電子文件管理整合的思想挖掘

電子文件管理整合的思想挖掘

今天“管理整合”這個詞并不為人所知。它已在多個實踐和研究領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，如系統(tǒng)科學(xué)、管理、新聞等。這表明，在優(yōu)化不同的管理方面，管理整合方法得到了廣泛應(yīng)用。其實,縱觀我國電子文件管理的實踐發(fā)展歷程與理論研究規(guī)律,可以發(fā)現(xiàn)其路徑呈現(xiàn)出了“分散-->集中-->集成-->整合”的“國家化”軌跡?？梢?盡管管理整合在近幾年才開始出現(xiàn)于檔案界,管理整合的思想在電子文件管理中卻發(fā)揮了其獨特的效率。本文正試圖探索電子文件管理理論所透射出的整合縮影,挖掘管理整合的方法論在推進電子文件管理發(fā)展的路徑。1對電子文件管理相關(guān)理論的挖掘電子文件管理理論經(jīng)過長期的發(fā)展已變得越加豐富,針對電子文件管理眾多理論的發(fā)展歷程、內(nèi)涵、性質(zhì)等層面,有不少學(xué)者進行了較全面的總結(jié)探索并試圖從不同視角挖掘更深層次的或不同層次的涵義。對此,筆者是對學(xué)者們做的關(guān)于總結(jié)、綜述或是述評現(xiàn)有的大部分電子文件管理理論的文獻綜述。當(dāng)然,即使是對電子文件管理理論研究的總體探索、綜述或是延伸,而由于研究者強調(diào)的重點及使用的方法不同,以致視角的切入點各異,呈現(xiàn)出了研究視角的多元化格局。目前,大量的相關(guān)文獻都是從梳理、介紹及簡單的延伸等的角度去探微這些前沿的管理理論,其研究對象多為電子文件管理理論的發(fā)展歷程、理論內(nèi)容、核心思想及其所帶來的影響以及其創(chuàng)新之處等層面。如張寧對2010年電子文件管理相關(guān)理論的研究的現(xiàn)狀做了全面的綜述:陳勇對文件連續(xù)體理論、文件重組理論和頂層設(shè)計理論等電子文件管理前沿理論做了簡單的梳理、歸納;丁璇在討論電子文件管理相關(guān)理論之后還提出自己的思考,包括后現(xiàn)代思潮對檔案學(xué)的影響、對“舶來品”的科學(xué)態(tài)度等;另外楊安蓮在總結(jié)國際上電子文件管理理論的熱點研究后,提出了電子文件管理的國際化與標準化走向,并提出聯(lián)合協(xié)作的電子文件管理問題解決之道。當(dāng)然,除上述相關(guān)研究外,也有學(xué)者視角獨特地挖掘電子文件管理理論深層次內(nèi)涵、方法論、發(fā)展規(guī)律等。一是對電子文件管理理論方法論的挖掘。傅榮校與林周女從電子文件管理理論中挖掘電子文件管理方法論,如依據(jù)電子文件全程管理與電子文件連續(xù)體模式思想,構(gòu)建電子文件一體化管理模式,搭建電子文件管理最優(yōu)化管理框架以指導(dǎo)電子文件管理。還分別就電子文件歸檔與前端控制思想、電子文件鑒定理論、電子文件元數(shù)據(jù)進行研究,并從中挖掘電子文件管理方法論。二是對電子文件管理理論研究路徑的探析。對此,于英香與孫遜從研究的路徑角度作為切入點,從電子文件管理過程、管理手段和管理思維三個角度對電子文件管理理論的研究路徑進行了系統(tǒng)論述。綜上所述,關(guān)于電子文件管理理論整體述評研究雖成果不斷,但也有不足之處。如還只是停留在介紹、梳理和綜述的層面,切入的視角較少,這不利于電子文件管理理論體系的豐富,更重要的是理論研究沒有結(jié)合管理實踐。本文從管理整合角度進行電子文件管理理論的探析,以便深層次地挖掘電子文件管理理論內(nèi)涵。2管理整合領(lǐng)域的理論2.1統(tǒng)的角度分析。在對“整合”一詞其實較早出現(xiàn)在生物學(xué),后主要盛行于系統(tǒng)科學(xué)領(lǐng)域,而如今整合已遍布于各個學(xué)科,并且研究熱度一直持高。根據(jù)整合的演化過程可知其在不同領(lǐng)域含義略有不同。就整合的具體含義,早在20世紀90年代,黃偉宏做了系統(tǒng)的分析,他認為:“所謂整合,是指由系統(tǒng)的整體性及其系統(tǒng)核心的統(tǒng)攝、凝聚作用而導(dǎo)致的使若干相關(guān)部分或因素合成為一個新的統(tǒng)一整體的建構(gòu)、序化過程。整合,也可以簡約地顧名思義為:整體的綜合統(tǒng)一?！庇纱?也可以簡化地說整合是統(tǒng)一整體的建構(gòu)、序化過程。而隨著研究的深入和學(xué)科的發(fā)展,整合的含義也不斷得到豐富發(fā)展,如增加了“整理、組合”條目,另外還有學(xué)者認為還有結(jié)合、耦合、融合等的詞義。李顯君則認為“整合一詞包含重建或重構(gòu)和統(tǒng)一或一體化兩層含義。即所謂整合,是指對事物的結(jié)構(gòu)進行重構(gòu)并形成新的一體化過程?！睂Υ?筆者將采取其廣義上豐富后的內(nèi)涵,整合包括整頓、協(xié)調(diào)、重組、重構(gòu)、統(tǒng)一、組合、融合、一體化等過程,即是從宏觀范圍上進行的各項整合。2.2管理結(jié)構(gòu)要素管理整合其實就是管理維度上的整合。結(jié)合整合的含義,李顯君認為“所謂管理整合是指對管理結(jié)構(gòu)及其內(nèi)在聯(lián)系進行重構(gòu)并形成新的一體化過程。”并且認為管理整合與整合管理無本質(zhì)的區(qū)別?？梢娝饕菑墓芾斫Y(jié)構(gòu)角度去定義管理整合的,針對管理結(jié)構(gòu)要素將管理整合的對象分為管理過程、管理板塊和管理組織三個方面。鄭石橋則認為“整合管理就是各職能管理之間、各崗位之間、職能管理與崗位管理之間有機地融合為一體?！彼饕菑墓芾砺毮芙嵌榷x管理整合。隨著整合含義的豐富以及管理方式的增加,管理整合的含義也在擴大化,除了內(nèi)部的重組外,外部的合作、合并重構(gòu)也是整合的一個方面。本文是從電子文件管理理論中透析其蘊含的管理整合內(nèi)涵,其中電子文件管理是比較微觀的管理層面,筆者主要從管理結(jié)構(gòu)上去挖掘其整合層面,所以選取李顯君的解釋。也簡單地得出電子文件管理整合的含義,即是對電子文件管理結(jié)構(gòu)要素及其內(nèi)在聯(lián)系進行重構(gòu)并一體化的過程,其中包括電子文件管理過程、電子文件管理組織、電子文件管理各模塊的整合過程等層面。3電子文件管理理論的一體化思想3.1電子文件管理整合理念對比理念主要是指一種思想、看法,則可簡單地認為管理整合理念是一種對管理進行整合的思想與看法,而電子文件管理早期理論正透射出了管理整合的理念。3.1.1管理集成管理集成早已運用于各個領(lǐng)域,其涵義也在不斷地豐富,筆者主要選取“理念”角度的論述,如海峰等人認為“集成可以理解為構(gòu)造系統(tǒng)的一種理念,同時集成也是解決系統(tǒng)復(fù)雜問題,提高系統(tǒng)整體功能的方法?！卑压芾砑傻膬?nèi)涵定義為:“管理集成是一種理念,是構(gòu)成管理系統(tǒng)的方式,也是解決復(fù)雜系統(tǒng)管理的綜合方法。”他們正是從管理理念角度進行的論述,并且認為集成還具備計劃、組織和協(xié)調(diào)的含義。管理集成真正成為檔案界學(xué)術(shù)研究熱點始于21世紀初期,第十五屆國際檔案大會上“集成管理”正式成為焦點議題。其涉及的文件與檔案集成管理系統(tǒng)、集成管理項目、集成管理方法、集成管理模型與集成管理過程等術(shù)語成為電子文件管理問題或是文件管理最佳實踐的若干議題。管理集成論被引入檔案界后,經(jīng)過業(yè)內(nèi)人士的深度挖掘與延伸,逐漸形成了電子文件管理集成論。此后,電子文件管理集成理念開始彌漫在檔案界。另外管理集成具備了管理整體的優(yōu)化性、協(xié)同性、綜合性,這都體現(xiàn)了整合的特性,此發(fā)展路徑透射出了電子文件管理整合理念的逐漸形成軌跡。如我國區(qū)域電子文件集成管理實踐的開展,各區(qū)域合作建設(shè)區(qū)域性電子文件資源共享系統(tǒng),這些實踐體現(xiàn)的不但是區(qū)域空間的整合也是電子文件管理系統(tǒng)的整合,更是把管理整合理念巧妙地運用于電子文件管理實踐領(lǐng)域。3.1.2后保管模式思想的形成后保管模式思想其實主要是受20世紀中葉的后現(xiàn)代主義思潮的影響,其主要挑戰(zhàn)來自于電子文件的產(chǎn)生。早在20世紀70年代,F·杰拉爾德·漢姆在他的《檔案邊緣》一文中就孕育了后保管模式思想。他提出檔案更應(yīng)該反映生活的方方面面,檔案工作需要更多的合作。他還強調(diào)后保管時代的到來應(yīng)努力實現(xiàn)這些方面:接收規(guī)劃的綜合性、保管的集中性、機構(gòu)間的合作性、上下組之間的互動性、管理過程的計劃統(tǒng)一性等。其實這些思想都是整合理念的透射,是后保管時代背景下文件管理的需求,也突出了整合時代的到來。后保管模式的正式提出與補充是在第十三屆國際檔案大會上由加拿大檔案學(xué)者特里·庫克正式提出的,他使得后保管模式思想成為文件的一種全新管理方式,他還強調(diào)后保管模式將帶來一系列的變化:管理中文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和上下文應(yīng)作為一個整體;強調(diào)電子文件數(shù)據(jù)單元的重新組合性、服務(wù)窗口的共享性;更加關(guān)注文件的整體形成過程、業(yè)務(wù)流程的有機聯(lián)系;并且提出電子文件管理必須提前介入,實現(xiàn)前端控制等的思想理念。綜合后保管模式的各思想,其中規(guī)劃的綜合性與保管的集中性體現(xiàn)了電子文件管理宏觀體制上的整合思想;機構(gòu)的合作性與上下組織的互動性則體現(xiàn)了電子文件管理組織的整合;管理過程的計劃統(tǒng)一性、形成過程與業(yè)務(wù)流程的整體性、前端控制思想等體現(xiàn)的是電子文件管理過程的整合。可見,這些理論都是管理整合理念的各種表現(xiàn),雖然思想中未正式提出整合或是集成的概念,但理論中所體現(xiàn)的實踐指導(dǎo)方法卻蘊含了管理整合的方法論思想。3.2整合的管理理論電子文件時代的到來,學(xué)界與實踐領(lǐng)域為提高電子文件管理水平都進行了長期的探索研究。其中優(yōu)化電子文件管理過程是各界一直共同努力的重點,并且在長時間的探索下,形成了一系列優(yōu)化電子文件管理過程的管理理論,如文件連續(xù)體理論、流程重組理論以及前端控制與全程管理原理等,這些管理理論都從各個方面體現(xiàn)了對電子文件管理過程的整合思想。3.2.1文件的全過程管理文件連續(xù)體理論是繼文件生命周期理論之后,提出的又一新的文件管理方式。它萌芽于20世紀五六十年代的澳大利亞,此階段主要是首創(chuàng)“連續(xù)體”的概念,并使檔案界開始重視文件管理的連續(xù)性。初步形成于20世紀80年代,加拿大檔案學(xué)者杰伊·阿瑟頓詳細論述了連續(xù)體概念,他認為文件的生成、分類、鑒定、保管、利用四個運動過程都是相互關(guān)聯(lián)的,強調(diào)檔案工作者必須介入文件的全過程管理。直到20世紀90年代文件連續(xù)體理論才正式建立與應(yīng)用。據(jù)安小米介紹,“文件連續(xù)體的定義是從文件形成(包括形成前,文件管理系統(tǒng)的設(shè)計)到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式。這一定義揭示了文件形成、保存與長久利用應(yīng)一體化管理的理念?！蔽募B續(xù)體體現(xiàn)了文件自身運動的連續(xù)性與整體性,也體現(xiàn)了文件管理的連續(xù)性與整體性,它的建立與運用在很大程度上提高了電子文件管理質(zhì)量。特別是在電子時代下,文件連續(xù)體理論是一種管理方式的抽象,引入空間維的概念以全面、完整、立體的角度去剖析文件運動和文件管理,從整體上去優(yōu)化、整合電子文件就管理過程,強調(diào)電子文件管理的整體性、連貫性與系統(tǒng)性,不但轉(zhuǎn)化了電子文件管理理念,還實現(xiàn)了電子文件管理過程的整合。如強調(diào)電子文件管理階段的連續(xù)性即是整合電子文件管理過程中四個主要步驟,以實現(xiàn)電子文件管理結(jié)構(gòu)與管理模塊的統(tǒng)一性、整體性。3.2.2重組理論之探20世紀90年代,為了提高企業(yè)的整體績效,管理界提出要進行業(yè)務(wù)流程重組,也可稱作業(yè)務(wù)流程再造,當(dāng)然不論是業(yè)務(wù)流程重組或是再造都是為實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的重新整合。此后業(yè)務(wù)流程重組為改革管理業(yè)務(wù)流程提供了一種新的理念、方法與工具,在很大程度上促進了企業(yè)管理水平,使得企業(yè)管理流程結(jié)構(gòu)得到優(yōu)化。在檔案界,業(yè)務(wù)流程重組理論可謂是舶來品,它結(jié)合電子文件管理流程的特點,后經(jīng)過檔案學(xué)者的延伸、再造,形成了具有專業(yè)特色的電子文件管理流程重組理論。電子文件管理流程是電子文件管理業(yè)務(wù)與流程相結(jié)合的產(chǎn)物,兩者是分不開的一個整體。相對于早期紙質(zhì)文件的管理而言,電子文件管理流程發(fā)生了很多變化,有不少學(xué)者嘗試引進業(yè)務(wù)流程重組理論以提供改革電子文件管理流程的方法。其實業(yè)務(wù)流程重組主要表現(xiàn)在兩個方法論上,即系統(tǒng)改造法和全新設(shè)計法。而對電子文件管理業(yè)務(wù)流程主要是實行系統(tǒng)改造法,對此,劉越男認為“電子文件管理流程的系統(tǒng)管理需要采用跨職能部門的協(xié)作方法,對于電子文件管理流程的系統(tǒng)研究需要綜合機構(gòu)管理、文件管理、檔案管理等多方面的原理、角度、方法,進行跨學(xué)科地探究?！贬槍﹄娮游募芾順I(yè)務(wù)流程“重組不僅發(fā)生在業(yè)務(wù)層,還發(fā)生在體制、組織結(jié)構(gòu)、管理理念等多個其他層面?！笨梢?電子文件業(yè)務(wù)流程重組理論所涉及的重組即整合層面非常的廣,儼然為電子文件管理整合提供了有效的方法論與工具,體現(xiàn)了電子文件管理整合的必要性,也符合整個大融合的時代要求。3.3國家宏觀層面電子文件管理頂層設(shè)計思想的提出與電子文件管理國家戰(zhàn)略的推廣,體現(xiàn)了檔案管理部門從國家宏觀層面包括管理體制、管理政策、管理實踐等進行的總體規(guī)劃,以實現(xiàn)電子文件管理在頂層的大融合。它是結(jié)合電子文件管理當(dāng)下實際情況而提出的一種全新的解決電子文件管理問題的方法論,后逐漸被學(xué)者稱作是后期形成的指導(dǎo)電子文件管理實踐的全新理論。3.3.1頂層設(shè)計思想中的全面整合2005年馮惠玲等人提出我國電子文件管理國家戰(zhàn)略,并就國家戰(zhàn)略的制定方面引進頂層設(shè)計思想,提出了電子文件管理頂層設(shè)計理念。其實,頂層設(shè)計思想是相對于底層設(shè)計而言,它是屬于系統(tǒng)學(xué)的范疇,是指以全局的視野,對事物各方面、各層次、各功能、各要素進行統(tǒng)籌兼顧,以實現(xiàn)理念的一致、功能的協(xié)調(diào)、結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一、資源的共享、部件的標準化等。“頂層設(shè)計強調(diào)自上而下的、高層次的起點,是其他一切規(guī)劃的元規(guī)劃,體現(xiàn)基礎(chǔ)性、根本性的理念與價值?！蓖瑫r,馮惠玲等人把電子文件管理頂層設(shè)計思想理解為“頂層設(shè)計是一種戰(zhàn)略設(shè)計,旨在確定國家電子文件管理的發(fā)展方向、基本格局和推進步驟;頂層設(shè)計又是一種全面設(shè)計,涵蓋管理層、空間、流程、功能等諸多方面,可以提供國家電子文件管理的基本指針和發(fā)展藍圖?！表攲釉O(shè)計需要的是系統(tǒng)和全局的高度統(tǒng)籌各個要素,而電子文件管理頂層設(shè)計思想內(nèi)容框架包括宏觀、中觀和圍觀三個層次。這三個層次幾乎覆蓋了電子文件生命全程,涉及了電子文件管理的所有層面,這一層面的統(tǒng)一體現(xiàn)了頂層設(shè)計思想全面整合的范疇。它要實現(xiàn)的是電子文件管理要素的大融合,站在全局的高度去整合電子文件管理的宏觀、中觀和微觀的各個要素。另外,電子文件管理頂層設(shè)計思想“需要規(guī)劃全國電子文件管理網(wǎng)絡(luò)的格局,避免各地區(qū)、各行業(yè)、各機構(gòu)各行其道,保障資源共享,實現(xiàn)互聯(lián)互通。”從這一層面來說它體現(xiàn)的是空間的整合,必須考慮整個空間內(nèi)的不同特性,然后進行整體規(guī)劃,即實現(xiàn)空間要素的整合。特別是就我國電子文件管理區(qū)域分散性的現(xiàn)狀,早期各區(qū)域的自行探索,已導(dǎo)致各區(qū)域電子文件管理模式各異、標準不一的現(xiàn)象,所以更加需要加強電子文件管理空間的整合,實現(xiàn)我國電子文件管理整體水平的提高。3.3.2統(tǒng)攬全國、政策引導(dǎo)、融合發(fā)展、綜合治理電子文件管理戰(zhàn)略一度成為近幾年檔案界的研究熱點,并且馮慧玲等人還提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略。電子文件管理國家戰(zhàn)略即是“從國家層面和戰(zhàn)略視角對電子文件管理全局性、基本型、長期性問題所進行的目標定位、統(tǒng)籌規(guī)劃和基本制度安排。”根據(jù)我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的“統(tǒng)攬全國、政策引導(dǎo)、融合發(fā)展、綜合治理”的特點,可見其欲實現(xiàn)的是我國電子文件管理的大融合、大統(tǒng)一,這是從頂層進行的電子文件管理大整合,從體制層面進行的重構(gòu)。如“統(tǒng)攬全國”體現(xiàn)的是綜合考察各區(qū)域、各部門機構(gòu)的實際情況,進