匯編文件控制程序

匯編文獻控制程序1目的對與質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的文獻進行控制，確保各有關(guān)場合使用文獻的版本是有效的。2合用范疇合用于與公司質(zhì)量/環(huán)境管理體系有關(guān)的文獻控制。3流程與職責3.1我司文獻控制流程圖以下：編寫人員編寫人員工作需要工作需要文獻起草/修訂編寫規(guī)定文獻起草/修訂編寫規(guī)定收集資料不收集資料文獻復審文獻初審合文獻復審文獻初審文獻發(fā)放審定審批不合格格文獻發(fā)放審定審批損壞合格文獻使用文獻使用文獻修改文獻修改文獻報廢文獻報廢文獻控制流程圖3.2總經(jīng)理負責管理手冊和程序文獻的同意；部門負責人負責同意本部門內(nèi)部使用的文獻。3.3分管副總經(jīng)理、管理者代表負責管理手冊和程序文獻的審定，管理者代表負責組織有關(guān)人員對現(xiàn)有文獻進行評審。3.4管理者代表負責組織編寫管理手冊和程序文獻，監(jiān)督、審查文獻控制程序執(zhí)行狀況，對文獻的更改或修訂負責協(xié)調(diào)。3.5規(guī)劃發(fā)展部負責管理手冊和程序文獻的發(fā)放和管理。3.6技術(shù)研發(fā)中心（股份）負責圖紙、設(shè)計文獻等技術(shù)文獻的管理。3.7生產(chǎn)技術(shù)部（股份）負責工藝規(guī)程、操作規(guī)程、檢查規(guī)程、檢修規(guī)程、作業(yè)指導書等技術(shù)文獻和資料的管理；負責有關(guān)法律法規(guī)的收集、整頓和傳遞。3.8公司辦負責公司普通行政文獻和外來文獻（客戶提供的圖紙除外）的管理；負責電子文獻的管理和協(xié)調(diào)。3.9安全技術(shù)部（股份）負責安全技術(shù)規(guī)程的編制和管理。3.10化機廠負責對客戶提供的圖紙的管理。3.11各部門/人員負責文獻的起草和發(fā)放。負責本部門內(nèi)部文獻的管理。3.12涉及國家秘密或公司商業(yè)秘密的文獻按公司保密規(guī)定管理。3.13檔案科負責各類文獻原稿的保存。4工作程序4.1文獻分類公司的文獻，分為以下幾類：a)公司制訂的管理性文獻，涉及：管理手冊，程序文獻，多個規(guī)章制度、部門工作手冊、管理方法、管理原則、工作原則等。b)公司編制的技術(shù)性文獻，涉及：設(shè)計文獻（圖紙、設(shè)計規(guī)范等），工藝規(guī)程、分析（檢查）規(guī)程、操作規(guī)程、安全技術(shù)規(guī)程、檢修規(guī)程等。c)外來文獻，涉及：來自政府部門或其它組織的行政文獻、傳真、電子郵件、聯(lián)系函等；接受到的法律法規(guī)、原則，客戶提供的圖紙等。4.2新文獻的編號4.2.1規(guī)劃發(fā)展部對管理手冊和程序文獻進行編號。4.2.2公司管理文獻由文獻編制者從公司辦文獻管理員處獲得文獻號；部門文獻，由文獻編制者從部門文獻管理員處獲得文獻號。取號時，應(yīng)填寫“發(fā)文記錄表”統(tǒng)計文獻名及文獻號。4.2.3外來文獻由公司辦負責編號。編號規(guī)則由公司辦擬定。4.3文獻編寫人員4.3.1文獻編寫人員應(yīng)掌握一定的文獻編寫技能，理解文獻編寫規(guī)定。4.3.2編寫技術(shù)性較強的文獻（如技術(shù)原則、設(shè)計文獻、工藝規(guī)程、操作規(guī)程等），編寫人員專業(yè)技術(shù)水平應(yīng)達成一定的等級。4.3.3接受文獻編寫任務(wù)后，編寫人員應(yīng)根據(jù)文獻編寫規(guī)定收集有關(guān)專業(yè)資料，為文獻編寫做好充足準備。4.4文獻的編寫4.4.1管理手冊和程序文獻由管理者代表組織編寫。4.4.2技術(shù)研發(fā)中心（股份）負責編制設(shè)計文獻。4.4.3生產(chǎn)技術(shù)部（股份）負責編制工藝規(guī)程、操作規(guī)程、分析（檢查）規(guī)程、檢修規(guī)程。4.4.4安全技術(shù)部（股份）負責編寫安全技術(shù)規(guī)程。4.4.6各部門工作手冊、質(zhì)量/環(huán)境統(tǒng)計以及其它管理文獻由有關(guān)部門組織編寫。4.5文獻的審批4.5.1管理手冊、程序文獻由分管副總經(jīng)理、管理者代表審定、總經(jīng)理同意。4.5.2技術(shù)文獻由有關(guān)部門編制，分管副總經(jīng)理審定，總工程師同意。4.5.3普通公司管理文獻由總經(jīng)理或副總經(jīng)理同意。4.5.4部門工作手冊和合用于本部門內(nèi)部的各類文獻由各部門負責人同意。4.5.5文獻送審時，需在文稿上注明文獻分發(fā)的部門/崗位/人員以及分發(fā)數(shù)量。4.6文獻的發(fā)放4.6.1文獻發(fā)放前，有關(guān)部門應(yīng)對文獻的完整性進行確認，涉及：與否得到了同意，編號、頁數(shù)與否完整等，不完整時應(yīng)進行修正。4.6.2文獻發(fā)放時，領(lǐng)用人應(yīng)在“文獻分發(fā)表”上簽收。4.7文獻的使用4.7.1使用人未領(lǐng)到文獻時，不得隨意復印其別人的文獻，應(yīng)填寫“文獻領(lǐng)用申請表”，經(jīng)有關(guān)文獻管理部門同意后辦理領(lǐng)用。4.7.2使用人將文獻丟失后，應(yīng)填寫“文獻領(lǐng)用申請表”申請補發(fā)。補發(fā)的文獻應(yīng)予以新的分發(fā)號。4.7.3文獻損壞后，可至文獻發(fā)放部門換取新文獻。新文獻應(yīng)與舊文獻有相似的分發(fā)號。4.8文獻的更改和換版4.8.1文獻的更改需經(jīng)該類文獻的主管部門同意，更改后文獻的審批應(yīng)由原審批部門進行。4.8.2文獻通過多次修改或文獻需進行大幅度修改時應(yīng)進行換版，原版次文獻作廢。4.8.5作廢的文獻由該文獻的主管部門回收，同時作出保存或銷毀的決定。如需保存作廢文獻，應(yīng)作有效的隔離。4.9發(fā)外文獻的控制4.9.1提供應(yīng)供方和認證機構(gòu)的受控文獻（如提供應(yīng)外協(xié)廠的加工圖紙、技術(shù)規(guī)范，提供應(yīng)認證機構(gòu)的管理手冊等），提供部門應(yīng)做好發(fā)放登記。4.9.2提供應(yīng)客戶的文獻不受控，但需做好發(fā)放統(tǒng)計。4.10文獻的評審每年管理評審前或根據(jù)需要適時對使用中的文獻進行評審，必要時予以修訂。4.11電子文獻的管理電子文獻與印刷文獻同等有效。電子文獻的管理見《電子文獻管理方法》。5有關(guān)文獻5.1《文獻保密管理規(guī)定》5.2《文獻銷毀規(guī)定》5.3《技術(shù)文獻編號規(guī)