質(zhì)量記錄控制程序

1目的對(duì)記錄進(jìn)行有效的控制和管理，以保證提供的服務(wù)符合規(guī)定的要求和質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的客觀證據(jù)，為驗(yàn)證和制定糾正措施和預(yù)防措施提供依據(jù)。2適用范圍本程序?qū)τ涗浀奶顚?xiě)、傳遞、保管、歸檔、借閱、保存期限和銷(xiāo)毀等做出了具體規(guī)定。本程序適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有記錄的管理，包括來(lái)自供方的記錄。3職責(zé)3.1體系管理部負(fù)責(zé)記錄的標(biāo)識(shí)、歸檔管理工作，并指導(dǎo)各部門(mén)建立、保存和管理有關(guān)的記錄。3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)按本程序規(guī)定的要求具體實(shí)施記錄的控制。4作業(yè)程序4.1記錄的控制范圍與分類(lèi)4.1.1記錄的控制范圍包括：各質(zhì)量管理體系文件中規(guī)定提供的記錄，以及在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中形成的其他記錄（包括聲像記錄、磁帶、照片、軟盤(pán)、文字資料等。）也包括來(lái)自供方的記錄。4.1.2記錄的分類(lèi)包括：各項(xiàng)管理記錄、各項(xiàng)操作記錄、各種檢驗(yàn)記錄和各種報(bào)告等。2記錄的填寫(xiě)1按記錄設(shè)置的項(xiàng)目逐項(xiàng)填寫(xiě)，不得缺項(xiàng)。某些項(xiàng)目不需要填寫(xiě)時(shí)，必須用“/”明示。2填寫(xiě)記錄時(shí)，一律用鋼筆/簽字筆/圓珠筆填寫(xiě)。填寫(xiě)時(shí)字跡要清晰、整齊、能準(zhǔn)確識(shí)別，填寫(xiě)人員簽名時(shí)必須簽全名。4.2.3記錄的內(nèi)容要完整、齊全，提供的數(shù)據(jù)、資料要準(zhǔn)確，語(yǔ)言要簡(jiǎn)練。收集和保存的記錄用原始件（包括記錄表格本身規(guī)定的復(fù)寫(xiě)件），不能使用復(fù)印件（顧客提供的記錄部分除外）。4.2.4各項(xiàng)管理記錄和各種報(bào)告要及時(shí)填寫(xiě)，各項(xiàng)操作記錄、監(jiān)視和測(cè)量記錄應(yīng)隨時(shí)整理，不得后補(bǔ)、偽造。4.2.5記錄一經(jīng)填寫(xiě)完成，原則上不允許任何部門(mén)或個(gè)人涂改，以確保其原始性、可追溯性和證明作用，并為制定糾正/預(yù)防措施提供依據(jù)。如系筆誤或經(jīng)證實(shí)原有記錄不準(zhǔn)確，可在原始記錄上采用“劃改”形式進(jìn)行更改，但應(yīng)保留原有記錄的可識(shí)別性。凡涂、貼、刮方式改動(dòng)的記錄一律作廢。4.3記錄印制的規(guī)定記錄原則上采用表格方式（特殊情況除外），記錄必須有規(guī)定的編號(hào)和順序號(hào)，表格中一般應(yīng)設(shè)制編制、審核、核準(zhǔn)及日期欄目。各程序規(guī)定的記錄表格及各部門(mén)自用的記錄表格均應(yīng)按體系管理部的要求進(jìn)行印制，統(tǒng)一編號(hào)備案。4記錄的標(biāo)識(shí)各質(zhì)量管理體系程序規(guī)定的記錄的編號(hào)按與相關(guān)的質(zhì)量管理體系程序文件相對(duì)應(yīng)。例：”記錄控制清單”為（Q/CRC2-002- 01）I I程序文件編號(hào) 序號(hào)其他記錄表格的編號(hào)原則與上述相同，與相應(yīng)的文件編號(hào)相對(duì)應(yīng)。4.5記錄的收集和歸檔.5.1各部門(mén)按質(zhì)量管理體系文件規(guī)定而形成的記錄，由各類(lèi)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)，經(jīng)審核后，按規(guī)定的時(shí)間和要求向有關(guān)部門(mén)和人員傳遞。.5.2各記錄積存的責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)收集和管理本部門(mén)在物流運(yùn)作和管理活動(dòng)中形成的記錄，并按記錄編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)匯總，立卷保管。各部門(mén)要將記錄貯存在資料柜中，做好防火、防盜、防潮等工作。4.6記錄表格的匯總管理體系管理部負(fù)責(zé)對(duì)本公司規(guī)定使用的記錄表格進(jìn)行匯總整理，并填寫(xiě)《記錄控制清單》明確每一記錄的編號(hào)、名稱、保管部門(mén)、保存期限等內(nèi)容。4.7記錄的查閱/借閱4.7.1查閱/借閱記錄必須經(jīng)體系管理部記錄管理人員同意后，方可查閱/借閱。與欲查閱的記錄內(nèi)容無(wú)直接關(guān)系的人員，無(wú)權(quán)查閱/借閱。查閱/借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)記錄，不準(zhǔn)在記錄上私自涂改或撕毀,保證記錄的完整和清潔，由各部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)借閱歸還的記錄進(jìn)行檢查，檢查是否有拆頁(yè)、更改等情況發(fā)生，出現(xiàn)以上問(wèn)題時(shí)，要追究查閱/借閱者的責(zé)任。4.7.3顧客查閱記錄時(shí)，需經(jīng)記錄保管部門(mén)主管批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)，有關(guān)部門(mén)要為顧客或其代表提供必要的方便。第三方質(zhì)量管理體系審核時(shí)，各部門(mén)接到審核通知后，要向?qū)徍巳藛T及時(shí)提供需要檢查的記錄。出于法律證實(shí)、質(zhì)量糾紛或由于其他目的需要借閱記錄時(shí)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，借閱人向記錄保管部門(mén)辦理借閱手續(xù)。4.8記錄的處理記錄保存期限依《記錄控制清單》規(guī)定執(zhí)行，如超過(guò)保存期限時(shí)，由體系管理部提出記錄銷(xiāo)毀申請(qǐng)，體系管理部記錄管理人員負(fù)責(zé)確認(rèn)并批準(zhǔn)要銷(xiāo)毀的記錄，確認(rèn)無(wú)利用價(jià)值后，執(zhí)行銷(xiāo)毀。5記錄表單N01己錄名稱編 號(hào)保管部門(mén)保存年限1記錄控制清單Q/CRC2-002-01體系管理部三年客戶品質(zhì)投訴記錄表投訴區(qū)域投訴時(shí)間客戶情況客戶姓名聯(lián)系電話訂單號(hào)購(gòu)買(mǎi)時(shí)間產(chǎn)品型號(hào)故障產(chǎn)品數(shù)量訂單要求投訴類(lèi)型1質(zhì)量問(wèn)題 2技術(shù)咨詢 3產(chǎn)品改進(jìn)4交期服務(wù)5其他具體情況客戶要求投訴處理方案經(jīng)辦部門(mén)