圖書館采購現(xiàn)場的書商與書商的博弈

圖書館采購現(xiàn)場的書商與書商的博弈

1.1圖書館的現(xiàn)場采購現(xiàn)狀最重要的是選擇采購場地。以前“專業(yè)的圖書館供應(yīng)商,如人天、世云、儒林等,從公司圖書館圖書采購業(yè)務(wù)運行開始,建立的就是一種‘無倉儲,零庫存’的商務(wù)模式”,走的是“無風(fēng)險”的經(jīng)營道路。當(dāng)看到許多圖書館需要大量現(xiàn)場采購圖書或到新華書店選書的時候,一些民營書商開始了自己的倉儲建設(shè)。但由于資金的問題,在數(shù)量上仍然是力不從心;由于暴利的誘惑,質(zhì)量更是不容樂觀。這里有必要指出,有些民營書商熱衷于倉儲的次品化建設(shè):從出版社以極低的價格兜集陳年特價書,從特價書市采集大量的特價書。例如,某書商的倉庫里,只有前四排是正價新書,其余上百架都是特價書。筆者在考察某書商的加工區(qū)發(fā)現(xiàn),分類人員所使用的《中國圖書館分類法》(第四版),其社會科學(xué)部分磨損非常厲害,尤其是小說、人物傳記等消遣類被使用得非常破舊,而自然科學(xué)部分是嶄新的,其供書方向可見一斑。某圖書館2005年在充分調(diào)研市場的基礎(chǔ)上,科學(xué)尋價,成功取得蓋館藏章、貼磁條、貼條形碼、100%國圖MARC數(shù)據(jù)、送貨到指定地點等項服務(wù),平均二四折的20萬元特價書采購。而在要求這些加工的條件下,正價書一般不會低于七一折,七五折左右的很多。試想,如果這些二四折的特價圖書以七五折正價書身份進(jìn)入圖書館,100萬元的書款就有50萬元的額外利潤。正是這些暴利的驅(qū)使,使得一些書商總是尋找一切機(jī)會,甚至不擇手段,使圖書館的現(xiàn)場采購按照自己的意愿進(jìn)行。所以,書商總希望圖書館選書人員到自己倉庫或特價書多的地方。而圖書館現(xiàn)場采購的客觀要求是:到最貼近采購計劃的地方,兩者往往因此有沖突。有的圖書館被書商灰色手段擺平后,其后果是完全迎合書商的利益,本應(yīng)由圖書館根據(jù)自己的書源情況調(diào)查、比較、決定現(xiàn)場采購地點的,變成了由書商指定圖書采購現(xiàn)場。圖書采購現(xiàn)場書源的質(zhì)量低下必然大大降低采購質(zhì)量,嚴(yán)重影響了圖書現(xiàn)場采購的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。1.2正確的重復(fù)采購有的書商在現(xiàn)場采購過程中大擺“鴻門宴”,對圖書館一行“吃喝旅游小禮物”,使選書人員背棄選書原則,迎合書商。如筆者在某書商倉庫嚴(yán)格挑選圖書時,發(fā)現(xiàn)某圖書館的選書人員在“地毯式”地選書,當(dāng)問及他們?yōu)槭裁催@樣選的時候,他們說“任務(wù)太重”。另一家書商批評我們選書認(rèn)真時說:“哪有像你們這樣選書的,你看某某圖書館館長在我們倉庫選書,圓珠筆一指,‘這一架都要,這一架從這到這……’上百萬元的采購很快完成”。另外,不必要的重復(fù)采購在現(xiàn)場采購中也不容忽視。現(xiàn)場采購查重一般是使用采集器,而“數(shù)據(jù)采集器的內(nèi)存較小,只能選擇ISBN與訂購數(shù)量二個字段,而不能輸入書名和作者等字段。因目前國內(nèi)的ISBN較混亂,常有一個ISBN號用于多種圖書的現(xiàn)象,會對查重的準(zhǔn)確性有影響”。另外,還存在現(xiàn)場圖書“一種書多處有”、現(xiàn)場采購人員之間重復(fù)選書、多個采集器同時進(jìn)行等情況,再加上現(xiàn)場采購前已經(jīng)訂購而沒有ISBN號的圖書,從而導(dǎo)致重復(fù)采購的可能性非常大,有時甚至很嚴(yán)重。筆者認(rèn)為,不必要的重復(fù)采購就是浪費。如何有效防止或降低不必要的重復(fù)采購是圖書現(xiàn)場采購工作必須重視的現(xiàn)實問題,現(xiàn)場采購負(fù)責(zé)人是否專業(yè)、敬業(yè),選書人員是否正派、認(rèn)真,對圖書館圖書現(xiàn)場采購工作將產(chǎn)生直接影響。2為藏書市場策略制定計劃2.1“圖書采購現(xiàn)場”是“未來一個國內(nèi)采購單這里的采訪信息,主要是指書商的現(xiàn)場采購有關(guān)信息。采訪人員必須盡力挖掘隱含信息,力求找到合理優(yōu)質(zhì)的書源。例如,某書商在廣州、上海、成都等地?fù)碛?個全資子公司和49000多個客戶資源,擁有近500家出版社(出版商)的新書和特價圖書現(xiàn)貨約90000種,開業(yè)后現(xiàn)貨品種將達(dá)到150000種,其中新出版的圖書約占70%,特價書約占15%,音像制品約占10%,外文和港澳臺的圖書約占5%。按說這樣的采購現(xiàn)場是夠理想的了,但筆者從該書商網(wǎng)站發(fā)現(xiàn)了問題:從其宣傳與“尋求合作”的內(nèi)容看,它是音像圖書發(fā)行、購物、旅游等于一體的“復(fù)合公司”,甚至可以說是個中介機(jī)構(gòu)。下載其書目后分析,感覺問題十分嚴(yán)重:①53228種圖書,庫存少于5冊的(不包括5冊)有52549種,復(fù)本在10～20冊的286種,21～80冊的158種,100～200冊的12種,其中完全重復(fù)的數(shù)據(jù)約占1/3(多家合作,多家都發(fā)行同一種書),而且,大都是些文藝消遣類圖書。②自然科學(xué)的雖然有11414種,但復(fù)本為1的有11132種,復(fù)本在10冊以上的只有47種;而且出版日期從1987年到2004年的有6013種,沒有出版日期的188種。③該書目中還有許多中小學(xué)用書,這樣的圖書采購現(xiàn)場還是慎重前往為好。相比之下,我們從網(wǎng)上和實地調(diào)研發(fā)現(xiàn),新華發(fā)行集團(tuán)是在原來新華書店的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的,倉儲之大是民營書商望塵莫及的,這也正是許多圖書館所期盼的采購現(xiàn)場。例如,江蘇新華發(fā)行集團(tuán)2006年6月份啟用的新圖書物流倉儲基地,占地200畝,圖書品種存儲量達(dá)20萬種(不包括中小學(xué)教材教輔)。為爭奪圖書館圖書市場,該集團(tuán)還專門建立了5000多平方米的圖書采選樣本庫,所有圖書品種按《中圖法》大類進(jìn)行排架展選,當(dāng)月新書按類專架展列,全國400多家出版社大專以上層次的當(dāng)年新書全品種發(fā)貨和發(fā)樣書展列(2006年當(dāng)年新書約15萬種)。這樣的采購現(xiàn)場非常適合圖書館帶領(lǐng)選書專家進(jìn)行現(xiàn)場采購。據(jù)統(tǒng)計,2003年全國新書出版品種19萬種,其中總店發(fā)行的超過15萬種,而現(xiàn)貨批銷超過10萬種。所以,圖書采購現(xiàn)場應(yīng)該重視大型新華發(fā)行集團(tuán)倉儲,同時,全國書市也是現(xiàn)場采購的好去處。但對一般民營書商的庫存要謹(jǐn)慎。2.2內(nèi)部多材料的匹配,將書商匹配現(xiàn)場圖書2.2.1解決現(xiàn)場采購的查重問題現(xiàn)場采購的查重一直是一個老大難問題。趙吉民同志將ILASⅡ進(jìn)行現(xiàn)場采購查重,結(jié)果圖書重復(fù)選購率占圖書總碼洋的2%左右。但“2%這個比率看似不大,但是隨著圖書采購數(shù)量的不斷增加,所節(jié)約的經(jīng)費累積起來是相當(dāng)可觀的”。采購50萬元碼洋的圖書,就有1萬元的損失。而大型現(xiàn)場一次采購50萬元碼洋是很正常的。“許多圖書館利用筆記本電腦進(jìn)行現(xiàn)場采購查重,這是目前最為有效的一種手段。它利用圖書館的采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)資源,將現(xiàn)場采購中與本館重復(fù)的圖書剔除,能最大限度地避免圖書重復(fù)購入?！苯陙?一般使用采集器進(jìn)行記錄與查重,但也存在“數(shù)據(jù)終端的內(nèi)存較小”、“通信問題”、“數(shù)據(jù)終端的容錯性能較差”等問題。相比之下,“筆記本電腦在圖書采集中的功能主要是查重,它可以比較全面地反應(yīng)館藏圖書的情況”。但是,這種方法已經(jīng)在實踐中受到嚴(yán)重挑戰(zhàn),主要是時間不允許,若干專家選書由一個人查重判斷,無法及時完成任務(wù)。筆者經(jīng)歷了幾次現(xiàn)場采購之后,發(fā)現(xiàn)并總結(jié)出一種穩(wěn)妥的現(xiàn)場采購查重對策:僅使用采集器記錄選書專家選中的數(shù)據(jù)(通過采集器自身排重,可以實現(xiàn)不重復(fù)記錄),采購?fù)戤?圖書館帶走一份數(shù)據(jù)(以備日后核對書商是否按本館選書清單配送),另一份交書商,由其將記錄數(shù)據(jù)與現(xiàn)場圖書數(shù)據(jù)系統(tǒng)匹配生成或由現(xiàn)場采購供應(yīng)方匹配成Excel的選書清單(字段包括ISBN、題名、作者、出版社、出版時間、定價、數(shù)量等),將清單用Email發(fā)給圖書館采編部或由圖書館采訪人員當(dāng)場帶走。圖書館采訪人員將Excel的選書清單轉(zhuǎn)化為ISO文件(有的圖書館系統(tǒng)不需要轉(zhuǎn)換)進(jìn)行批查重,將重復(fù)的文件另存并進(jìn)行叢書等判斷(以便對使用同一個ISBN號的叢書或多卷書進(jìn)行及時補缺)和對重復(fù)圖書補充采購的判斷(雖然重復(fù),但如果利用率很高,經(jīng)常出現(xiàn)被借完或預(yù)約,就應(yīng)補充采購),最后把統(tǒng)計出的《××圖書館現(xiàn)場采購確認(rèn)清單一覽表》交給書商“按單配書”即可。這一方式既準(zhǔn)確,又可以進(jìn)行補采的科學(xué)判斷。中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)圖書館現(xiàn)場采購就類似這樣:專家選書一律用采集器記錄其ISBN號;采集的記錄復(fù)制一份交由書商負(fù)責(zé)配齊對應(yīng)的采訪數(shù)據(jù)并及時交給圖書館查重;圖書館經(jīng)在館查重分析,確定采購及復(fù)本量,形成訂單交給書商配送;嚴(yán)格按訂單驗收圖書。2.2.2控制現(xiàn)場選書的質(zhì)量圖書館在實施現(xiàn)場采購前都制定了相應(yīng)的采購計劃:總資金使用多少,大約總冊數(shù)多少,什么類目大致多少冊,等等。但是,一到圖書采購現(xiàn)場,這些數(shù)字就顯得蒼白。原因是時間太倉促或可選的圖書太少,而且,采購現(xiàn)場的圖書一般不按學(xué)科分類放置,選書專家只能“地毯式”前進(jìn)。至于哪類選了多少,無暇顧及,往往只是關(guān)心選了多少碼洋的書,“任務(wù)”完成了沒有。可見,現(xiàn)場采購社會效益的著眼點應(yīng)是保證所選圖書與計劃相關(guān),而許多圖書館的選書人員很難確定哪個人只選某類或某幾類的圖書,一般都是“眉毛胡子一把抓”。此外,在暴利的驅(qū)使下,一些不法書商往往提前把一些特價書收集到確定的采購現(xiàn)場,或現(xiàn)場采購時把選書的同志引到特價區(qū),或設(shè)法創(chuàng)造機(jī)會塞特價書。但特價書與正價書還是有很大區(qū)別的:陳舊過時、虛高定價、印刷質(zhì)量差、紙張差、字跡模糊等。這些選書人員稍加注意就能避免。為了有效控制現(xiàn)場采購質(zhì)量,建議:①不必絕對設(shè)定現(xiàn)場采購的總量,只規(guī)定上限,如不超過××萬元。這樣,保證寧缺毋濫。②不限定選書的時間,例如“必須2天完成”等。這樣,選書人員可以心平氣和地挑選。③確定好出版社時間范圍,如“以近兩年來的為主,此前的圖書必須慎重”等。這樣可以屏蔽掉許多老化的文獻(xiàn)。④各學(xué)科兼顧。對于管理類、歷史傳記類、文藝類、計算機(jī)類圖書應(yīng)按計劃把握好各個類的均衡。2.2.3保證現(xiàn)場選書的數(shù)據(jù)安全現(xiàn)場采購結(jié)束后,其成果直接反映在選書數(shù)據(jù)方面,如果選書數(shù)據(jù)處理不當(dāng)而出現(xiàn)丟失或錯亂,其選書情況就會變得相當(dāng)復(fù)雜,因此,現(xiàn)場采購數(shù)據(jù)的安全問題必須引起我們的高度重視。首先,現(xiàn)場采購過程中數(shù)據(jù)的采集應(yīng)該由圖書館專業(yè)人員控制。有的圖書館讓書商的業(yè)務(wù)員采集已選圖書的信息,這是非常不妥的。他們不可能準(zhǔn)確掌握哪種圖書的復(fù)本應(yīng)該是多少,也難保他們沒有掃描錯誤。圖書館專業(yè)人員對選書專家的選書可以根據(jù)自己的經(jīng)驗合理確定復(fù)本數(shù)。其次,每半天選書結(jié)束,要及時將其采集的數(shù)據(jù)導(dǎo)出妥善保存。比如,上午選書結(jié)束,就立刻通過計算機(jī)把采集器的選書數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)到U盤、移動硬盤、計算機(jī)硬盤或自己的信箱中,而且這一過程往往只需要幾分鐘的時間。最后,現(xiàn)采全部結(jié)束時,將所有選書記錄數(shù)據(jù)與現(xiàn)場圖書數(shù)據(jù)系統(tǒng)匹配生成Excel的選書清單安全帶回圖書館,以便對現(xiàn)場采購進(jìn)行驗收、評價等。應(yīng)避免出現(xiàn)“采購人員由于來不及整理,不清楚自己到底選購了多少種、冊和金額的圖書,在利益的驅(qū)使下,有些書商故意多發(fā)采購人員并未選購的圖書”。需要注意的是,許多圖書館使用多個采集器現(xiàn)場采購,而同一種圖書多處有的現(xiàn)象不少,容易造成不同采集器之間的重復(fù)。因此,現(xiàn)場采購結(jié)束時,要注意現(xiàn)場采購自身的排重問題。2.3優(yōu)化選書清單,確保資料質(zhì)量進(jìn)館圖書的驗收是圖書采購質(zhì)量控制的最后環(huán)節(jié),十分重要。完善的現(xiàn)場選書清單(尤其電子版)是現(xiàn)場采購的驗收依據(jù),合同中的相關(guān)服務(wù)條款也是驗收的內(nèi)容。因此,圖書館首先對到館圖書與現(xiàn)場采購帶回的清單進(jìn)行核對,看是否有“塞書”或復(fù)本的增減;其次,要針對合同有關(guān)條款驗收服務(wù),如MARC數(shù)據(jù)是否100%,數(shù)據(jù)質(zhì)量是否合格,蓋章、貼條形碼等加工是否合乎要求等。如果現(xiàn)場采購沒有帶回完整的選書清單,驗收也只能是盲目地接受了。例如,某圖書館現(xiàn)場采購結(jié)束時,沒有帶選書數(shù)據(jù),無法驗證到館圖書是否為其所選,當(dāng)某選書專家發(fā)現(xiàn)他選的圖書并沒有到館后,才知道大部分所選圖書已被“掉包”,專家們的辛苦付之東流,現(xiàn)場采購的社會效益大打折扣。3場采購的社會效益圖書現(xiàn)場采購是一種新的圖書采購方式,但如何科學(xué)地加以控制,最大限度地保證現(xiàn)場采購的社會效益值得關(guān)注?，F(xiàn)場采購控制的主要目的是盡可能地按計劃選擇優(yōu)秀圖書,減少不必要的重復(fù)采購,為此,圖書館要抵制書商的不良行為。信息資源的質(zhì)量與數(shù)