檔案管理辦法

檔案管理辦法第一章總則第一條為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為公司各項業(yè)務(wù)的順利發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。第二條本制度所稱的檔案，是指公司在發(fā)展和經(jīng)營過程中直接形成的、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條檔案工作要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全。第四條公司各部門指定專人負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各管轄范圍內(nèi)的檔案，出納人員不得兼管會計檔案。第五條檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備一定的專業(yè)知識。第二章檔案收集、整理和歸檔第六條檔案收集（一）按照《檔案法》和相關(guān)規(guī)定，屬于歸檔范圍內(nèi)的文件，必須按期向公司檔案管理部門移交，統(tǒng)一集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有；（二）立檔部門1、行政部檔案室：整理歸檔公司各項職能活動中形成的、具有保存價值的文書檔案、工程檔案、設(shè)備檔案和聲像檔案；2、行政部檔案室：整理歸檔公司內(nèi)部員工的人事檔案；3、財務(wù)部檔案室：整理歸檔公司固有業(yè)務(wù)會計憑證，會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)文字、圖表和電腦軟盤資料；4、其他各業(yè)務(wù)部門：整理歸檔未完成項目的文件材料，項目結(jié)束后一次性移交行政部檔案室歸檔。（三）文件材料歸檔范圍1、機構(gòu)設(shè)置和員工的招收、招聘、任免材料；2、業(yè)務(wù)經(jīng)營活動形成的計劃、合同、協(xié)議等材料；3、預(yù)算、統(tǒng)計方面的文件材料；4、勞動工資方面的文件材料5、財務(wù)管理形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等材料；6、員工檔案方面的文件材料；7、教育培訓(xùn)方面的文件材料；8、基建工程方面的文件材料；9、設(shè)備購置及安裝、調(diào)試、使用、維修等方面的技術(shù)材料。第七條檔案整理（一）歸檔文件整理程序與方法1、一份文件為一件；2、各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）作為一件；3、正本與定稿共為一件；4、來文與復(fù)文共為一件；5、正件與附件共為一件。（二）歸檔文件整理步驟1、分類方法：（1）區(qū)分年度：將文件按其形成年度分開；（2）區(qū)分保管期限：文書檔案將文件按永久、長期、短期3種保管期限分開；會計檔案分永久、定期2種保管期限。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。人事檔案的保管期限全部為永久；（3）區(qū)分職能：將文件按黨群工作類、行政管理類、基建工程類、設(shè)備類、音像類、會計類、干部職工類、經(jīng)營管理類8種職能分開，同一問題的文件應(yīng)放在一起。2、分類體系說明及分類體系表：（1）一級類目：根據(jù)公司職能分工，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，將各職能活動中所形成的全部檔案進(jìn)行劃分排序，設(shè)立的最高層次類目；（2）二級類目：對一級類目職能的分解，按照工作職能、性質(zhì)設(shè)置。集分類、歸檔范圍、保管期限為一體，反映了各職能活動中所形成的所有歸檔的文件材料、分類排序、保管期限劃分情況；（3）三級類目：對二級類目的細(xì)分，表現(xiàn)為歸檔范圍的條款，揭示問題或文件內(nèi)容；（4）保管期限：按照國家對保管期限劃分的有關(guān)規(guī)定，對三級類目歸檔范圍條款逐一確定其保管期限。分類體系表一級目錄類目名稱二級類目名稱序號歸檔條款期限行政管理類行政綜合1年終工作總結(jié)、公司年報永久2辦公會議紀(jì)要永久3大事記、組織沿革、文件材料永久4上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本公司工作形成的題詞、講話等重要文件永久5與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料（1）有歷史作用和長遠(yuǎn)利用價值的（2）重要的（3）一般的永久長期短期6專題總結(jié)、各部門年度工作總結(jié)、計劃長期7參加各類團(tuán)體、學(xué)會、協(xié)會成員的登記、證書長期8動態(tài)簡訊、宣傳文稿、資料長期人事管理1機構(gòu)成立、撤并、名稱更改、啟用印章的報告、批復(fù)、通知永久2機構(gòu)編制、干部職務(wù)任免報告、請示、批復(fù)、通知永久3員工花名冊、勞動工資統(tǒng)計年報表永久4表彰先進(jìn)集體（個人）的決定、通報長期5員工的錄用轉(zhuǎn)正、升級調(diào)資、自動離職、離退休、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、勞保福利、工資改革方案、調(diào)資的通知等方面的文件材料長期6員工教育、培訓(xùn)、進(jìn)修、普法教育、年終考核短期文秘檔案1檔案案卷目錄、檔案全宗說明、檔案情況統(tǒng)計表、檔案移交和銷毀清冊永久2保密檔案工作的制度、查處泄密案件的文件材料長期3文書處理、信息工作的文件材料短期行政后勤安全1有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)等文件材料永久2財產(chǎn)登記、財產(chǎn)、物資交接憑證及清冊長期3水電、公共設(shè)施、車輛管理、醫(yī)療、辦公用品等管理制度短期4安全保衛(wèi)、安全生產(chǎn)、消防工作的情況報告、通知、查處文件短期一級目錄二級目錄序號歸檔條款期限設(shè)備類辦公自動化電腦、復(fù)印機、設(shè)備、儀器（萬元以上）購置的計劃、請示、批復(fù)、型號及使用說明長期聲像類照片錄像錄音1上級領(lǐng)導(dǎo)是視察工作的照片、底片、錄像帶、錄音帶長期2國內(nèi)外來賓考察時的照片、底片、錄像帶、錄音帶長期3公司開業(yè)、典禮的照片、錄像帶、錄音帶長期4重大節(jié)日活動的照片、底片、錄像帶、錄音帶長期5公司重大會議和活動的照片、底片、錄像帶、錄音帶長期會計類會計憑證1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年會計賬簿1總賬（包括日記總賬）15年2明細(xì)賬15年3日記賬（現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年）15年4固定資產(chǎn)卡片（固定資產(chǎn)報廢清理后）5年5輔助賬簿15年財務(wù)報告1月、季度財務(wù)報告（包括文字分析）3年2年度財務(wù)報告（包括文字分析）永久其他類1會計移交清冊15年2會計檔案保管清冊永久3會計檔案銷毀清冊永久4銀行余額調(diào)節(jié)表5年5銀行對賬單5年一級目錄名稱二級類目序號歸檔條款期限投資管理類經(jīng)營決策1董事會紀(jì)要、決議、決定、授權(quán)書永久2企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、設(shè)想、方案長期企業(yè)管理1公司章程、企業(yè)變更經(jīng)營范圍、法人代表、注冊資本的批復(fù)長期2各項規(guī)章制度、規(guī)定、辦法長期財務(wù)1開設(shè)賬戶的批復(fù)永久2會計師驗資、審計報告書永久3股權(quán)投資合同：股權(quán)過戶、股權(quán)管理中的相關(guān)文件長期投資企業(yè)1投資合同、公司章程、可行性報告、資產(chǎn)評估、股權(quán)轉(zhuǎn)讓、終止（或撤銷）公司的請示、批復(fù)長期2董事會紀(jì)要、年終總結(jié)、董事會成員的任免、報表、工作匯報、報告、批復(fù)、內(nèi)部承包合同長期3有關(guān)加強股權(quán)投資、投資項目的報告、匯報短期3、裝訂：歸檔文件材料應(yīng)逐件裝訂，使用的裝訂材料應(yīng)有利于檔案保護(hù)，裝訂時正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后；4、排列：同一年度、同一保管期限、同一職能的歸檔文件材料按文件形成時一間或問題排列；5、加蓋檔號章：在每件檔案首頁上方加蓋檔號章并填寫有關(guān)欄目，檔號章包括全宗號、保管期限、年度、件號；6、裝盒：檔案應(yīng)裝滿檔案盒，其厚度不超過檔案盒厚度；7、編目：（1）編制檔案目錄；（2）填寫檔案盒封面與背脊；（3）填寫備考表。8、檔案排序上架：為維護(hù)檔案的整體性和方便查找利用，按照年度、保管期限排列。第八條文件歸檔（一）歸檔時間1、各項管理工作中形成的文件材料，必須在次年3月份以前收集齊全，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，按文件材料歸檔所屬范圍移交各檔案室；2、各檔案室必須在次年上半年完成檔案歸檔工作。（二）歸檔要求（1）歸檔文件應(yīng)真實，齊全完整，文字清楚；（2）經(jīng)過檔案分類、整理、立卷，保持文件之間在時間、來源、內(nèi)容上的內(nèi)在聯(lián)系；（3）正確地劃分保管期限，不同保管期限的文件分別組卷；（4）采用檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的檔案卷皮和裝具材料，按規(guī)范化要求，裝訂案卷，填寫封面。第三章檔案管理第九條檔案保管（一）賬物相符。室藏檔案材料完整無缺，檔案資料收進(jìn)、移出、保存、銷毀都必須有嚴(yán)格的手續(xù)，做到增減有據(jù)，數(shù)字準(zhǔn)確，確保檔案資料不散不丟；（二）以防為主，防治結(jié)合。檔案完好時要采取有效措施，預(yù)防檔案的損壞，一旦受損之后，要及時進(jìn)行妥善治理；（三）檔案庫房為機要重地，必須確保安全、保密。庫房專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理員未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不準(zhǔn)進(jìn)入檔案庫房內(nèi)。（四）檔案資料要裝放在檔案柜內(nèi)，排列要整齊、美觀，保持庫房內(nèi)空氣流通；（五）檔案庫房應(yīng)一年進(jìn)行一次全面檢查或不定期的重點抽查，發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時呈請領(lǐng)導(dǎo)指示處理。出現(xiàn)盜竊、遺失、泄密或損毀情況，應(yīng)立即追查，并將處理情況上報；（六）存儲會計檔案的磁盤、光盤等磁性介質(zhì)應(yīng)妥善保管。備份盤裝在保護(hù)封套和包裝盒中，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。第十條檔案提供利用（一）檔案管理員要熟悉館藏檔案資料的情況，編制案卷目錄、全引目錄等檢索工具，以便及時準(zhǔn)確地提供檔案利用；（二）檔案資料主要提供給本公司員工查閱利用。凡查閱檔案資料者，一律要履行利用檔案登記手續(xù)，填寫《檔案利用登記簿》，并留下借據(jù)。借閱的檔案資料用后應(yīng)及時歸還，檔案管理員要嚴(yán)格進(jìn)行清點、核對、辦理退還手續(xù)；（三）外來單位需查閱公司檔案資料，要出示單位證明和本人工作證件，經(jīng)公司行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可以查閱；（四）公司保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)部、批準(zhǔn)，方可提供查閱或復(fù)制。申請查閱或復(fù)制會計檔案應(yīng)辦理審批和登記手續(xù)。由申請人在《會計檔案查閱、復(fù)制登記簿》上簽字，列明查閱或復(fù)制的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)等內(nèi)容，并注明查閱或復(fù)制的原因，經(jīng)財務(wù)部、投資業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，通過檔案保管員領(lǐng)取會計檔案進(jìn)行查閱或復(fù)制；（五）檔案資料是國家和公司的寶貴財富，借閱者應(yīng)予愛護(hù)，并對所借閱的檔案資料的安全、保密和完整負(fù)責(zé)。不得隨意損壞、涂改、沾污、標(biāo)記、拆散、抽頁、折角、轉(zhuǎn)借、更不得丟失；（六）所借閱的檔案資料，未經(jīng)檔案保管員同意，任何人不得擅自攝制、翻印和公布檔案材料，更不得隨便向外商提供或攜帶、運輸及郵寄出境。第十一條檔案統(tǒng)計（一）檔案資料的收進(jìn)和移出隨時進(jìn)行登記；（二）全宗和案卷數(shù)量要每年年底匯總、核對一次；（三）及時準(zhǔn)確地掌握并記錄檔案資料的利用情況及效益；（四）統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、齊全、及時，符合上級要求。第十二條檔案鑒定和銷毀（一）根據(jù)國家檔案局《關(guān)于文書檔案保管期限的規(guī)定》、財政部與國家檔案局《會計檔案管理辦法》及其他規(guī)定，合理地劃分檔案保管期限；（二）對己超過保管期限的檔案，應(yīng)進(jìn)行定期鑒定。鑒定檔案在行政部負(fù)責(zé)人主持下，由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行；（三）鑒定小組成員應(yīng)熟悉鑒定的原則和辦法，全面分析文件材料的歷史價值，準(zhǔn)確地確定檔案保存價值，提出鑒定、整理意見：（四）鑒定工作結(jié)束后，對確無保存價值的檔案予以銷毀。1、填寫”檔案銷毀清冊”以備查考；2、經(jīng)鑒定予以銷毀的檔案應(yīng)報部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方能銷毀；3、銷毀檔案時，必須指派2人以上專人對照”檔案銷毀清冊”檢查檔案，確認(rèn)無誤后，方可銷毀。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上注明”已銷毀”字樣和日期，并簽名蓋章。（五）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。第十三條檔案管理員調(diào)離時，應(yīng)按冊清點，逐項辦理移交檔案手續(xù)，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢