記錄控制程序范本

記錄控制程序1目的建立有效運(yùn)行的記錄管理系統(tǒng)，為質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程管理體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)；通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析為產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求、環(huán)境/職業(yè)健康安全績(jī)效達(dá)到預(yù)期目標(biāo)要求的持續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。2適用范圍本程序文件適用于家用所有與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程管理相關(guān)的記錄。3職責(zé)3.1品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編制匯總《表格總覽表》（第二、三層文件引用），內(nèi)容應(yīng)包括：各種記錄表格的編號(hào)、版次、名稱、保管責(zé)任部門及記錄保存期限等；負(fù)責(zé)本程序文件的歸口管理。3.2各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門有關(guān)記錄的編制、正確使用、維護(hù)和各項(xiàng)記錄的處理流程的管理工作。3.3各部門主管負(fù)責(zé)本部門作廢記錄的處理的批準(zhǔn)，處理方式與部門作廢文件相同，必要時(shí)部分作廢記錄的處理由管理者代表批準(zhǔn)。4工作流程4.1記錄的范圍凡是質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程管理體系要求（含供方）的記錄、報(bào)告、檢驗(yàn)和驗(yàn)證報(bào)表等均屬記錄范疇。包括：a)與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程管理體系有關(guān)的記錄：管理評(píng)審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正和預(yù)防措施記錄、人力資源培訓(xùn)記錄、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境管理記錄、產(chǎn)品和過(guò)程監(jiān)視和測(cè)量記錄、法律與其它要求的記錄等管理體系相關(guān)記錄；b)與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全/產(chǎn)品有害物質(zhì)減免過(guò)程活動(dòng)有關(guān)的記錄：與產(chǎn)品有關(guān)要求的評(píng)審記錄、設(shè)計(jì)開發(fā)評(píng)審／驗(yàn)證／確認(rèn)和更改記錄、供方評(píng)價(jià)記錄、產(chǎn)品標(biāo)識(shí)記錄、監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備檢定記錄、不合格品控制記錄、質(zhì)量計(jì)劃相關(guān)記錄、環(huán)境因素/危險(xiǎn)源識(shí)別及評(píng)價(jià)記錄、運(yùn)行控制記錄、緊急事件及應(yīng)急措施、能源/資源的消耗記錄、服務(wù)及顧客投訴記錄等體系活動(dòng)相關(guān)記錄。4.2記錄的編碼標(biāo)識(shí)及填寫要求4.2.1記錄的編碼標(biāo)識(shí)公司現(xiàn)行記錄編號(hào)及格式（版次/修改次數(shù)）。放置于表格/記錄標(biāo)題的下一列的右上角，如該記錄有部門編號(hào),則位于公司文件/記錄編號(hào)之下。其格式如下：a)第一類:在第二層程序文件中引用的記錄表格編碼具體編號(hào)方法如下：b)第二類:在第三層文件中使用的記錄表格具體編號(hào)方法如下：4.2.2記錄的填寫要求4.2.2.1記錄內(nèi)容必須及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)校對(duì)、審核和批準(zhǔn)。4.2.2.2記錄不得隨意更改，確需更改時(shí)，采取畫改的方式，并在更改處簽名。4.3表格的管理4.3.1各種記錄表格由各歸口部門設(shè)計(jì)，到品質(zhì)管理部審定表格格式、領(lǐng)取表格編號(hào)、備案并上傳到，保證各有關(guān)工作場(chǎng)所都能收到相應(yīng)的表格；4.3.2程序文件及第三層文件引申出來(lái)的記錄表格由品質(zhì)管理部根據(jù)文件受控時(shí)匯總,編制成《表格總覽表》并及時(shí)刷新，同時(shí)將表格電子版本存放于辦公信息系統(tǒng)（）受控文件專欄共享；4.3.3各職能部門編制本部門的《××部門表格一覽表》，品質(zhì)管理部對(duì)所有現(xiàn)行使用的記錄的表格存檔一份，以備查。4.3.4記錄格式不得隨意更改。若記錄表格格式需新增加、更改，應(yīng)填寫《文件更改申請(qǐng)單》由部門主管審核，經(jīng)品質(zhì)管理部審定，管理者代表批準(zhǔn)后由品質(zhì)管理部進(jìn)行重新受控存檔備案，品質(zhì)管理部通知相關(guān)部門使用新記錄格式。如因某些特殊原因需繼續(xù)使用舊表格的，需到品質(zhì)管理部備案，并注明預(yù)計(jì)使用截止時(shí)間。凡使用現(xiàn)場(chǎng)出現(xiàn)未受控及按規(guī)定應(yīng)處理掉的記錄表格被非預(yù)期使用，將追究使用部門主管及相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。4.3.5表格格式用X/N表示版本狀態(tài)和修改次數(shù)，如A/0表示該表格格式的版本狀態(tài)為第A版第0次修改，原則上表格格式經(jīng)第3次修改后或大幅度修改后應(yīng)進(jìn)行換版，原版次表格格式作廢。4.3.6品質(zhì)管理部將作廢的電子版本的表格格式統(tǒng)一放在“已作廢文件夾”中。按每冷凍年度對(duì)“作廢文件夾”進(jìn)行一次備份，如刻錄成光盤或放在備份磁盤中等。4.4記錄的保管和貯存要求4.4.1記錄應(yīng)按記錄的類別分類進(jìn)行歸檔，各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的匯總、編目，并將記錄按順序或日期進(jìn)行歸檔，便于查詢和檢索。4.4.2記錄應(yīng)保存在防潮、防霉等適宜的環(huán)境，以防止損壞、變質(zhì)和丟失。電子文檔記錄應(yīng)注意備份和安全，防止數(shù)據(jù)被任意更改和丟失。4.5記錄的保存期限記錄保存期限根據(jù)記錄的用途來(lái)確定，一般按以下原則進(jìn)行：4.5.1一般性記錄：a)與產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境績(jī)效、職業(yè)健康安全績(jī)效、產(chǎn)品有害物質(zhì)監(jiān)測(cè)無(wú)關(guān)，屬行政或事務(wù)性的記錄，保存期為三個(gè)月；b)顧客或政府法律、法規(guī)有特殊要求或合同約定，則按其規(guī)定的保存期限保存。4.5.2與產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境績(jī)效、職業(yè)健康安全績(jī)效、產(chǎn)品有害物質(zhì)監(jiān)測(cè)相關(guān)記錄：a)涉及產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)的相關(guān)記錄，應(yīng)保存三至五年；b)監(jiān)測(cè)和測(cè)量設(shè)備的校驗(yàn)記錄，特種設(shè)備定期檢驗(yàn)記錄，應(yīng)保存至校驗(yàn)的有效期延期半年；c)產(chǎn)品和生產(chǎn)檢驗(yàn)相關(guān)的記錄、設(shè)備及工裝檔案、供應(yīng)商檔案，保存期為產(chǎn)品保修期延期一年；d)環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告、工作環(huán)境職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告、防雷監(jiān)測(cè)報(bào)告、職業(yè)病體檢報(bào)告的保存期為三年。e)目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案監(jiān)控記錄應(yīng)保存到設(shè)定期限后延期一年；特種設(shè)備注冊(cè)資料應(yīng)保存到特種設(shè)備報(bào)廢后延期一年；f)環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、批復(fù)意見、環(huán)保驗(yàn)收、消防驗(yàn)收應(yīng)永久保存。4.5.3體系管理與持續(xù)改善相關(guān)記錄：a)管理評(píng)審記錄、內(nèi)審報(bào)告和糾正與預(yù)防措施報(bào)告等與體系管理有關(guān)的記錄，應(yīng)保存三年；b)涉及到RoHS方面的相關(guān)記錄,一般保存四年；c)人事檔案、人員培訓(xùn)、技能考核、三級(jí)安全教育等相關(guān)記錄，保存期為人員離職后半年。其它記錄的保管期限由保管部門根據(jù)實(shí)際需要自行確定，具體記錄保存期限參見《表格總覽表》。4.6記錄的借閱a）記錄的借閱征得保管部門負(fù)責(zé)人的同意，并在《文件借閱記錄單》進(jìn)行借閱登記后，才可借閱，并應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還原保存部門。電子文檔記錄也應(yīng)征得保管部門負(fù)責(zé)人的同意方可閱讀（屬保密性的記錄按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；b）借閱的記錄不得更改、損壞和拆頁(yè)；c）合同要求時(shí)，在商定期內(nèi)，記錄可提供給顧客（或其代表）、供方查閱。4.7