物業(yè)公司收樓入伙操作流程

物業(yè)公司收樓入伙操作流程

1總則

1.1有序組織業(yè)戶入伙，提供便捷、高效的顧客效勞，是地產(chǎn)銷售和后續(xù)物業(yè)效勞的重要容，地產(chǎn)公司所在工程部、營(yíng)銷中心和物業(yè)效勞中心應(yīng)相互配合，嚴(yán)密籌劃和組織新工程的業(yè)戶集中入伙工作。

1.2新工程集中入伙工作由地產(chǎn)區(qū)域公司、營(yíng)銷中心主導(dǎo)，物業(yè)效勞中心全力配合。

1.3物業(yè)效勞中心應(yīng)配合地產(chǎn)所在工程部履行房屋保修義務(wù)，在保修期工程質(zhì)量問(wèn)題必須得到及時(shí)、有效的處理，切實(shí)維護(hù)業(yè)戶合法權(quán)益和中民置業(yè)的品牌形象。

2相關(guān)職責(zé)界定

2.1物業(yè)區(qū)域分公司運(yùn)營(yíng)總監(jiān)〔副總經(jīng)理〕協(xié)同地產(chǎn)營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)組織成立交樓入伙工作小組，制定交樓入伙工作方案，組織交樓準(zhǔn)備工作，確定入伙時(shí)間。

2.2工程所在地產(chǎn)營(yíng)銷部、工程部、財(cái)務(wù)部、施工單位參與入伙工作。

2.3物業(yè)效勞中心負(fù)責(zé)具體編制物業(yè)入伙方案，按方案準(zhǔn)備及組織實(shí)施入伙管理工作。

2.4物業(yè)區(qū)域分公司、物業(yè)管理部負(fù)責(zé)各工程入伙管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)視。

2.5地產(chǎn)所在工程部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)監(jiān)理公司和施工單位參與交樓驗(yàn)收工作。

3工作程序

3.1成立入伙工作小組

組成人員：由地產(chǎn)所在工程部總經(jīng)理、營(yíng)銷總監(jiān)、物業(yè)區(qū)域公司運(yùn)營(yíng)總監(jiān)〔副總經(jīng)理〕和物業(yè)效勞中心主任組成，營(yíng)銷總監(jiān)、物業(yè)區(qū)域公司運(yùn)營(yíng)總監(jiān)〔副總經(jīng)理〕擔(dān)任組長(zhǎng)，物業(yè)效勞中心主任擔(dān)任副組長(zhǎng)。

人員分工：接待組(負(fù)責(zé)客戶引導(dǎo)、業(yè)戶身份核驗(yàn)、資料接收及發(fā)放)、收費(fèi)組、驗(yàn)收組、發(fā)鑰匙組、咨詢及后勤保障組，入伙當(dāng)天現(xiàn)場(chǎng)總指揮為物業(yè)效勞中心主任。

3.2入伙籌劃

在入伙前，"入伙須知"及其它需提示的容與"入伙通知書"一起由地產(chǎn)營(yíng)銷中心向業(yè)戶送發(fā)，向業(yè)戶明示入伙須知信息。

物業(yè)效勞中心負(fù)責(zé)配合工程營(yíng)銷中心做好業(yè)戶集中入伙工作，擬訂工程集中入伙方案。工程集中入伙方案經(jīng)物業(yè)效勞中心主任和工程所在公司營(yíng)銷部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，報(bào)物業(yè)區(qū)域公司、物業(yè)總部管理部備案。物業(yè)總公司收到入伙方案的日期應(yīng)與預(yù)定的入伙日期至少提前25天。

入伙過(guò)程中涉及的所有收費(fèi)工程，且在房產(chǎn)銷售合同中未明確約定的，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)必須在入伙方案審批前報(bào)物業(yè)總公司批準(zhǔn)前方可執(zhí)行。

新工程集中入伙方案中應(yīng)包含對(duì)可能的緊急的識(shí)別、評(píng)價(jià)，以及相應(yīng)的處置預(yù)案，并對(duì)全體入伙參與人員進(jìn)展有效培訓(xùn)。

入伙方案的容應(yīng)包括但不限于：

a)入伙的時(shí)間及實(shí)施地點(diǎn)；

b)入伙工作目標(biāo)及接待能力要求；

c)入伙手續(xù)辦理的流程；

d)接待現(xiàn)場(chǎng)布置要求；

e)可能緊急情況及處置預(yù)案要求；

f)負(fù)責(zé)入伙工作的人員安排及職責(zé)；

g)入伙過(guò)程中使用的文件和表格；

h)入伙準(zhǔn)備工作的安排及要求；

I)所需費(fèi)用預(yù)算。

3.3交樓入伙準(zhǔn)備工作

人員培訓(xùn)

a)按人員分工，明確各組的任務(wù)及與其它組的銜接要求；

b)對(duì)工作流程、考前須知及入伙中業(yè)戶普遍關(guān)注的收費(fèi)、驗(yàn)收、房屋質(zhì)量保修、裝修等問(wèn)題進(jìn)展培訓(xùn)，參考依據(jù)為效勞中心客服部擬寫"入伙工作統(tǒng)一說(shuō)辭"。

入伙發(fā)放資料及記錄的準(zhǔn)備

交樓入伙工作小組在業(yè)戶入伙前15個(gè)工作日準(zhǔn)備好用于入伙的必要的資料，并由物業(yè)效勞中心整理匯總備用。

1)入伙發(fā)放資料包括(不限于)：

a)入伙通知書〔營(yíng)銷〕；

b)入伙須知〔營(yíng)銷〕；

c)入伙流程圖(營(yíng)銷)；

d)業(yè)主臨時(shí)公約〔物業(yè)〕；

e)住戶手冊(cè)〔d、e項(xiàng)可匯編為一本〕；

f)房屋質(zhì)量保證書〔地產(chǎn)〕；

g)房屋使用說(shuō)明書〔地產(chǎn)〕；

h)物業(yè)管理費(fèi)批文；

i)物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)文本〔物業(yè)〕；

j)裝修手冊(cè)〔物業(yè)〕。

2)記錄包括(不限于)：

a)業(yè)戶情況登記表；

b)入伙流程簽認(rèn)單；

c)區(qū)域防火責(zé)任書；

d)房屋交接驗(yàn)收表；

e)整改工程報(bào)告。

入伙前與業(yè)主的溝通

為了使入伙工作順利開展，在地產(chǎn)工程所在營(yíng)銷中心寄發(fā)"入伙通知書"時(shí)，將業(yè)主須知的相關(guān)資料一同寄發(fā)。

入伙現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境布置要求

a)總體環(huán)境應(yīng)布置成喜慶、熱烈的場(chǎng)面〔紅色背影〕，襯托出中民品牌及企業(yè)文件；

b)入伙辦理的區(qū)域必須保持干凈衛(wèi)生、井然有序，必要時(shí)采用燈籠、彩旗、彩帶、擺放花籃、盆栽花木等進(jìn)展裝飾；

c)入伙現(xiàn)場(chǎng)辦理地址、辦理時(shí)間、入伙考前須知、入伙流程等標(biāo)識(shí)，相關(guān)場(chǎng)地、道路應(yīng)有明顯、溫馨的指路牌；

d)工作人員按分工不同應(yīng)有明確的工作區(qū)域，防止出現(xiàn)慌亂現(xiàn)象、效勞人員著裝整齊，精神飽滿；

e)在許可條件下，現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置盡量考慮滿足人們輕松地等候或進(jìn)展辦理入伙的環(huán)境；

f)辦公現(xiàn)場(chǎng)資料擺放整齊有序。

3.4入伙手續(xù)的辦理

備注：此表為業(yè)主到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)由交房陪同人員發(fā)放，業(yè)主按表中工程順序逐項(xiàng)辦理，每辦理一項(xiàng)必須由經(jīng)辦人簽字確認(rèn)，不得跨越工程順序辦理，辦理完畢由最后一項(xiàng)經(jīng)辦人核對(duì)所有簽名并回收。

地產(chǎn)所在工程營(yíng)銷中心、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)核對(duì)業(yè)戶"入伙通知書"，查驗(yàn)以下業(yè)戶證件并填寫業(yè)主資料：

工程

容

處理狀況

經(jīng)辦人

驗(yàn)證

填表

交房通知書

驗(yàn)收確認(rèn)、回收存檔

或護(hù)照、戶口本、結(jié)婚證〔被委托人需要出示原件及業(yè)主委托書等〕

與合同業(yè)主資料相符，復(fù)印存檔

填寫"業(yè)主資料登記表"

業(yè)主填寫完整、交物業(yè)核查后存檔

繳交

費(fèi)用

根據(jù)產(chǎn)權(quán)面積測(cè)算，存在面積差的簽定合同補(bǔ)充協(xié)議

補(bǔ)充協(xié)議一式三份

根據(jù)合同約定繳交專項(xiàng)維修資金與管道燃?xì)忾_戶費(fèi)

代收款，開收據(jù)

根據(jù)產(chǎn)權(quán)面積測(cè)算，存在差額的按合同約定處理產(chǎn)權(quán)面積差價(jià)

核對(duì)、開發(fā)票收款

物管

簽繳

簽署"遵守業(yè)戶手冊(cè)及管理規(guī)約承諾書"收取"業(yè)戶手冊(cè)及臨時(shí)管理規(guī)約"

業(yè)主簽字，回執(zhí)存檔

簽署"區(qū)域防火責(zé)任協(xié)議書"、"**裝修承諾書"

業(yè)主簽字，存檔

"商品房住宅質(zhì)量保證書"

"商品房住宅使用說(shuō)明書"

業(yè)主簽收，雙方各執(zhí)一份

預(yù)交物業(yè)管理費(fèi)、裝修保證金等

開發(fā)票收款

填寫銀行卡代扣單據(jù)

用于物業(yè)費(fèi)代扣

業(yè)主驗(yàn)房

業(yè)主驗(yàn)房

工程人員、物業(yè)人員陪同

填寫"房屋交接驗(yàn)收表"

業(yè)主簽字

復(fù)核確認(rèn)

鑰匙兩書

發(fā)放鑰匙及禮品并簽收〔A鑰匙

條，B鑰匙條，C信箱鑰匙條〕

業(yè)主簽字

填寫"房屋交接書"

業(yè)主簽字

填寫"鑰匙托管承諾書"

業(yè)主簽字

a)購(gòu)房合同原件；

b)業(yè)戶或護(hù)照原件；

c)單位購(gòu)房的查驗(yàn)須出示單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本；

d)委托他人辦理的須出示業(yè)戶委托書，并留存。

a)確認(rèn)業(yè)戶身份無(wú)誤后，營(yíng)銷部向業(yè)戶簽發(fā)"交房流程表"。

b)地產(chǎn)財(cái)務(wù)部根據(jù)產(chǎn)權(quán)面積測(cè)算，存在面積差的簽定合同補(bǔ)充協(xié)議，存在差額的按合同約定處理產(chǎn)權(quán)面積差價(jià)；

c)地產(chǎn)財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定繳交專項(xiàng)維修資金與管道燃?xì)忾_戶費(fèi)。

3.4.4物業(yè)入伙接待組

a)核對(duì)"入伙通知書"，并留存根聯(lián)；

b)留存業(yè)戶證件復(fù)印件，填寫"業(yè)戶情況登記表"，簽署"區(qū)域防火責(zé)任書"；

c)與業(yè)戶簽定"業(yè)戶手冊(cè)及臨時(shí)管理規(guī)約"；

d)經(jīng)辦人在"業(yè)戶手冊(cè)及臨時(shí)管理規(guī)約"最后一頁(yè)"遵守業(yè)戶手冊(cè)及管理規(guī)約承諾書"簽字確認(rèn)；

e)請(qǐng)業(yè)戶在"入伙流程簽認(rèn)單"文件欄上簽字確認(rèn)。

3.4.5收費(fèi)組

依照法規(guī)、政府批文和公司要求，收取物業(yè)管理費(fèi)等有關(guān)費(fèi)用，并與業(yè)戶共同

在"入伙流程簽認(rèn)單"收費(fèi)欄簽字確認(rèn)。

3.4.6驗(yàn)收組

a)在業(yè)戶交納完入伙費(fèi)用后，驗(yàn)收組通知水電工開通該業(yè)戶物業(yè)的水電，攜同施工單位、監(jiān)理公司，與業(yè)戶對(duì)房屋進(jìn)展驗(yàn)收；

b)將水電表初始讀數(shù)及驗(yàn)收情況登記在"房屋交接驗(yàn)收表"中；

c)房屋驗(yàn)收合格的，驗(yàn)收組與業(yè)戶在"房屋交接驗(yàn)收表"及"入伙流程簽認(rèn)單"中簽字確認(rèn)；

d)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，按3.6進(jìn)展。驗(yàn)收完成后驗(yàn)收組與業(yè)戶在"房屋交接驗(yàn)收表"及"入伙流程簽認(rèn)單"中注明并簽字確認(rèn)。

3.4.7鑰匙發(fā)放組

a)房屋驗(yàn)收無(wú)問(wèn)題或業(yè)戶要求在搬入后再行維修的，鑰匙發(fā)放組將業(yè)戶房屋鑰匙全部交給業(yè)戶；b)房屋驗(yàn)收有問(wèn)題的，鑰匙發(fā)放按3.6進(jìn)展。組在將業(yè)戶房屋鑰匙交給業(yè)戶時(shí)，經(jīng)業(yè)戶同意留下一套鑰匙(在"收樓問(wèn)題整改報(bào)告"中記錄)，供維修使用；

c)業(yè)戶領(lǐng)取鑰匙后，在"鑰匙領(lǐng)取登記表"及"入伙流程簽認(rèn)單"上簽字確認(rèn)；鑰匙托管的，填寫"鑰匙托管承諾書，在表單備注欄注明；

d)交房管家將"住戶手冊(cè)"、"裝修手冊(cè)"、"房屋質(zhì)量保證書"、"房屋使用說(shuō)明書"發(fā)給業(yè)戶保存，并請(qǐng)業(yè)戶在"入伙資料交收登記表"上的“入伙資料收取欄〞簽字確認(rèn)，入伙手續(xù)辦理完畢。

3.5所有資料和業(yè)戶檔案由物業(yè)效勞中心負(fù)責(zé)收集、整理和保存。

3.6房屋交收問(wèn)題的整改

3.6.1驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，業(yè)戶在"房屋交接驗(yàn)收表"中記錄交給驗(yàn)收人員，將鑰匙委托給驗(yàn)收人員便于維修，并在回執(zhí)欄中填寫相關(guān)記錄并保存回執(zhí)欄；

3.6.2物業(yè)效勞中心根據(jù)"房屋交接驗(yàn)收表"容向地產(chǎn)驗(yàn)收整改維修隊(duì)下達(dá)"工程維修作業(yè)單"，地產(chǎn)公司所在工程部須催促盡快維修，以免影響業(yè)戶裝修；

3.6.3維修完成并通過(guò)物業(yè)效勞中心檢驗(yàn)后，物業(yè)效勞中心聯(lián)系業(yè)戶前來(lái)復(fù)驗(yàn)，向業(yè)戶交回所保存的鑰匙并請(qǐng)其在"房屋交接驗(yàn)收表"中簽字確認(rèn)。

3.7集中入伙辦理過(guò)程中，地產(chǎn)公司所在工程部、營(yíng)銷中心、物業(yè)效勞中心必須確保：任何存在疑慮或不滿意見的業(yè)戶均能及時(shí)地與公司高層管理人員溝通，防止現(xiàn)場(chǎng)效勞人員的拖延造成矛盾激化或不滿情緒的擴(kuò)散、影響到中民的品牌聲譽(yù)。

3.8集中入伙期間，物業(yè)效勞中心必須每對(duì)入