Office辦公軟件案例教程-第1篇-行政篇

第1篇行政篇

案例1制作年度工作計劃1.1案例2制作發(fā)文單1.2案例5利用MicrosoftOutollk管理郵件1.5案例4制作客戶信函1.4案例3制作公司簡報1.3

學(xué)習(xí)目標

1．利用Word2023對文檔進展“創(chuàng)立”、“保存”和“編輯”。2．學(xué)會對Word2023文檔的“頁面”進展“設(shè)置”、“格式化”。

3．把握對Word2023文檔中的“圖形”、“圖片”及“圖示”進展相應(yīng)的處理。4．在Word2023文檔中進展表格的“創(chuàng)立”、“編輯”和“格式化”。

5．對Word2023文檔中的“中長文檔”、“主控文檔”進展相應(yīng)的處理。6．對Word2023文檔中的“郵件”進展“合并”及相關(guān)文檔的處理。7．利用Outlook2023進展郵件治理1.1案例1制作年度工作準備1.案例分析準備是對確定時期的工作或某項活動在事前作出籌劃和安排的書面材料。

準備應(yīng)包括如下內(nèi)容：〔1〕標題；〔2〕正文：根本狀況、任務(wù)、目的、要求、措施和方法步驟；〔3〕制訂單位、日期；〔4〕也可以加“附件”。

本案例要求制作一個年度工作準備，將標題設(shè)為宋體、四號字、加粗，正文設(shè)為宋體五號字，段落首行縮進兩個字符，段落標題加粗；頁面設(shè)置紙張為A4，頁邊距分別為上2.5cm、下2.4cm、左右均為2cm；并將該文檔打印出來。效果如圖：

2.解決方案〔1〕啟動Word2023，新建一份“空白文檔”?！?〕頁面設(shè)置。將紙張方向設(shè)為“縱向”，將紙張選為A4。

〔3〕錄入樣式文1.2所示的文字內(nèi)容?！?〕選中年度工作準備題目“科源2023年工作準備”，設(shè)置為“宋體”、“加粗”，“四號”、“居中”。

〔5〕設(shè)置正文格式為“首行縮進”2字符，正文字體設(shè)為宋體、五號字?！?〕設(shè)置正文中的標題行“字形”設(shè)為“加粗”。

〔7〕以“科源2023年工作準備”為名保存文件?！?〕打印“科源2023年度工作準備”。

3.案例小結(jié)通過本案例的學(xué)習(xí)，將學(xué)會利用Word創(chuàng)立和編輯文檔、文檔的保存，以及對文檔中字符的字體、顏色、大小以及字型的設(shè)置。

段落的縮進設(shè)置以及利用工程符號和編號對段落進展相關(guān)的美化和修飾，學(xué)會對頁面的頁眉和頁腳等進展相應(yīng)的設(shè)置，以及打印機的安裝、打印文檔等行政部門工作中常用的操作。1.2案例2制作發(fā)文單1.案例分析發(fā)文和收文是機關(guān)或企事業(yè)單位行政部門工作中特殊重要的一個環(huán)節(jié)，發(fā)文單用于機關(guān)、企事業(yè)單位擬發(fā)文件作記載用，該案例主要涉及到的學(xué)問點是表格的創(chuàng)立、表格格式的設(shè)置以及表格內(nèi)容的錄入和內(nèi)容格式設(shè)置。效果如圖：

2.解決方案〔1〕錄入“科源發(fā)文單”表頭文字，將字體設(shè)置為黑體、小二號、居中?！?〕建立一個3列16行的表格。

〔3〕將A1-A3單元格選中，單擊常用工具欄上的合并單元格命令，將其合并為1個單元格，仿照樣表將其余需要合并的單元格用一樣的方法合并為一個單元格。

〔4〕在各單元格中錄入與樣表一樣的文字內(nèi)容，然后選中文字內(nèi)容，在“字體”對話框中或“格式”工具欄上將表格內(nèi)的文字內(nèi)容設(shè)置為宋體、小四號。

〔5〕將合并后的A1、A2、A3單元格的內(nèi)容設(shè)為靠上兩邊對齊方式，其余單元格中內(nèi)容的對齊方式參照課本中的樣表1.1進展。

〔6〕選中整個表格，單擊“格式”菜單中的“邊框和底紋”命令，翻開“邊框和底紋”對話框。

〔7〕分別將表格的內(nèi)外框線設(shè)置為0.75和1.5磅?！?〕單擊“文件”菜單中的“保存”命令，以“科源公司發(fā)文單”為名保存此表格，保存時將此表格保存為“文檔模板”。

3.案例小結(jié)本案例通過“公司發(fā)文單”、“文件傳閱單”以及“發(fā)文登記表”等的制作，使讀者學(xué)會創(chuàng)立表格，表格中單元格的合并、拆分等表格的編輯操作，同時了解表格內(nèi)文本的對齊設(shè)置，并能對表格和表格中的內(nèi)容進展相應(yīng)的設(shè)置。1.3案例3制作公司簡報1.案例分析簡報是由組織〔企業(yè)〕內(nèi)部編發(fā)的用來反映狀況、溝通信息、溝通閱歷、促進了解的書面報道。簡報有確定的發(fā)送范圍，起著“報告”的作用。

簡報應(yīng)包括如下內(nèi)容：〔1〕報頭：簡報名稱、期數(shù)、編寫單位、日期；〔2〕正文：標題、前言、主要內(nèi)容、結(jié)尾；〔3〕報尾：抄報抄送單位、發(fā)送范圍、印數(shù)等；〔4〕簡報后可附附件。效果如圖：

2.解決方案〔1〕利用Word2023創(chuàng)立新文檔〔2〕進展“頁面設(shè)置”。將紙張設(shè)為A4紙，頁邊距分別設(shè)置為上2.1cm、下2.0cm、左2.2cm、右2.1cm。

〔2〕錄入樣式文1.5文字內(nèi)容?！?〕制作簡報封面。

①制作簡報標題②繪制“本期要目”一行的下方和報尾的上方分別繪制一條加粗的實線。③設(shè)置封面其他文字的字體和段落。

〔4〕制作簡報正文?！?〕承受插入分頁符的方法將科源公司工作簡報中的封面和正文分別放在兩頁紙上?！?〕以“科源公司簡報”為名將簡報保存。

3.案例小結(jié)本案例通過運用Word制作公司簡報、企業(yè)成立公告、電子賀卡、請柬以及公司小報，介紹了Word文檔的圖文混排的制作方法，包括藝術(shù)字、文本框、圖片、自繪圖形等圖形的制作、編輯和修飾以及對圖形進展組合等操作。同時，也介紹了文檔的分欄、圖片與文字的圍繞設(shè)置等。1.4案例4制作客戶信函

1.案例分析現(xiàn)代商務(wù)活動中，遇到如邀請函、會議通知、聘書、客戶回訪函等日常辦公事務(wù)處理時，往往需用計算機完成信函的信紙、內(nèi)容、信封、批量打印等工作。本節(jié)將通過Word的郵件合并功能，便利、快捷地完成以上事務(wù)。效果如圖：

2.解決方案制作郵件合并文檔可利用“郵件合并”向?qū)?，即單擊“工具”菜單中“信函和郵件”命令下的“郵件合并”命令，按向?qū)У奶崾具^程創(chuàng)立郵件合并文檔。

此外，還可以按以下操作步驟實現(xiàn)“郵件合并”文檔的創(chuàng)立。即：建立郵件合并主文檔→制作郵件的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)庫→建立主文檔與數(shù)據(jù)源的連接→在主文檔中插入域→郵件合并。

〔1〕制作主文檔〔客戶回訪信函〕。①啟動Word2023，新建一份空白文檔。②錄入“客戶回訪函”內(nèi)容。③對“客戶回訪函”的字體和段落進展適當?shù)母袷交幚?。④保存“客戶回訪函”作為郵件的主文檔。

〔2〕制作郵件的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)庫〔客戶個人信息〕。①啟動Excel；。②在Sheet1工作表中錄入“客戶個人信息”數(shù)據(jù)。③保存“客戶個人信息”作為郵件的數(shù)據(jù)源。

〔3〕建立主文檔與數(shù)據(jù)源的連接。①翻開制作好的主文檔“客戶回訪函”。②翻開“郵件合并”工具欄。

③單擊“郵件合并”工具欄上的“翻開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，找到保存的“客戶個人信息”數(shù)據(jù)文件，選中該文件，然后單擊“翻開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框。④在對話框中選中Sheet1工作表。

〔4〕在主文檔中插入域①在主文檔“客戶回訪函”中相應(yīng)的位置插入域“客戶姓名”、“性別”、“購置產(chǎn)品”②分別對信函中插入的域設(shè)置適當?shù)淖址袷剑缱煮w、字型、字號和顏色。

〔5〕郵件合并〔生成個人信函〕①單擊郵件合并工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，生成客戶個人信函。②單擊“郵件合并”工具欄上的“上一記錄”或“下一記錄”按鈕，可查看其他客戶的信函。

〔6〕打印個人信函。①單擊郵件合并工具欄上的“合并到打印機”按鈕。②單擊“全部”單項選擇框，然后單擊“確定”按鈕。彈出“打印”對話框，設(shè)置打印選項，單擊“確定”按鈕，打印已生成的客戶回訪函。

3.案例小結(jié)實際工作中常常遇處處理大量報表、信件一類的文檔，其主要內(nèi)容、格式都一樣，只是具體的數(shù)據(jù)有變化，為削減重復(fù)工作，可使用“郵件合并”功能。

郵件合并的處理過程為：〔1〕創(chuàng)立主文檔，輸入固定不變的內(nèi)容；

〔2〕創(chuàng)立或翻開數(shù)據(jù)源，存放變動的信息內(nèi)容，數(shù)據(jù)源一般來自于Excel、Access等數(shù)據(jù)庫；

〔3〕在主文檔所需的位置插入合并域；〔4〕執(zhí)行合并操作，將數(shù)據(jù)源中的變動數(shù)據(jù)和主文檔的固定文本進展合并，生成一個合并文檔或打印輸出。1.5案例5利用MicrosoftOutlook

治理郵件1.案例分析MicrosoftOutlook是Office軟件中自帶的一款郵件治理軟件，公司員工常常利用它來收發(fā)電子郵件、治理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、安排任務(wù)等，本案例利用MicrosoftOutlook收發(fā)、閱讀郵件，治理通訊簿，添加收件人，群發(fā)郵件，定制會議并發(fā)給收件人。效果如圖：

2.解決方案〔1〕初始設(shè)置。①啟動MicrosoftOutlook2023，進入Outlook配置向?qū)?，并進入電子郵件賬戶設(shè)置的第一步。

②進展效勞器類型選擇，這里選擇POP3。③進展Internet電子郵件設(shè)置〔POP3〕。

〔2〕收取郵件。①利用“工具/電子郵件賬戶”選項，在彈出的“電子郵件賬戶”窗口中選擇“查看或更改現(xiàn)有電子郵件賬戶”選項。②單擊工具欄上的按鈕，收取郵件。

〔3〕發(fā)送郵件。①對收到的郵件進展回復(fù)。②使用按鈕，發(fā)送已經(jīng)寫好的郵件。

〔4〕添加聯(lián)系人。①在Outlook窗口中，切換到“聯(lián)系人”快捷方式。②雙擊窗口中心處添加聯(lián)系人，在彈出的“聯(lián)系人”對話框中填入相應(yīng)信息。

③可單擊“類別”按鈕，在彈出的“類別”對話框中設(shè)置聯(lián)系人的類別，還可以單擊“細節(jié)”按鈕，切換到“細節(jié)選項卡”，為聯(lián)系人設(shè)置一些細節(jié)信息。

〔5〕創(chuàng)立會議，并群發(fā)。①使用“新建/會議要求”菜單，新建一個會議。②單擊按鈕，選擇邀請參與該會議的聯(lián)系人。

③設(shè)置會議的主題、地點、開頭時間和完畢時間的日期和時間等。④單擊按鈕，將此會議邀請發(fā)送到所選的收件人郵箱中。

〔6〕其他治理。Outlook