學院各部門檔案立卷歸檔管理辦法

學院各部門檔案立卷歸檔管理辦法學院各部門檔案立卷歸檔管理辦法

一、依據(jù)《高等學校檔案工作規(guī)范》、《z外國語職業(yè)技術(shù)學院檔案管理制度》的規(guī)定，為完善全校各部門立卷歸檔制度，特制定本辦法。

二、立卷歸檔基本原則

1、本校各部門和個人從事黨政管理、教學、科學研究、外事、出版等各項工作活動中形成的檔案材料，是學校的財產(chǎn)，是黨和國家的財富，必須移交給學校綜合檔案室，任何部門和個人不得私自保留。

2、凡屬《z外國語職業(yè)技術(shù)學院檔案管理制度》所劃定的檔案材料，各部門和個人必須按照本辦法進行立卷歸檔。

3、學校嚴格執(zhí)行部門立卷歸檔制度，各系部、處室均系立卷單位。每個立卷人員的材料積存、立卷，均按立卷單位統(tǒng)一歸檔。校綜合檔案室按立卷單位接收檔案。

三、立卷歸檔的組織規(guī)范

1、綜合檔案室是學校檔案工作職能部門，負責全校檔案的管理、開發(fā)和利用，同時負責對各處級單位的立卷歸檔工作執(zhí)行監(jiān)督和指導。

2、全校各處級單位是文件材料產(chǎn)生和形成的部門，負責組織本部門的立卷歸檔活動，并接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導。

3、各單位日常的文件材料誰承辦誰負責儲存，由兼職檔案員負責組卷，沒有兼職檔案員的，由部門負責人或秘書負責組卷。

4、職能部門在對重要科研成果鑒定、基建工程完工驗收、大型修理改造工程完工驗收、貴重儀器設(shè)備〔價值在10萬元以上〕開箱驗收時，必須通知綜合檔案室工作人員參加，以便對應(yīng)歸檔的文件資料進行檢察驗收，監(jiān)督指導部門立卷歸檔。對文件資料齊全完整的，綜合檔案室方可簽字驗收，有關(guān)部門方可辦理成果申報手續(xù)、工程驗收手續(xù)或財務(wù)付款手續(xù)；否則，綜合檔案室不得簽字驗收，有關(guān)部門不得辦理相應(yīng)手續(xù)。

四、文件材料的立卷分工

1、上級黨、政部門及有關(guān)單位下達的文件，由校辦負責立卷歸檔。

2、學校及校內(nèi)各單位向上級機關(guān)及有關(guān)單位上送的文件，一般由校辦負責立卷歸檔；對口部門的呈文，由對口部門負責立卷歸檔。

3、校辦起草以校辦或?qū)W校名義編號的校內(nèi)文件，由校辦負責立卷歸檔；部門起草以學校名義編號的校內(nèi)文件，校辦和部門都要立卷歸檔；部門起草以部門名義編號的部門文件，由部門負責立卷歸檔。

4、會議文件材料，哪個單位組織召開的會議，哪個單位負責立卷歸檔；幾個單位聯(lián)合召開的會議文件材料由為首主辦單位負責立卷歸檔。

5、各教學部門、教務(wù)處等教學管理部門各自形成的文件材料，各自負責立卷歸檔；上述有關(guān)教學部門和教學管理部門共同形成的文件材料，由有關(guān)教學管理部門負責立卷歸檔。

6、各教研室的科研、學科建設(shè)方面的文件材料，誰形成的文件材料，由誰負責立卷歸檔。課題組的文件材料，由課題組負責人負責組織立卷后上交教研室，再由教研室負責向綜合檔案室移交。

7、基建綜合管理的文件材料，由基建處負責立卷歸檔；工程項目的文件資料執(zhí)行總承包的由總承包單位負責匯總、整理；分承包的由各承包單位負責收集、整理；各承包單位將工程資料立卷后上交基建處，由基建處負責向綜合檔案室移交。

8、大型修理、改造項目〔包括圖紙、預結(jié)算等〕文件資料，由基建處負責立卷歸檔。

9、財務(wù)文件材料及賬務(wù)帳簿，由財務(wù)處負責立卷歸檔。

10、負責宣揚部門和網(wǎng)絡(luò)中心等部門工作范圍所形成的聲像資料，誰形成誰負責整理歸檔；制作專題項目文字材料和物品，由制作項目的單位或個人負責整理歸檔；兩個以上單位共同制作的，由主辦單位負責整理歸檔；外單位制作反映本?；顒拥穆曄褓Y料，由負責組織聯(lián)系的單位立卷、歸檔。

11、凡師生員工出國〔境〕學習、訪問、視察、講學、參加國際會議的有關(guān)文件材料，由外事部門負責檢察、驗收、整理立卷后再向綜合檔案室移交檔案。

五、立卷的操作要求

1、立卷的案卷組合、卷內(nèi)排列編號、填寫目錄和備考表等操作過程由各部門負責完成，卷面標題擬定、卷面書寫、裝封等，由部門與綜合檔案室共同負責完成。

2、依據(jù)檔案歸檔范圍、類目設(shè)置、保管期限等規(guī)定來確定歸檔范圍、類目設(shè)置和保管期限。

3、案卷組合，應(yīng)保持"遵守學校工作活動的規(guī)律，保持文件間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用'的原則，具體要求如下：

①分年度組卷，將同年度的文件材料放在一起組卷。碰到跨年度的文件材料時，計劃、規(guī)劃、預算等一般應(yīng)放在針對的第一年組卷；總結(jié)、請示與批復等一般應(yīng)放在總結(jié)的最后一年和批復的那一年組卷。

②分問題組卷，按文件所反映的問題、事物分門別類，并視文件數(shù)量的多少酌情組卷。

③分級別組卷，按上下級文件及文件之間的聯(lián)系組卷，如將收文按中央機關(guān)、省級機關(guān)及平行機關(guān)等分別組卷。

④案卷的厚薄和保管期限，每卷一般在70頁〔2公分〕左右，最多不超過200頁。按永久、長期、短期等不同保管期限分開立卷。如果文件材料既有永久性又有長期性，可放一起，但短期性的一定要分開。

⑤專題性、成套性文件材料〔即教學、科研、基建、設(shè)備等〕分別按專題、課題、項目、臺〔件〕等分類組卷。

4、卷內(nèi)排列，文件要注意排列順序，要求批復在前，請示在后；正式文件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。

5、文件編號，應(yīng)注意：①頁號以面為單位，件號以件為單位。②整裝案卷，有字跡的應(yīng)一面編寫一個頁號，一般寫在右下角；散裝案卷，不寫頁碼號。

6、填寫卷內(nèi)目錄，必須逐件填寫，項目齊全，字跡工整，具體要求如下：

①一份文件的印件與定稿、正件與附件均為一件；請示與批復、正本與附件各為一件。

②團體責任者，應(yīng)寫全稱，全稱過長，可寫簡稱，但不能用俗稱；三個以上責任者，只寫第一責任者，每一責任者后面寫上"等'。

③一般公文以發(fā)文時間為準；決定、規(guī)定以通過或發(fā)布時間為準；合同、協(xié)議類以簽署時間為準；報表、計劃類以編制時間為準。

④編寫文件所在卷內(nèi)頁碼，每份文件只寫起頁號，但最后一份文件要寫上起止頁碼號，以便統(tǒng)計卷內(nèi)文件的總頁數(shù)。

6、案卷標題文字要簡明扼要，內(nèi)容準確可靠，一般不超過50字。

六、歸檔、產(chǎn)檔的要求

1、歸檔檢查。立卷部門在歸檔前要對案卷進行認真檢查，以保證案卷質(zhì)量，檢查的主要內(nèi)容包括：

①文件材料是否齊全、完整，包括同一件事、同一會議等各份、各頁文件材料是否齊全。

②有無不屬歸檔范圍的文件材料，有無互相混淆、重復或拆散文件聯(lián)系的現(xiàn)象。

③案卷文件材料是否超過規(guī)定的厚度，分裝是否合理，儲存期限是否一致。

④文件材料是否準確可靠。發(fā)文是否有領(lǐng)導簽字、單位蓋章，內(nèi)容是否與底稿一致；是否原件；表格是否有署名、統(tǒng)計日期；事情發(fā)生變更時，是否有變更的記載材料等。

⑤字跡是否有利于檔案儲存，圖文是否清楚；有無破損、霉變隱患。

⑥檢查后發(fā)現(xiàn)有問題應(yīng)及時補充、調(diào)整和修復，歸檔案卷經(jīng)該部門分管檔案工作的領(lǐng)導檢察簽字后，再向綜合檔案室移交檔案。

2、交檔時間。各部門對綜合性、管理性的文件材料，應(yīng)從次年的三月份至六月份止整理立卷，向?qū)W校綜合檔案室移交檔案，部分檔案材料按以下時間移交檔案：

①同學成績表及畢業(yè)證發(fā)放登記表、學位證發(fā)放登記表等學籍管理材料，應(yīng)在完成一個培養(yǎng)周期〔即同學從入學到畢業(yè)〕的當年九月至十月份整理立卷，寒假前向綜合檔案室移交檔案。

②科研課題，包括開題報告、論文、專著、鑒定表、成果申報等材料，應(yīng)在課題結(jié)果申報成果時整理立卷，上交教研室；在申報、評獎活動結(jié)束二個月內(nèi)，由教研室向綜合檔案室移交檔案。

③申報重點學科等活動形成的文件材料及教學評估材料，在活動結(jié)束二個月內(nèi)整理立卷，由主辦單位負責向綜合檔案室移交檔案。

④基建工程項目的檔案材料，應(yīng)在工程項目完工驗收后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案；大型修理、改造項目的檔案材料，應(yīng)在修理、改造項目活動結(jié)束后三個月內(nèi)整理立卷，由基建處向綜合檔案室移交檔案。因故不能在三個月內(nèi)完成的，應(yīng)提前說明原因，最遲在六個月內(nèi)移交檔案。

⑤財會檔案材料，應(yīng)于次年第一季度整理立卷，并向綜合檔案室移交目錄清冊，檔案材料暫由原部門保管二年，期滿后于次年六月底前向綜合檔案室移交檔案。

⑥聲像材料在完成制作后三個月內(nèi)整理立卷向檔案館移交檔案，其中照片要附加說明文字。

七、交檔手續(xù)

1、立卷部門向綜合檔案室移交檔案時，雙方必須對案卷嚴格檢查驗收，是否符合質(zhì)量標準和規(guī)范，如有問題，綜合檔案室要提出具體的改正看法，立卷部門改正后才干移交檔案。

2、移交檔案時，必須履行交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》，交接雙方簽字，并各執(zhí)一份存查。

3、綜合檔案室檔案員應(yīng)常常深入各部門，了解立卷歸檔工作的進展狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時改正，對具體工作加以指導。接收檔案時，要按檔案清冊逐卷盤點核查無誤后，及時整理按類目入庫上架，不能隨便亂放。

4、凡不按期移交檔案或移交不合格的；經(jīng)檔案員指出拒不改正的，均按有關(guān)規(guī)定進行處理。

[管理文庫.glwK8]

篇2:大學文書立卷歸檔工作程序

大學文書立卷歸檔工作程序

一、文書立卷的任務(wù)

文書立卷工作是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)。文書立卷的任務(wù)就是將已經(jīng)辦理完畢的具有查考和儲存價值的文件材料，按照它們的自然形成規(guī)律和互相間的內(nèi)在聯(lián)系，按照一定的立卷方法組成案卷，歸檔儲存。

二、文書立卷的基本要求

凡是學校在各項工作和活動中形成的應(yīng)立卷歸檔的各種不同載體的材料，必須收集齊全、完整；組成的案卷應(yīng)能清楚地反映學校各項工作和活動的真實歷史面貌。

三、材料的收集

〔一〕收集范圍

1、凡是能反映學校在黨政管理、教學、科研等各項工作和活動中直接形成的對學校和社會有儲存和查考價值的各種文件材料，均屬歸檔范圍。

2、《黑龍江農(nóng)墾大學立卷歸檔范圍》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十類文件材料中的管理性、全局性、綜合性文字材料。

3、上級部門下發(fā)的文件材料、內(nèi)部刊物、資料以及上下級部門、其他單位針對學校各項工作狀況與學校有密切聯(lián)系的有關(guān)文件材料等。

4、與歸檔范圍相關(guān)的反映學校各項工作和重要活動有儲存價值的聲像載體材料〔照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等〕、獎狀證書、實物等其他具有儲存價值的不同載體材料。

〔二〕收集辦法

1、全校性、綜合性的文件材料由辦公室文書負責立卷歸檔。

2、教學類中的同學畢業(yè)論文、成績表、教材、專著，科研類中的科研項目，基建類的基建項目，出版類中的學報、校報，儀器設(shè)備類的設(shè)備項目，產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類中的產(chǎn)品項目，財會類中的會計憑證、賬等，專題性、科技檔案及其相關(guān)的文字、聲像載體的材料、榮譽證書等實物，由業(yè)務(wù)部門收集、立卷、歸檔后向檔案室移交。

3、其他有關(guān)檔案材料收集的問題參照《黑龍江農(nóng)墾大學檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求進行。

四、立卷方法

〔一〕依據(jù)黑龍江農(nóng)墾大學檔案實體分類大綱和檔案歸檔范圍，制定本年可能形成文件材料的案卷類目，做好平常的收集積存工作。

〔二〕黨群、行政類按照黑龍江農(nóng)墾大學《歸檔文件整理辦法》進行歸檔，其他各類按照黑龍江農(nóng)墾大學《立卷歸檔細則》進行分類組卷，一般以問題特征為主，結(jié)合運用其他特征(、時間、名稱、通訊者、發(fā)文字號等特征)將文件材科進行分類組卷。組卷應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系。

〔三〕歸檔文件按[年度-檔案類目-保管期限]進行組卷。

1、年度：指文件形成年度。跨年度的應(yīng)按文件落款時間；無法用成文時間進行排序的，將時間定為每年年末。

2、檔案類目：黨群、行政、教學、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會、聲像、榮譽、上級文件、資料等。

3、保管期限：永久〔Y〕、長期〔C〕、短期〔D〕。

五、具體步驟

〔一〕全面檢查、盤點和核對所收集和積存的材料是否齊全與完整。

〔二〕依據(jù)立卷原則，進行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)整理。

檢查調(diào)整案卷內(nèi)文件材料，補充遺缺和清理重復或不必須歸檔的文件材料，確定上級來文中針對學校工作方面的文件材料歸入學校相應(yīng)的案卷中。

〔三〕擬寫案卷標題。

案卷標題一般由、文件內(nèi)容、名稱組成。標題書寫工整，內(nèi)容概括準確。

〔四〕進行卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)排列。

文件材料的排列要注意保持文件之間的歷史聯(lián)系和時間先后順序。同一保管期限內(nèi)，一般按文件事由、重要程度、成文日期的順序排列。有年無月的文件可歸入年末，有月無日的文件可歸入月末。

〔五〕編號

1、黨群、行政類歸檔文件應(yīng)依檔案分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、類目代碼、保管期限、室編件號等。

2、其他各類案卷按《黑龍江農(nóng)墾大學實體分類大綱和分類編號辦法》分類編號。

〔1〕全宗號--我校全部檔案按照一個全宗進行整理，全宗號暫不填寫。

〔2〕年度--文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2000。

〔3〕類目代碼--分別為：黨群DQ、行政*Z、教學J*、科研KY、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)CP、基建JJ、儀器設(shè)備SB、出版CB、外事WS、財會CK、聲像S*、榮譽RY、上級文件SH、資料ZL等。

〔4〕保管期限--歸檔文件保管期限〔永久、長期、短期〕或代碼〔Y、C、D〕。

〔六〕編制輸出目錄

將已分好類的案卷與南大之星檔案管理系統(tǒng)基本數(shù)據(jù)進行調(diào)整與校對準確后，選擇打印目錄，黨群行政類選擇歸檔文件目錄一式兩份，其目錄項目設(shè)置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、盒號、備注。其他各類案卷選擇卷內(nèi)文件目錄與全引目錄一式一份，卷內(nèi)文件目錄中件號為序號、頁數(shù)為頁次，其他項目與歸檔文件目錄相同。

1、件號--填寫室編件號。

2、責任者--制發(fā)文件的單位或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者，要求全稱或規(guī)范化的簡稱。

3、文號--文件的發(fā)文字號〔要求全號〕。

4、題名--文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加"[]'號。

5、日期--文件的形成時間，以8位阿位伯數(shù)字標注年月日，如20000802。

6、頁數(shù)--黨群、行政類歸檔文件按每份文件編頁號，其他各類對卷內(nèi)文件材料進行統(tǒng)一編寫頁號，頁