Q3-MNG-03-06-質(zhì)量管理體系文件編寫指南

DOCPROPERTY"文檔編號"[程序文件編號]/v1.1 TITLE[程序文件名稱] 第北京紫光華宇軟件股份有限公司 第8頁共11頁目的規(guī)范質(zhì)量管理體系文件的編寫，包括：質(zhì)量手冊、程序文件和三級文件的結(jié)構(gòu)和格式，以達(dá)到質(zhì)量體系文件風(fēng)格統(tǒng)一。適用范圍本程序適用于公司質(zhì)量體系涉及的所有文件編寫。內(nèi)容和要求文件結(jié)構(gòu)一級文件一級文件（即質(zhì)量手冊）的大綱內(nèi)容：封面：內(nèi)容包括質(zhì)量手冊名稱、編號、版本號，編制人、審批人、批準(zhǔn)人，以及公司名稱和公司logo。發(fā)布令：以簡練的文字說明公司質(zhì)量手冊已按選定的標(biāo)準(zhǔn)編制完畢，以及發(fā)布版本的主要修改內(nèi)容、發(fā)布內(nèi)容等，并予以批準(zhǔn)發(fā)布和實施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述，并予親筆手簽姓名、日期。任命書：即管理者代表的任命書，必須以公司最高管理者的身份任命一位高層管理者做為質(zhì)量管理體系的建立、實施維護(hù)的負(fù)責(zé)人。目錄前言：包含質(zhì)量手冊的內(nèi)容（含體系對標(biāo)準(zhǔn)的刪減內(nèi)容）、管理，以及公司簡介和組織結(jié)構(gòu)。范圍：質(zhì)量管理體系適用的范圍。應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)：質(zhì)量管理體系應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)。術(shù)語定義：質(zhì)量管理體系文件中的術(shù)語解釋質(zhì)量管理體系要求：含管理職責(zé)、資源管理、產(chǎn)品實現(xiàn)、測量分析和改進(jìn)，其內(nèi)容根據(jù)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合本公司的實際情況，簡要闡述對每個質(zhì)量體系要素實施控制的內(nèi)容、要求和措施。力求語言簡明扼要、精煉準(zhǔn)確，必要時可引用相應(yīng)的程序文件。附屬文件：含質(zhì)量體系要素職責(zé)分配表、程序文件及其對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要素列表、質(zhì)量環(huán)等。另外，如果有對質(zhì)量手冊部分內(nèi)容補(bǔ)充說明的文件，可做為質(zhì)量手冊的分冊，如：軟件過程改進(jìn)分冊、IT服務(wù)管理分冊等。二級文件二級文件根據(jù)其描述的活動或過程內(nèi)容的特點分為流程類文件和管理規(guī)范類文件。程序文件的編寫需遵循5W1H5W1H：即六何分析法，When何時、5W1H：即六何分析法，When何時、Who何人、Where何地、What何事、Why為什么、HOW如何進(jìn)行。PDCA：即戴明環(huán)，P（Plan）計劃、D（Do）執(zhí)行、C（Check）檢查、A（Action）行動改進(jìn)。流程類文件流程類文件大綱：目的適用范圍術(shù)語定義崗位與職責(zé)程序準(zhǔn)則（執(zhí)行準(zhǔn)則、輸入即入口準(zhǔn)則、輸出及出口準(zhǔn)則）工作程序：含下面3部分內(nèi)容程序描述（流程圖、流程描述）關(guān)鍵績效指標(biāo)流程質(zhì)量控制相關(guān)程序文件三級文件質(zhì)量記錄模板（需注明介質(zhì)、歸檔部門、保存期限）文檔模板規(guī)則慣例和約定檢查單裁剪說明文件變更記錄（程序文件變更和三級文件變更）管理規(guī)范類文件管理規(guī)范類文件大綱內(nèi)容：目的適用范圍術(shù)語定義崗位與職責(zé)工作程序相關(guān)程序文件三級文件質(zhì)量記錄模板（需注明介質(zhì)、歸檔部門、保存期限）文檔模板規(guī)則慣例和約定裁剪說明文件變更記錄（程序文件變更和三級文件變更）三級文件三級文件可分為質(zhì)量記錄模板、文檔模板、檢查單模板、規(guī)則管理和約定模板，其架構(gòu)可根據(jù)實際內(nèi)容確定。文件風(fēng)格質(zhì)量手冊、程序文件、規(guī)則慣例和約定此類文件格式為Word2003，特殊情況下可采取其它適用的格式。序號內(nèi)容要求格式備注封面封面上部：左上角為文件中公司的類別，質(zhì)量管理體系文件一般稱“質(zhì)量管理體系文件”。右上角，文件的編號及版本號。字體：黑體、黑色、四號、單倍行距，左上角文字左對齊，右上角內(nèi)容，右對齊。封面中間：文件名稱、編寫人、審批人、批準(zhǔn)人，以及對應(yīng)的日期。字體：文件名稱為華文中宋、黑色、小一，居中；編寫人、審批人、批準(zhǔn)人，以及對應(yīng)的日期字體為宋體、黑色、小四、單倍行距左對齊。封面下部：公司logo及公司名稱，字體為宋體、黑色、小三、居中。封面插入的是表格，表格無邊框。正文頁眉頁腳頁眉：左側(cè)為文件名稱，右側(cè)為文件編號和版本號，字體為：幼圓、黑色、五號、單倍行距、兩段文字分別為左對齊和右對齊。頁腳：左側(cè)為公司名稱，右側(cè)為頁次，表示為“第*頁共*頁”。字體為：幼圓、黑色、小五、單倍行距、兩段文字分別為左對齊和右對齊。頁眉頁腳中的上邊框和下邊框，寬度為0.5磅，底紋填充色為RGB（243.243.243）。變更頁標(biāo)題字體：楷體_GB2312，黑色、加粗、二號、居中。變更內(nèi)容以表格形式體現(xiàn)，字體：宋體、黑色、11號、單倍行距，表頭加粗、居中，表格內(nèi)容靠左居中。目錄目錄標(biāo)題字體：楷體_GB2312，黑色、加粗、居中。目錄顯示3級標(biāo)題標(biāo)題共分為4級，特殊情況可增加級數(shù)。標(biāo)題字體為楷體_GB2312、黑色、加粗、1.5倍行距，從標(biāo)題1到標(biāo)題4字體大小依次為：小二、三號、小三、四號。正文正文字體為：宋體、黑色、小四、單倍行距，首行縮進(jìn)2個字符。正文插入的表格風(fēng)格：表格字體為：宋體、黑色、11號、單倍行距，表頭加粗、居中，表格內(nèi)容靠左居中。附屬文件文件的附屬文件盡量與本文風(fēng)格的格式一致，若遇特殊情況，可根據(jù)附屬文件的特殊性確定文件風(fēng)格。頁邊距上3CM，下2.75CM，左2.85CM頁眉1.05CM，頁腳1.75CM說明：

1）封面、變更頁無頁眉頁腳；2)目錄頁無頁眉，頁腳需插入頁次，頁次格式為i、ii、iii……；流程圖流程圖文件格式為Visio2003.流程節(jié)點序號節(jié)點類別說明圖例流程開始白底黑框，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt流程結(jié)束白底黑框，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt步驟白底黑框，黃色底色為可剪裁，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt，XX代表節(jié)點所屬角色的拼音簡寫，nn為2位自然數(shù)輸入/輸出物白底黑框，黃色底色為可剪裁，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt，XX代表節(jié)點所屬角色的拼音簡寫，nn為2位自然數(shù)判定白底黑框，黃色底色為可剪裁，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt，XX代表節(jié)點所屬角色的拼音簡寫，nn為2位自然數(shù)子流程/外部流程白底黑框，黃色底色為可剪裁，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt，XX代表子流程的拼音簡寫，nn為2位自然數(shù)工具白底黑框，黃色底色為可剪裁，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt，與步驟間用虛線連接并行白底黑框，粗細(xì)為01，內(nèi)部文字為宋體8pt-10pt說明：自然數(shù)nn為各個活動在同一甬道中的序列號。流程繪圖原則流程圖流轉(zhuǎn)方向為自上而下，每個角色占用一個甬道，重要的角色通常占用中間的甬道；流程圖必須有“輸入/外部流程”和“輸出/工具”兩列，分別在最左和最右側(cè)；流程圖頂部為流程名稱(宋體14pt)，第二層為流程角色（宋體12pt）；流程圖必須有開始、結(jié)束這兩個節(jié)點，開始和結(jié)束應(yīng)該為同一角色，即誰開始誰結(jié)束；每個步驟都要有步驟編號和步驟名稱，編號要符合說明中的規(guī)則；步驟命名應(yīng)為“動賓”格式；黃色底色表示可剪裁的對象，對象可能是步驟也可能是輸入、輸出物；輸入、輸出物要盡量和對應(yīng)的步驟水平對齊；質(zhì)量記錄質(zhì)量記錄文件格式一般為Word2003，特殊情況下可采取其它適用的格式，如excel、E-mail等。Word2003質(zhì)量記錄的模板格式要求如下：序號內(nèi)容要求格式備注頁眉頁眉：1)左側(cè)為公司名稱和公司logo，公司名稱字體為：黑體、黑色、11號、單倍行距、左對齊。2)右側(cè)從上到下依次為：質(zhì)量記錄名稱、質(zhì)量記錄編號、修訂版本號、頁次。質(zhì)量記錄名稱字體：黑體、黑色、四號、水平居中。質(zhì)量記錄編號、修訂版本號、頁次字體：楷體_GB2312、黑色、10號、加粗、單倍行距、左對齊。頁眉中的表格無邊框文件歸檔欄質(zhì)量記錄的第一行為質(zhì)量記錄歸檔信息，從左到右依次為：歸檔編號、歸檔人、歸檔日期。字體：楷體_GB2312、黑色、10號、加粗、單倍行距、左對齊。歸檔欄與表頭之間的邊框為=，寬度為0.5磅。表頭表頭一般為該質(zhì)量記錄的基本信息，如該記錄涉及到的項目信息、部門信息等字體：黑體、黑色、小四、左對齊、單倍行距。每一欄的標(biāo)題每一欄的標(biāo)題為該欄內(nèi)容的要求或提示，一般要簡短、精煉、準(zhǔn)確。字體：黑體、黑色、小四、左對齊、單倍行距。正文正文為每一欄的具體內(nèi)容描述。字體：宋體、黑色、小四、左對齊、單倍行距。審批簽字欄左上角為標(biāo)題，具體要求同“標(biāo)題”要求。右下角為審批簽字和審批簽字內(nèi)容，字體：字體：黑體、黑色、小四、右對齊、單倍行距。日期格式為“-年-月-日”。填寫提示、樣例或說明質(zhì)量記錄模板中的填寫提示、樣例或說明可出現(xiàn)在表格的空白處。字體：宋體、藍(lán)色RGB（83.142.213）、五號、左對齊、單倍行距。頁邊距豎表：上3CM，下1.2CM，左3CM，右1.5CM頁眉1.4CM，頁腳1CM橫表：上3CM，下1.2CM，左2CM，右2CM頁眉1.4CM，頁腳1CM說明：表格邊框?qū)挾榷紴?.5磅；質(zhì)量記錄模板若用excel格式，其風(fēng)格與word風(fēng)格保持一致，具體內(nèi)容見excel格式模板。文檔模板文檔格式可為Word2003、EXCEL2003文檔，進(jìn)度計劃采用project文檔，特殊情況下可采取其它適用的格式。文檔內(nèi)容較少，需要以表格形式表現(xiàn)時，可用word或者Excel格式，要求如下：序號內(nèi)容要求格式備注頁腳頁腳插入文檔頁次表示為“第*頁共*頁”，字體為：宋體、黑色、五號、居中。文檔標(biāo)題文檔標(biāo)題字體：黑體、黑色、小三、居中。標(biāo)題第二行為公司名稱，字體為：宋體、黑色、小四，右對齊文檔表頭文檔表頭一般為該質(zhì)量記錄的基本信息，如該記錄涉及到的項目信息、部門信息等字體：黑體、黑色、小四、左對齊、單倍行距。文檔內(nèi)容表頭Word格式字體：宋體、黑色、11號、加粗、居中Excel格式字體：宋體、黑色、10號、加粗、居中，一級表頭底紋填充色為RGB（83.142.213）二級表頭底紋填充色為RGB（141.142.213）三級表頭底紋填充色為RGB（197.217.241）每一欄的標(biāo)題每一欄的標(biāo)題為該欄內(nèi)容的要求或提示，一般要簡短、精煉、準(zhǔn)確。字體：黑體、黑色、小四、左對齊、單倍行距。正文正文為每一欄的具體內(nèi)容描述。Word格式字體：宋體、黑色、小四、左對齊、單倍行距。Excel格式字體：宋體、黑色、10號、左對齊、單倍行距。填寫提示、樣例或說明質(zhì)量記錄模板中的填寫提示、樣例或說明可出現(xiàn)在表格的空白處。字體：宋體、藍(lán)色RGB（83.142.213）、五號、左對齊、單倍行距。頁邊距Word格式豎表：上2.2CM，下2CM，左2CM，右2CM，頁眉1.5CM，頁腳1.75CMExcel格式：上2CM，下2CM，左1.8CM，右頁眉1CM，頁腳1說明：1、表格邊框?qū)挾榷紴?.5磅；2、Excel格式的文檔，需要設(shè)置好打印頁面，以備打印用。文檔內(nèi)容以文字描述形式體現(xiàn)時，采用Wor