連鎖藥店采購部職責(zé)流程

采購部職責(zé)流程采購部工作職能根據(jù)商品規(guī)劃，組織篩選供應(yīng)商，貫徹采購渠道，完畢商品采購任務(wù)；負責(zé)商品對供應(yīng)商的補、退、換貨作業(yè)，結(jié)合商品管理指標，確保庫存的安全性及要貨滿足率；以門店資源主動引進供應(yīng)商資源，確保業(yè)外收入等商業(yè)收益最大化；按照公司制訂的各項付款政策，合理安排提出付款申請，發(fā)揮資金使用效率。概括起來采購部共有六大職能管理：商品需求信息管理；商品供應(yīng)管理；供應(yīng)商管理；商品購進管理；合同管理；票據(jù)管理。采購部工作內(nèi)容商品需求信息管理要熟悉和掌握公司所需多個藥品的有關(guān)信息，涉及名稱、規(guī)格或型號、生產(chǎn)廠家及產(chǎn)地、功效及用途、分類、進價和零售價等?？倐}及門店庫存信息隨時掌握門店及總倉商品庫存數(shù)量，以及能滿足門店的銷售周期和倉庫的配送周期，確保滿足各店銷售需要，不出現(xiàn)門店和總倉商品斷貨狀況。門店報貨計劃信息每日查看總倉庫存，瀏覽并匯總門店報貨計劃，做出對應(yīng)的公司報貨計劃，對計劃商品做價格對比，對比歷史進價和供應(yīng)商報價，向優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的供應(yīng)商進行報貨。門店有緊急需求或顧客單獨訂購產(chǎn)品時應(yīng)及時尋找聯(lián)系供貨商并及時回復(fù)門店，最大化滿足門店需求。藥品市場供應(yīng)信息隨時掌握藥品供應(yīng)的市場變化狀況，與醫(yī)藥公司互通信息，同供應(yīng)商經(jīng)常溝通，解決合作中出現(xiàn)的問題，做好剩余藥品、缺藥、破損藥品、效期藥品的協(xié)調(diào)工作，務(wù)必以有效的資金，確保最大的商品供應(yīng)。藥品市場價格信息隨時掌握藥品的價格市場變化，并根據(jù)歷史數(shù)據(jù)分析預(yù)測價格波動趨勢，對不同渠道及供應(yīng)商的報價進行比對，便于做到商品購進利潤的最大化；定時關(guān)注商品部組織的市調(diào)訪價成果，根據(jù)市調(diào)成果分析市場價格波動狀況，及時與供應(yīng)商進行溝通，比對價格，及時采購并儲藏敏感商品庫存。商品供應(yīng)管理推行采購職責(zé)，完畢公司下達的各項商品采購任務(wù)；確保庫存的安全性及要貨滿足率；確保采購到門店滿意的藥品和確保公司利潤最大化。庫存把控根據(jù)門店報貨周期以及供應(yīng)商到貨周期，預(yù)測門店商品銷量，備足門店1.5-3個報貨周期的商品銷量，并時刻關(guān)注庫存變化狀況，確保每次采購在供應(yīng)商到貨周期內(nèi)，能滿足門店的正常銷售供應(yīng)。庫存盤點指導(dǎo)倉儲部保管人員對庫存商品進行規(guī)范化管理，貨品擺放合理，環(huán)境適合藥品寄存規(guī)定，并定時監(jiān)督庫管對庫存商品進行盤點，普通2-3個月進行一次商品全盤工作，對在庫商品做好編碼、規(guī)格、批號的精確庫存數(shù)量進行調(diào)節(jié)，確保實物與電腦系統(tǒng)庫存一致。調(diào)撥管理時刻監(jiān)控各門店商品庫存狀況，對于門店銷售差別化較大的商品尤為需要關(guān)注其庫存分布狀況，對于庫存較大或出現(xiàn)庫存積壓時，及時對門店與門店之間或門店與倉庫間進行單品調(diào)庫工作，將多出部分庫存調(diào)撥到該商品周轉(zhuǎn)較快門店。或調(diào)撥回總倉，用于滿足銷量較大門店的補貨需求，避免再次采購造成資金占用，影響資金周轉(zhuǎn)。滯銷、效期、缺斷貨、大庫存采購部需時刻關(guān)注門店及總倉異常庫存狀況，針對滯銷、效期、大庫存等異常問題，及時告知商品部進行解決，并需配合商品部對異常庫存進行解決；針對缺斷貨商品進行分析因素，并及時解決問題，及時進行缺斷貨商品采購補充，到貨后及時告知門店報貨，對于斷貨超出一周的商品，到貨后需發(fā)到貨提示給門店及商品部，針對斷貨門店數(shù)量較多且屬公司核心商品線的商品，可進行缺貨門店集體主動鋪貨。供應(yīng)商管理資質(zhì)審核執(zhí)行GSP管理，審核供應(yīng)商和商品的資質(zhì)及對首營品種審核。公司正當(dāng)資質(zhì)索要并審核公司正當(dāng)資質(zhì)，配合質(zhì)管部建立首營公司檔案。商品正當(dāng)資質(zhì)索要并審核商品正當(dāng)資質(zhì)，配合質(zhì)管部建立首營品種檔案。銷售人員正當(dāng)資質(zhì)索要銷售人員正當(dāng)身份證明材料，確保商品來源渠道正當(dāng)。談判管理供應(yīng)商信息管理收集供應(yīng)商信息，并歸檔備案，掌握具體的供應(yīng)商有關(guān)信息，涉及注冊地址、注冊資金、成立歷史、年銷售規(guī)模、所經(jīng)營品種、主打經(jīng)營品種、行業(yè)地位、行業(yè)口碑等。供應(yīng)商評定根據(jù)公司發(fā)展規(guī)劃選擇供應(yīng)商，引導(dǎo)和管理供應(yīng)商，對供應(yīng)商定時評定；參加供應(yīng)商訂貨的業(yè)務(wù)洽談，掌握供貨商信息，協(xié)助公司商品部選擇供應(yīng)商，對供應(yīng)商進行管理及考核，對供應(yīng)商歷史合作信譽狀況、合作商品滿足狀況、合作商品銷售狀況、供應(yīng)商對公司的各方面支持力度、供應(yīng)商公司發(fā)展?jié)摿厔?、合作商品銷售增加趨勢、合作后公司盈利趨勢、合作營業(yè)外收入狀況等進行分析，評定，擬定與否繼續(xù)合作、或與否需要加大力度合作，每年按一定比例裁減更新供應(yīng)商；培養(yǎng)甄選戰(zhàn)略合作供應(yīng)商。商品評定對供應(yīng)商合作經(jīng)營商品進行定時評定，涉及商品供應(yīng)狀況、商品銷售狀況、商品回頭率狀況、商品銷售增加潛力、商品品類滿足狀況等進行評定，根據(jù)評定成果，甄選出黃金單品及戰(zhàn)略合作單品，根據(jù)商品奉獻度調(diào)節(jié)公司戰(zhàn)略商品線；負責(zé)跟蹤收集新品到店的銷售狀況，為優(yōu)勝略汰品種提供根據(jù)。業(yè)務(wù)洽談參加供應(yīng)商談判，獲得涉及毛利、營業(yè)外收入等商業(yè)收益最大化；積累供應(yīng)商客戶資源，掌握商業(yè)洽談?wù)勁屑记?，研究供?yīng)商談判心里，探索客戶心理底線，運用公司優(yōu)勢，引導(dǎo)客戶產(chǎn)生合作欲望，以最小的商業(yè)投入博取最大化商業(yè)收益。返利管理返利合同根據(jù)銷售周期和合同銷售指標，合同返利重要涉及周期性促銷返利、階段性營業(yè)外收益返利和年終票折返利。返利統(tǒng)計采購部需根據(jù)商品部提供的返利明細進行復(fù)核，并登記返利統(tǒng)計，涉及銷售周期、返利明細、返利形式、返利時間等，按周期（按月、按季度、按年）進行整頓歸檔。返利憑證返利上交財務(wù)部，并進行收入登記，保存返利款項往來憑證，整頓財務(wù)簽字票據(jù)等統(tǒng)計歸檔。商品購進管理購進管理采購部需拓展和優(yōu)化采購渠道，確保進貨商品價格、品種優(yōu)勢，增加毛利空間；加強成本控制，審核采購商品進貨價格；把握進貨渠道的正當(dāng)性。確保藥品質(zhì)量優(yōu)質(zhì)，價格合理。監(jiān)控進貨質(zhì)量，對質(zhì)量信譽差的供應(yīng)商實施采購否決；爭取供應(yīng)商活動支持，配合促銷活動開展。購進商品需注意時效性，根據(jù)門店報貨周期，結(jié)合供應(yīng)商到貨周期，購進商品需確保門店及時到貨，保障門店正常銷售的供應(yīng)。入庫、出庫管理購進商品到貨后，及時組織人員進行購進入庫，入庫時需按照商品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家或產(chǎn)地、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、使用期、數(shù)量、單價、供應(yīng)商等明細進行入庫，并進行專人復(fù)核；入庫完畢后根據(jù)門店報貨計劃進行出庫，出庫也需要同入庫同樣，按照商品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家或產(chǎn)地、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、使用期、數(shù)量等項目進行登記制單出庫；如因特殊因素引發(fā)商品報損的，要及時做好報損出庫，確保在庫正常合格商品的庫存精確，商品進銷存需要做到票帳貨相符，手續(xù)清晰、單據(jù)齊全，文獻、票據(jù)妥善保存。退換貨管理根據(jù)供應(yīng)商購進合同，特殊因素造成的破損、滯銷、效期等商品可與供應(yīng)商協(xié)商一致，進行退換貨解決，并及時告知門店和倉庫對上述商品進行按批號整頓、封存，及時進行退貨解決，確保公司損失降到最低；對于裁減商品和試銷新品達不到規(guī)定的商品，根據(jù)購進合同商定進行退貨清場，及時告知門店和倉庫將需要清場商品按批號整頓、封存，按照和供應(yīng)商合同商定進行退貨清場；需要由供應(yīng)商調(diào)換的商品，供應(yīng)商需提供同批號的單據(jù)和票據(jù)，確保其來源正當(dāng)性，退貨商品需及時做電腦系統(tǒng)的采購?fù)素浗鉀Q，確保在庫商品的庫存精確性。合同管理購進合同采購部經(jīng)和供應(yīng)商協(xié)商一致后雙方簽定購銷合同，合同需有供應(yīng)商方委托人簽字并蓋公司購銷專用章，購進合同經(jīng)對方簽字、蓋章后，需交我方并由主管負責(zé)人或總經(jīng)理簽字后蓋章，蓋章后根據(jù)合同商定時間生效，合同雙方各執(zhí)一份。購進合同需按照供應(yīng)商分級分類及合同分類進行保管寄存，分類、編號，整頓歸檔備查。質(zhì)保合同為確保購進商品質(zhì)量，采購部需和供應(yīng)商訂立質(zhì)量保障合同，質(zhì)保合同應(yīng)由雙方代表簽字、蓋章后生效。質(zhì)保合同需按照供應(yīng)商分級分類及合同分類進行保管寄存，分類、編號，整頓歸檔備查。促銷合同根據(jù)雙方合作狀況，為推動商品銷售，雙方可協(xié)商訂立促銷合同，由供應(yīng)商對我方進行一定的支持，涉及培訓(xùn)支持、贈品支持、動銷激勵方案、返利支持等，經(jīng)雙方協(xié)商一致，訂立促銷合同，促銷合同應(yīng)由雙方代表簽字、蓋章后生效。促銷合同需按照供應(yīng)商分級分類及合同分類進行保管寄存，分類、編號，整頓歸檔備查。維價合同根據(jù)市場價格狀況和雙方戰(zhàn)略合作方向，為確保雙方利益，可經(jīng)由雙方協(xié)商一致訂立維價合同，合同應(yīng)由雙方代表簽字、蓋章后生效，合同需商定供應(yīng)商應(yīng)保障我方市場利益，不能因市場因素對我方造成損失，如供應(yīng)商違約，我方有權(quán)終止合同并追回對應(yīng)損失。維價合同需按照供應(yīng)商分級分類及合同分類進行保管寄存，分類、編號，整頓歸檔備查。票據(jù)管理發(fā)票每一批采購進貨必須有發(fā)票，且票面金額必須與商品明細金額一致，同時亦需和隨貨同行單所列商品匯總金額一致，每批次發(fā)票需同隨貨同行單一起整頓歸檔，逐批次和供應(yīng)商進行賬目核對，復(fù)核無誤后，每月進行匯總并上交財務(wù)部，供財務(wù)部和供應(yīng)商結(jié)款根據(jù)。隨貨同行單到貨后需組織人員按照隨貨同行單明細進行驗收，驗收需認真核驗商品的品名、規(guī)格、生產(chǎn)廠家或產(chǎn)地、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、使用期、數(shù)量等，驗收無誤后進行商品采購入庫，入庫時需按照商品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家或產(chǎn)地、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、使用期、數(shù)量、單價、供應(yīng)商等明細進行入庫，并進行復(fù)核，隨貨同行單需按批次裝訂成冊，按月歸檔，保存?zhèn)洳椋４鏁r間為過使用期后三年，但不少于5年。資金往來憑證根據(jù)批次貨品購進發(fā)票和隨貨同行單上的購進金額，核對供應(yīng)商結(jié)款聯(lián)單據(jù)金額與否一致，與否有未結(jié)款標記，審核應(yīng)付帳款，負責(zé)商品應(yīng)付帳款資金風(fēng)險的防備，審核無誤后交由財務(wù)進行付款，待財務(wù)付款后在對應(yīng)單據(jù)上做好已結(jié)款標記，并整頓歸檔備查。采購部工作流程原則上每七天一到兩次報貨，準時接受整頓門店報貨數(shù)據(jù)，匹配倉庫現(xiàn)有庫存，倉庫有貨的直接進行配送，倉庫臨時無庫存商品需及時尋找最適宜供應(yīng)商及時采購，比對供應(yīng)商供貨價格，選擇優(yōu)質(zhì)優(yōu)價公司商品進行報貨。供應(yīng)商貨品送到后，及時組織倉儲部有關(guān)人員進行驗收、入庫、分貨、配送等有關(guān)工作。采購商品需關(guān)注供應(yīng)商到貨周期，根據(jù)到貨周期及時將門店所報商品進行分貨、配送，確保在門店正常到貨日期能及時達成門店。對于門店顧客緊急訂購或?qū)ふ疑唐穬?yōu)先進行采購，采購部接到門店報貨需求后，第一時間和供應(yīng)商開票人員或其它有關(guān)人員進行溝通確認，確認后及時給與門店精確回復(fù)，告知門店最精確的有關(guān)商品信息，門店擬定需要采購的，及時進行采購，待采購訂單對方接受并發(fā)貨后，及時提示門店注意進行驗收、收貨工作。采購數(shù)量需要根據(jù)門店報貨計劃及公司實際需求狀況進行報貨，嚴禁大量、超量進行盲目采購。如遇特殊狀況或供應(yīng)商有大型優(yōu)惠促銷活動時，及時反饋到商品部或上報總經(jīng)理，由商品部或總經(jīng)理根據(jù)公司戰(zhàn)略需求決定與否需要加量采購。發(fā)現(xiàn)門店訂單有明顯超出正常需求的，普通超出三個正常備貨周期采購量的，必須與門店負責(zé)人進行電話溝通，詢問清晰過量采購因素，如非人為失誤因素，確實需要增加采購量的，及時上報商品部進行確認，以免引發(fā)超量誤采或造成庫存積壓潛在風(fēng)險。對于門店月采購貨品數(shù)量及品種應(yīng)主動采購，最大程度滿足門店需求，當(dāng)月最少滿足90%以上。如發(fā)生因采購人員因素造成商品采購成果不能滿足門店需求的，將直接影響采購當(dāng)月績效考核成果，持續(xù)兩次不能達標的扣除當(dāng)月績效工資。每月定時分析商品采購價格，跟蹤商品進價，如發(fā)現(xiàn)異常的，及時和供應(yīng)商進行溝通，理解實際因素，如碰到價格上浮明顯的商品，需進行供應(yīng)商之間價格比對，確保每次采購都確保公司利益最大化，如確實因市場因素漲價的，需及時反饋給商品部及運行部，并組織進行市場訪價調(diào)查，如需調(diào)節(jié)零售價的及時調(diào)節(jié)商品零售價。負責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)對接，確保進貨來源正當(dāng)，在采購過程中如果發(fā)現(xiàn)廠家質(zhì)量不符合的商品，一律不允許采購。負責(zé)采購單據(jù)、合同、合同等原始票據(jù)的管理和返利合同的跟蹤貫徹和歸檔工作，每月做好往來單據(jù)整頓，每月統(tǒng)計并匯總各供應(yīng)商款項統(tǒng)計備份。在采購商品的同時，如有廠家或商品有培訓(xùn)需求的，應(yīng)當(dāng)及時和廠家負責(zé)人及公司人力資源部溝通協(xié)商，根據(jù)公司培訓(xùn)計劃合理安排好培訓(xùn)時間，組織門店員工進行培訓(xùn)。每七天匯總門店采購計劃，確保配送中心向門店適時、適量商品供