淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用

淺析人事檔案管理在人力資源管理中的作用

0對外部環(huán)境信息的搜集和分析人力資源管理體系的發(fā)展經(jīng)歷了人力資源管理體系、人力資源管理體系、戰(zhàn)略人力資源管理體系和培訓(xùn)后的戰(zhàn)略人力資源管理體系。人事檔案管理曾經(jīng)在人力資源管理中發(fā)揮著重要的作用,但是,隨著人力資源管理的不斷發(fā)展,它的作用逐漸被人們淡忘。經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代的到來,使企業(yè)所面對的環(huán)境復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性增強(qiáng),企業(yè)要想適應(yīng)快速變化的環(huán)境,就必須對內(nèi)外部環(huán)境的信息進(jìn)行搜集和分析。企業(yè)人事檔案作為企業(yè)寶貴的信息資源,它在人力資源管理中作用又日漸凸顯。1文件管理和人力資源資源管理1.1人事檔案管理人事檔案是指在人事活動(dòng)中形成的,記述員工個(gè)人、家庭情況以及工作情況等信息和內(nèi)容,能反映人員經(jīng)歷、才能、品德、工作表現(xiàn),并以個(gè)人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案管理是對人事檔案的實(shí)體管理以及對其中的信息和內(nèi)容進(jìn)行的開發(fā)和利用。人事檔案的實(shí)體管理包括檔案的收集、鑒定、整理保管、登記和統(tǒng)計(jì)等部分,人事檔案內(nèi)容、信息的開發(fā)和利用包括檢索、提供利用、編研、登記與統(tǒng)計(jì)等工作。1.2人力資源的價(jià)值分析人力資源管理是指運(yùn)用科學(xué)的方法,在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下,以人力資源戰(zhàn)略、規(guī)劃和職位分析為基礎(chǔ),對人力資源進(jìn)行獲取與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、考核與激勵(lì)、規(guī)范與約束、安全與保障、凝聚與整合等工作,最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工價(jià)值的過程。人力資源管理活動(dòng)包括人力資源規(guī)劃,招聘與配置,培訓(xùn)與開發(fā),績效管理,薪酬與福利管理,勞動(dòng)關(guān)系管理等。1.3文件管理與人力資源資源管理的關(guān)系2人力資源文件管理在員工人力資源管理體系中的作用2.1人事檔案所需的信息全面企業(yè)的人力資源規(guī)劃需要確認(rèn)企業(yè)的人才供給與需求。人事檔案中有當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平和人才數(shù)量等方面的信息資料。通過人事檔案的歸類和整理,可以提供企業(yè)所需人才的情況和種類,以及企業(yè)員工的人力資源存量和具體信息。比如,企業(yè)里的一些員工再過幾年就退休了,檔案管理人員就可以把這一情況反饋給專門的人力資源管理人員,為人力資源未來幾年的人力資源管理規(guī)劃提供重要的信息。2.2企業(yè)招聘質(zhì)量不高人力資源招聘工作分為內(nèi)部招聘和外部招聘。內(nèi)部招聘是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘和甄選出所需要的人才,外部招聘則是在社會(huì)、高校等企業(yè)外部進(jìn)行招聘工作。首先,在員工招聘過程中,一些企業(yè)的招聘人員會(huì)特意地招聘自己的老鄉(xiāng)、校友,即使他們并不完全符合企業(yè)的要求,這樣一來,企業(yè)招聘的質(zhì)量就大大降低了,同時(shí)為企業(yè)內(nèi)部非正式組織的形成提供了方便,給企業(yè)日后管理非正式組織帶來了一定的難度。企業(yè)通過對檔案資料的統(tǒng)計(jì)和分析,在安排招聘人員時(shí),避免任用那些與招聘地區(qū)、高校相關(guān)的員工,從而保證所招聘員工的質(zhì)量。其次,在內(nèi)部招聘上,通過查看、分析員工檔案中的經(jīng)歷,可以為員工的選拔和錄用提供重要的依據(jù)。2.3員工的培訓(xùn)企業(yè)對員工進(jìn)行培訓(xùn)之前,可以根據(jù)員工的信息資料,如教育背景、經(jīng)歷、年齡等,設(shè)置相應(yīng)的培訓(xùn)項(xiàng)目,有針對性的對員工進(jìn)行培訓(xùn)。比如企業(yè)通過檔案資料了解到企業(yè)中有一些年齡大的員工,年齡較大的員工,可能不太喜歡那些有關(guān)知識的培訓(xùn),不如對他們進(jìn)行健康保健培訓(xùn),讓他們的身體更加健康,一方面,可以調(diào)動(dòng)他們培訓(xùn)的積極性,另一方面,也能促進(jìn)員工更好的工作。2.4企業(yè)員工的檔案分析中國地大物博,不同地方的人有不同的文化、習(xí)慣、觀念,不同文化的員工在工作中會(huì)存在沖突、溝通不暢等情況。企業(yè)員工的檔案中會(huì)有籍貫、經(jīng)歷的說明,檔案管理人員就可以通過分析他們的文化特質(zhì),從而對他們未來工作中可能會(huì)發(fā)生的沖突進(jìn)行預(yù)測,并設(shè)定一定的機(jī)制和處理方法。而且,企業(yè)在安排一些有不同文化背景的員工進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作之前,可以通過檔案了解他們的信息,提前對他們進(jìn)行有效的溝通以及文化和心理方面的交流。2.5企業(yè)員工設(shè)計(jì)職業(yè)生涯的路徑員工的檔案中反映了員工的調(diào)動(dòng)等情況,員工離職、受教育等的情況,專業(yè)特長,職務(wù)職稱,工資薪酬,工作表現(xiàn)。企業(yè)的管理者可以根據(jù)員工的這些信息,為員工設(shè)定職業(yè)生涯的發(fā)展路徑。如一名員工的專業(yè)是市場營銷,在企業(yè)里做了三年的銷售人員,三年的平均銷售業(yè)績排名第一,工作表現(xiàn)積極,和同事的關(guān)系也都挺好,那么企業(yè)就可以把銷售部經(jīng)理作為他下一個(gè)職業(yè)生涯目標(biāo)。2.6分析和激勵(lì)員工馬斯洛需求層次理論中提到了人有生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實(shí)現(xiàn)需求,不同的人在不同階段有不同的需求,不同需求的滿足對員工的刺激程度是不同的。企業(yè)可以通過對員工檔案資料的分析,了解員工的切實(shí)需要,并采用有針對性的激勵(lì)手段。比如說,一名員工在國外呆了很長時(shí)間,并在國外擔(dān)任高薪酬的重要職位,現(xiàn)在又回國工作,那么,他對物質(zhì)激勵(lì)看重程度要遠(yuǎn)小于其他員工,又通過檔案知道,他的妻子和兒女在國內(nèi),他回國的原因可能就是照顧好妻子兒女,看重平安、穩(wěn)定。企業(yè)就可以適當(dāng)?shù)钠胶馑墓ぷ鲿r(shí)間和家庭生活,除了給他本人便利外,對他的妻子和兒女也給予關(guān)心和照顧,企業(yè)運(yùn)用這樣的激勵(lì)方法更能激發(fā)該名員工的積極性。3制定科學(xué)的招聘激勵(lì)機(jī)制,利用人事檔案管理,促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部招引員工的發(fā)展人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用越來越多的體現(xiàn)在檔案資料的價(jià)值中,檔案管理人員可以通過對檔案資料的整理、分析和利用,為企業(yè)人力資源管理活動(dòng)服務(wù)。它在人力資源管理中的作用主要包括:確定企業(yè)人力資源的現(xiàn)狀,為企業(yè)人力資源規(guī)劃提供幫助;保證企業(yè)外部員工招聘的質(zhì)量,為企業(yè)內(nèi)部招聘員工提供依據(jù);幫助企業(yè)有針對性地設(shè)定員工培訓(xùn)項(xiàng)目;了解、分析員工地域文化信息,促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理;有利于更好的對員工進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃;根據(jù)員工檔案中的不同情況,采取有效的激勵(lì)手段。未來人事檔案管理將會(huì)在人力資源管理中結(jié)合信息技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代化的工具,使檔案信息查詢更快速,檔案信息利用科學(xué)化,從而使人事檔案管理更科學(xué)、高效,更好的在人力資源管理中發(fā)揮作用。(1)人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分和工作內(nèi)容,能促進(jìn)人力資源管理活動(dòng)的進(jìn)行。企業(yè)通過人事檔案查看員工的資料,