燃氣公司辦公室文秘工作職責(zé)

燃氣公司辦公室文秘工作職責(zé)職責(zé)概述辦公室文秘是燃氣公司內(nèi)部管理行政業(yè)務(wù)的重要崗位之一，擔(dān)當(dāng)著穩(wěn)固企業(yè)基礎(chǔ)、保障企業(yè)運轉(zhuǎn)的重要職責(zé)。辦公室文秘需要在日常工作中配置、管理、協(xié)調(diào)各項內(nèi)部事務(wù)，承擔(dān)起諸如行政協(xié)調(diào)、文件收發(fā)、會議紀要等工作任務(wù)。具體職責(zé)1.文件管理辦公室文秘要負責(zé)企業(yè)文件管理工作，包括文件收發(fā)、歸檔和檔案管理。文秘小姐也要維護文件的完整性和保密性。收文：辦公室文秘須收取上級機關(guān)發(fā)來的各種文件（包括電子郵件）并制成登記表或公函保存在文檔庫中。發(fā)文：辦公室文秘要起草、制作、格式化和審核各種文件、函件和回函。他們也要確定發(fā)送在適當(dāng)?shù)臅r期和方式。文檔歸檔：文秘要在對所有收到的文件進行歸檔，防止重要文件的丟失或遺漏。歸檔要按照文件制定的合適的編號和分類系統(tǒng)排序，保證文件可追查性。檔案管理：辦公室文秘挑選、分類、整理文件、準(zhǔn)備備忘錄和膠卷，并管理內(nèi)部文件存儲和檢索系統(tǒng)。2.行政協(xié)調(diào)辦公室文秘還需要參與日常企業(yè)活動和行政內(nèi)外聯(lián)絡(luò)，并協(xié)調(diào)企業(yè)招聘、會議安排和日常資源配置。招聘：辦公室文秘要負責(zé)招聘崗位的申請，籌備招聘進程、接收職位申請、更新關(guān)鍵數(shù)據(jù)，整理出口頭特征引導(dǎo)材料和面試記錄表等招聘事務(wù)。會議安排：Documentalist的另一個重要職責(zé)是協(xié)助企業(yè)組織開會、準(zhǔn)備演示文件和會議記錄。在忙碌的workingday中，文秘還需要監(jiān)督并確保各個級別的會議進行順暢、遵循日程、并準(zhǔn)備符合所有參會人員的有用資料。資源配置：文秘需要與其他部門協(xié)調(diào)公務(wù)車輛租賃、文件復(fù)印、打印等。他們要管理公司形象的照片和處理公司內(nèi)部雜志、通訊和出版物，以及與供應(yīng)商協(xié)商價格和應(yīng)付收款。3.會議紀要辦公室文秘需要記錄各類會議的日程、提議、內(nèi)容和決策等，并根據(jù)要求制定和傳播會議紀要，以便于各個部門引用和參考。日程：Documentalist要著眼于每周的日程安排，確定由哪位員工主持和提出計劃，列出出席人員清單、會議地點、時間和日程等，以確保會議安排表格準(zhǔn)確。提議：在會上討論的任何事項都需要被Documentalist記錄并結(jié)合文件準(zhǔn)確描述，以便任何人獲得日后發(fā)現(xiàn)和研究。決策：文秘要記錄會議的決策結(jié)果，并對公告中的重點問題編寫演講或報告，以便向各個部門開普及會議樂意。結(jié)論總而言之，辦公室文秘在燃氣公司的工作職責(zé)是非常重要的，他們還需要協(xié)調(diào)各領(lǐng)取部門的工作、負責(zé)會議組織和會議紀要等，既是企業(yè)的重要管理角色，又是團隊合作的