信息化項(xiàng)目建議書

***信息化項(xiàng)目建議書

（含可行性分析）項(xiàng)目名稱：電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)

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項(xiàng)目需求闡明建設(shè)電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級各部門電子文獻(xiàn)歸檔、管理和運(yùn)用，科學(xué)保管全市的電子檔案，增進(jìn)國家信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。項(xiàng)目可行性分析1、必要性：完整潔全地保存多個(gè)對國家和社會有保存價(jià)值的文獻(xiàn)材料，維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價(jià)值，是《中華人民共和國檔案法》賦予各級政府、各單位、各部門的責(zé)任，政府有必要采用涉及技術(shù)手段在內(nèi)的一切方法來保存歷史、延續(xù)人類社會的記憶。我市OA系統(tǒng)投入運(yùn)行后，在系統(tǒng)中生成和流轉(zhuǎn)的大量電子文獻(xiàn)需要尋找一種“著陸地”、“集聚地”和“歸屬地”，使之在確保各級政府正常運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮承上啟下的作用。如果不能及時(shí)進(jìn)行規(guī)范化、原則化地收集、歸檔、保管，將容易產(chǎn)生電子文獻(xiàn)特別是其背景信息和元數(shù)據(jù)的遺失、毀損，無法確保電子文獻(xiàn)的真實(shí)、完整、有效和長久可用，在某種程度上會造成“失憶政府”。因此，必須盡快建設(shè)電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)，以規(guī)范各級各部門電子文獻(xiàn)歸檔、管理和運(yùn)用，科學(xué)保管全市的電子檔案，增進(jìn)國家信息資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全市檔案信息資源共享，為黨政決策、機(jī)關(guān)辦公和社會公眾提供便捷的檔案信息查詢。2、可行性：（1）國家和我省制訂公布了一系列有關(guān)電子文獻(xiàn)歸檔、管理的原則和規(guī)范，為電子文獻(xiàn)原則化管理提供了根據(jù)和保障。，國家檔案局已就電子文獻(xiàn)管理制訂了“一種規(guī)章，兩個(gè)原則”即《電子文獻(xiàn)歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、《電子公文歸檔管理暫行方法》（國家檔案局6號令）和《CAD電子文獻(xiàn)光盤存儲、歸檔與檔案管理技術(shù)》（GB/T17678）。，國家檔案局又公布了兩個(gè)針對電子文獻(xiàn)管理的行業(yè)原則《電子文獻(xiàn)管理細(xì)則》，其中涉及三個(gè)原則，即《文書電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)方案》、《基于XML的電子文獻(xiàn)封裝規(guī)范》、《電子文獻(xiàn)長久保存格式需求》。（2）計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，為電子文獻(xiàn)原則化管理系統(tǒng)建設(shè)提供了技術(shù)保障。

計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異為電子文獻(xiàn)中心描繪了廣闊前景，海量存貯技術(shù)的不停成熟為人們集中管理電子文獻(xiàn)提供了可能，大容量硬盤和磁盤陣列等為電子文獻(xiàn)的生成、歸檔提供了基礎(chǔ)；磁帶與光盤備份技術(shù)的推陳出新，為電子文獻(xiàn)的脫機(jī)備份與物理歸檔打開了方便之門；數(shù)據(jù)庫技XML文檔、多媒體技術(shù)廣泛使用，以及應(yīng)用軟件對于數(shù)據(jù)兼容性的發(fā)展取向，為電子文獻(xiàn)在不同平臺上的創(chuàng)立、讀寫與傳遞發(fā)明了條件；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)及帶寬的高增加為電子文獻(xiàn)的廣泛運(yùn)用提供了舞臺。（3）項(xiàng)目建設(shè)根據(jù)：《中華人民共和國檔案法》、《福建省檔案條例》、《電子文獻(xiàn)歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-）、電子文獻(xiàn)歸檔與電子檔案管理方法（試行》信系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)（一）電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)1、應(yīng)用需求綜述：按照科學(xué)發(fā)展觀的規(guī)定，電子文獻(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)專門收集整頓黨委、政府各職能部門在電子政務(wù)平臺上形成的各類文本文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)、電子郵件、數(shù)字影像等電子文獻(xiàn)，建立一種相對穩(wěn)定、覆蓋面廣的電子文獻(xiàn)收集和運(yùn)行機(jī)制，確保各單位形成的電子文獻(xiàn)“隨時(shí)形成、隨時(shí)收集、隨時(shí)公布運(yùn)用”，增進(jìn)政務(wù)公開，滿足運(yùn)用需求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案局工作通則》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》，過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織（涉及黨委、政府、人大、政協(xié)等）以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動在電子政務(wù)和辦公自動化環(huán)境中，直接形成通過數(shù)字化的手法文獻(xiàn)、電報(bào)、會議文獻(xiàn)、會議統(tǒng)計(jì)、內(nèi)部文獻(xiàn)、電話統(tǒng)計(jì)、電報(bào)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、簿冊、圖表、錄音圖象以及其它對國家和社會有保存價(jià)值的電子文獻(xiàn)。這些信息都應(yīng)是電子原則化管理系統(tǒng)采集、管理、提供運(yùn)用的對象。就應(yīng)用系統(tǒng)功效而言，它應(yīng)涉及數(shù)據(jù)采集與數(shù)字化加工系統(tǒng)、電子文獻(xiàn)管理系統(tǒng)、電子公布運(yùn)用系統(tǒng)、系統(tǒng)維護(hù)管理系統(tǒng)等。就數(shù)據(jù)內(nèi)容而言，它應(yīng)涉及目錄數(shù)據(jù)（文獻(xiàn)、檔案、資料）、全文數(shù)據(jù)、多媒體數(shù)據(jù)（圖片、圖紙、圖像）。2、系統(tǒng)設(shè)計(jì)基本規(guī)定系統(tǒng)應(yīng)能對電子文獻(xiàn)進(jìn)行全方面管理，與電子文獻(xiàn)管理的系列規(guī)范相配套并實(shí)現(xiàn)下列規(guī)定：l

能接受OA系統(tǒng)形成的電子文獻(xiàn)，根據(jù)實(shí)際狀況實(shí)施文獻(xiàn)封裝。l

能證明電子文獻(xiàn)的真實(shí)性。有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)方法確保其真實(shí)性。l

能證明電子文獻(xiàn)的完整性。在未授權(quán)的狀況下，電子文獻(xiàn)沒有被修改。l

能修改電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)進(jìn)行必要修改。只有授權(quán)的顧客才有權(quán)對特定的電子文獻(xiàn)元數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，修改不影響電子文獻(xiàn)的憑證作用。l

能保存電子文獻(xiàn)的背景信息和歷史紀(jì)錄。l

提供數(shù)據(jù)導(dǎo)出功效，可滿足電子文獻(xiàn)轉(zhuǎn)儲到磁盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上。l

能可靠地保存電子文獻(xiàn)，即使出現(xiàn)系統(tǒng)故障或?yàn)?zāi)難時(shí)，通過數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)確保電子文獻(xiàn)不會丟失。l

能按一定的數(shù)據(jù)輸出規(guī)定把電子文獻(xiàn)輸出到其它系統(tǒng)中，便于其它系統(tǒng)接受。

3、應(yīng)用系統(tǒng)功效模塊構(gòu)成電子文獻(xiàn)原則化管理系統(tǒng)具體功效能夠分為下列五大部分：登錄和注銷、檔案分類、檔案業(yè)務(wù)、檔案檢索和系統(tǒng)管理，具體的模塊構(gòu)造以下圖所示：（1）檔案分類：檔案管理子系統(tǒng)，重要提供對各類檔案和資料的管理。檔案分類管理子系統(tǒng)的管理對象涉及：2

各類檔案，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案、聲像檔案、會計(jì)檔案等等2

資料檔案分類管理子系統(tǒng)的重要操作涉及：2

文獻(xiàn)收集（僅限部分檔案分類）2

整頓歸檔（僅限部分檔案分類）2

預(yù)歸檔庫2

檔案著錄2

報(bào)表打印2

檔案鑒定2

檔案銷毀根據(jù)管理操作對象的不同，能夠?qū)n案分成幾個(gè)大類，具體闡明以下：1、文書檔案文書檔案，指機(jī)關(guān)在貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)工作的路線、方針、政策和法律，指導(dǎo)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，以及在各項(xiàng)管理工作中形成的行政公文和其它通用文書材料。文書檔案涉及傳統(tǒng)立卷和簡化立卷兩種方式：傳統(tǒng)立卷涉及文書案卷和卷內(nèi)文獻(xiàn)；而簡化立卷相對于傳統(tǒng)立卷，它沒有案卷，只有文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)。2、業(yè)務(wù)檔案業(yè)務(wù)檔案，是指在辦理專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中所形成的含有保存價(jià)值的專用文書材料。3、科技檔案科技檔案，是指科研單位、生產(chǎn)單位和有關(guān)業(yè)務(wù)部門在科學(xué)研究、生產(chǎn)活動和基本建設(shè)等活動中直接形成的科技文書材料。4、聲像檔案聲像檔案，是指在業(yè)務(wù)活動中形成的以攝錄為手段、以感光磁性材料為載體的檔案，涉及照片檔案、錄音帶檔案、錄像帶檔案、影片檔案、磁盤檔案、光盤檔案等。5、會計(jì)檔案會計(jì)檔案，是指財(cái)務(wù)部門在進(jìn)行會計(jì)核算業(yè)務(wù)活動中所形成的材料，涉及會計(jì)報(bào)表、會計(jì)簿冊和會計(jì)憑證等。6、人事檔案人事檔案，是指人事部門在日?；顒又兴占母黝惾耸虏牧稀?、實(shí)物檔案實(shí)物檔案，是指在日常行政管理、業(yè)務(wù)活動等項(xiàng)工作中直接形成的反映本單位工作面貌、機(jī)構(gòu)變化、表彰獎勵(lì)、對外交流等方面的實(shí)物材料，如：:獎勵(lì)物品檔案、印章名章檔案、交流物品檔案、裝備樣品檔案等。除此之外，在日常工作中還會形成其它某些有保存價(jià)值的檔案，也能夠作為新的檔案分類來進(jìn)行管理。（2）檔案業(yè)務(wù)：檔案業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，重要提供下列幾個(gè)子模塊，實(shí)現(xiàn)對檔案有關(guān)業(yè)務(wù)的操作和管理：2

接受臺賬：用于統(tǒng)計(jì)處室下面各單位向處室移交檔案的狀況。2

檔案鑒定：鑒定檔案的保存價(jià)值，涉及保管期限、密級和劃控鑒定。2

檔案保管：用于統(tǒng)計(jì)保存檔案的庫房及其環(huán)境、檔案保存位置、檔案出入庫等信息。2

檔案統(tǒng)計(jì)：能夠根據(jù)顧客輸入的統(tǒng)計(jì)條件，得到對應(yīng)的統(tǒng)計(jì)成果，并且能夠把統(tǒng)計(jì)成果導(dǎo)出到Excel文獻(xiàn)中，以供后續(xù)解決。2

借閱登記：用于登記和管理整個(gè)檔案處室的借閱信息。2

檔案移交：根據(jù)移交條件（檔案分類、歸檔年度、保管期限等），將滿足條件的檔案庫統(tǒng)計(jì)（包含案卷、文獻(xiàn)及其數(shù)字化文獻(xiàn)等信息）按照固定的格式導(dǎo)出到本地硬盤中。導(dǎo)出完畢后，能夠?qū)?dǎo)出的數(shù)據(jù)手工移交給檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案登記：根據(jù)《福建省檔案登記方法》的規(guī)定，將對應(yīng)登記事項(xiàng)設(shè)計(jì)成表格，便于各單位直接在OA系統(tǒng)內(nèi)向檔案部門辦理檔案登記手續(xù)。電子目錄數(shù)據(jù)報(bào)送：自動生成已歸檔電子文獻(xiàn)目錄信息，實(shí)現(xiàn)在線向檔案部門報(bào)送。2

檔案編研：檔案分類匯編、提供多個(gè)編研文獻(xiàn)模板（MSOfficeWord格式）的下載、提供編研成果庫的查詢、增加、刪除、修改等功效。2

全宗卷管理：統(tǒng)計(jì)各全宗單位在全部檔案管理過程中產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)信息、報(bào)表等電子文獻(xiàn)信息的管理工作，包含組織沿革、全宗內(nèi)檔案狀況介紹、全宗內(nèi)檔案內(nèi)容介紹、全宗指南(全宗介紹)、立檔單位大事記、檔案收集、檔案整頓、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案運(yùn)用、當(dāng)代化管理等。（3）檔案檢索：檔案檢索子系統(tǒng)，提供跨庫檢索和對全部檔案分類（涉及案卷和文獻(xiàn)）的檢索，全部的檢索均能夠在全文檢索的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)的檢索方式是靈活多樣的，一共提供了下列三種檢索方式：2

跨庫檢索：僅提供一種輸入框，實(shí)現(xiàn)跨庫檢索。特別合用于已經(jīng)懂得某個(gè)核心字（詞），但不懂得屬于哪個(gè)檔案庫的哪個(gè)字段的狀況。2

簡樸檢索：針對某個(gè)庫查詢，系統(tǒng)提供簡樸的檢索視圖。普通來說能夠滿足我們大多數(shù)的查詢，合用于普通顧客。2

高級檢索：針對某個(gè)庫查詢，每個(gè)顧客能夠根據(jù)需要自己定義自己的檢索視圖。系統(tǒng)能夠?qū)⑦@些檢索習(xí)慣保存下來，方便于顧客的下次檢索。合用于當(dāng)簡樸查詢中沒有我們所需要的查詢字段的狀況。（4）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，重要負(fù)責(zé)整個(gè)檔案系統(tǒng)的配備和維護(hù)，進(jìn)行某些系統(tǒng)參數(shù)和系統(tǒng)顧客的設(shè)立與管理，只有含有系統(tǒng)管理員權(quán)限的顧客才干進(jìn)入操作。對系統(tǒng)某些配備的修改，會對已有數(shù)據(jù)造成一定的影響，因此，在更改系統(tǒng)配備和進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)時(shí)要謹(jǐn)慎。系統(tǒng)管理子系統(tǒng)，具體涉及下列幾個(gè)子模塊：2

日志管理2

視圖管理2

屬性定制2

界面定制2

系統(tǒng)配備2

公文配備2

存儲管理2

檢索服務(wù)2

顧客管理（二）硬件模塊構(gòu)成與功效設(shè)計(jì)本期硬件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)總體架構(gòu)示意圖（以下）光纖交換機(jī)：用于歸檔電子文獻(xiàn)的傳送與接受物理帶庫：用于存儲和備份歸檔電子文獻(xiàn)（2臺）磁盤陣列：用于存儲OA系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的電子文獻(xiàn)高端服務(wù)器：用于電子文獻(xiàn)的監(jiān)控、采集、解決、檢索、公布（內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)各2臺）備份系統(tǒng)：用于電子文獻(xiàn)信息的自動備份。四、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算：（初步預(yù)計(jì)約156萬元）序號產(chǎn)品名稱估價(jià)數(shù)量累計(jì)(RMB)含稅和運(yùn)費(fèi)備注1B24IBM24口光纖交換機(jī)，單臺實(shí)配8個(gè)8GbSFP模塊，8條5米光纖線￥52,3542￥104,7082TS3200IBMTS32OO物理帶庫，單臺實(shí)配20個(gè)800GB的磁帶，2個(gè)驅(qū)動器￥137,8032￥275,6063N6040IBMN6040NAS存儲，單臺配備22塊300GB硬盤，配備CIFS合同￥578,6771￥578,6774X3650M3配備2個(gè)4核2.13GHz(4MB三級緩存，最高支持800MHz內(nèi)存頻率，4.8GT/sQPI),4GB內(nèi)存，2個(gè)146GB熱插拔SAS硬盤,集成雙口千兆以太網(wǎng)。ServeRAIDM1015陣列卡，支持RAID0、1,可選RAID5。￥24,1502￥48,3005SymantecSymantec自動備份軟件（VeritasNetBackup6.0，含VMware、Linux、Windo