國企公司文秘工作管理制度手冊

公司文秘工作管理制度第一章總則第一條為適應(yīng)公司（以下簡稱：某公司）發(fā)展需要，提高各級辦公室（綜合部）辦文、辦會、辦事工作質(zhì)量、工作效率和工作標(biāo)準(zhǔn)，強化和發(fā)揮“參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)”的功能，參照《股份有限公司公文處理辦法》《文秘工作管理辦法》和《公文處理辦法》規(guī)定，特制定本制度。第二條本制度對秘書、文書、檔案工作的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和流程作出明確規(guī)定。第二章職責(zé)第三條某公司辦公室是本制度的歸口主管部室，負(fù)責(zé)本制度制訂、修改、解釋。第三章信息調(diào)研管理第一節(jié)職責(zé)第四條信息調(diào)研工作是各級領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)情況的重要渠道，科學(xué)決策和指導(dǎo)工作的重要依據(jù)，也是機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）匯報工作、反映情況、聯(lián)絡(luò)溝通的重要手段。第五條機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）要高度重視信息調(diào)研工作，加強領(lǐng)導(dǎo)與組織，確保信息調(diào)研渠道暢通、有效。各項目經(jīng)理部（工程隊）要確定一位領(lǐng)導(dǎo)分管信息調(diào)研工作，在辦公室（綜合部）確定一名信息調(diào)研聯(lián)絡(luò)員，機關(guān)各部室要確定一名兼職信息調(diào)研聯(lián)絡(luò)員，并將《信息聯(lián)絡(luò)員登記表》(見附件1)報送某公司辦公室備案。信息調(diào)研聯(lián)絡(luò)員發(fā)生變動時，要在3日內(nèi)及時報某公司辦公室。第二節(jié)信息調(diào)研的主要載體第六條信息調(diào)研的主要載體為《公司信息》、《情況通報》。第某條《公司信息》主要刊登動態(tài)類信息，主要反映重點工程建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)視察、開竣工、階段成果、創(chuàng)優(yōu)、技術(shù)創(chuàng)新等情況；經(jīng)營開發(fā)取得進(jìn)展（中標(biāo)）情況；企業(yè)改革、管理取得新進(jìn)展；其他需要上報的信息。信息來源主要是機關(guān)各部室、項目經(jīng)理部（工程隊）。編寫要求“簡、新、實、快”。簡，即篇幅簡短，文字簡潔，內(nèi)容簡要；新，即應(yīng)反映新情況，新動態(tài)、新問題；實，即反映情況要實事求是，準(zhǔn)確可靠；快，即選題敏銳，注重時效。篇幅一般在500字左右。第八條《情況通報》主要刊登領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報告，屬綜合類信息?！罢{(diào)研報告”選題應(yīng)切合實際，突出客觀性、代表性、針對性，編寫內(nèi)容充實，有事實、有數(shù)據(jù)、有分析、有結(jié)論、有建議；文字結(jié)構(gòu)一般分三個部分：基本情況、存在問題以及解決問題的建議和意見。文字力求簡潔概括、邏輯性強。調(diào)研報告的提供者主要是機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）。第九條以上信息載體涉及企業(yè)內(nèi)部工作部署以及存在問題的反映和研討內(nèi)容，帶有一定的機密性，各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）應(yīng)加強保密工作，防止泄密造成損失。第三節(jié)信息調(diào)研報送的主要內(nèi)容第十條信息調(diào)研內(nèi)容主要包括:（一）黨和國家重大方針、政策的貫徹、落實情況；中央、省(市)、股份公司、、某公司領(lǐng)導(dǎo)在項目檢查工作的情況和重要講話。（二）公司重要工作部署的落實情況。（三）公司重點工作、重大工程的進(jìn)展情況，經(jīng)營開發(fā)中的招投標(biāo)情況，生產(chǎn)經(jīng)營管理中的重要工作情況、重大問題、帶有傾向性和苗頭性的問題，創(chuàng)優(yōu)工作情況，穩(wěn)定工作情況等。（四）某公司各級領(lǐng)導(dǎo)工作的新思路、新創(chuàng)意、新舉措，在企業(yè)改革、企業(yè)黨建工作中好的做法、存在的問題及好的建議。（五）當(dāng)?shù)卣雠_與企業(yè)有關(guān)的新政策、新規(guī)定摘編。（六）各項目經(jīng)理部（工程隊）的專項工作調(diào)研報告、經(jīng)驗和做法，重大的工作部署、安排及動向和有關(guān)工作的調(diào)研報告、專題研究報告和考察報告等。（某）公司干部變動、各種突發(fā)事件、內(nèi)參性信息及對某公司的意見和建議。（八）需要某公司領(lǐng)導(dǎo)和部室知曉的其它重要信息。第四節(jié)信息調(diào)研報送的有關(guān)要求第十一條公司辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司的信息調(diào)研工作，并上報。機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）信息要歸口上報至某公司辦公室，信息簡報采用統(tǒng)一規(guī)范格式，機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部內(nèi)部編發(fā)的信息簡報，非經(jīng)某公司辦公室整理不能直接抄送。第十二條某公司所編制的《公司信息》、《情況通報》等非涉密信息以公司協(xié)同工作平臺歸口發(fā)布，機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）上報的非涉密信息簡報要以電子郵件或OA平臺的方式歸口發(fā)送某公司辦公室，同時取消相應(yīng)的紙質(zhì)簡報。第十三條為便于管理和統(tǒng)計，信息電子文件的命名采用統(tǒng)一命名規(guī)則，即“部室(項目部)簡稱+信息簡稱+年號+期號”。信息簡報采用word文檔格式，簡報末尾屬明作者姓名，用郵件附件的方式發(fā)送，不符合要求的不予接受。第十四條各項目經(jīng)理部（工程隊）辦公室（綜合部）要安排專人每天登陸公司協(xié)同工作平臺查看信息，按要求分類保存，重要信息及時打印并分送領(lǐng)導(dǎo)閱示及有關(guān)部室傳閱。如遇異常情況，及時與某公司辦公室聯(lián)系。第十五條某公司辦公室要設(shè)立信息專用電子信箱，專人負(fù)責(zé)管理，原則上由信息調(diào)研聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)，定期收發(fā)郵件。第十六條機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）上報信息中符合新聞報道要求的，可通過某公司辦公室報至《九局建設(shè)》報社。第五節(jié)信息調(diào)研評比通報及考核措施第十七條某公司辦公室將根據(jù)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）所報信息在公司協(xié)同工作平臺上刊發(fā)，同時將重要信息上報，并對各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）報送信息調(diào)研及采用情況定期進(jìn)行評分通報。第十八條信息工作考核以信息報送小組為單位，分別確定各組信息報送數(shù)量。第一組：各項目經(jīng)理部（工程隊）每月上報信息不少于4條，半年調(diào)研報告不少于1篇；第二組：機關(guān)各部室，每月上報信息不少于2條，全年上報調(diào)研報告不少于1篇。第十九條信息報送工作評分辦法：每月完成信息報送條數(shù)要求的記20分，少報1條減3分，超報1條加3分。選送綜合類信息，每篇加5分，動態(tài)信息每條加3分。完成調(diào)研報告數(shù)量的記20分，多上報1篇加5分，少報1篇減5分。第二十條信息報送工作評比程序：（一）某公司辦公室根據(jù)每半年通報信息上報、采用和得分情況，在年終進(jìn)行全年匯總，作為對公司各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）信息調(diào)研工作成績考核主要指標(biāo)。（二）某公司辦公室根據(jù)年度信息調(diào)研工作得分情況和各項指標(biāo)完成情況，確定上年度信息調(diào)研工作先進(jìn)單位；同時根據(jù)公司各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）信息調(diào)研工作的質(zhì)量和信息調(diào)研報送的及時性、準(zhǔn)確性等工作實際提出各單位先進(jìn)個人名額，由各單位提出推薦人選，報送公司辦公室審核。其中，對政務(wù)信息實報數(shù)量低于應(yīng)報數(shù)量60%的單位，取消信息工作先進(jìn)單位及個人的評比資格。（三）對獲得某公司信息調(diào)研工作的先進(jìn)單位和個人，由某公司給予通報表揚和獎勵。督查工作管理第一節(jié)職責(zé)第二十一條督查工作是促進(jìn)決策落實、管理閉合的有效手段，是發(fā)現(xiàn)和解決問題，上情下達(dá)、下情上傳的重要載體，是企業(yè)新形勢下強化執(zhí)行力建設(shè)的有效支撐。第二十二條某公司辦公室是督查工作的歸口管理部室。負(fù)責(zé)公司全局性和重要工作部署、領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的重大事項、專項事務(wù)的督查工作。督查管理第二十三條督查內(nèi)容：年度工作會議、季度例會、總經(jīng)理辦公會議、專題會議、交班會議等做出的重要決策和工作部署，公司主要領(lǐng)導(dǎo)在文件、簽報、信息、簡報、信件上所作重要批示和口頭交辦的重要事項，以及在工作調(diào)研或檢查時所作指示的落實情況。公司重大突發(fā)應(yīng)急事件等。第二十四條督查形式：分為綜合督查和專項督查。綜合督查指以周、月、季為時間段進(jìn)行的綜合督查。專項督查指單獨對一項重點工作進(jìn)行的專題督查，分階段持續(xù)跟進(jìn)，直至事項銷號。第二十五條督查方式：以電話、網(wǎng)絡(luò)平臺、現(xiàn)場調(diào)研等形式進(jìn)行。重要事項下發(fā)書面《督辦通知》（見附件2），一般事項電話詢問。第三節(jié)督查體系第二十六條建立以辦公室為主導(dǎo)、以各部門和項目經(jīng)理部（工程隊）為主體的督查工作體系。第二十七條各部室和項目經(jīng)理部（工程隊）應(yīng)設(shè)專人兼職督查工作，協(xié)助辦公室負(fù)責(zé)本系統(tǒng)重要工作落實情況，辦公室要引領(lǐng)本公司督查工作，推進(jìn)重要工作快速落實。督查人員之間要建立信息溝通共享機制，掌握系統(tǒng)工作動態(tài)，溝通信息，確保信息對等。第四節(jié)督查流程第二十八條事項確定：某公司辦公室督查負(fù)責(zé)人根據(jù)督查內(nèi)容確定事項，報辦公室主任審定，重要事項報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審定。第二十九條交辦要求：督查事項確定后，督查人員以書面、電話等方式，通知承辦人，并做好督查記錄，包括：事項內(nèi)容、督查時間、督查人員、辦理負(fù)責(zé)人、聯(lián)系方式、完成情況等。第三十條辦理原則：承辦單位要根據(jù)事項重要程度，回復(fù)辦理進(jìn)展，重要且長期性事項，需確定推進(jìn)方案、明確責(zé)任分工等。一般事項在交辦要求的時間內(nèi)回復(fù)，無明確要求的自通知發(fā)出后5日內(nèi)回復(fù)；特急事項要本著急事急辦、特事特辦的原則辦理，自通知發(fā)出后2日內(nèi)回復(fù)。第三十一條承辦人員：及時反饋相關(guān)信息，遇到急難問題及時與交辦單位溝通。長期性重要工作動態(tài)要保證有計劃、有目標(biāo)、有措施、有結(jié)果、有責(zé)任人、有反饋。第三十二條結(jié)果處理：督查事項完成后，負(fù)責(zé)督辦的人員要及時向公司辦公室主任匯報，并將重要事項督辦材料報公司主要領(lǐng)導(dǎo)。督辦的事項在規(guī)定時間內(nèi)未回復(fù)信息的，督辦人員要及時追詢辦理情況，未完成的督查事項提出完成計劃，辦公室跟蹤督查，直至完成。第五章年鑒工作管理第三十三條總體要求（一）編輯方針：注意當(dāng)年特點，體現(xiàn)時代氣息，反映發(fā)展進(jìn)程。（二）框架結(jié)構(gòu)：《年鑒》主要由彩頁和正文兩部分構(gòu)成，正文主要表達(dá)形式為條目，內(nèi)容包括：公司概況、領(lǐng)導(dǎo)班子成員、部門負(fù)責(zé)人、主要指標(biāo)、主要工程項目、各項管理、黨群工作、大事記等構(gòu)成。（三）選題原則：《年鑒》選題時間范圍，為公司上一年度內(nèi)（1月1日至12月31日）的情況。（四）《年鑒》收錄內(nèi)容為公司重大事件、重大活動及各部室的新情況、新信息、新成就、新經(jīng)驗、新問題、新進(jìn)展。原則上大事不漏，小事不收。（五）《年鑒》選題應(yīng)注意實用性，為今天的讀者提供資料，為未來的讀者提供史料。第三十四條撰寫要求（一）《年鑒》的內(nèi)容要求真實、客觀、完整、實用、連續(xù)（既有年度特點、又注意與上一年度的銜接）。（二）《年鑒》的語言要求用詞準(zhǔn)確、資料詳實；使用規(guī)范化的語句和文字，忌用僅在行業(yè)內(nèi)使用的簡稱；同一類型條目遵循同一寫作規(guī)范。要簡潔、明了、平實，刪去不含信息量的語言；用最直接的語言把信息傳遞給讀者；不用過激的詞語，對人物、事物一般不作褒貶，只敘述事實。（三）《年鑒》條目標(biāo)題要求明確、簡潔，體現(xiàn)內(nèi)容主題的詞盡量前置，以便于檢索；凡用名詞或名詞性詞組作條目標(biāo)題的，正文不再重復(fù)標(biāo)題內(nèi)容。（四）圖片與表格制作及選擇應(yīng)正確、直觀、清晰。（五）《年鑒》條目分長、中、短三類，以中條目為主。一般條目控制在600字左右。收錄內(nèi)容文字在1萬字左右。第三十五條些特定詞語、數(shù)字等使用規(guī)定（一）《年鑒》中涉及人名時，一律直書其名，不用“同志”等稱謂，必要時可加上說明其身份的職務(wù)。同一文章中多次出現(xiàn)的名稱可在其后加括號注明縮寫名稱，以后出現(xiàn)時可用縮寫。（二）在時間表述上，應(yīng)明確說明年、月、日，不用“今年”“明年”“去年”“近年”“近幾個月來”等含混不清的表述方式。（三）《年鑒》中年、月、日都用阿拉伯?dāng)?shù)字。5位以上的數(shù)字，尾數(shù)零多的，可改寫為萬、億為單位。多位數(shù)字不能分開在兩行書寫。書寫百分比時，保留小數(shù)點后兩位。第三十六條“大事記”的撰寫要求（一）“大事記”是《年鑒》的“綱”，記事內(nèi)容按事件發(fā)生的時間順序排列；對些延續(xù)時間較長的事件只集中記其始末。（二）“大事記”的撰寫要求:內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、客觀；文字簡潔明了，突出重點；只記述時間、地點、緣由、事件及有關(guān)單位或人物，不記述過程，避免評述和議論；不能片面反映事物，只報喜不報優(yōu)。（三）“大事記”收錄內(nèi)容范圍與標(biāo)準(zhǔn)：單位機構(gòu)的成立、調(diào)整與撤消；經(jīng)營管理方式的變化和管理體制的變革；重點工程中標(biāo)、開工、竣工、創(chuàng)優(yōu)情況；受到國家、省市、股份公司表彰的先進(jìn)人物和先進(jìn)集體；公司領(lǐng)導(dǎo)干部的任免；黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、省市黨政領(lǐng)導(dǎo)、股份公司、主要領(lǐng)導(dǎo)到公司的重要視察活動；公司主要領(lǐng)導(dǎo)在國家、省市、股份公司重要會議上作重要發(fā)言或經(jīng)驗介紹；重大政治活動或群眾活動；涉及公司重大決策的會議；其他應(yīng)予以記載的重大事件。第三十七條“概況”的撰寫要求“概況”是上一年度全面情況的概括反映和綜合介紹，主要包括：企業(yè)基本情況、機構(gòu)變化情況、職工隊伍、資產(chǎn)和技術(shù)裝備、管理體制創(chuàng)新、生產(chǎn)經(jīng)營、跨越式發(fā)展、企業(yè)新記錄等。（二）“概況”要突出全局性重點大事，全年重要工作應(yīng)作簡略交代背景或過程。采用敘述性文體，對重點工作應(yīng)作簡要、客觀、全面、準(zhǔn)確的分析。文字準(zhǔn)確、精練、避免評述、議論，文字控制在5000字左右。第三十八條“主要工程項目”的撰寫要求（一）“主要工程項目”是對企業(yè)每年施工的工程項目的詳實介紹，是工程業(yè)績的積累，為以后查找相關(guān)資料提供便利，主要包括：工程概況、工期、造價、新工藝、新方案、主要工程數(shù)量、建設(shè)單位、設(shè)計單位、項目經(jīng)理部組成、當(dāng)年完成、獲獎情況等。（二）“主要工程項目”收錄內(nèi)容范圍與標(biāo)準(zhǔn)要求：新建鐵路、鐵路改造、公路工程、市政工程、城軌工程、工業(yè)與民用建筑、海外工程，造價5000萬元以上；其他工程（水電、機場、碼頭、廠礦等）造價2000萬元以上；橋梁隧道工程；采用新工藝、新方案的工程。第三十九條“條目”的撰寫要求（一）“條目”是《年鑒》的重要表現(xiàn)形式，是《年鑒》的基本信息單位，由條題、釋文和作者署名組成。（二）“條目”的確立要具備三個條件：一是年度性，不做歷史回顧或預(yù)測未來；二是獨立性，一事一條，獨立成篇；三是完整性，條目與條目記述的內(nèi)容一定要相符。（三）“條目”的六要素：何時、何地、何事、何人、何因、何果。但不是每個條目都具備以上要素。（四）“條目”的類型：按其基本資料的內(nèi)容及所涉及的范圍主要分為綜合性“條目”和專題性“條目”。綜合性“條目”記述一個單位發(fā)展全貌或本單位方面的重要情況。專題性“條目”是單獨記載一具體事物的信息，在《年鑒》中占比重較大，類型較多。第四十條“彩頁”的編輯要求（一）“彩頁”是《年鑒》的重要組成部分，是正文的直觀反映和補充，主要展示公司在施工生產(chǎn)、發(fā)展、管理、文化生活等方面的企業(yè)形象，要具有資料性、時間性、保密性和審美價值。（二）“彩頁”要求為彩色照片。彩色照片的主要內(nèi)容：國家、省市、股份公司、主要領(lǐng)導(dǎo)參加公司的重大活動或視察；公司的重要會議、大型群眾活動；先進(jìn)人物或各項目經(jīng)理部的工作情況；重點工程施工；大型設(shè)備等。第六章公文處理管理第一節(jié)職責(zé)第四十一條某公司公文（包括通知，下同），是某公司實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)和企業(yè)管理過程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況，依法經(jīng)營和進(jìn)行企業(yè)公務(wù)活動的重要工具。第四十二條公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四十三條公文處理應(yīng)當(dāng)貫徹黨政分開、實事求是、精簡高效、安全保密的原則。第四十四條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密安全。第四十五條某公司各級黨政機構(gòu)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化隊伍建設(shè)，建立文秘部門或者配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第四十六條某公司辦公室、黨委工作部主管公司的公文處理工作，并對機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。第四十七條公司通過協(xié)同工作平臺（OA）文檔管理系統(tǒng)上報的和從協(xié)同工作平臺（OA）接收的及公司協(xié)同工作平臺（OA）上發(fā)布的電子類公文，參照本制度進(jìn)行日常管理。第二節(jié)公文種類第四十八條某公司的公文種類主要有：（一）決定。適用于重要事項或重大行動做出決策和部署，獎懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通知。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（三）通報。適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要精神或告知重要情況。（四）報告。適用于向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議，回復(fù)上級單位的詢問。（五）請示。適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。（六）批復(fù)。適用于答復(fù)下級單位的請示事項。（某）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）函。適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（九）紀(jì)要。適用于記載會議主要情況和議定事項。第四十九條某公司公文的主要形式為公司文件、公司函；公司黨委公文的主要形式為公司黨委文件、公司黨委函等。第五十條公司、公司黨委各類公文適用范圍：公司文件。用于向上級單位報送請示、報告和意見，發(fā)布公司管理規(guī)章和規(guī)范性文件。傳達(dá)貫徹黨、國家、股份公司和的路線、方針、政策，部署重點重大工作。下達(dá)和調(diào)整長遠(yuǎn)規(guī)劃、中長期計劃、重要管理方式計劃；重要的機構(gòu)變動、人員調(diào)整、獎懲事項。（二）公司函。用于向上級單位辦公室報告交辦事項的辦理情況，答復(fù)下級單位的請示事項，向不相隸屬單位請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項，商洽工作、征詢意見或答復(fù)問題；向下屬單位布置具體工作，下達(dá)、調(diào)整單項任務(wù)計劃；向下屬單位通報情況、批評錯誤、表彰獎勵先進(jìn)等。（三）黨委文件。用于向上級機關(guān)呈報請示、報告和意見，傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，作出重要工作部署，發(fā)布公司黨委制定的重要制度。批轉(zhuǎn)下級黨組織的重要報告、請示。通知某公司機關(guān)和下屬各項目部（工程隊）的有關(guān)人事（黨內(nèi)職務(wù)）任免事項等。（四）公司黨委函。用于公司黨委通知重要事項，向下屬單位黨委（黨工委）布置具體工作；批復(fù)下屬單位黨委（黨工委）請示事項。向地方黨委和有關(guān)部門商洽工作、征詢意見或答復(fù)問題等。（五）公司通知。用于通過公司協(xié)同工作平臺發(fā)布事務(wù)性通知。第三節(jié)公文格式第五十條公文一般由份號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期、頁碼等組成。（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號。（二）秘密等級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉及黨和國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度，分別標(biāo)注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限；涉及企業(yè)商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)《股份有限公司商業(yè)秘密保護(hù)實施辦法》的規(guī)定，分別標(biāo)注“核心商密”、“普通商密”，并標(biāo)注保密期限。緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”、“加急”。（四）發(fā)文單位標(biāo)識。由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（文件式公文），也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱（信函式公文）。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，也可以單獨用主辦單位名稱。（五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。（某）標(biāo)題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。（八）主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。（十三）印章。公文中有發(fā)文單位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。（十四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等需要說明的事項。（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。（十六）抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位的統(tǒng)稱。（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。第五十一條公文的執(zhí)行版式按照《公司公文格式》（附件3）執(zhí)行。第五十二條公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標(biāo)點符號等，按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。第五十三條公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。 第四節(jié)行文規(guī)則 第五十四條行文應(yīng)當(dāng)確有必要、講求實效，注重針對性和可操作性。第五十五條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的單位。第五十六條向上級單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級單位和同級單位，不抄送下級單位。（二）請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（三）除上級單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項外，不得以本單位名義向上級單位負(fù)責(zé)人報送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級單位報送公文。（四）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。（五）下級單位的請示事項，如需以本單位名義向上級單位請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報，不得原文轉(zhuǎn)報上級單位。第五十七條向下級單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文單位的直接上級單位。（二）涉及多個部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見；部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。（三）上級單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級單位行文，必要時抄送該下級單位的另一個上級單位。第五十八條同級企業(yè)黨政機構(gòu)、企業(yè)黨政機構(gòu)與其他同級組織必要時可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦單位，主辦單位應(yīng)先簽署意見，然后協(xié)辦單位依次簽署意見。屬于黨委、行政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。第五十九條凡是不行文可解決的問題，堅決不行文；凡是能統(tǒng)盤解決的，就不零星行文。凡能發(fā)通知的，不得發(fā)文件。公司各部門之間，工作需要時可以抄送。領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話，一般不以正式文件印發(fā)，可以《情況通報》印發(fā)。公文擬制第六十條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。第六十一條公文起草應(yīng)當(dāng)做到：（一）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，提出的措施和辦法切實可行。（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精煉。（四）文種正確，格式規(guī)范。（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。（六）公文涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項，起草部門必須征求相關(guān)部門意見，力求達(dá)成一致。（某）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。第六十二條公文擬出送辦公室審核前，必須經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人審簽。起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核、修改、簽字，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，按程序征求相關(guān)部門意見并履行會簽手續(xù)。第六十三條公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點是：（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。（二）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提措施和辦法是否切實可行。（三）涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點符號等用法是否規(guī)范。（五）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。第六十四條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。第六十五條公文簽發(fā)審批手續(xù)由公文起草部門負(fù)責(zé)辦理，公文的簽發(fā)實行“權(quán)責(zé)一致”的原則：（一）以公司、公司黨委名義報上級機關(guān)的公文，由公司、公司黨委主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）以公司名義發(fā)布的重要規(guī)章制度，有全面性重要工作安排，涉及生產(chǎn)經(jīng)營的指令性要求，重大投融資及資產(chǎn)處置，人事任免事項等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；其他公文，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（三）以公司黨委名義發(fā)布的重要決定、制度，貫徹落實黨的路線、方針、政策的重要工作部署，人事任免事項等，由公司黨委主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或授權(quán)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。其他公文，經(jīng)公司黨委主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，可由其他黨委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（四）紀(jì)要由會議主持人簽發(fā)。如涉及其他公司領(lǐng)導(dǎo)分管的事項，會議主持人應(yīng)批請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核發(fā)或報請公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（五）簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署單位的負(fù)責(zé)人會簽。第六節(jié)發(fā)文辦理第六十六條發(fā)文辦理主要程序：（一）復(fù)核。已經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效，擬稿人須對排版清樣認(rèn)真校對并簽字確認(rèn)無誤。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。第六十七條涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通、郵政機要通信、機要文件交換站，或者收發(fā)件單位機要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞。第七節(jié)文件接收辦理第六十八條收文辦理主要程序：（一）審核。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點是：是否應(yīng)當(dāng)由本單位辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。對不符合本辦法規(guī)定或不應(yīng)由本單位辦理的公文，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回來文單位并說明理由。凡屬下列情形之一的不規(guī)范公文予以退回：1.文種混用。請求指示或批準(zhǔn)事項而采用“報告”文種，或“報告”中夾帶“請求”事項，或請示未一文一事的。2.多頭主送?！罢埵尽蓖瑫r主送兩個或兩個以上機關(guān)，或抄送下級機關(guān)的。3.報送領(lǐng)導(dǎo)個人。非公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦，而以項目經(jīng)理部（工程隊）名義直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送“請示”、“意見”和“報告”的。4.格式不規(guī)范。上行文未注明簽發(fā)人姓名，“請示”、“意見”未在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話，未編文號，未加蓋公章，報送的“請示”、“意見”未按特定的格式印制的。5.文件內(nèi)容表述不清的。6.附件不全的。（二）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。簽收涉密公文應(yīng)當(dāng)確認(rèn)公文份號。（三）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。（四）擬辦。辦公室應(yīng)當(dāng)按照批辦性公文和閱知性公文，在收文當(dāng)日提出擬辦意見（五）批辦。辦公室按擬辦意見送領(lǐng)導(dǎo)閱批或者交有關(guān)部門辦理。審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人也應(yīng)簽署意見、名字和日期；沒有請示事項的，也應(yīng)簽署名字和日期表示已閱知。需要兩個以上部室辦理的應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)批示明確主辦部室。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。（六）傳遞。辦公室根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見進(jìn)行傳遞。公文的傳批、傳閱順序原則上按照公司領(lǐng)導(dǎo)的排序，傳批件由后向前送批，傳閱件由前向后送閱。（某）承辦。承辦部門要建立收文登記制度，確定兼職文書人員，負(fù)責(zé)簽收、登記、傳遞、催辦、反饋、退銷。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。如有特殊情況，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。辦理收到公文中遇有涉及其他部室職權(quán)的事項，主辦部室應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部室協(xié)商；如有分歧，主辦部室主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。對不屬于本部室職權(quán)范圍或者不宜由本部室辦理的，應(yīng)當(dāng)附注理由并在1日內(nèi)退回辦公室。需要傳閱的公文，不得在部室、個人之間直接橫傳。（八）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。需要在傳閱、傳批的同時先行辦理的，應(yīng)當(dāng)將原件及領(lǐng)導(dǎo)批示復(fù)印后交有關(guān)部門閱辦。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，一般不得在部門、個人之間直接橫傳，確保不漏傳、誤傳、延誤。（九）催辦。送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。（十）反饋。承辦部門收到文件后，及時將處理結(jié)果向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋并告知辦公室。（十一）以上級單位部門名義發(fā)送的公文（含通知），除重要事項外，原則上由對口部門直接辦理，并直接向分管領(lǐng)導(dǎo)反饋處理結(jié)果。（十二）立卷。（十三）歸檔。第八節(jié)公文歸檔第六十九條公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和本單位檔案管理有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第某十條歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等進(jìn)行整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。第某十一條聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。第某十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案室移交，要形成檔案移交記錄。第某十三條擬制、修改和簽批公文，不得使用鉛筆和圓珠筆，不得使用純蘭墨水。第某十四條不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀，但要做好銷毀記錄。第九節(jié)公文管理第某十五條公文由辦公室的文秘部門或?qū)＃妫┞毴藛T統(tǒng)一收發(fā)登記、審核、用印、歸檔。各項目經(jīng)理部（工程隊）辦公室（綜合部）應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文處理的有關(guān)規(guī)章制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。第某十六條公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。公司應(yīng)當(dāng)提供必要的保密場所與閱文條件，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。第某十七條涉密公文應(yīng)當(dāng)劃定文件密級和保密期限。定密由起草文件的主辦部門提出意見和建議，按保密有關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查確認(rèn)。公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的單位或者其上級單位決定。第某十八條公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位批準(zhǔn)。涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文單位確定。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。第某十九條復(fù)制、匯編機密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文單位或者其上級單位批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的單位名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。第八十條公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印單位證明章。如有需要，可加蓋受控章，標(biāo)明公文用途。第八十一條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文單位的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀，或到指定場所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第八十二條公文的撤銷和廢止，由發(fā)文單位、上級單位或者權(quán)力機關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。第八十三條企業(yè)、機構(gòu)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。企業(yè)、機構(gòu)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第八十四條法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。第八十五條公司通過協(xié)同工作平臺（OA）文檔管理系統(tǒng)上報的文件屬九局規(guī)定的電子公文范疇，應(yīng)遵循《文秘管理辦法》中電子公文處理管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第八十六條公司紀(jì)委、工會、團(tuán)委的公文處理工作，參照本辦法執(zhí)行。第八十七條某公司各項目經(jīng)理部（工程隊）應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合實際，制定本項目經(jīng)理部（工程隊）的公文處理工作制度，并對上級單位和本項目經(jīng)理部（工程隊）下發(fā)公文的貫徹落實情況進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。第某章印章、介紹信使用管理第一節(jié)印章的規(guī)格、式樣第八十八條公司及所屬機關(guān)各部室（含董事會、監(jiān)事會等）、各項目經(jīng)理部（工程隊）的印章一般為圓形。（一）公司的印章，直徑不大于4.2cm，印章中央刊五角星圖案。圖案外刊某公司全稱，自左而右環(huán)形。（二）機關(guān)本部各部室的印章，直徑不大于4.0cm，印章中央刊五角星圖案。圖案外刊公司全稱，自左而右環(huán)行，部室（中心）名稱在圖案下自左而右橫排。（三）公司各項目經(jīng)理部（工程隊）印章，直徑不大于4.0cm，印章中央刊五角星圖案，外刊項目規(guī)范全稱，自左而右環(huán)行，“項目經(jīng)理部”五個字在圖案下自左而右橫排。（四）公司的公司鋼印直徑為3.5cm，中央刊五角星，五角星外刊單位全稱，自左而右環(huán)行。（五）各社會團(tuán)體的印章，參照同級單位印章的規(guī)格、式樣。第二節(jié)印章的名稱、文體和質(zhì)料第八十九條印章所刊名稱，應(yīng)為本單位以《工商執(zhí)照》所登記的核準(zhǔn)名稱或勞資社保部及某公司人力資源部發(fā)文的法定名稱為準(zhǔn)。如名稱字?jǐn)?shù)過多不易刻制時，可以采用規(guī)范化簡稱，但應(yīng)報公司辦公室和人力資源部批準(zhǔn)和備案。第九十條印章所刊漢字，應(yīng)當(dāng)使用國務(wù)院公布的簡化字，字體為宋體。第九十一條印章的質(zhì)料，由制發(fā)單位根據(jù)實際需要自行確定。第三節(jié)印章的刻制、啟用第九十二條印章制發(fā)單位應(yīng)規(guī)范和加強印章制發(fā)的管理，嚴(yán)格辦理程序和審批手續(xù)。需要刻制印章必須報上一級單位批準(zhǔn)，由上一級單位向企業(yè)所在地公安機關(guān)開具介紹信和有關(guān)文件資料，詳細(xì)寫明印章的名稱、式樣和規(guī)格，憑介紹信和有關(guān)文件到當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)指定地點辦理印章準(zhǔn)刻手續(xù)。印章刻制后，須報上一級批準(zhǔn)單位備案，并由上一級批準(zhǔn)單位發(fā)文啟用。第九十三條某公司機關(guān)各部室印章，由辦公室依據(jù)文件（或紀(jì)要）負(fù)責(zé)辦理有關(guān)印章刻制手續(xù)。印章刻好后，辦公室留印模后啟用。第九十四條董事長、總經(jīng)理（經(jīng)理）、黨委書記個人名章、簽字章的規(guī)格、式樣、數(shù)量可根據(jù)實際需要確定，經(jīng)本人同意后刻制，并授權(quán)使用。第九十五條其他專用章在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行刻制。（一）合同專用章。尺寸與公章一致，中央不刊五角星，外刊單位全稱，自左而右環(huán)行，“合同專用章”在下自左而右橫排。根據(jù)《公司法》和某公司《公司章程》的規(guī)定，某公司是刻制、使用某公司“合同專用章”合法單位，需在法律事務(wù)部備案授權(quán)后使用。（二）財務(wù)專用章。依據(jù)當(dāng)?shù)毓矙C關(guān)、銀行要求在指定地點按規(guī)定格式刻制。第九十六條各社會團(tuán)體的印章、其他專用章在名稱、式樣應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別，參照同級單位印章的規(guī)格、式樣，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后自行刻制和使用。第九十七條某公司各項目經(jīng)理部（工程隊）印章管理。某公司各項目經(jīng)理部（工程隊）印章（指公章、財務(wù)專用章），根據(jù)成立文件，由公司審批后制發(fā)，必須做到先有文件后有印章，可由某公司辦公室或委托方式進(jìn)行刻制并在辦公室留印模備案后啟用。（二）局管項目是指以名義中標(biāo)的、由某公司管理的項目，經(jīng)辦公室委托后可由公司辦公室根據(jù)成立的文件進(jìn)行刻制，并向辦公室留印模、備案或啟用。（三）如項目所在地的政府、業(yè)主或開戶銀行對印鑒有特殊要求的，項目經(jīng)理部（工程隊）可按照流程和規(guī)定指定人員在當(dāng)?shù)乜讨?，但必須在某公司辦公室備案、啟用后方可使用。（四）因業(yè)主撥款等原因，但無核準(zhǔn)文件時，可持項目中標(biāo)通知書、工程合同（經(jīng)評審后的），由公司副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可提前辦理刻制手續(xù)，在某公司辦公室備案、啟用。第九十八條嚴(yán)禁任何單位和個人私刻“公司”印鑒，及以“公司”開頭的各類機構(gòu)印鑒。第四節(jié)印章的管理第九十九條各印鑒主管部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）必須建立健全印章管理制度，加強用印管理，嚴(yán)格審批手續(xù)。未經(jīng)符合管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自使用單位印章。第一百條公司各類印鑒主管部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）要指定專人負(fù)責(zé)印章的管理，建立印章保管和使用登記制度。印章管理人員應(yīng)恪盡職守，照章辦事，嚴(yán)把用印關(guān)。第一百零一條各類印章管理部門及印章審批權(quán)限（一）某公司辦公室為各類印章的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對本公司的各類印章管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，并指定專人負(fù)責(zé)某公司公章、主要領(lǐng)導(dǎo)名章的管理。（二）凡以某公司名義制發(fā)的公文，或與有關(guān)部室聯(lián)合發(fā)文必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后用印。（三）財務(wù)專用章由某公司財務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)保管，使用時由某公司總會計師簽字或授權(quán)財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（四）合同專用章由法律事務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)保管，各種經(jīng)濟合同、租賃合約、協(xié)議等材料用?。ê贤瑢Ｓ谜拢r，必須履行合同評審手續(xù)后，方可使用。（五）投標(biāo)用授權(quán)委托書、投標(biāo)證明書和標(biāo)書等材料的用印（某公司公章、法定代表人名章）時，必須由法定代表人或主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門負(fù)責(zé)人審批使用。（六）公司頒發(fā)的各類證件、證明材料、獎狀、職稱證書用印時，須依照公司或上級主管部門批準(zhǔn)的有關(guān)文件規(guī)定，并對人數(shù)、姓名、事實、稱號等核實無誤后，方可用印。（某）各類例行業(yè)務(wù)用印時，由各系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)或部室負(fù)責(zé)人進(jìn)行業(yè)務(wù)把關(guān)，履行審批手續(xù)，后方可蓋章。（八）董（監(jiān)）事會印章由董（監(jiān)）辦公室專人保管，并依據(jù)各自工作制度制定印章管理辦法，嚴(yán)格用印管理。（九）在辦理個人信貸業(yè)務(wù)時，視所辦理業(yè)務(wù)內(nèi)容，由各主管業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，方可用印。（十）機關(guān)各部室、各項目經(jīng)理部（工程隊）印章均需指定專人負(fù)責(zé)保管，使用時嚴(yán)格履行審批手續(xù)。各項目經(jīng)理部（工程隊）財務(wù)專用章由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)歸口管理，各項目經(jīng)理部（工程隊）須指定專人負(fù)責(zé)日常使用管理，由項目經(jīng)理審批，方可用印。第一百零二條公文蓋章時，印章保管人必須檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，按照規(guī)定的份數(shù)蓋印。印章要蓋得端正、清晰。公章位置上不壓文，下騎年蓋月。嚴(yán)防錯蓋、漏蓋。嚴(yán)禁使用空白蓋印文紙。對于合同等類文書使用印章時，還要加蓋騎封章，防止修改換頁。凡不符合用印規(guī)定的，印章管理部室有權(quán)拒絕用印。第一百零三條印鑒管理人員外出時，須有專人代管。代管人員須嚴(yán)格執(zhí)行印鑒管理的相關(guān)規(guī)定，并且不應(yīng)為財務(wù)人員。第一百零四條凡以單位名義與有關(guān)單位聯(lián)系工作的介紹信，需要加蓋單位印章的，須經(jīng)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第一百零五條機關(guān)各部門在本地或外地使用印章時，由使用部室負(fù)責(zé)辦理《外出用印登記單》（附件8），須副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批，辦公室派專人攜帶印章用印。用于經(jīng)營開發(fā)投標(biāo)工作（異地用?。┨厥馇闆r，要經(jīng)某公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意，必須由開發(fā)部派專人攜帶印章監(jiān)印。嚴(yán)格履行用印時間、低點、用印內(nèi)容，不得用于其他業(yè)務(wù)。第五節(jié)印章銷毀第一百零六條企業(yè)名稱變更時，原單位印章應(yīng)由辦公室收繳后統(tǒng)一登記，或交制發(fā)單位銷毀，不得私存和自行銷毀。其他印章（各項目經(jīng)理部（工程隊）、各部室），如因機構(gòu)撤銷、名稱改變或換用新印章而停止使用時，將原所有作廢印章在正式收到機構(gòu)撤銷文件或停止使用通知書3日之內(nèi)送交某公司辦公室封存或銷毀。第一百零某條印鑒如使用不當(dāng)損毀，應(yīng)某公司辦公室申請重新刻制，相關(guān)手續(xù)與刻制新印鑒相同。損壞的印鑒交辦公室封存。第一百零八條對于劃歸或并入的機構(gòu)，由某公司辦公室做好印章移交相關(guān)手續(xù)。當(dāng)年成立或撤銷的機構(gòu)印章印模單獨標(biāo)明。第六節(jié)偽造、違規(guī)使用印章處罰第一百零九條偽造、違規(guī)使用印章者，一經(jīng)核實立即就地免職，并對直接責(zé)任人和相關(guān)責(zé)任人給予行政處分和經(jīng)濟處罰。情節(jié)嚴(yán)重的移送司法機關(guān)進(jìn)行處理。第七節(jié)介紹信使用管理第一百一十條介紹信應(yīng)規(guī)范格式，設(shè)有存根聯(lián)，并編號使用，存根應(yīng)至少保存2年，以備查證。介紹信落款和騎封處加蓋印章。非正式介紹信（便函）要履行審批手續(xù)，登記備查。第一百一十一條凡以某公司名義開具介紹信（包括下屬單位換信），須經(jīng)某公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字。第一百一十二條一般情況下不得在空白介紹信上用印。特殊情況確需使用時，須經(jīng)某公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并限定有效時間，用完后將使用情況向辦公室負(fù)責(zé)人匯報并做好記錄存查。第八章行政辦公會議管理第一節(jié)會議種類和職責(zé)第一百一十三條行政辦公會議主要是指總經(jīng)理辦公會議、總經(jīng)理辦公擴大會議、專題辦公會議、施工生產(chǎn)季度會議、周交班例會等。各項目經(jīng)理部（工程隊）要根據(jù)工作實際，建立健全會議制度，不拘形式、靈活多樣，打造上下聯(lián)動、相互套接、統(tǒng)籌推進(jìn)的工作秩序，確保重點工作部署落到實處。第一百一十四條某公司辦公室負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公會議、總經(jīng)理辦公擴大會議、生產(chǎn)經(jīng)營季度會議、周交班例會的通知、召集、組織、記錄和整理領(lǐng)導(dǎo)講話、紀(jì)要等工作。某公司辦公室負(fù)責(zé)向會議主持人匯報參加會議人員的到會情況。董監(jiān)辦、黨委工作部負(fù)責(zé)配合辦公室做好主要領(lǐng)導(dǎo)講話的記錄和整理等工作。第一百一十五條某公司各部室負(fù)責(zé)專題辦公會議的通知、召集、組織、記錄和整理紀(jì)要工作。某公司辦公室負(fù)責(zé)專題辦公會議紀(jì)要的核發(fā)工作。第二節(jié)會議形式、內(nèi)容第一百一十六條總經(jīng)理辦公會議（一）會議參加人員：領(lǐng)導(dǎo)班子成員。會議可根據(jù)議事內(nèi)容的需要，確定機關(guān)本部行政各部室負(fù)責(zé)人及其他列席人員參加會議。會議由總經(jīng)理主持會議。辦公室、董監(jiān)辦應(yīng)派專人參加，會議記錄人由辦公室主任指派專人負(fù)責(zé)。（二）會議時間：原則上每月召開一次，會議間隔時間不超過兩個月。會議內(nèi)容：臨時確定。（三）會議主要議題：1．研究確定須提交董事會審議的方案。2．研究決定組織實施董事會決議的措施和辦法。3．研究擬定公司的經(jīng)營方針、目標(biāo)和中長期發(fā)展規(guī)劃。4．研究擬定公司重大改革方案、重大投資方案、經(jīng)營開發(fā)方案、機構(gòu)設(shè)置方案、財務(wù)預(yù)算方案等。5．研究決定除由董事會決定以外的管理人員的聘用（解聘）和加減薪及獎懲。6．研究公司基本管理制度、經(jīng)營承包辦法及施工組織管理方案等。7．研究決定董事會授權(quán)辦理的其它事項。8．需提交總經(jīng)理辦公會議研究決定的其它事項。（四）會議實施形式1．提報議案由各副總經(jīng)理、總工程師、總會計師及機關(guān)本部行政各部室，認(rèn)為需提交總經(jīng)理辦公會議研究討論的有關(guān)問題，應(yīng)事先提出議案，交辦公室匯總、審核匯總后報總經(jīng)理審定。2．確定議案總經(jīng)理根據(jù)有關(guān)人員、部室，提報議案的輕、重、緩、急和實際工作需要確定，由辦公室決定將議案列入會議議程，并提前2天發(fā)出會議通知。重要議案要形成書面材料，開會前2日內(nèi)發(fā)至參會人員。3．議案準(zhǔn)備各項議案的提報人或部室，應(yīng)在提報前做好充分準(zhǔn)備，向各自分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，對涉及其他部室職權(quán)范圍內(nèi)的事項，指派人或部室應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部室協(xié)商，達(dá)到一致意見，并就議案提出可行性報告或說明，供會議研究討論?？偨?jīng)理辦公會議在做出重要決策之前，需征求班子成員意見。4．召開形式與會人員圍繞議案，集思廣益，經(jīng)充分討論后，由總經(jīng)理做出決定，并形成決議或會議紀(jì)要，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)公布。會議由辦公室主任或指派人員記錄。根據(jù)會議內(nèi)容，形成須提交董事會審議的紀(jì)要。第一百一十七條總經(jīng)理辦公擴大會議（一）會議參加人員：領(lǐng)導(dǎo)班子成員，副三總師、機關(guān)本部各部室負(fù)責(zé)人等有關(guān)人員參加。各部室負(fù)責(zé)人因事或出差，應(yīng)委托副職參加會議。（二）會議時間：由辦公室臨時通知。（三）會議內(nèi)容：1．傳達(dá)上級重要會議精神和要求。2．通報重大事項（上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、突發(fā)性事件等）。3．部署董事會和總經(jīng)理辦公會議決定的事項。4．近期帶重點工作情況。5．各系統(tǒng)、部室匯報總結(jié)近期重點工作完成情況，安排下步重點工作任務(wù)和需要溝通、協(xié)調(diào)解決的問題。日常本職工作不在匯報范圍之內(nèi)。6．對于涉及跨系統(tǒng)、跨部室職權(quán)范圍內(nèi)的事項，由各分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部室牽頭，會后進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)解決，達(dá)到一致，并向總經(jīng)理匯報。7．某公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會議有關(guān)情況對下步工作提出要求。（四）分工落實辦公室負(fù)責(zé)記錄、整理，形成會議紀(jì)要，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室根據(jù)《紀(jì)要》內(nèi)容確定發(fā)放范圍和方式。機關(guān)本部各部室要根據(jù)《紀(jì)要》內(nèi)容，采取分工負(fù)責(zé)的原則逐級落實，由辦公室具體督辦落實情況，并在下次會上報告重點工作的落實情況，直至完成。第一百一十八條專題辦公會議（一）會議參加人員：由主辦部室確定專題會議參加人員。會議由主辦部室的分管領(lǐng)導(dǎo)作為會議的召集和主持人。（二）會議時間、地點由主管部室負(fù)責(zé)通知和確定。（三）會議內(nèi)容：根據(jù)董事會和總經(jīng)理辦公會議部署的工作，具有緊急性、專題性的和超過職權(quán)范圍的工作研究，通過溝通、協(xié)調(diào)達(dá)到一致的重點事項。（四）分工落實由主辦部室負(fù)責(zé)記錄、整理紀(jì)要，經(jīng)辦公室審核后，呈送分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室根據(jù)《紀(jì)要》內(nèi)容和主辦部室的要求，發(fā)至涉及工作的部室和單位，并對重點事項進(jìn)行督辦。第一百一十九條生產(chǎn)經(jīng)營季度會議（一）會議參加人員：領(lǐng)導(dǎo)班子成員，副三總師、紀(jì)委副書記、工會副主席、機關(guān)本部各部室負(fù)責(zé)人及各項目經(jīng)理部（工程隊）領(lǐng)導(dǎo)班子成員。根據(jù)會議情況臨時確定其他參會人員。（二）會議時間：每季度召開一次，即每季度第一月的月初。會議間隔時間不超過四個月。具體召開時間、地點由某公司辦公室負(fù)責(zé)通知。（三）會議內(nèi)容1．公布實施董事會決議的措施和辦法。2．公布季度生產(chǎn)經(jīng)營計劃完成情況及獎罰情況。3．公布基本管理制度和生產(chǎn)、經(jīng)營組織管理方案等。4．公布有關(guān)人事聘用（解聘）和加減薪及獎懲事項。5．部署生產(chǎn)經(jīng)營等項工作。（四）分工落實由董監(jiān)辦、辦公室、黨委工作部分別負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)講話內(nèi)容的記錄和整理，并以《情況通報》形式由辦公室下發(fā)。辦公室依據(jù)工作要求進(jìn)行督辦落實。第一百二十條周交班例會參會人員：領(lǐng)導(dǎo)班子成員，機關(guān)本部副三總師，各部室負(fù)責(zé)人等。各部室負(fù)責(zé)人因事或出差，應(yīng)委托副職參加會議。（二）會議時間：每周一早8:30。（三）會議內(nèi)容：1.各部室匯報上周工作完成情況及本周工作計劃。2.傳達(dá)上級重要會議精神和要求，通報近期重點工作情況。3.某公司領(lǐng)導(dǎo)就周交班例會聽取的匯報，對本周工作安排提出要求。機關(guān)各部室做好涉及本職的重點問題和急需解決問題的記錄，待會后進(jìn)行研究、溝通、協(xié)調(diào)、解決。辦公室負(fù)責(zé)記錄和整理，并形成《會議紀(jì)要》下發(fā)。第九章檔案管理第一節(jié)總則第一百二十一條依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《中國鐵路股份有限公司檔案管理辦法》（中鐵股份辦〔2007〕158號），《文秘工作管理辦法》（辦〔2013〕334號），結(jié)合某公司檔案管理工作實際，制定本辦法。第一百二十二條檔案是指某公司在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會、和公司有保存價值的各種形式的文件材料。第一百二十三條檔案主要分八大門類：文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、違紀(jì)檔案、審計檔案、干部死亡五年以上檔案、實物檔案。第一百二十四條某公司檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的真實記錄和重要憑證，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，具有“歷史、證據(jù)、參考”的作用，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有重大深遠(yuǎn)的意義。各級領(lǐng)導(dǎo)必須給予高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強全員檔案意識，整合資源，同心協(xié)力做好檔案工作。第一百二十五條應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，并制定企業(yè)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。明確本單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)并經(jīng)常督促檢查檔案工作。第二節(jié)檔案工作機構(gòu)、職責(zé)及人員第一百二十六條某公司檔案工作接的監(jiān)督和指導(dǎo)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，逐級監(jiān)督、指導(dǎo)的原則。第一百二十七條某公司辦公室是檔案業(yè)務(wù)歸口管理部室。負(fù)責(zé)貫徹并落實國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)制定本企業(yè)檔案管理各項規(guī)章制度。統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案工作并負(fù)責(zé)機關(guān)本部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。（三）及時傳達(dá)上級單位和領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的指示；（四）指導(dǎo)機關(guān)本部各部室文件的形成、積累、整理和立卷歸檔工作。第一百二十八條公司應(yīng)建立、健全檔案管理機構(gòu)，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，統(tǒng)一管理本單位的檔案，并負(fù)公司內(nèi)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。公司應(yīng)為檔案工作部門配備政治可靠、責(zé)任心強、起碼具有大專以上學(xué)歷、有一定檔案專業(yè)知識、業(yè)務(wù)能力、數(shù)量與檔案管理工作相適應(yīng)的檔案工作人員。第一百二十九條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)堅持堅定正確的政治方向，忠于職守，遵紀(jì)守法，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，努力提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。第一百三十條公司要加強檔案工作隊伍的建設(shè)，在有計劃地選調(diào)具有檔案專業(yè)學(xué)歷人員的同時，組織好現(xiàn)有人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育。努力改善人員結(jié)構(gòu)，保證隊伍相對穩(wěn)定。第一百三十一條機關(guān)本部各部室均有立卷歸檔任務(wù)，要指派一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部室檔案的立卷歸檔工作，每年均應(yīng)在檔案部門監(jiān)督指導(dǎo)下完成本部室各門類檔案的立卷歸檔工作。第三節(jié)檔案收集、整理、歸檔第一百三十二條公司應(yīng)建立健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度，明確各類文件材料的收集、歸檔責(zé)任部門、人員和職責(zé)，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。第一百三十三條各單位可結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專業(yè)內(nèi)容特征等分類確定文件材料的收集、整理、歸檔責(zé)任部門和人員：（一）公文類（如正式公文、函、電報）文件材料，由單位的文書部門專人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，單位有關(guān)部門兼職文書人員予以配合。文件材料的整理細(xì)則，應(yīng)按照《股份有限公司歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行整理，歸檔范圍和歸檔期限執(zhí)行九局辦公室編發(fā)的《關(guān)于明確檔案分類管理規(guī)則的通知》（辦發(fā)[2012]90號）文中的相關(guān)要求。（二）科技類（主要指工程檔案）、財會類的文件材料，由單位業(yè)務(wù)部門的兼職科技檔案員或兼職會計檔案員負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔。工程項目檔案日常的管理，執(zhí)行九局工程管理部編發(fā)的《施工技術(shù)管理辦法》（程[2013]305號）文中的相關(guān)要求。會計檔案日常的管理，執(zhí)行九局財務(wù)部編發(fā)的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》（財[2013]342號）文中的相關(guān)要求。（三）聲像、實物檔案的管理，執(zhí)行《股份有限公司聲像檔案整理規(guī)則》、《股份有限公司實物檔案整理規(guī)則》的相關(guān)要求。第一百三十四條有保存價值的文件資料應(yīng)當(dāng)全部歸檔，任何人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，如確需長期留存使用，應(yīng)盡量使用掃描件和復(fù)制件，原件交檔案部門存檔。第一百三十五條歸檔的文件材料日常的收集和管理，應(yīng)由相關(guān)部門專人負(fù)責(zé)，不允許分散保管，借閱文件時，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，以便隨時掌握文件流向，防止丟失，并規(guī)定借閱一定期限內(nèi)必須重新辦理登記手續(xù)進(jìn)行續(xù)借，不得長期滯留在個人手中。如因日常保管不當(dāng)造成文件材料丟失的，應(yīng)追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。第一百三十六條歸檔文件材料的基本要求：（一）歸檔的各類文件材料必須完整、準(zhǔn)確地反映各項活動中的真實內(nèi)容和歷史過程，符合其形成規(guī)律。（二）文件書寫和載體材料應(yīng)宜耐久保存，應(yīng)使用碳素墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆及紅墨水等不耐久材料；宜使用激光打印機打印材料。（三）擬歸檔文件材料必須整理規(guī)范，層次分明，符合文件材料形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。（四）非紙質(zhì)文件材料（如電子文件）應(yīng)將內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件及電子文件閱讀條件說明一同歸檔。第一百三十七條檔案管理部門要加強對各職能部室立卷歸檔工作的指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查，確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合各類檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并認(rèn)真履行檔案驗收交接手續(xù)。第一百三十八條檔案工作人員對接收的檔案，要進(jìn)行系統(tǒng)整理，按照各類檔案管理規(guī)則，做好案卷排列、編號，編制檢索工具等，以便檔案的利用。第一百三十九條歸檔時間：文書檔案應(yīng)在文件材料形成年度第二年4月至6月間向檔案部門移交歸檔。機構(gòu)變動、產(chǎn)權(quán)變更情況下形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。會計檔案原則上由財務(wù)部門保留二年，二年后向檔案室移交歸檔，若需頻繁使用，可適當(dāng)延長1-2年。項目檔案應(yīng)在項目驗收通過3個月內(nèi)，經(jīng)公司各歸口業(yè)務(wù)部門審核驗收合格后，向檔案室移交歸檔。如項目竣工驗收后仍有延續(xù)清算的，項目會計檔案可待項目清算完成后再向檔案部門移交。第四節(jié)檔案基礎(chǔ)管理第一百四十條某公司文書、工程、會計、實物、聲像等主要門類檔案實行統(tǒng)一管理。公司應(yīng)根據(jù)檔案管理的要求，增添必要的設(shè)備，采用科學(xué)方法，做好檔案的保管工作，保護(hù)檔案的安全，延長檔案的壽命。具有永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時修補或復(fù)制，并在備考表上注明。第一百四十一條制定、采取有效措施，加強檔案的安全保管，特別要加強涉及國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理。第一百四十二條建立檔案統(tǒng)計制度，公司檔案部門必須對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開發(fā)等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，每年1月份需填報上一年度本單位檔案統(tǒng)計年報，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須認(rèn)真核實。第一百四十三條主動開展檔案利用工作。每年編輯組織沿革、大事記、年鑒、文件匯編、檔案利用實例匯編等，積極開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)各項工作提供及時、有效的服務(wù)。利用、公布檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。第五節(jié)檔案的利用第一百四十四條檔案工作人員應(yīng)了解本單位的歷史和業(yè)務(wù)，熟悉所保管的檔案情況，主動開展檔案利用工作，編制檔案檢索工具，提高查找效率。第一百四十五條檔案借閱具體要求：（一）本單位各部室利用與工作有關(guān)的普通檔案，須辦理借閱手續(xù)；外單位利用普通檔案，須持單位的正式介紹信，并注明借閱者身份、借閱目的和范圍，須經(jīng)檔案部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用涉密檔案嚴(yán)格審批手續(xù)。黨委（常委）會議、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議、紀(jì)委會議形成的檔案以及其他涉密檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時必須經(jīng)形成檔案的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和未按規(guī)定辦理借閱利用手續(xù)的，辦公室檔案室有權(quán)拒絕提供檔案。（三）檔案利用方式以在閱覽室閱卷為主，尤其是涉密檔案，原則上均不得借出閱覽室，如有特殊需要，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可限期外借。借出的檔案不準(zhǔn)帶至公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。（四）利用者對所利用的檔案必須保證檔案的完整與安全，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、拆卷，嚴(yán)禁在檔案資料上隨意涂改、勾劃，更不允許損毀、丟失，確保檔案的完整無損。（五）經(jīng)批準(zhǔn)后借出的檔案一般不超過15天，過期不能歸還時，要辦理續(xù)借手續(xù)。逢重大節(jié)假日應(yīng)提前歸還借出的檔案。檔案人員要隨時掌握利用情況，不斷改進(jìn)利用工作。（六）利用者歸還檔案時，檔案人員必須認(rèn)真對歸還的檔案進(jìn)行檢查，當(dāng)面清點無誤，方可辦理歸還手續(xù)。第一百四十六條檔案復(fù)制有關(guān)要求（一）檔案保管部門一般不向利用者提供涉密檔案的復(fù)制件，確需復(fù)制件的，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并進(jìn)行登記，用畢后須將復(fù)制件交回檔案部門處理。（二）利用者需要復(fù)制檔案時，必須說明利用目的和范圍，不得要求復(fù)制與利用目的、范圍無關(guān)的檔案，尤其是機密檔案。第六節(jié)檔案的鑒定和銷毀第一百四十七條對已經(jīng)超過保管期限的各類檔案進(jìn)行鑒定和銷毀：（一）檔案鑒定銷毀工作必須在公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行，檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組成員由行政管理系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)職能部室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）檔案鑒定銷毀工作由辦公室和與形成檔案內(nèi)容有關(guān)的職能部室共同進(jìn)行。（三）檔案鑒定銷毀必須按照《文書檔案保管期限表》、《會計檔案保管期限表》、《科技檔案保管期限表》、《聲像檔案保管期限表》等期限表為依據(jù)進(jìn)行。（四）鑒定檔案采用直接鑒定法，以案卷為單位，對檔案的內(nèi)容、名稱、來源、完整準(zhǔn)確率程度等，逐卷、逐件、逐頁地進(jìn)行審查鑒定。對重新考證、修訂的應(yīng)在案卷備考表中說明。（五）銷毀檔案必須從嚴(yán)掌握，慎重從事。鑒定結(jié)束后，對確無保存價值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊（一式兩份），由辦公室提出“檔案銷毀報告”，經(jīng)形成檔案的部室復(fù)審后，報請行政管理系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)審批銷毀。（六）銷毀檔案，辦公室檔案室應(yīng)和相關(guān)的業(yè)務(wù)部室各1人按指定的地點和方式，負(fù)責(zé)監(jiān)銷。被銷毀的檔案必須與銷毀清冊內(nèi)容無誤，為防止遺失和泄密，嚴(yán)禁將檔案賣給廢舊物資收購部室或收購人員。檔案被銷毀后，監(jiān)銷人員須在銷毀清冊上簽字，以示負(fù)責(zé)。（某）“檔案銷毀報告”及“銷毀清冊”須歸檔。第七節(jié)檔案的庫房管理第一百四十八條檔案庫房是保存黨和國家、企業(yè)機密的重地，必須設(shè)在安全地點，結(jié)構(gòu)堅固，室內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸?，配備防火、防盜、防光、防熱、防有害氣體、防潮、防蟲、防磁等必要設(shè)施。檔案庫房應(yīng)有專人負(fù)責(zé)管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。（一）檔案庫房是保管檔案的專用庫房，任何單位和個人不得在檔案庫房內(nèi)存放與檔案管理無關(guān)的物品。（二）檔案案卷按檔案門類和載體進(jìn)行科學(xué)分類、排列、編號入柜（上架），有序管理，不得任意挪動案卷位置。案卷調(diào)出利用或加工整理，必須馬上歸回原處。（三）檔案庫房內(nèi)應(yīng)做好溫濕度調(diào)控工作，努力使庫房內(nèi)溫度、相對濕度分別保持在l4℃～24℃(±2℃)和45～60％(±5％)之間，且不斷改善保管條件。（四）檔案庫房管理人員每年六月一日前在檔案柜（架）內(nèi)置放一定數(shù)量的防蟲藥品，并定期進(jìn)行蟲霉檢查，發(fā)現(xiàn)蟲霉，及時處理。（五）檔案庫房安裝防火防盜報警裝置，置放一定數(shù)量滅火器材，加強防火、防盜工作。檔案庫房周圍要滅絕火源，下班時要關(guān)閉電閘。庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品帶入檔案庫房內(nèi)。（六）檔案庫房管理人員必須保持檔案庫房的安全性能，不得損壞任何安全設(shè)施。（某）檔案庫房不采用自然光源，要加掛防光窗簾（或遮陽板），不得隨意拉開。（八）檔案的存放和提取利用均由檔案庫房管理人員進(jìn)行，其他人不得隨意進(jìn)入檔案庫房。第八節(jié)檔案的安全和保密第一百四十九條檔案部門是涉密較多的機要部門，檔案工作人員要嚴(yán)守保密制度，自覺地搞好檔案安全保密工作，確保檔案的絕對安全。（一）認(rèn)真執(zhí)行“保密守則”，做到不該看的不看，不該說的不說，不私抄檔案材料，不在任何場所談?wù)摍C密，不利用工作之便為自己及親屬謀私利，不隨意保管或攜帶文件和檔案外出。嚴(yán)禁任何單位或個人，未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自利用報刊、廣播、電視等形式，公布、出版檔案文件。（二）嚴(yán)格執(zhí)行“檔案的提供利用”標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，控制使用范圍，對歸還的檔案及時歸位，不得亂放，以防丟失和泄密。（三）定期核對檔案數(shù)量，嚴(yán)格執(zhí)行“檔案的鑒定銷毀”標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，未經(jīng)鑒定的檔案嚴(yán)禁銷毀，不得復(fù)制密級檔案。（四）逢重大節(jié)假日，在休息前要對檔案庫房進(jìn)行一次安全大檢查，以防漏洞，確保安全。第九節(jié)獎懲第一百五十條有下列事跡之一的，由公司對在檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的部門和人員給予表彰和獎勵：（一）對檔案的收集、整理、管理、編研開發(fā)、提供利用做出顯著成績的；（二）對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；（三）在推動、加強企業(yè)檔案基礎(chǔ)工作方面做出顯著成績的；（四）同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。第一百五十一條應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度，對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，由檔案管理部門責(zé)令限期改正；情況嚴(yán)重的，依紀(jì)給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第十四章附則第一百五十二條本辦法由某公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第一百五十三條本辦法自發(fā)布之日起開始實施。原《公司文書、秘書、檔案工作管理制度》同步廢止。附件1信息聯(lián)絡(luò)員登記表單位名稱郵政編碼單位地址姓名性別職務(wù)聯(lián)系電話手機傳真號碼電子信箱QQ號碼主管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系電話手機

附件2 督辦通知發(fā)出時間：年月日編號：XXX辦督字[]第號督查事項督辦單位催辦人員聯(lián)系方式承辦單位（部門）辦結(jié)時限辦結(jié)回告辦理意見（公章）負(fù)責(zé)人：年月日所附復(fù)印材料說明

附件3公司公文格式1依據(jù)根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）和《文秘工作管理辦法》(辦〔2013〕334號)的有關(guān)規(guī)定，按照《黨政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T9704-2012，以下簡稱“國標(biāo)”）制定本格式。2范圍本格式規(guī)定了公司黨政機構(gòu)公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規(guī)則，并給出了公文的式樣。本格式適用于公司各級黨政機構(gòu)制發(fā)的公文。3定義下列定義適用本格式。3.1字標(biāo)示公文中橫向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一字指一個漢字寬度的距離。3.2行標(biāo)示公文中縱向距離的長度單位。在本標(biāo)準(zhǔn)中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。4公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)公文用紙一般使用的紙張定量為60g/㎡～80g/㎡的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為80％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值為7.5～9.5。5公文用紙幅面及版面尺寸5.1幅面尺寸公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，成品幅面尺寸為210mm×297mm。5.2版面5.2.1頁邊和版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，地腳（下白邊）為35mm±lmm；公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，切口（右白邊）為26mm±1mm；版心尺寸為156mm×225mm。5.2.2字體和字號如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。5.2.3行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。5.2.4文字的顏色如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。6印制裝訂要求6.1制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。6.2印制要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。6.3裝訂要求公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°，無毛茬或缺損。騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)：a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70mm處，允許誤差±4mm；b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應(yīng)吻合、包緊、包平、不脫落。7公文格式各要素編排規(guī)則7.1公文格式各要素的劃分本格式將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于版心外。7.2版頭7.2.1份號如需標(biāo)注份號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。7.2.2密級和保密期限如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。7.2.3緊急程度如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。7.2.4發(fā)文單位標(biāo)志由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文單位標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文單位名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦單位名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文單位名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文單位名稱為準(zhǔn)上下居中排布。7.2.5發(fā)文字號編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。7.2.6簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文單位標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文單位的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。7.2.7版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。7.3主體7.3.1標(biāo)題一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。7.3.2主送單位編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個單位名稱后標(biāo)全角冒號。如主送單位名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)當(dāng)將主送單位名稱移至版記，標(biāo)注方法見7.4.2。7.3.3正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送單位名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。7.3.4附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。7.3.5發(fā)文單位署名、成文日期和印章7.3.5.1單獨行文加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文單位署名，印章端正、居中下壓發(fā)文單位署名和成文日期，使發(fā)文單位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。7.3.5.2聯(lián)合行文加蓋印章的公文聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文單位署名按照發(fā)文單位順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一