erp時代下的企業(yè)財務(wù)內(nèi)控問題研究

erp時代下的企業(yè)財務(wù)內(nèi)控問題研究

一、erp系統(tǒng)構(gòu)成20世紀90年代初，美國著名的研究公司gartner集團首次提出了該事項。它是在材料需求計劃（mrp）和制造資源計劃（mrp）的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的、更高的管理理念和模式。ERP是將企業(yè)各種資源進行整合集成管理,簡單地說就是將企業(yè)的三大流———物流、資金流、信息流進行全面一體化管理的管理信息系統(tǒng)。它的功能模塊不同于以往的財務(wù)管理軟件,不是單純的財務(wù)管理軟件,而是全面一體的管理信息系統(tǒng)。隨著ERP的產(chǎn)生和發(fā)展,它不僅應(yīng)用于生產(chǎn)企業(yè),還應(yīng)用于非生產(chǎn)企業(yè)、公益性企業(yè)。無論是傳統(tǒng)的財務(wù)管理軟件還是ERP軟件,財務(wù)管理始終是核心的模塊和職能,會計信息系統(tǒng)依然是ERP系統(tǒng)的核心子系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)具有很好的集成性,層次豐富,一般分為財務(wù)系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、制造管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)等。其中財務(wù)系統(tǒng)涵蓋會計和財務(wù)管理的所有功能,包括現(xiàn)金管理、資產(chǎn)管理、財務(wù)計劃,應(yīng)收和應(yīng)付款管理、費用管理、報表分析、財務(wù)管理等功能。隨著ERP的產(chǎn)生和發(fā)展,財務(wù)信息也由過去的事后反饋變?yōu)槭轮械谋O(jiān)控和事前的預(yù)測、決策,信息由簡單轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟?、多結(jié)構(gòu)。二、會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制的新要求(一)保證輸入數(shù)據(jù)的準確度電子數(shù)據(jù)如會計報表等的輸出靠的是會計軟件對原始數(shù)據(jù)的加工處理,并將結(jié)果存儲在磁盤或軟盤中。電腦輸出數(shù)據(jù)的正確與否在很大程度上取決于輸入數(shù)據(jù)的準確度,因此,在電算化系統(tǒng)下,確保輸入數(shù)據(jù)的準確度是基本的前提,這要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化,并保持準確性和相對穩(wěn)定性,這樣才能保證會計信息質(zhì)量的真實、完整性和準確性。(二)erp會計信息系統(tǒng)需要提高內(nèi)部控制的計算機技術(shù)和手段直接記錄在電腦磁盤或光盤上的電子數(shù)據(jù)取代了手工會計環(huán)境下的紙質(zhì)數(shù)據(jù)。電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)有明顯的不同,導致計算機犯罪具有很大的隱弊性,在ERP會計信息系統(tǒng)環(huán)境下通過計算機舞弊和犯罪的可能更大,造成的危害和損失甚至更大,因此ERP會計信息系統(tǒng)要求提高內(nèi)部控制的計算機技術(shù)和手段。(三)電算化職責集中內(nèi)部控制的核心是人,因此控制操作人員的職能,也是ERP會計信息系統(tǒng)對內(nèi)部控制提出的新要求。實行會計電算化后,因業(yè)務(wù)處理都是以電算化系統(tǒng)為主,電算化功能的高度集中導致了職責的集中,某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入,又可負責數(shù)據(jù)的輸出和報送。因此,如果不加強內(nèi)部控制,就會使某些計算機操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進行個人操縱處理,從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。(四)系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞的問題會計電算化的最大載體是會計軟件,會計軟件在安裝或者操作過程中出現(xiàn)任何問題,都可能導致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞甚至丟失。因此,不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件,還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計數(shù)據(jù)和計算機程序。(五)前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財務(wù)中的進一步應(yīng)用帶來了層出不窮的新問題。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括:遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等。使用這些功能就必須有相應(yīng)的控制,這就對ERP會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制提出了新要求。三、在ep環(huán)境下，企業(yè)會計信息信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制策略(一)中小型企業(yè)會計制度的現(xiàn)狀管理基礎(chǔ)主要是指企業(yè)應(yīng)有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)。會計基礎(chǔ)工作主要指企業(yè)會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準確、完整等,這是做好會計信息系統(tǒng)工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作,電算化會計信息系統(tǒng)就無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數(shù)據(jù),電算化工作的開展將遇到重重困難。(二)對憑證的審核在會計電算化的操作過程中,我們需要對輸入數(shù)據(jù)進行審核,防止輸入環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)錯誤。審核方法包括:1.靜態(tài)審核(人工審核),指將打印的憑證與人工憑證進行核對。2.屏幕審核,指對屏幕上顯示的憑證進行人工審核,這種方法受操作員業(yè)務(wù)水平的影響較大,效率也比較低。3.二次錄入校驗(重復輸入校驗),是將同一憑證輸入兩次,通過計算比較兩次輸入的憑證是否相同,從而檢查輸入錯誤的一種審核方法,這種方法查錯效率較高,但輸入時間花費較多。在實際工作中,應(yīng)根據(jù)不同情況,對輸入數(shù)據(jù)采用以上方法進行審核,確保輸入數(shù)據(jù)的真實性、正確性和完整性。(三)建立制度控制，加強操作程序控制，防止計算機濫用欺詐1.完善系統(tǒng)的機體法則和操作規(guī)程制度控制一般是以管理制度的形式實施的,即由主管部門制定一系列的規(guī)章制度,監(jiān)督會計部門實行,以保證會計軟件的正常、安全運行,免遭外界干擾破壞。制定相應(yīng)的上機守則與操作規(guī)程,是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機守則是對電腦機房工作的一般性規(guī)定,操作規(guī)程則提出了計算機業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求。這些制度并不是一成不變的,還必須隨著經(jīng)營的變化而不斷修改和完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生,從源頭上確保會計信息的真實性和可靠性。2.erp數(shù)據(jù)的保護程序控制是指依靠計算機程序?qū)嫼怂氵M行內(nèi)部控制,以實現(xiàn)系統(tǒng)的自我保護,這種自我保護的內(nèi)部控制往往比通過各種管理制度實現(xiàn)的控制更為有效。另外,對ERP軟件更換、修改、升級時,要有一定的審批手續(xù),并由有關(guān)人員進行監(jiān)督,以保證ERP數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全。同時要定期對計算機程序及軟件進行維護,建立防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。(四)建立erp崗位責任制,把企業(yè)員工轉(zhuǎn)專業(yè)企業(yè)必須制訂相應(yīng)的組織和管理控制制度,明確職責分工,加強組織控制。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離,用戶部門是指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。建立ERP崗位責任制,就是要明確每個工作的職責范圍,便于企業(yè)更便捷地進行內(nèi)部控制。ERP崗位設(shè)置可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位,比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統(tǒng)崗位。各企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要,在保證數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置崗位,各崗位應(yīng)保持相對獨立,但又相互聯(lián)系,相互制約。通過進行內(nèi)部職責分工,減少操作利用計算機舞弊的可能性。(五)檢查電算化該數(shù)據(jù)的合法性內(nèi)部審計是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要部分,也是強化內(nèi)部會計監(jiān)督的制度安排。內(nèi)部審計必須包括:1.對會計資料進行定期審計,檢查電算化賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《中華人民共和國會計法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定設(shè)置,審核費用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)部控制制度,憑證附件是否規(guī)范完整等。2.審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性,如查看賬冊內(nèi)容,做到賬表相符,對不妥或錯誤的賬務(wù)處理應(yīng)及時調(diào)整。3.監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。4.對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查,防止出現(xiàn)漏洞。(六)加強會計電算化檔案保管在會計電算化下會計檔案包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)以及以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機打印輸出的數(shù)據(jù),系統(tǒng)的開發(fā)資料也應(yīng)視同會計檔案保管。會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定,并由專人負責保管。對會計電算化檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會計檔案應(yīng)準備雙備份,存放在兩個不同的地點。對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案,要定期進行檢查,定期進行復制,防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。為保證檔案的真實性和可靠性,應(yīng)實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙重保管,并逐漸向完全新型磁介質(zhì)載體過渡。(七)加強對網(wǎng)絡(luò)安全和網(wǎng)絡(luò)的控制1.極大危害的因素計算機病毒的出現(xiàn),對計算機系統(tǒng)的安全性造成了極大的危害。會計電算化系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)是會計工作的重