Outlook基本功能操作說明

./Outlook基本功能操作目錄一、收發(fā)11、發(fā)送12、接收3a>閱讀3b>答復發(fā)件人3c>轉發(fā)4d>刪除4二、的分類管理及規(guī)則應用41、按收發(fā)件人、日期、標志等對進行排序42、查找43、創(chuàng)建規(guī)則44、設立外出時的助理程序55、其他6三、設置會議6四、創(chuàng)建便箋71、新建便箋72、查看便箋73、轉發(fā)便箋7五、創(chuàng)建日記71、自動創(chuàng)建日記72、手動創(chuàng)建日記8六、任務管理81、創(chuàng)建任務82、為他人分配任務83、處理任務8七、關于發(fā)送傳真9八、管理聯(lián)系人9九、在公司外收發(fā)10Outlook基本功能操作說明前言：Outlook是微軟公司出品的套裝軟件的組件之一,它對OutlookExpress的功能進行了擴充。Outlook的功能很多,可以用它來收發(fā)電子、安排日程、管理聯(lián)系人信息、任務管理、日記跟蹤和使用便箋組織信息等功能,可以這么說Outlook是一個個人信息管理器〔PIM。公司目前大多數(shù)信息傳輸將使用Outlook,因此能否很好地處理信息將取決于您對Outlook的使用。下面我們將一一介紹Outlook的幾大主要功能,便于您能快速掌握〔以下以Outlook2003為例。收發(fā)1、發(fā)送單擊左上角"新建〔N"按鈕旁邊的向下箭頭鍵,單擊""選項,會彈出編輯對話框,所圖1所示。圖1在相應欄目中輸入主題及容。圖2如果是發(fā)送給集團公司部人員,點擊一下"收件人",將彈出選擇對話框,從左邊分別選擇接收人的名字,點根據(jù)不同情況,點擊"收件人"或"抄送人"或"秘密抄送",后點擊"確定",返回圖2界面,如果還想插入附件,點擊菜單上的"插入"→"文件",選擇需要插入的文件后返回圖2界面,再點擊"發(fā)送〔S"按鈕即完成的發(fā)送。圖3如果是發(fā)送給集團公司外部人員,直接在收件人及抄送人中輸入對方的地址,如輸入rosetechinaren.,然后點擊發(fā)送按鈕即可完成的發(fā)送了?！裁孛艹停褐杆惺占丝床坏狡渌孛苁占说摹＿@常用于發(fā)相同的給不同的客戶,經(jīng)如年終你可能將一賀卡發(fā)給不同的客戶,而又不希望客戶泄露,通常采用這種方法。2、接收收到的一般保存在Inbox文件夾里,只需打開Inbox文件夾就可以看到。有未讀Inbox和未讀文件夾會以粗體字顯示,并標有未讀的數(shù)量。圖4a>閱讀雙擊需要閱讀的,就可以打開,閱讀其容。點擊相應的會在閱讀窗格中也會顯示容。b>答復發(fā)件人如果想回復發(fā)件人,如圖中選中某一主題,然后點擊工具欄上的"答復發(fā)件人",如果想答復所有人,點擊"答復所有人"然后輸入回復容,再點擊發(fā)送即可。c>轉發(fā)如果想將某一轉發(fā)給其他人,在如圖中選中某一主題,點擊工具欄上的"轉發(fā)",然后輸入相應容,再點擊"發(fā)送"即可。d>刪除在如圖中選中某一主題,點擊左上角的""刪除圖標,即將轉移到DeletedItems文件夾中。刪除在DeletedItems文件夾中的將徹底刪除。二、的分類管理及規(guī)則應用大家在使用過程中,可能會將進行分類,比如說將某人發(fā)的或某部門的放在一起,或者對進行標記,或按收發(fā)件人、日期、主題等等進行排序,查找、外出時的自動答復等功能以方便組織和管理。下面將一一介紹其功能。1、按收發(fā)件人、日期、標志等對進行排序如圖所示右擊"排序字段",在下拉菜單中選擇相應的排序字段,即可對進行排序操作。圖52、查找如圖所示點擊工具欄"查找"按鈕,會彈出"查找工具條",在"查找"中輸入特征字段和相應的圍,點擊"立即查找"按鈕即可。圖63、創(chuàng)建規(guī)則為了便于管理我需要將某人發(fā)來的放在一個特定的文件夾中,便于我來跟蹤和管理,這就需要使用創(chuàng)建規(guī)則。以下以創(chuàng)建管理信息部文件夾為例,介紹如何創(chuàng)建規(guī)則。a>單擊菜單"工具"→"規(guī)則和通知"；b>在規(guī)則和通知對話框中單擊"新建規(guī)則〔N"；圖7c>在規(guī)則向?qū)υ捒蛑羞x擇"將某人發(fā)來的移至文件夾"選項,將"發(fā)件人為個人或通訊組列表改為*mtcnitdepartment",將"將它移動到指定文件夾中"更改為MIS,單擊完成。即完成規(guī)則的創(chuàng)建。圖8今后所有發(fā)件人是IT部門組的將全部移到MIS文件夾下。4、設立外出時的助理程序如果你即將要出差或休假,請不要忘了設立外出時的助理程序。這樣在外出期間,每收到一封,服務器會自動回復發(fā)件人,通知對方你已外出,暫時無法處理。操作：點擊菜單上的"工具""外出時的助理程序",彈出如下對話框。在"以下文字僅自動答復每一發(fā)件人一次"的容中輸入你要回復的容,點擊"我目前外出"就可以自動回復了?；毓旧习嗪?點擊一下"我目前在辦公室"即可。圖95、其他依據(jù)公司MT055文件規(guī)定,個人大小為100M〔包括Inbox、SentItems、DeletedItems文件夾。當容量超過100M時,會定期收到管理員發(fā)出的通知〔也可以在屬性查看容量,將限制的發(fā)送功能,部分也會轉移到SystemCleanup文件夾中。圖10三、設置會議大家在平時工作中,可能會通知大家在何時何地開會或培訓等其他事務,希望到了時間能自動提醒,Outlook已為我們提供了這一功能。操作：單擊左上角"新建〔N"按鈕旁邊的向下箭頭鍵,單擊"約會"選項,會彈出編輯對話框。如圖2所示。輸入相應的主題、地點、時間、提醒時間、主要容,再點擊"重復周期",可以設置每隔定期開會的時間,到時間會自動提醒。圖11如果只要通知并提醒自己：在以上容填寫好后就可以點擊"保存并關閉",到時會自動提醒自己。如果要通知并提醒其他人：在以上容填好后,再點擊"邀請與會者",在彈出的收件人中填寫將要通知的人員并確定,然后點擊"發(fā)送"即可,收件人均會收到此,到了開會并會提醒所有收件人。四、創(chuàng)建便箋便箋是一種可以用于快速方便記錄一些信息的工具。Outlook也提供了這一功能。1、新建便箋如圖2所示單擊左上角"新建〔N"按鈕旁邊的向下箭頭鍵,單擊"便箋"選項,會彈出便箋。就可以進行編輯。2、查看便箋如圖5所示點擊便箋圖標,便可打開便箋。3、轉發(fā)便箋如圖12所示,右擊需要轉發(fā)的便箋便可實現(xiàn)轉發(fā)。圖12五、創(chuàng)建日記1、自動創(chuàng)建日記點擊菜單工具→選項,點擊日記選項,如圖所示選擇需要記錄的選項便可自動記錄日記。該方法只能自動記錄Office組件的記錄。圖132、手動創(chuàng)建日記點擊日歷,點擊需要創(chuàng)建的時間點,即可創(chuàng)建日記。圖14六、任務管理1、創(chuàng)建任務如圖2所示單擊左上角"新建〔N"按鈕旁邊的向下箭頭鍵,單擊"任務"選項,會彈出任務編輯對話框。輸入相應的主題、開始時間、截止時間、優(yōu)先級、完成率等,再點擊"重復周期",可以設置定期任務。2、為他人分配任務在創(chuàng)建任務的基礎上,點擊分配任務,在彈出的收件人一欄中輸入需要完成任務的人,點擊發(fā)送即可完成分配任務。3、處理任務當接受或絕一項任務后,Outlook會自動刪除Inbox中的任務要求,對于接受的任務會保存在任務欄中。任務實施者需要自己跟蹤任務進度。圖15七、關于發(fā)送傳真請參閱Faxmaker客戶端的使用說明八、管理聯(lián)系人在使用Outlook中,可以將你經(jīng)常聯(lián)系的客戶信息及地址存在Outlook中,以便今后發(fā)時直接調(diào)用。操作方法：如圖2所示單擊左上角"新建〔N"按鈕旁邊的向下箭頭