儀器設(shè)備檔案歸檔指引(2023年11月版)

1123儀器設(shè)備檔案歸檔指引〔2019年11月版〕20檔時(shí)，請(qǐng)相關(guān)單位結(jié)合實(shí)際狀況，先確定所屬設(shè)備類別〔購購置的儀器設(shè)備歸檔所需資料清單及整理挨次請(qǐng)參照儀器〔附件2。A4A4A4A4A4風(fēng)琴式規(guī)格。手風(fēng)琴折疊方式詳見以下圖：三、20四、設(shè)備歸檔名目〔12〕一式兩份。電子和紙質(zhì)材料均需移交檔案館。歸檔材料原則上需原件歸檔〔發(fā)票除外，如確無原件需備注說明。五、已經(jīng)歸檔的檔案材料，如需查借，均按《哈爾濱工業(yè)大學(xué)〔深圳〕檔案治理方法》及相關(guān)規(guī)定辦理。六、設(shè)備檔案歸檔及查閱等相關(guān)事宜請(qǐng)與檔案與校史館聯(lián)系。地址：H棟202，聯(lián)系人：陶春陽，聯(lián)系：86970399。注：歸檔時(shí)只需打印附件121〔201911〕哈爾濱工業(yè)大學(xué)〔深圳〕儀器設(shè)備歸檔名目設(shè)備名稱: 招標(biāo)編號(hào):所屬單位〔學(xué)院、爭論院、職能部門、直屬單位〕:經(jīng)費(fèi)來源: 產(chǎn)地: 驗(yàn)收日期:序號(hào)責(zé)任者日期題名頁數(shù)備注一打算、選購階段1析報(bào)告等2序號(hào)責(zé)任者日期題名頁數(shù)備注一打算、選購階段1析報(bào)告等2科研工程請(qǐng)示、批復(fù)文件或工程任務(wù)書等3專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)狀況說明及選購明細(xì)表等4設(shè)備儀器招標(biāo)書或需求文件5投標(biāo)書〔實(shí)際發(fā)生時(shí)候歸檔〕6評(píng)標(biāo)文件〔實(shí)際發(fā)生時(shí)候歸檔〕7中標(biāo)通知書8合同〔原件〕及合同附件9進(jìn)口設(shè)備代理協(xié)議〔國外設(shè)備需歸檔〕10設(shè)備購置合同通知書、意向書或訂貨通知單等11談判備忘錄、重要來往函件〔實(shí)際發(fā)生時(shí)候歸檔〕12進(jìn)口設(shè)備報(bào)關(guān)單、進(jìn)口設(shè)備免稅單〔國外設(shè)備需歸檔、發(fā)票〔復(fù)印件〕二開箱驗(yàn)收階段1裝箱單、出廠合格證〔質(zhì)量證書、檢測報(bào)告、安全證明等2儀器設(shè)備開箱驗(yàn)收單3開箱檢驗(yàn)記錄、計(jì)量、檢測報(bào)告或者校驗(yàn)證書等4商檢及索賠文件5設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料〔與設(shè)備共存，無需5設(shè)備說明書及全套隨機(jī)文件材料〔與設(shè)備共存，無需移交檔案館〕三安裝調(diào)試階段123安裝調(diào)試打算〔大型設(shè)備〕安裝根底圖、地基示意圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程加工設(shè)備試車記錄、試驗(yàn)設(shè)備試驗(yàn)記錄、精度檢測記錄、安裝驗(yàn)收單4存在問題及處理意見〔驗(yàn)收備忘錄〕5安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、最終驗(yàn)收?qǐng)?bào)告〔中英文〕6軟件使用許可協(xié)議、系統(tǒng)安裝測試記錄、驗(yàn)收鑒定報(bào)告等7固定資產(chǎn)移交單、出入庫單四12運(yùn)行及維護(hù)修理階段設(shè)備履歷書(使用、檢修、故障、事故記錄)〔與設(shè)備共存，無需移交檔案館〕重大事故的調(diào)查分析及處理意見〔與設(shè)備共存，無需移交檔案館〕五改造階段1〔與設(shè)備共存，無需移交檔案館〕六其他重要的文件材料12…移交單位：移交人：聯(lián)系：接收單位：接收人：移交時(shí)間：2〔201911〕哈爾濱工業(yè)大學(xué)〔深圳〕自制儀器設(shè)備歸檔名目設(shè)備名稱: 招標(biāo)編號(hào):所屬單位〔學(xué)院、爭論院、職能部門、直屬單位〕:經(jīng)費(fèi)來源: 產(chǎn)地: 驗(yàn)收日期:序號(hào)責(zé)任者日期題名頁號(hào)備注一方案論證及設(shè)計(jì)階段1調(diào)研報(bào)告序號(hào)責(zé)任者日期題名頁號(hào)備注一方案論證及設(shè)計(jì)階段1調(diào)研報(bào)告2設(shè)備招標(biāo)書或需求文件3投標(biāo)書〔實(shí)際發(fā)生時(shí)候歸檔〕4評(píng)標(biāo)文件〔實(shí)際發(fā)生時(shí)候歸檔〕5中標(biāo)通知書6設(shè)計(jì)任務(wù)書、合同、技術(shù)協(xié)議7有關(guān)問題的請(qǐng)示及批復(fù)8方案論證、設(shè)計(jì)方案文件9評(píng)審文件〔設(shè)計(jì)方案評(píng)審、設(shè)計(jì)評(píng)審、工藝評(píng)審〕10計(jì)算文件11技術(shù)條件、技術(shù)說明書12設(shè)計(jì)圖樣13試驗(yàn)文件、校準(zhǔn)文件14設(shè)計(jì)技術(shù)總結(jié)、研制總結(jié)二制造加工階段1關(guān)鍵工藝規(guī)程2工藝說明書3外購件的合格證和使用說明書4重要工藝裝備圖紙及說明書5 工藝總結(jié)三 安裝調(diào)試及鑒定驗(yàn)收階段調(diào)試大綱安裝根底圖、地基示意圖、電氣接線圖、安裝工藝規(guī)程加工設(shè)備試車記錄、試驗(yàn)設(shè)備試驗(yàn)記錄、精度檢測記錄、安裝驗(yàn)收單存在問題及處理意見安裝調(diào)試技術(shù)總結(jié)報(bào)告、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告設(shè)備儀器移交使用單位的附件和隨機(jī)工具清單合格證明文件計(jì)算機(jī)和測量機(jī)的軟、硬件局部文件材料培訓(xùn)材料固定資產(chǎn)移交單技術(shù)鑒定及審批文件成果申報(bào)及嘉獎(jiǎng)文件使用維護(hù)說明書、操作規(guī)程〔與設(shè)備共存，無需歸檔案館〕四 運(yùn)行及維護(hù)修理階段設(shè)備儀器維護(hù)保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程履歷本設(shè)備儀器大、中修的記錄、總結(jié)、鑒定書大、中修精度檢查記錄及驗(yàn)收移交單設(shè)備儀器事故分析、記錄及處理結(jié)果報(bào)告五 改造階段合理化建議處理結(jié)果設(shè)備儀器改造、改裝的報(bào)告與批復(fù)改進(jìn)、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件設(shè)備儀器改造、改裝驗(yàn)收文件設(shè)備儀器報(bào)廢技術(shù)鑒定書、請(qǐng)示及批復(fù)文件技術(shù)鑒定及成果申報(bào)嘉獎(jiǎng)文件六其他重要文件資料六其他重要文件資料12…移交單位：移交人：聯(lián)系：接收單位：接收人：移交時(shí)間：哈爾濱工業(yè)大學(xué)〔深圳〕儀器設(shè)備歸檔名目說明序號(hào)每份文件材料為一號(hào)。一份文件的排列挨次為：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；批示在前，報(bào)告在后；重要文件在前，次要文件在后；匯總性文件在前，原始性文件在后。責(zé)任者制發(fā)文件材料的組織或個(gè)人，即文件材料的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。日期820190125。題名文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)依據(jù)文件內(nèi)容自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。頁數(shù)填寫本份文件材料頁數(shù)?？瞻醉摬凰沩摂?shù)，不用編號(hào)；在有文字、圖表的每頁文件材料的正面右上角及背2B填寫例如：哈爾濱工業(yè)大學(xué)〔深圳〕儀器設(shè)備歸檔名目設(shè)備名稱:檔案掃描儀招標(biāo)編號(hào):2019110120所屬單位〔學(xué)院、爭論院、職能部門、直屬單位〕:檔案與校史館經(jīng)費(fèi)來源:政府選購產(chǎn)地:上海驗(yàn)收日期:20190628序號(hào)序號(hào)責(zé)任者日期題名頁數(shù)備注一、打算、選購階段1關(guān)于檔案掃描儀的調(diào)研報(bào)告52關(guān)于購置檔案掃描儀的申請(qǐng)23關(guān)于購置