歸檔文件材料的整理

歸檔文件材料的整理

一、概述

1、歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2、歸檔文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）兩種方法

3、標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》(中華人民共和國行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2000國家檔案局2000年12月6日批準(zhǔn)，2001年1月1日實(shí)施)4、件：歸檔文件的整理單位。

1、文件正文與定稿為一件。2、正文和附件為一件。3、原件與復(fù)印件為一件。如傳真和復(fù)印件。4、來文與復(fù)文為一件。如請示與批復(fù)、報(bào)告與批示等。5、轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。6、正文與文件處理單、擬辦單、領(lǐng)導(dǎo)簽批單等為一件。7、報(bào)表、名冊、圖冊、會議記錄、期刊等，一冊為一件。8、一次會議或活動形成的文件，為便于利用，可將整個會議或活動的文件裝訂在一起作為一件來處理。如果文件太多可集中排列，作多件來處理。9、干部職工調(diào)動通知書、黨員關(guān)系介紹信、存根，以一人為一件或幾人為一件。10、文件的中文與外文為一件，文件的漢文本與少數(shù)民族文本為一件。

5、歸檔文件整理：將收集齊全完整的歸檔文件進(jìn)行鑒定，以件為單位進(jìn)行裝訂、劃分保管期限、分類、排列、編號、編目、裝盒、上架排列，使之有序化的過程。

6、整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。7、質(zhì)量要求：（1）歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。（2）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。二、歸檔文件整理的步驟收集→鑒定→裝訂→劃分保管期限→分類→排列→編號→編目→裝盒→上架排列

（一）文件材料的收集1、本單位工作中形成的文件材料2、上級單位下發(fā)的文件材料3、不相隸屬單位之間抄送的文件材料4、下級單位上報(bào)的文件材料

（二）文件材料的鑒定主要是對收集的文件材料進(jìn)行“資格審定”，確定其是否屬于歸檔的范圍，剔除沒有保存價值的文件材料。文件材料的歸檔范圍：凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作具有利用價值的文件材料；2、工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本單位需要貫徹執(zhí)行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報(bào)送的重要文件材料；4、其他對本單位工作具有查考價值的文件材料。不屬于歸檔范圍的文件材料：

1、上級下發(fā)的文件材料中，普發(fā)性不需本單位辦理的文件材料，任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本單位文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，不需辦理的一般性電話記錄，單位內(nèi)部互相抄送的文件材料，本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級單位的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級單位上報(bào)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)的文件材料等。（三）裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。裝訂方法：

1、粘貼法。2-3頁的文件采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。2、使用不銹鋼裝訂。4-10頁的文件的可采用此種方法，要求左、上側(cè)對齊。3、線裝法。10頁以上的文件可采用此種方法，采用“三孔一線”選擇粗細(xì)適中的棉線進(jìn)行裝訂，要求左、下側(cè)對齊。4、特殊情況，如裝訂成冊不便拆釘?shù)臅⒖?，由于其金屬物已?yán)密封裝在其中，拆除有損其原貌，因此也可以不拆除。（四）劃分保管期限

1、永久2、定期：30年、10年

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局8號令，2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會議審議通過，12月28日公布起施。）永久保管的文件材料：1、本單位的黨組、黨委、行政工作會議的記錄2、本單位的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、責(zé)任制、大事記、年鑒、規(guī)章制度3、本單位召開的重要會議材料4、本單位制發(fā)的方針、政策性和規(guī)范性文件5、本單位的機(jī)構(gòu)演變、啟用、人事任免和獎懲文件6、本單位的錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、定級、離退休、撫恤工作文件7、本單位干部職工、黨員花名冊和統(tǒng)計(jì)年報(bào)8、本單位簽定的合同、協(xié)議文件9、本單位重要的請示、報(bào)告、批復(fù)文件10、上級單位或領(lǐng)導(dǎo)對本單位的重要批示11、上級下發(fā)需本單位貫徹執(zhí)行的重要文件定期（30年）保管的文件材料：1、本單位制發(fā)的一般性的文件2、半年、季度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告3、本單位內(nèi)部科室的工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)4、上級單位發(fā)來的需要貫徹執(zhí)行的文件5、下級單位報(bào)來的年度計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表6、本單位編印的刊物7、本單位的重要典型、匯報(bào)材料定期（10年）保管的文件材料：1、本單位一般事務(wù)性、臨時性的文件2、本單位每月的工作安排3、上級發(fā)來的有價值的普發(fā)性文件4、單位之間協(xié)商工作的來往文書（五）分類1、年度分類法2、問題分類法3、保管期限分類法1、保管期限－年度－問題分類法此時分類方案為：永久：2009年黨務(wù)類、政務(wù)類、勞動人事類、業(yè)務(wù)類…

2010年黨務(wù)類、政務(wù)類、勞動人事類、業(yè)務(wù)類…30年：2009年黨務(wù)類、政務(wù)類、勞動人事類、業(yè)務(wù)類…

2010年黨務(wù)類、政務(wù)類、勞動人事類、業(yè)務(wù)類…10年：2009年黨務(wù)類、政務(wù)類、勞動人事類、業(yè)務(wù)類…

2010年黨務(wù)類、政務(wù)類、勞動人事類、業(yè)務(wù)類…2、保管期限－年度分類法此時分類方案為：永久：2009年、2010年、2011年……30年：2009年、2010年、2011年……10年：2009年、2010年、2011年……一般機(jī)關(guān)文件材料分類綱目一、黨務(wù)類1.黨組（委）會議記錄、會議紀(jì)要2.黨組（委）民主生活會議記錄3.黨員大會、支部會議記錄、材料4.黨組（委）工作計(jì)劃、總結(jié)5.黨組（委）決議、規(guī)定、報(bào)告等6.領(lǐng)導(dǎo)講話、批示等7.評選、獎懲材料8.黨員管理9.黨組織關(guān)系介紹信10.黨組織、黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表、名冊11.其它（黨務(wù)宣傳包括理論學(xué)習(xí)、黨員培訓(xùn)、精神文明建設(shè)等、紀(jì)檢監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)工作包括民主黨派、宗教、僑務(wù)等、群團(tuán)工作包括工會、共青團(tuán)、婦聯(lián)及其他社團(tuán)組織）二、政務(wù)類1.綜合性工作會議材料2.行政辦公會議記錄、紀(jì)要3.一般工作會議、專題會議材料4.本單位工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)5.領(lǐng)導(dǎo)講話、批示6.上級機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察形成的材料7.上級對本單位的獎懲材料8.上級機(jī)關(guān)制發(fā)的、需要本單位貫徹執(zhí)行的材料9.本單位制發(fā)的政策、法規(guī)性文件材料10.本單位的請示與上級的批復(fù)11.下級單位的請示與本單位的批復(fù)12.本單位制發(fā)的一般性工作文件13.人大代表建議、政協(xié)提案辦理材料14.工作制度、大事記15.工作信息、簡報(bào)16.機(jī)要、保密、檔案、信訪、統(tǒng)計(jì)等材料17.其它（教育培訓(xùn)、財(cái)務(wù)審計(jì)、計(jì)劃生育、安全保衛(wèi)（治安、消防、法律事務(wù)等）、后勤福利（房產(chǎn)、土地、車輛、綠化、水、電、暖等）、對外交流（出國、外出考察、接待來訪等）三、勞動人事類1.機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、名稱更改、印信啟用和作廢材料2.人事任免、獎懲材料3.干部職工錄用、轉(zhuǎn)正、職稱評聘、干部任免、調(diào)配、辭職等材料4.離退休、死亡、撫恤等材料5.人事考核材料6.行政關(guān)系介紹信7.干部、職工統(tǒng)計(jì)報(bào)表、花名冊8.工資定級、晉級、調(diào)資、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等9.其它四、業(yè)務(wù)類1.……………2.……………3.……………（六）排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。（七）編號歸檔章（八）編目

件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注1日照市**局日*發(fā)[2011]1號2010年全市**工作總結(jié)及2011年工作計(jì)劃2011012020（九）裝盒裝盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限條件下，裝滿盒為止。不同年度不同保管期限的檔案不能裝在一個盒內(nèi)。