公文辦理及格式要點培訓課件

公文辦理及格式要點培訓課件為了統(tǒng)一和規(guī)范公文處理管理工作，建立科學、合理、規(guī)范的公文處理方法，使公文處理準確、及時提高公文辦理的效率和質(zhì)量，推進公司信息化、標準化、科學化發(fā)展，對公司公文辦理新要點及格式進行優(yōu)化和規(guī)范。《黨政機關公文處理工作條例》和公文格式(國家標準)解讀基本內(nèi)容（主要從以下幾方面進行學習）公文處理格式21公文處理的新要點常見錯誤及解讀3一公文處理的新要點要點之一：1、規(guī)范辦理流程

“公文辦理”，主要體現(xiàn)收文辦理、發(fā)文辦理的主要程序、公文傳遞傳輸及公文歸檔的內(nèi)容，立足于公文流程的程序性、規(guī)范性。2、強調(diào)內(nèi)容安全

“公文管理”，突出了公文管理的安全、保密性。一公文處理的新要點要點之二：公文版式、格式的統(tǒng)一及規(guī)范

1、公文格式各要素標注的位置進行了統(tǒng)一，今后行機政機關公文的密級緊急程度統(tǒng)一依次標注在公文左上方位置；

2、對公文成文日期中的數(shù)字書寫進行了統(tǒng)一，今后行政機關公文的成文日期統(tǒng)一使用阿拉伯數(shù)字書寫、排??；3、公文中使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，今后統(tǒng)一按照有關國家標準和規(guī)定執(zhí)行；4、公文用紙幅面采用國際標準A4型（

210mm×297mm）。主題詞兒不再標：刪除主題詞格式要素密級緊急左上角：密級、緊急程度從右上角改為左上角印章署名要齊全：增加發(fā)文機關署名格式要素成文日期用數(shù)字：成文日期用阿拉伯數(shù)字標注公文頁碼不可少：增加頁碼格式要素一公文處理的新要點一公文處理的新要點要點之三：提出公文處理工作的新要求1、公文管理規(guī)定審核公文文稿，針對“需要發(fā)文部門審議的重要公文文稿”，明確規(guī)定“審核前由發(fā)文機關進行初核”。

在公文辦理的實踐中，經(jīng)常存在著提交會議審議的重要文稿，往往繞過行文部門初審就匆忙上會的現(xiàn)象，結(jié)果文稿經(jīng)常出現(xiàn)問題。有問題的公文文稿如果直接提交發(fā)文機關審議，不但浪費發(fā)文機關和領導同志的時間和精力，而且還有可能降低公文質(zhì)量、損害單位形象、影響工作效果。因此，規(guī)定在重要公文文稿提交審議之前，由行文部門先進行細核。

1.用紙:

采用60g/㎡—80g/㎡膠版紙或復印紙，紙張白度在80-90%。

2.開本國際標準A4型，成品尺寸為297mm×210mm，允許誤差為±2mm。特殊形式的公文用紙幅面根據(jù)實際需要確定。

3.版心版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28個字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37毫米，下空約33毫米。為方便印制，每頁行數(shù)可視情增加或減少1至2行。增減行數(shù)時適當調(diào)整行間距，保持版心高度不變。

二公文排版、印制及裝訂格式公文用紙及版面尺寸

A4紙型210mm×297mm頁面設置上白邊：37±1mm

下白邊：35±1mm

左白邊：28±1mm

右白邊：28±1mm版心:154mm×225mm

排版規(guī)格一般每頁22行，每行28字，正文用三號仿宋210mm297mm頁面版心154mm×225mm下白邊：35±1mm上白邊：37±1mm切口：28±1mm訂口：28±1mm二公文排版、印制及裝訂格式

4.頁碼

用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，置于版心下邊緣之下一行，左右各放一條4號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。

5.標點

采用規(guī)范全角標點，注意符合中文排版規(guī)范。

6.裝訂

左側(cè)裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。二公文排版、印制及裝訂格式二公文文面格式（要素）版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為：版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

二公文處理格式（要素）文頭主體文尾版頭眉首主體版記密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、分隔線標題、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期和印章、附注分隔線、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期二公文處理格式——版頭部分

1.密級和保密期限：公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。保密期限是對公文秘密等級時效規(guī)定的說明。標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。二公文處理格式——版頭部分

2.緊急程度：公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，緊急程度編排在版心左上角或密級的下一行，一般用3號黑體字?！熬o急程度”常見錯誤：1.不急的公文卻標注了緊急程度。2.標注位置隨意性大，有的在版頭區(qū)域隨意加蓋“特急”或“加急”印章。3.公文中未標注緊急程度，發(fā)文機關卻在公文處理過程中按緊急公文催辦。

注：特急時效不超過2小時，加急不超24小時二公文處理格式——版頭部分二公文處理格式——版頭部分

3.發(fā)文機關標志：由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。

發(fā)文機關標志常見錯誤：1.有的發(fā)文機關標志及發(fā)文機關署名或印章不一致，如使用“××公司”的發(fā)文機關標志，發(fā)文機關署名或印章卻是“××公司××部”或“××部××科”等。二公文處理格式——版頭部分二公文文面格式——版頭部分

4.發(fā)文字號：發(fā)文字號是發(fā)文機關按照發(fā)文順序編排的順序號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號加“號”組成。

①年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；文字采用3號仿宋；

②年份應標全稱，用六角括號“〔

〕”括入；

③序號不編虛位（即１不編為001），不加“第”字。

④發(fā)文字號編排在發(fā)文機關標志下空二行，居中排布。2013年12月發(fā)文字號的要求：1、準確、規(guī)范、精煉、無歧義、易識別，并固定使用，避免及上級機關、同級單位的代字雷同。二公文處理格式——版頭部分2013年12月常見錯誤：1.發(fā)文字號標注不規(guī)范：年份不全，2017年標注為〔17〕；括弧不對，按規(guī)范年份應放在6角括號〔〕里，卻使用圓括號（）、單書名號〈〉、四角方括號[]、綜括號【】等；序號累贅，發(fā)文順序號編虛位，如“01”，前面加“第”字等。2.發(fā)文字號的標注位置錯誤，有的直接及紅色分割線重疊，聯(lián)合上報的公文有時及紅色分割線相隔很遠；有的上行文發(fā)文字號居中標注或左側(cè)頂格等。二公文處理格式——版頭部分二公文處理格式——版頭部分

5.簽發(fā)人：上行文應當標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是在上報的公文中批準簽發(fā)的領導人姓名。簽發(fā)人必須是本機關正職或主持工作的領導。二公文處理格式——版頭部分簽發(fā)人

簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空一字，簽發(fā)人姓名居右空一字；“簽發(fā)人”用３號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用３號楷體字標識簽發(fā)人姓名。（為什么要用楷體的原因）二公文處理格式——版頭部分簽發(fā)人如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時及上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。下移紅色分隔線，應使發(fā)文字號及最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色分隔線及之的距離為４mm。2013年12月24

上行文注意三點：一是限于上行文；二是只標姓名，不標職務；三是聯(lián)合行文，須標明所有聯(lián)署機關簽發(fā)人和會簽人姓名。二公文處理格式——版頭部分2013年12月25常見錯誤：1.有些機關上行的“請示”、“報告”應標注簽發(fā)人的，但沒有標注。2.簽發(fā)人的標注不規(guī)范。如簽發(fā)人姓名不用楷體字標注而使用黑體字或宋體字等。3.上報公文是由發(fā)文機關的主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)的，但有些機關卻是任何副職都可作為簽發(fā)人，有的甚至是非領導職務者也作為簽發(fā)人。二公文處理格式——版頭部分二公文處理格式——版頭部分6.版頭中的分隔線

發(fā)文字號之下４mm處印一條及版心等寬的紅色分隔線。二公文處理格式——主體部分

7.標題：即對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。位于紅色分隔線下空二行，用２號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；多個發(fā)文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。梯形標題二公文處理格式——主體部分二公文處理格式——主體部分要求：（1）完整結(jié)構(gòu)：發(fā)文單位＋事由（表明文件主要內(nèi)容）＋文種（發(fā)文機關和事由有時可省略，唯一不能省略的是文種）。（2）公文標題要正確選用文種。（3）“事由”的結(jié)構(gòu)：“關于……的”，要求準確概括公文內(nèi)容。（“關于”在發(fā)文機關后）三公文文面格式——主體部分特別提示：關于公文標題公文的標題根據(jù)需要可以加標點符號。1.常見錯誤：公文標題排列形式不夠美觀，如排成“金字塔形”、“長方形”、“沙漏形”等，有的標題在回行時詞義不完整。二公文處理格式——主體部分2013年12月2.標題中亂用標點符號，不規(guī)范。如法規(guī)和規(guī)章全稱外不加書名號而使用引號，或者不是法規(guī)或規(guī)章全稱卻加書名號。3.標題中介詞使用不規(guī)范。有的標題在發(fā)文機關后缺少介詞“關于”，有的出現(xiàn)多個“關于”，有的則重復使用介詞“關于在”、“關于對”等。二公文處理格式——主體部分二公文處理格式——主體部分

8.主送機關：公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。編排在標題下空一行，左側(cè)頂格３號仿宋體字編排，回行時仍頂格。有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。二公文處理格式——主體部分注：（1）主送機關是指對公文負有處置、答復或執(zhí)行責任的機關；（2）頂格，回行仍頂格；（3）全稱或規(guī)范化簡稱或同類型機關的統(tǒng)稱。2013年12月36主送機關排序的原則是：

先分支機構(gòu)、后直屬機構(gòu)。主送機關標點符號使用規(guī)范：同級同類機關之間使用頓號的；

同級不同類機關之間用逗號的；

主送機關結(jié)束之后應用冒號的。二公文處理格式——主體部分二公文處理格式——主體部分

9.正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。在主送機關下一行，每自然段左空二字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行。

正文以3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。

文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)文件類的通知，用3號楷體。二公文處理格式——主體部分注：（1）正文一般由三部分組成：原由＋事項＋結(jié)尾。（2）引文：先引標題，后引發(fā)文字號。（3）日期：要求用阿拉伯數(shù)字寫明具體的年月日，不能把2017年寫成“17年”。二公文處理格式——主體部分（4）正文中的層次序數(shù)文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數(shù)字“1”、阿拉伯數(shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。第一層“一、”（黑體）（作為小標題時句尾無標點）；第二層“（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）；第三層“1.”（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；第四層“（1）”（仿宋）（必須有標點）。

2013年12月40二公文處理格式——主體部分

10.附件說明：公文附件的順序號和名稱。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和附件名稱。二公文處理格式——主體部分附件說明附件名稱后不加標點符號，附件序號用阿拉伯數(shù)字，每行位置對齊。有兩個以上附件時，應注明順序并分別標注于各附件首頁的左上方。常見錯誤：1.公文中帶有附件的卻漏標附件說明。2.“附件”二字只標了一個“附”字，或附件名稱未標全稱。3.附件順序號用漢字“一、二、三……”來標注。4.附件名稱沒有緊隨“附件：”之后書寫，而是另起一行，有的附件名稱后標注標點符號。5.文字較長的附件說明回行后，沒有及上一行附件名稱的首字對齊，而是頂格編排或是及附件順序號對齊。二公文處理格式——主體部分二公文處理格式——主體部分11.發(fā)文單位署名：署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。單位行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名。

字體字號用3號仿宋，位于正文的右下方（及正文或附件說明空一行），居右排，后空2個字。2013年12月45常見錯誤：

發(fā)文機關署名及發(fā)文機關標志和標題中的發(fā)文機關名稱不一致，以單位名義制發(fā)的公文，卻署名為單位內(nèi)具體的制文機構(gòu)。二公文處理格式——主體部分二公文處理格式——主體部分

12.成文日期：一般署會議通過日期或領導同志簽發(fā)日期。

成文日期應寫明年、月、日，位于發(fā)文機關署名右下方，字體字號用3號仿宋。

日期首字比發(fā)文機關首字右移2個字，如長于發(fā)文機關，居右排時后空4個字，用阿拉伯數(shù)字標全。二公文處理格式——主體部分

成文日期以領導人簽發(fā)的日期為準兩位以上領導人審簽，署最后一位的簽發(fā)日期；

二公文處理格式——主體部分

13.印章：公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并及署名機關相符。二公文處理格式——主體部分

14.特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。二公文處理格式——主體部分注意：用印頁（發(fā)文機關署名頁）至少應有二行正文，不能采用頁首加圓括號標注“此頁無正文”字樣。加蓋印章應上距正文（或附件說明）一行內(nèi)，端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期。印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。二公文處理格式——主體部分

15.附注：

需要說明的其他事項，如公文的發(fā)放范圍、信息公開方式、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等。公文如有附注，用３號仿宋體字，居左空二字加圓括號編排在成文時間下一行。“請示”件應在附注處注明聯(lián)系人和電話。二公文處理格式——主體部分

16.附件：

公文正文的說明、補充或者參考資料。

二公文處理格式——主體部分附件附件應當另面編排，并在版記之前，及公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當及附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

二公文處理格式——主體部分附件

如附件及正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。二公文處理格式——版記部分

17.版記中的分隔線版記中的分隔線及版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線及公文最后一面的版心下邊緣重合。二公文處理格式——版記部分

18.抄送機關：

除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。二公文處理格式——版記部分抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時及冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。二公文處理格式——頁碼

20.頁碼:

公文頁數(shù)順序號。一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字編排在版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣７mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼左空一字。二公文處理格式——版記部分19.印發(fā)機關和印發(fā)時間：

公文的送印機關和送印日期。印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。新“條例”規(guī)定的特殊文本格式要求21、信函格式

發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，用紅色小標宋體字居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志。新“條例”規(guī)定的特殊文本格式要求信函格式發(fā)文機關標志下4mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170mm，居中排布。新“條例”規(guī)定的特殊文本格式要求信函格式

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素及該線的距離為3號漢字一行的高度。四新“條例”規(guī)定的特殊文本格式要求信函格式

發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，及該線的距離為3號漢字一行的高度。標題居中編排，及其上最后一個要素相距二行。新“條例”規(guī)定的特殊文本格式要求信函格式第二條紅色雙線上一行如有文字，及該線的距離為3號漢字一行的高度。首頁不顯示頁碼。新“條例”規(guī)定的特殊文本格式要求22、紀要格式紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布