載的移交電子檔案信息包，并對(duì)已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行移交時(shí)間及去向標(biāo)識(shí)，移交成功后可生成移交清冊(cè)以備查。歸檔接收環(huán)節(jié)，系統(tǒng)提供審核、檢測(cè)、接收、退回等操作，檔案部門或檔案管理員對(duì)業(yè)務(wù)部門移交的電子文件或電子檔案作清點(diǎn)，并進(jìn)行“四性”檢測(cè)，檢測(cè)合格后方可接收，接收成功后生成接收清冊(cè)以備查。歸檔移交與接收示意如圖8。圖8：歸檔移交與接收示意圖檔案整理系統(tǒng)應(yīng)依據(jù)電子檔案保管和利用的業(yè)務(wù)要求分別建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)。能根據(jù)全宗歸屬、分類號(hào)、保管單位序號(hào)及其整理規(guī)則、件號(hào)、件內(nèi)文檔排列規(guī)則等將電子檔案排列定位和呈現(xiàn)。系統(tǒng)提供檔案互見號(hào)維護(hù)功能，用以確定檔案之間關(guān)聯(lián)。如工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成管理、科技、會(huì)計(jì)等多種類型檔案，且分別存儲(chǔ)在不同區(qū)域。在檔案管理過(guò)程中通過(guò)檔案互見號(hào)，能快速實(shí)現(xiàn)同一工程下關(guān)聯(lián)檔案的查詢。檔案整理示意如圖9。圖9：檔案整理示意圖檔案移交系統(tǒng)支持電子檔案或其他數(shù)字資源從集團(tuán)公司總部檔案部門，各省、自治區(qū)、直轄市分公司檔案部門，直屬各單位檔案部門，向數(shù)字檔案館資源庫(kù)移交。包括發(fā)起移交申請(qǐng)、審核移交申請(qǐng)、接收檔案或退回申請(qǐng)等處理環(huán)節(jié)，移交成功后系統(tǒng)自動(dòng)生成移交清冊(cè)以備查。根據(jù)進(jìn)館要求或其他有關(guān)要求生成移交電子檔案信息包，并對(duì)移交單位提供信息包下載功能，對(duì)已移交的電子檔案或其他數(shù)字資源進(jìn)行移交時(shí)間及去向標(biāo)識(shí)。檔案移交示意如圖10。圖10：檔案移交示意圖電子檔案存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換與信息組織支持電子檔案存儲(chǔ)格式的批量轉(zhuǎn)換，將存入系統(tǒng)的電子檔案轉(zhuǎn)換為符合長(zhǎng)期保存要求的存儲(chǔ)格式。系統(tǒng)支持各類型電子文件格式轉(zhuǎn)換工具集成，通過(guò)轉(zhuǎn)換平臺(tái)即可完成相應(yīng)文件格式的轉(zhuǎn)換。系統(tǒng)可通過(guò)文件格式轉(zhuǎn)換的方式將原始類型的電子文件轉(zhuǎn)換成體積小、傳輸速度快的通用閱讀類型，既實(shí)現(xiàn)了客戶端零插件安裝即可閱讀多種電子文件的目的，又實(shí)現(xiàn)了對(duì)原始文件的保護(hù)。系統(tǒng)可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲(chǔ)載體容量進(jìn)行信息組織，將組織好的檔案存至相應(yīng)的離線存儲(chǔ)載體上。電子檔案長(zhǎng)期保存系統(tǒng)應(yīng)支持采用遷移、仿真、封裝、檢測(cè)等方式保障數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)期保管；能對(duì)非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。符合長(zhǎng)期保存要求的電子檔案存儲(chǔ)格式的選擇和確定方案要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。系統(tǒng)支持每年對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)格式評(píng)估和抽檢，形成評(píng)估報(bào)告和抽檢記錄，對(duì)不能持續(xù)可讀的電子檔案進(jìn)行遷移或采用環(huán)境虛擬、封裝等技術(shù)延長(zhǎng)可讀時(shí)間，并確保電子檔案核心信息不丟失，原載體和格式電子檔案保存不得少于3年。電子檔案長(zhǎng)期保存示意如圖11。圖11：電子檔案長(zhǎng)期保存示意圖備份管理系統(tǒng)提供備份管理，包括軟件系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份和電子檔案?jìng)浞?，能根?jù)數(shù)據(jù)重要程度選擇在線、離線等方式進(jìn)行備份。支持異地異質(zhì)備份，異地備份即將備份文件打包下載進(jìn)行異地存儲(chǔ)，等需要時(shí)再上傳進(jìn)行恢復(fù)。異質(zhì)備份則定期將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)復(fù)制下來(lái)，并采取離線、在線或其他形式將重要檔案有針對(duì)性的遷移到其他載體上，如作為存儲(chǔ)介質(zhì)的檔案級(jí)光盤。如系統(tǒng)支持檔案的光盤刻錄，選取并添加備份檔案，在線打包并下載，刻錄成光盤或以文件形式存儲(chǔ)利用?？啼浀焦獗P內(nèi)的檔案，支持按檔案目錄結(jié)構(gòu)瀏覽條目及電子原文。光盤刻錄示意如圖12。圖12：光盤刻錄示意圖定期鑒定支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據(jù)保管期限、歸檔日期、密級(jí)等屬性自動(dòng)列出到期檔案，提醒系統(tǒng)管理員或檔案管理員等進(jìn)行銷毀前鑒定或保管期限調(diào)整、利用開放、密級(jí)調(diào)整等相關(guān)操作。系統(tǒng)根據(jù)不同門類檔案的管理要求，對(duì)到期的電子檔案形成鑒定目錄，推送至檔案管理員，檔案管理員上報(bào)鑒定目錄并發(fā)起鑒定申請(qǐng)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，檔案管理員根據(jù)審批結(jié)果執(zhí)行操作，如保管期限調(diào)整、利用開放、密級(jí)調(diào)整、檔案銷毀等。定期鑒定示意如圖13。圖13：定期鑒定示意圖銷毀管理系統(tǒng)具有對(duì)到期或達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行銷毀的功能，包含銷毀申請(qǐng)、審批、建立銷毀標(biāo)記、監(jiān)銷、刪除等操作。針對(duì)需要銷毀的檔案，系統(tǒng)自動(dòng)登記，生成銷毀目錄并提示檔案管理員，由檔案管理員向主管領(lǐng)導(dǎo)提出銷毀申請(qǐng)，并按有關(guān)規(guī)定履行銷毀審批，審批通過(guò)后編制銷毀清冊(cè)，再將檔案進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)需要檔案管理員與監(jiān)銷人共同執(zhí)行，并形成銷毀日志；銷毀后數(shù)據(jù)暫存檔案銷毀庫(kù)，銷毀清冊(cè)及記錄需打印紙質(zhì)檔案保存；涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理；對(duì)于實(shí)體已銷毀，電子檔案暫不刪除的檔案，不允許普通用戶瀏覽訪問(wèn)。此外，系統(tǒng)支持銷毀檔案進(jìn)入銷毀庫(kù)功能；銷毀庫(kù)支持還原和徹底銷毀；系統(tǒng)支持分庫(kù)銷毀，分庫(kù)還原功能。檔案銷毀示意如圖14。圖14：檔案銷毀示意圖檔案回收檔案管理過(guò)程中刪除的數(shù)據(jù)，首先會(huì)進(jìn)入回收站，為避免失誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，數(shù)據(jù)回收站支持臨時(shí)刪除的數(shù)據(jù)恢復(fù)還原，如果確認(rèn)數(shù)據(jù)不需要保留，即可徹底刪除或清空。檔案利用系統(tǒng)支持對(duì)實(shí)體及數(shù)字檔案資源進(jìn)行多種形式的利用，包括檔案檢索、檔案瀏覽、檔案借閱、利用效果反饋、檔案編研、開放利用設(shè)置、復(fù)制管理和檔案統(tǒng)計(jì)。檔案檢索系統(tǒng)提供類似“百度式”的友好檢索頁(yè)面，可針對(duì)目錄、全文提供不同的檢索策略與方式。支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級(jí)組合檢索、篩選檢索、關(guān)聯(lián)檢索、深入二次檢索、全文檢索、目錄檢索等多種檢索方式。其中，全文檢索基于檔案條目信息和正文內(nèi)容，搜索范圍更大，更精確；目錄檢索適用于熟悉檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，能迅速定位目標(biāo)，節(jié)約時(shí)間。檢索結(jié)果中，關(guān)鍵詞用紅色標(biāo)出，條目的具體信息可查看收藏，并根據(jù)權(quán)限提供利用，超出權(quán)限范圍需提交賦權(quán)申請(qǐng)，審批通過(guò)再提供利用。檔案檢索示意如圖15。圖15：檔案檢索示意圖檔案瀏覽系統(tǒng)支持常見格式電子檔案或其他數(shù)字資源的瀏覽，按權(quán)限授權(quán)下載功能，并提供常見格式多媒體檔案的播放。檔案借閱系統(tǒng)支持電子檔案的借閱申請(qǐng)、審批與授權(quán)，具有實(shí)體檔案的借閱預(yù)約、催還、歸還等功能，審批流程要符合檔案利用管理制度，借閱內(nèi)容要符合安全保密規(guī)定。按照借閱流程，借閱人提交借閱申請(qǐng)單，審批通過(guò)后，管理員可進(jìn)行檔案借閱登記，以及后續(xù)的歸還、續(xù)借等操作。針對(duì)即將到期或已逾期的借閱單，管理員可進(jìn)行提醒及催還操作，借閱人可通過(guò)郵件、消息等方式收到相應(yīng)的提醒。支持管理員針對(duì)不同類型檔案配置借閱規(guī)則：例如是否允許過(guò)期未還者繼續(xù)借閱、系統(tǒng)默認(rèn)可借閱的天數(shù)等。針對(duì)檔案的借閱申請(qǐng)，按照跨部門與跨全宗分別進(jìn)行審批。申請(qǐng)方檔案管理員向指定單位提交實(shí)體借閱或電子原文利用的需求說(shuō)明申請(qǐng)。提供方檔案管理員收到申請(qǐng)后，在系統(tǒng)中選取相應(yīng)的檔案條目，經(jīng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批后可提供利用：針對(duì)實(shí)體檔案借閱，提供方檔案管理員需要關(guān)聯(lián)申請(qǐng)單創(chuàng)建借閱單，登記、審核后再將實(shí)體檔案提供給申請(qǐng)方檔案管理員；針對(duì)電子檔案利用，申請(qǐng)方檔案管理員可在申請(qǐng)單后附加下載利用內(nèi)容，并設(shè)置水印標(biāo)識(shí)。檔案借閱示意如圖16。圖16：檔案借閱示意圖利用效果反饋支持用戶對(duì)檔案利用產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益或社會(huì)效益進(jìn)行反饋。支持用戶在線填寫和上傳檔案利用效果登記表；支持登記表預(yù)覽、下載、打?。恢С謾n案業(yè)務(wù)人員對(duì)登記表進(jìn)行定期篩選、匯總整理，為檔案編研提供素材。檔案編研支持根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置編研專題，將符合該專題條件的檔案進(jìn)行歸集。系統(tǒng)支持檔案在線編研，按專題對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選、加工，按專題庫(kù)、專題文檔、電子相冊(cè)等歸集，并提供自定義編研流程功能。檔案管理員可以根據(jù)實(shí)際需求設(shè)置編研專題，組建編研小組，上傳編研材料，將一次、二次、三次加工編研成果發(fā)布到檔案信息發(fā)布平臺(tái)。系統(tǒng)可自定義編研庫(kù)分類，可以新建、刪除編研庫(kù)，選擇錄入編研庫(kù)的字段順序，設(shè)置編研庫(kù)排序。實(shí)際執(zhí)行時(shí)，根據(jù)企業(yè)編研主題要求，搜索相關(guān)檔案信息，傳入相應(yīng)編研庫(kù)，調(diào)整并輸出編研目錄，提供檔案原件掛接，實(shí)現(xiàn)與編輯軟件的無(wú)縫連接，自動(dòng)形成相關(guān)表格。電子相冊(cè)為檔案編研提供照片的收集與定制，實(shí)現(xiàn)封面定制、照片上傳、查看與放映功能。檔案編研示意如圖17。圖17：檔案編研示意圖系統(tǒng)支持編研類目管理，分編研類目管理和編研大綱管理。檔案大綱類目包括一次、二次、三次加工編研，涵蓋全宗卷、全宗指南、大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、年鑒、照片專題、干部任免、職稱評(píng)聘、固定資產(chǎn)投資等。如系統(tǒng)提供定制好的年鑒類目(類目可調(diào)整)，分目、條目的編排按照一定的邏輯關(guān)系編纂。類目、分目、條目可以是遞進(jìn)關(guān)系，層層進(jìn)入詳細(xì)信息顯示界面，能完成各種編輯工作，最大限度地讓用戶看到詳細(xì)的信息。編研類目管理示意如圖18。圖18：編研類目管理功能示意圖開放利用設(shè)置系統(tǒng)支持對(duì)目錄數(shù)據(jù)及全文的檢索結(jié)果進(jìn)行開放利用標(biāo)識(shí)，根據(jù)是否授權(quán)，確定是否提供全文信息在線瀏覽及下載服務(wù)。對(duì)于未授權(quán)的檔案瀏覽權(quán)限可以進(jìn)行賦權(quán)申請(qǐng)，檔案管理員根據(jù)權(quán)限管理規(guī)定確定是否下放瀏覽權(quán)限。針對(duì)不同類型檔案的賦權(quán)申請(qǐng)單，可以按照預(yù)設(shè)流程進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，申請(qǐng)人獲得相應(yīng)的電子原文瀏覽權(quán)限。復(fù)制管理具有電子檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批功能，能夠進(jìn)行復(fù)制；具有實(shí)體檔案復(fù)制申請(qǐng)、審批、復(fù)制件分發(fā)登記等功能。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)支持按照全宗、分類、時(shí)間、文件格式、利用情況等設(shè)定規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、結(jié)果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，支持自定義報(bào)表功能。統(tǒng)計(jì)結(jié)果能按《全國(guó)檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)制度》給定格式輸出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。支持對(duì)檔案在產(chǎn)生、管理、存儲(chǔ)、利用、鑒定、銷毀等生命周期中各環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)情況進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)分析，各類匯總統(tǒng)計(jì)的結(jié)果數(shù)據(jù)支持在線查看與下載。檔案統(tǒng)計(jì)示意如圖19。圖19：檔案統(tǒng)計(jì)示意圖歷年存檔量統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)可按照全宗、年度、檔案門類、保管期限、密級(jí)、卷數(shù)、件數(shù)、大小、格式、時(shí)長(zhǎng)、銷毀、移交等要素，按照各級(jí)用戶使用權(quán)限，對(duì)館（室）藏電子檔案數(shù)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、可視化顯示（折線、餅圖、柱狀圖等形式）、打印和下載。系統(tǒng)支持自定義報(bào)表功能，可定制打印報(bào)表的維度、樣式。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)提供對(duì)檔案利用情況（瀏覽、下載、借閱、推送等）的檢索及匯總統(tǒng)計(jì)。輔助了解數(shù)字檔案資源利用的人群分布、對(duì)象特點(diǎn)、目的情況。可通過(guò)利用時(shí)間、利用人、利用的檔案條目等條件進(jìn)行檢索，并按對(duì)應(yīng)統(tǒng)計(jì)口徑進(jìn)行匯總、可視化顯示（折線、餅圖、柱狀圖等形式）、打印和下載。檔案管理情況統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)提供對(duì)檔案數(shù)據(jù)的管理情況（包括條目著錄、條目刪除、掛接原文、鑒定銷毀）進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，輔助了解檔案產(chǎn)生和管理過(guò)程中?？赏ㄟ^(guò)檔案產(chǎn)生部門、檔案庫(kù)類型、檔案管理人員等統(tǒng)計(jì)口徑進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)、可視化顯示（折線、餅圖、柱狀圖等形式）、打印和下載。檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)年報(bào)系統(tǒng)支持按照本單位實(shí)際需要及檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)要求對(duì)各門類電子檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理員輸入年份、填報(bào)單位、單位類別代碼等信息，系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并上報(bào)到上級(jí)部門，同時(shí)提交數(shù)據(jù)文件。上級(jí)部門檔案管理員接收下級(jí)上報(bào)數(shù)據(jù)，并和本單位數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，形成上報(bào)表盤。系統(tǒng)設(shè)置年報(bào)審批流程；支持上傳或下載年報(bào)模板；支持在線新建、填寫、存儲(chǔ)、下載年報(bào)數(shù)據(jù)；支持檔案年報(bào)逐級(jí)匯總；提供年報(bào)相關(guān)輔助統(tǒng)計(jì)，包括當(dāng)前單位下各全宗、各檔案類型的庫(kù)存案卷、文件、永久/長(zhǎng)期案卷或文件、總頁(yè)數(shù)、電子文件總數(shù)、電子文件總?cè)萘康?。檔案年報(bào)格式須符合國(guó)家檔案局相關(guān)要求。業(yè)務(wù)管理業(yè)務(wù)管理模塊是檔案管理員設(shè)置檔案各類模板、相關(guān)業(yè)務(wù)管理定義的集中管理區(qū)域。包括檔案分類、元數(shù)據(jù)、模板等管理模塊。業(yè)務(wù)管理示意如圖20。圖20：業(yè)務(wù)管理示意圖檔案分類管理提供常用檔案庫(kù)類型（包括管理類、產(chǎn)品或業(yè)務(wù)類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類、職工類等）的標(biāo)準(zhǔn)分類表；允許各全宗自行調(diào)整分類。系統(tǒng)提供符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類管理，給定分類代號(hào)，并支持按年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等多種分類方案分類,包括增加、修改、刪除、排序、導(dǎo)入、導(dǎo)出等操作。用戶在添加檔案數(shù)據(jù)時(shí)不需要記住復(fù)雜繁瑣的檔案分類信息，只需要點(diǎn)擊選擇相應(yīng)的分類，即可完成對(duì)檔案分類信息的鑒定，并且還可以根據(jù)用戶的需要在系統(tǒng)中管理分類信息。此外，為提高效率，檔案分類管理模塊建立完整的實(shí)體分類方案。即在模板中設(shè)置分類號(hào)著錄項(xiàng)，參照數(shù)據(jù)字典中的實(shí)體分類信息與實(shí)體分類方案建立關(guān)聯(lián)，當(dāng)用戶在檔案庫(kù)中對(duì)實(shí)體分類進(jìn)行著錄時(shí)，直接雙擊分類號(hào)著錄項(xiàng)便可以調(diào)用數(shù)據(jù)字典中的實(shí)體分類進(jìn)行選擇并保存，從而提高用戶工作效率。檔案分類管理示意如圖21。圖21：檔案分類管理示意圖元數(shù)據(jù)管理元數(shù)據(jù)管理提供檔案模板建立的基礎(chǔ)項(xiàng)，是整個(gè)系統(tǒng)能夠完整運(yùn)行的前提。系統(tǒng)可根據(jù)權(quán)限提供元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)管理，包括元數(shù)據(jù)的檢索、增加、修改、刪除、排序、導(dǎo)入、導(dǎo)出等操作，以及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的檢索、增加、修改、刪除、排序等操作。系統(tǒng)根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合企業(yè)管理要求制定企業(yè)自身的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，支持元數(shù)據(jù)發(fā)布及多版本元數(shù)據(jù)管理，支持元數(shù)據(jù)索引庫(kù)建立與維護(hù)。此外，系統(tǒng)提供元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)模塊，使檔案庫(kù)模板建立更加方便，大大減少了維護(hù)這些模板中共用字段的工作量。元數(shù)據(jù)管理示意如圖22。圖22：元數(shù)據(jù)管理示意圖模板管理目錄模板定義根據(jù)業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)提供各種規(guī)范的檔案目錄模板，支持自定義編制，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面、脊背以及檔案移交（接收）清單、檔案鑒定清單、檔案銷毀清冊(cè)、檔案借閱單等。支持目錄模板制作與下載，支持各全宗自定義調(diào)整，能夠針對(duì)模板中的字體、內(nèi)容、排序方式等進(jìn)行調(diào)整，并支持多模板批量生成、預(yù)覽及打印功能。目錄模板定義示意如圖23。圖23：目錄模板定義示意圖檔案模板定義檔案模板是指歸屬于同一部門或檔案門類的檔案具有一定的相同著錄項(xiàng)，檔案管理員可以根據(jù)不同檔案所具備的特點(diǎn)，設(shè)置出不同門類的檔案模板，以供各部門管理員在收集和整理檔案時(shí)，能夠統(tǒng)一規(guī)范、事半功倍。在檔案管理模塊中，能實(shí)現(xiàn)各類檔案模板（如檔案編研模板、庫(kù)房模板、信息發(fā)布模板等）的定義等；檔案模板分組的增加、修改、刪除、排序等；檔案模板的檢索、增加、修改、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出和排序等操作。根據(jù)用戶的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，定義檔案各個(gè)部門及相關(guān)的著錄項(xiàng)，并且可以定義與結(jié)構(gòu)相關(guān)的各種業(yè)務(wù)規(guī)則（如排序規(guī)則、報(bào)表規(guī)則等）。檔案模板定義示意如圖24。圖24：檔案模板定義示意圖編研模板定義系統(tǒng)提供編研模板管理，歸屬于編研庫(kù)或編研文檔的檔案具有一定的相同著錄項(xiàng)，檔案管理員可以根據(jù)不同檔案所具備的特點(diǎn)，設(shè)置出不同門類的檔案編研模板，以便在編研檔案時(shí)能夠事半功倍。編研模板管理是檔案模板管理的特殊定制，只能用于在編研大綱上建立編研庫(kù)，它包括編研模板的檢索、增加、修改、刪除、設(shè)計(jì)等操作。編研模板定義示意如圖25。圖25：編研模板定義示意圖各類型庫(kù)管理檔案庫(kù)管理：檔案庫(kù)是數(shù)字檔案館系統(tǒng)的主體部分，用來(lái)管理檔案條目信息。檔案庫(kù)能夠?qū)ο到y(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理、利用等。系統(tǒng)管理員通過(guò)檔案庫(kù)新增檔案條目，并選擇對(duì)應(yīng)的檔案模板給檔案條目賦相應(yīng)著錄項(xiàng)。檔案管理員可以根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行檔案庫(kù)分組設(shè)置，對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行增加、修改、刪除、排序等管理。系統(tǒng)提供常用檔案庫(kù)類型的標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)結(jié)構(gòu)模板；允許各全宗在標(biāo)準(zhǔn)模板的基礎(chǔ)上進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整；允許自定義條目的著錄表單和列表顯示順序等。參見庫(kù)管理：實(shí)際工程建設(shè)中，形成的管理、科技、會(huì)計(jì)等檔案存儲(chǔ)在不同檔案庫(kù)，為便于查詢可在檔案上填寫參見號(hào)，關(guān)聯(lián)檔案具有相同參見號(hào)。參見庫(kù)管理可維護(hù)相關(guān)檔案之間的關(guān)系，分為圖片視圖和列表視圖兩種視圖方式，在兩種視圖方式下可以完成電子原文添加、修改、原文查看及下載保存等功能。檔案庫(kù)、參見庫(kù)管理示意如圖26。圖26：檔案庫(kù)、參見庫(kù)管理示意圖業(yè)務(wù)監(jiān)督管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)監(jiān)督管理主要實(shí)現(xiàn)使用范圍內(nèi)各單位文件歸檔全流程跟蹤、數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)和檔案人員管理。文件歸檔全流程跟蹤功能實(shí)現(xiàn)了上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位檔案工作的業(yè)務(wù)監(jiān)督。通過(guò)自定義業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案整理、歸檔、移交等管理。同時(shí)，上級(jí)單位檔案部門可以對(duì)下級(jí)單位檔案生命周期管理過(guò)程的進(jìn)度、質(zhì)量進(jìn)行跟蹤、審核和反饋。集團(tuán)公司可以實(shí)時(shí)查看各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）分公司、直屬各單位檔案部門的檔案工作基本情況，包括系統(tǒng)的使用情況、歸檔率、利用率等情況。系統(tǒng)支持各單位數(shù)字檔案管理業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)功能。集團(tuán)公司可對(duì)省級(jí)單位檔案管理情況進(jìn)行業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)。業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)發(fā)起單位選取業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)方案、對(duì)象、時(shí)間并發(fā)起業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)；被業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)單位根據(jù)自身管理情況完成自評(píng)填報(bào)；業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)發(fā)起單位對(duì)自評(píng)結(jié)果進(jìn)行審核，組織專家復(fù)核，并最終對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行公布。各單位可自行建立多種業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)方案，支持對(duì)方案進(jìn)行修訂，也可參考其他單位的業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)方案，復(fù)制后使用。各單位在設(shè)置業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)專家時(shí)，支持從集團(tuán)內(nèi)各單位選取。系統(tǒng)支持各單位檔案工作人員管理，如人員信息維護(hù)、工作進(jìn)度監(jiān)督、年度工作評(píng)價(jià)等。信息維護(hù)可針對(duì)照片、姓名、工作信息、聯(lián)絡(luò)方式等信息，進(jìn)行新建、修改、查看、刪除等；工作進(jìn)度監(jiān)督主要針對(duì)檔案工作人員執(zhí)行年度項(xiàng)目或重點(diǎn)工程歸檔工作的進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督；年度工作評(píng)價(jià)主要針對(duì)各級(jí)檔案工作人員的業(yè)務(wù)處理量、處理情況、完成質(zhì)量等作出的評(píng)價(jià)，可從定量、定性等方面設(shè)置多維度評(píng)價(jià)機(jī)制。業(yè)務(wù)監(jiān)督管理示意如圖27。圖27：業(yè)務(wù)監(jiān)督管理示意圖項(xiàng)目檔案進(jìn)度管理為加強(qiáng)集團(tuán)公司直管項(xiàng)目檔案進(jìn)度管理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，系統(tǒng)支持項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)未驗(yàn)收項(xiàng)目的檔案管理工作進(jìn)行定期的情況登記和項(xiàng)目驗(yàn)收計(jì)劃匯報(bào)，并可逐級(jí)審核匯總，及時(shí)掌握在建項(xiàng)目的檔案相關(guān)工作的進(jìn)展情況，并做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的計(jì)劃、安排與移交。建立項(xiàng)目信息庫(kù)，由項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理員維護(hù)項(xiàng)目基本信息，各級(jí)管理單位檔案管理員隨時(shí)上傳項(xiàng)目相關(guān)文件，上級(jí)管理單位和集團(tuán)總部檔案管理員可隨時(shí)查看項(xiàng)目基本信息、歷年上報(bào)的檔案管理登記信息以及項(xiàng)目檔案驗(yàn)收計(jì)劃。項(xiàng)目建設(shè)單位檔案管理員于項(xiàng)目開工6個(gè)月內(nèi)及每年年底上報(bào)《項(xiàng)目檔案管理登記表》，并在項(xiàng)目驗(yàn)收前填報(bào)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收計(jì)劃表，上級(jí)管理單位和集團(tuán)總部檔案管理員逐級(jí)審核，并匯總形成年度項(xiàng)目檔案驗(yàn)收計(jì)劃匯總表。對(duì)于集團(tuán)公司委托建設(shè)單位竣工驗(yàn)收的項(xiàng)目，由建設(shè)單位檔案管理員于驗(yàn)收后1周內(nèi)將《委托竣工驗(yàn)收項(xiàng)目檔案情況表》上報(bào)集團(tuán)公司。此外，總部檔案管理員可以上傳項(xiàng)目檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范、資料模板等，供檔案管理員下載利用。項(xiàng)目檔案進(jìn)度管理示意如圖28。圖28：項(xiàng)目檔案進(jìn)度管理示意圖文件存儲(chǔ)管理文件存儲(chǔ)管理服務(wù)是指在存儲(chǔ)配置中設(shè)置一個(gè)文件夾存放轉(zhuǎn)換后的流媒體文件。通過(guò)文件存儲(chǔ)管理的功能模塊，用戶可以將原始文件、長(zhǎng)期保存文件、在線展示文件分開存放，對(duì)各類文件分別進(jìn)行打包、備份。庫(kù)房管理庫(kù)房管理是實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)保管環(huán)節(jié)的信息化管理，主要包括實(shí)體庫(kù)房管理、密集架管理、虛擬庫(kù)房、實(shí)體出入庫(kù)管理、庫(kù)房安全檢查、庫(kù)房溫濕度監(jiān)控、銷毀文件管理、實(shí)體檔案借閱、實(shí)體檔案歸還以及庫(kù)房盤點(diǎn)?？梢园磶?kù)房、密集架、閣子查看庫(kù)存情況，可以查看架上檔案的擺放情況、密集架閣子的剩余空間情況等；瀏覽架上案卷、盒信息時(shí)，支持快速查看卷盒內(nèi)檔案的詳情，支持對(duì)卷盒的擺放位置進(jìn)行排序等調(diào)整。目前，庫(kù)房管理還無(wú)法達(dá)到全智能化覆蓋，但能根據(jù)實(shí)體庫(kù)房虛擬出檔案所在庫(kù)房、區(qū)域及檔案柜架的列、節(jié)、層、排位等，實(shí)現(xiàn)與實(shí)體檔案所在庫(kù)房位置的管理；實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的快速定位、出庫(kù)、入庫(kù)、盤點(diǎn)等操作；實(shí)現(xiàn)庫(kù)房的溫濕度監(jiān)控。庫(kù)房管理示意如圖29。圖29：庫(kù)房管理示意圖系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理模塊是提供給系統(tǒng)管理員進(jìn)行數(shù)字檔案館系統(tǒng)的相關(guān)信息維護(hù)。包括多全宗管理、流程管理、組織機(jī)構(gòu)管理、用戶管理、權(quán)限管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)接口管理、介質(zhì)管理、水印管理、日志等功能。系統(tǒng)管理示意如圖30。圖30：系統(tǒng)管理示意圖日志管理系統(tǒng)支持對(duì)登陸、重要數(shù)據(jù)修改等各類操作日志進(jìn)行記錄、保護(hù)、查詢、清除、恢復(fù)、打印等操作，實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)審計(jì)功能。可查詢各類系統(tǒng)日志，包括詳細(xì)的登陸信息（IP、用戶、時(shí)間）、查詢?nèi)罩荆ㄓ脩?、檔案庫(kù)類別、查詢條件、時(shí)間）、操作日志（用戶、操作的菜單、操作具體內(nèi)容、時(shí)間）。記錄檔案重要信息修訂日志，在檔案查看頁(yè)面有日志查看的快捷按鈕；可分檔案庫(kù)類型查詢檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)日志，包括：條目的增刪改、電子文件掛接、調(diào)件調(diào)卷、組卷組盒、移交接收、入庫(kù)出庫(kù)、鑒定銷毀等檔案全生命周期的變化情況；可查詢檔案的各種形式利用日志，包括：信息推送、專題編研、賦權(quán)審批、實(shí)物借閱等。每條日志應(yīng)包括操作對(duì)象、用戶、時(shí)間、計(jì)算機(jī)、操作類型等屬性；系統(tǒng)支持根據(jù)日志記錄進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)分析功能。流程管理系統(tǒng)支持檔案流程化管理，可以根據(jù)檔案的不同類別、管理要求設(shè)置相應(yīng)管理流程，具有查詢、統(tǒng)計(jì)與監(jiān)控功能，可以列出系統(tǒng)中正在運(yùn)行、完成和中止的所有流程，對(duì)正在運(yùn)行的流程具有中止權(quán)限。系統(tǒng)管理員可以對(duì)系統(tǒng)中已經(jīng)定義的工作流程的對(duì)應(yīng)表單進(jìn)行定制、添加、修改、刪除、復(fù)制、發(fā)布和查詢；可以對(duì)所有角色進(jìn)行工作流程表單權(quán)限的分配；系統(tǒng)默認(rèn)提供各種常用審批流程（借閱流程、賦權(quán)申請(qǐng)流程、移交流程、鑒定流程等），各單位可根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況進(jìn)行選擇，也可以自定義進(jìn)行調(diào)整；各單位可配置各崗位的具體人員。流程定義支持在線的可視化設(shè)計(jì)。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)系統(tǒng)支持年度、保管期限、密級(jí)、部門、分類號(hào)等代碼維護(hù)，并提供數(shù)據(jù)字典對(duì)公共數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，方便重復(fù)利用；支持檔案分類方案定義、歸檔方式定義、著錄項(xiàng)定義、檔號(hào)規(guī)則定義、報(bào)表定義等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)定義，系統(tǒng)中的分類方案可根據(jù)需求增減。用戶管理用戶管理是指對(duì)檔案系統(tǒng)中設(shè)置的用戶進(jìn)行管理，它包括用戶的增加、修改、刪除、離職設(shè)置和用戶重置密碼等。系統(tǒng)支持檔案管理員按照組織機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)用戶進(jìn)行分組，用戶的權(quán)限會(huì)繼承群組的檔案權(quán)限和角色的功能權(quán)限。支持手工錄入用戶信息和通過(guò)接口方式讀取用戶信息，并實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄；支持統(tǒng)一的身份認(rèn)證機(jī)制實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證和權(quán)限控制。支持檔案管理員添加修改用戶，并分配相應(yīng)角色。系統(tǒng)中的用戶角色按管理權(quán)限分為：系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員、檔案管理員（全宗、兼職）、各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)、檔案利用者等，支持“三員分立”，相互制約、相互監(jiān)督、避免由于權(quán)限集中帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)。用戶角色工作內(nèi)容備注系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)配置各類系統(tǒng)選項(xiàng)，包括組織用戶管理、管理角色權(quán)限設(shè)置、檔案利用權(quán)限設(shè)置、安全管理設(shè)置、水印設(shè)置、公告發(fā)布、流程配置等。集團(tuán)公司信息化部門的員工或集團(tuán)公司總部全宗管理員安全管理員權(quán)限策略的制定、系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限實(shí)施。集團(tuán)公司總部管理或下放到下級(jí)單位全宗內(nèi)管理安全審計(jì)員通過(guò)日志信息來(lái)審計(jì)其他人員利用檔案系統(tǒng)的情況，可以操作日志信息，與身份鑒別、訪問(wèn)控制等安全功能相結(jié)合，為安全事件產(chǎn)生審計(jì)記錄。集團(tuán)公司管理或下放到下級(jí)單位全宗內(nèi)管理檔案管理員（全宗）通過(guò)系統(tǒng)完成本單位檔案管理工作。如果其所在單位有下級(jí)機(jī)構(gòu)，可監(jiān)控（瀏覽目錄）下級(jí)單位的檔案工作情況，并能匯總下級(jí)館藏?cái)?shù)據(jù)，接收部門移交的歸檔文件等。上級(jí)單位檔案管理員有權(quán)瀏覽下級(jí)單位數(shù)據(jù)。部份檔案管理員需要分配檔案類型。一般是各獨(dú)立全宗單位的檔案管理員檔案管理員（兼職）負(fù)責(zé)本部門歸檔文件的收集、整理和移交。系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)集中整理或分散整理確定兼職檔案管理員的工作內(nèi)容是只有歸檔文件錄入和編輯，還是同時(shí)要完成整理工作。業(yè)務(wù)部門文件整理、歸檔、移交的責(zé)任人各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)檔案的各類申請(qǐng)的業(yè)務(wù)審批，如移交申請(qǐng)、賦權(quán)申請(qǐng)、借閱申請(qǐng)、鑒定申請(qǐng)等。各級(jí)檔案、業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)檔案利用者提供查閱角色，可訂閱、借閱、也可在權(quán)限范圍內(nèi)瀏覽電子檔案。于權(quán)限范圍外的檔案，可以提交賦權(quán)申請(qǐng)或借閱申請(qǐng)，經(jīng)審批通過(guò)后進(jìn)行利用。企業(yè)內(nèi)部員工組織機(jī)構(gòu)管理組織機(jī)構(gòu)管理是對(duì)檔案系統(tǒng)的分布機(jī)構(gòu)進(jìn)行分組整理，他的功能主要包括組織機(jī)構(gòu)信息的管理以及隸屬于組織機(jī)構(gòu)的用戶管理兩個(gè)方面。企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)具有一定的管理層次關(guān)系，各級(jí)管理層次上涉及到的用戶及權(quán)限也各不相同。針對(duì)以上特點(diǎn)，在創(chuàng)建組織機(jī)構(gòu)時(shí)，系統(tǒng)能夠采用分級(jí)創(chuàng)建的方式，并且將每級(jí)組織機(jī)構(gòu)的用戶由檔案管理員根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況來(lái)創(chuàng)建填寫。系統(tǒng)支持直接錄入組織機(jī)構(gòu)信息和通過(guò)接口方式讀取組織機(jī)構(gòu)信息，系統(tǒng)管理員可根據(jù)全宗組織機(jī)構(gòu)列表創(chuàng)建、修改、刪除組織機(jī)構(gòu)，并為每個(gè)組織機(jī)構(gòu)指定負(fù)責(zé)人，創(chuàng)建后組織機(jī)構(gòu)以樹形結(jié)構(gòu)展示。權(quán)限管理權(quán)限管理主要包括功能權(quán)限與數(shù)據(jù)權(quán)限。功能權(quán)限指的是用戶只有在他隸屬角色的權(quán)限設(shè)置了以后才能對(duì)系統(tǒng)的相關(guān)功能進(jìn)行使用。數(shù)據(jù)授權(quán)即角色用戶的檔案庫(kù)數(shù)據(jù)權(quán)限，不同角色數(shù)據(jù)權(quán)限不同展現(xiàn)檔案庫(kù)內(nèi)容也不同。支持全宗、分類、檔案庫(kù)、目錄、著錄項(xiàng)、文件等各個(gè)層次的權(quán)限控制。用戶或角色可以設(shè)定能否永久訪問(wèn)或臨時(shí)訪問(wèn)，還可以設(shè)置訪問(wèn)的有效時(shí)間，過(guò)期系統(tǒng)自動(dòng)取消權(quán)限。系統(tǒng)具備按單位、部門、崗位等多維度進(jìn)行權(quán)限管理和規(guī)則定義，支持單個(gè)用戶授權(quán)也可支持組織、崗位、用戶組等批量授權(quán)，支持相關(guān)用戶權(quán)限申請(qǐng)與審批功能，權(quán)限可以精確地控制指定用戶對(duì)指定檔案記錄的訪問(wèn)和使用。支持用戶權(quán)限分配、修改與刪除；支持文檔權(quán)限設(shè)定，包括檔案瀏覽、打印、下載、復(fù)制與轉(zhuǎn)發(fā)等；涉及到檔案類型的功能點(diǎn)，應(yīng)可根據(jù)檔案類型進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。針對(duì)系統(tǒng)中的離職人員權(quán)限和數(shù)據(jù)管理功能，主要是對(duì)離職人員登陸系統(tǒng)的權(quán)限和數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。檔案員通過(guò)一鍵式設(shè)置，將離職人員的權(quán)限設(shè)為離職，則離職人員將不能登陸數(shù)字檔案館系統(tǒng)。多全宗管理原則上一個(gè)單位只有一個(gè)全宗，但在實(shí)際中，由于單位組織會(huì)發(fā)生變動(dòng)、重組或者兼并，為了保持檔案的真實(shí)性，單位上會(huì)有多個(gè)全宗。系統(tǒng)可對(duì)納入管理的每個(gè)立檔單位建立全宗單位，支持多全宗管理，即檔案按全宗進(jìn)行管理，利用按單位進(jìn)行管理。檔案按全宗管理：系統(tǒng)具備全宗設(shè)置功能，每個(gè)全宗單位有唯一全宗號(hào)、全宗名稱。每個(gè)全宗單位的功能、檔案類型、檔案數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)組織、分類、元數(shù)據(jù)、用戶、流程、查看權(quán)限等都可獨(dú)立設(shè)定，且相對(duì)獨(dú)立、互不影響，全宗之間結(jié)構(gòu)可以完全不同。利用按單位管理：如果涉及到檔案的借閱、賦權(quán)申請(qǐng)、推送等涉及到組織機(jī)構(gòu)之間審批的業(yè)務(wù)，應(yīng)該單位內(nèi)部是相同的，例如在一個(gè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)總是相同的，檔案管理員總是相同的。系統(tǒng)接口管理系統(tǒng)不僅僅是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，它還為其他外部系統(tǒng)提供一些標(biāo)準(zhǔn)的接口，能夠與其他系統(tǒng)進(jìn)行緊密集成?？梢詫?shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以及檔案數(shù)字化影像處理系統(tǒng)的接口，在每個(gè)歸檔周期內(nèi)通過(guò)接口實(shí)現(xiàn)歸檔信息的自動(dòng)采集，減少錄入工作量。系統(tǒng)支持“集團(tuán)總部-省級(jí)單位”兩級(jí)集成架構(gòu)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的同步導(dǎo)入、導(dǎo)出與監(jiān)控，能夠管理導(dǎo)入導(dǎo)出過(guò)程和處理錯(cuò)誤的發(fā)生。常見的歸檔方式有：隨辦隨歸、定期集中歸檔。隨辦隨歸，即文件流轉(zhuǎn)完畢后可同時(shí)選擇“歸檔”，數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)入到預(yù)歸檔庫(kù)中，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)記錄下歸檔時(shí)間，提示檔案管理員進(jìn)行文件處理。定期集中歸檔，文檔定期寫入中間庫(kù)中，然后由使用人員發(fā)起檔案歸檔申請(qǐng)，再由檔案管理員進(jìn)行授權(quán)。系統(tǒng)支持WebService技術(shù)的實(shí)現(xiàn)方式、中間表的實(shí)現(xiàn)方式、XML文件的實(shí)現(xiàn)方式等。介質(zhì)管理系統(tǒng)支持對(duì)存放電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的統(tǒng)一管理，系統(tǒng)管理員可根據(jù)介質(zhì)保管的實(shí)際需要為相應(yīng)電子檔案設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)。具有介質(zhì)預(yù)警功能，當(dāng)剩余容量達(dá)到設(shè)定閾值時(shí)，通知系統(tǒng)管理員。水印管理系統(tǒng)管理員在選定全宗內(nèi)進(jìn)行檔案文件的水印設(shè)計(jì)，該水印設(shè)計(jì)完畢后將應(yīng)用于選定全宗內(nèi)所有的數(shù)字檔案資源，它包括水印的增加、修改、刪除和預(yù)覽設(shè)置等功能。在本模塊中，用戶在當(dāng)前全宗下已經(jīng)設(shè)置了水印之后，繼續(xù)添加新的水印條目，則系統(tǒng)默認(rèn)將該全宗下所有的水印效果疊加進(jìn)行展示，用戶點(diǎn)擊“預(yù)覽”看到的是多個(gè)條目疊加后的水印效果。個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)能夠提供給用戶個(gè)人工作空間式的個(gè)性化服務(wù)，用戶可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需求，設(shè)置個(gè)人工作空間的展示內(nèi)容，提高系統(tǒng)的個(gè)性化和人性化。包括用戶的訪問(wèn)歷史、我的收藏、我的訂閱、快捷方式、待辦事宜、已辦事宜、消息通知、暫存架、個(gè)人風(fēng)格設(shè)置、個(gè)人布局設(shè)置等功能。個(gè)性化服務(wù)示意如圖31。圖31：個(gè)性化服務(wù)示意圖訪問(wèn)歷史訪問(wèn)歷史是用戶在使用系統(tǒng)和查詢檔案時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄下用戶的瀏覽痕跡，詳細(xì)到檔案庫(kù)的整理狀態(tài)，實(shí)時(shí)的展示在個(gè)性首頁(yè)的訪問(wèn)歷史模塊中，減少了用戶重新查詢檔案庫(kù)的繁瑣操作。我的收藏我的收藏是用戶可以將自己感興趣的檔案加入個(gè)人收藏夾（類似于瀏覽器的收藏夾），在權(quán)限允許的情況下，用戶可以直接從收藏夾查看自己收藏的檔案。我的訂閱我的訂閱是用戶對(duì)某一或多個(gè)檔案庫(kù)的新增檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行過(guò)濾，作為訂閱內(nèi)容，系統(tǒng)會(huì)在固定的時(shí)間內(nèi)，將符合用戶訂閱內(nèi)容的信息推送到用戶的個(gè)性首頁(yè)我的訂閱模塊中，用戶可以通過(guò)已閱讀和未閱讀快速篩選出訂閱內(nèi)容以便查看和處理。我的首頁(yè)我的首頁(yè)作為系統(tǒng)的入口頁(yè)面，集中展示了用戶最常用的功能和最需要了解的信息，方便用戶了解系統(tǒng)整體情況，更快捷的利用和管理檔案。系統(tǒng)支持我的首頁(yè)自定義設(shè)置，用戶可以根據(jù)日常辦公習(xí)慣設(shè)置快捷方式，只需在快捷方式頁(yè)面模塊中點(diǎn)擊快捷菜單即可。暫存架暫存架是暫時(shí)存放用戶待借閱或待移交的檔案條目信息，當(dāng)用戶瀏覽完成之后，進(jìn)入到暫存架中，進(jìn)行單個(gè)或多個(gè)檔案條目的借閱申請(qǐng)和移交申請(qǐng)。存放在暫存架中的檔案當(dāng)用戶沒(méi)有進(jìn)行借閱、移交或者清除時(shí)，將會(huì)永久存放。待辦提醒待辦提醒是將所有需要用戶待辦的事情集中到一起，按照業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行分類匯總顯示：顯示每類業(yè)務(wù)剩余待辦總數(shù)，以及每類業(yè)務(wù)最新待辦事項(xiàng)的來(lái)源及簡(jiǎn)要內(nèi)容，以氣泡的方式彈出提醒用戶，并可直接進(jìn)行辦理，幫助用戶即時(shí)處理各項(xiàng)事務(wù)。已辦事宜已辦事宜是所有用戶在此處可以瀏覽到自己參與過(guò)的借閱流程、移交流程和審批流程。針對(duì)歷史借閱信息，用戶還能夠提交續(xù)借申請(qǐng)。在申請(qǐng)類，可對(duì)已經(jīng)審批結(jié)束的申請(qǐng)單和單據(jù)進(jìn)行查看、續(xù)借、打印等操作；在審批類，可