某公司文件會(huì)簽、簽收制度

某公司文件會(huì)簽、簽收制度一、目的：為了進(jìn)一步加強(qiáng)文件管理制度，規(guī)范文件審核會(huì)簽、簽收工作，制定本制度。二、適用范圍：廣州世果匯農(nóng)業(yè)科技有限公司及各分倉(cāng)三、概念：3.1會(huì)簽：是撰擬公文的過程中，主辦部門主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商并核簽的一種辦文程序，一般當(dāng)公文的內(nèi)容涉及多個(gè)部門有關(guān)時(shí)，需要進(jìn)行會(huì)簽。當(dāng)部門負(fù)責(zé)人出差在外，由發(fā)文部門以電子檔的方式發(fā)放文件，收件方應(yīng)在收件當(dāng)天回復(fù)會(huì)簽意見。會(huì)簽文件只會(huì)簽與文件內(nèi)容相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)及公司高層領(lǐng)導(dǎo)。3.2簽收：這是收文處理程序的第一步，由是收件人將收件清點(diǎn)后，在對(duì)方的文件會(huì)簽單簽字，以表示文件收到的行為過程。收件人在收到文件后，應(yīng)在第一時(shí)間交給部門負(fù)責(zé)人審閱。3.3文件會(huì)簽制度：是指控制管理文件時(shí)，如文件內(nèi)容涉及其他部門的職能和業(yè)務(wù)，由文件擬定的部門提出，相關(guān)部門就文件相關(guān)事宜進(jìn)行討論、協(xié)商并簽署意見的工作制度。四、內(nèi)容4.1文件會(huì)簽的范圍，起草下列文件時(shí)，須進(jìn)行會(huì)簽：4.1.1涉及全局性工作，需要相關(guān)部門協(xié)助的；4.1.2項(xiàng)目審批涉及多部門法律法規(guī)和政策的；4.1.3總公司文件涉及分倉(cāng)業(yè)務(wù)的；4.1.4主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要會(huì)簽的；4.1.5其他需要會(huì)簽的文件；4.2文件可審核的內(nèi)容4.2.1會(huì)簽審核的內(nèi)容4.2.2文件是否必要和可行；4.2.3文件是否符合公司相關(guān)制度、規(guī)定等；4.2.4文件是否符合程序和權(quán)限；4.2.5文件是否規(guī)范、科學(xué)、準(zhǔn)確、恰當(dāng)；4.2.6文件是否可行或是否具實(shí)際操作性，是否與其他部的文件相沖突；4.3文件會(huì)簽程序4.3.1各部門負(fù)責(zé)起草各部門文件并組織會(huì)簽，需要會(huì)簽的文稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，由擬稿人負(fù)責(zé)送相關(guān)部門會(huì)簽。會(huì)簽部門要認(rèn)真研究，及時(shí)出具會(huì)簽意見，由會(huì)簽部門主要負(fù)責(zé)人簽署意見、姓名和時(shí)間，并交接給下一個(gè)需要會(huì)簽的部門。4.3.2會(huì)簽一般應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成。如需緊急情況須按主辦部門領(lǐng)導(dǎo)要求時(shí)限完成。如需延長(zhǎng)會(huì)簽時(shí)間的，會(huì)簽部門須及時(shí)告知主辦部門，會(huì)簽時(shí)間不得超過1個(gè)工作日。4.3.3總經(jīng)理具有會(huì)簽文件的最終定奪權(quán)，在文件會(huì)簽表上標(biāo)注最終意見。4.3.4公文會(huì)簽后，行政部及時(shí)通知文件擬定部門。4.3.5會(huì)簽后的文件由起草人根據(jù)總經(jīng)理意見進(jìn)行整編，因某種原因不能采納會(huì)簽意見的，由文件擬定部門負(fù)責(zé)對(duì)提出意見的領(lǐng)導(dǎo)回復(fù)未采納意見的原因。4.3.6會(huì)簽后的文件，交行政部設(shè)定文件編號(hào)并做好文件發(fā)放簽收工作。4.3.7會(huì)簽單與正式發(fā)文的原件裝訂統(tǒng)一保存。4.4文件發(fā)放流程：發(fā)文部門擬定文件→根據(jù)文件內(nèi)容確定是否需要會(huì)簽→各部門會(huì)簽→發(fā)文部門采納可行性建議并修訂文件，