管理費用報銷作業(yè)指導書

文件名稱費用報銷管理辦法

文件編號： KM-XA-FD-01修改日期： 2007-8-1第1頁共5頁一、目的：為了規(guī)范公司管理費用的報銷流程,及時、高效地為公司后勤部門員工辦理報謝謝閱讀銷事宜。二、范圍:除業(yè)務部、市場部外的全體員工。三、職責:1、報銷員工負責報銷單據的填寫、粘貼；2、部門主管、經理、總經理（副總）在審批權限內負責本部門員工報銷單據的審批；感謝閱讀3、財務部負責報銷單據的審核及款項支付。四、費用報銷流程圖：經辦人填 部門經理 總經理（副 財務部審 出納處五、費用報銷單編制的具體要求:寫報銷單 簽字核實 總）批準 核 付款1、報銷單據填寫應力求整潔美觀,不得隨意涂改；2、報銷單封面與封面后的托紙必須大小一致，各票據不得突出于封面和托紙之外（票據過大時應按封面大小折疊好)；精品文檔放心下載3、各票據應均勻貼在報銷單封面后的托紙上,整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致謝謝閱讀4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；精品文檔放心下載5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列;感謝閱讀6、報銷票據在張貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額；精品文檔放心下載7、報銷單據一律用黑色、深藍色鋼筆或簽字筆填寫;8、報銷單各項目應填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準；感謝閱讀9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認,需入庫的實物單據應附入庫單；感謝閱讀10、的士票據請注明業(yè)務發(fā)生時間、起至地點、人物事件等資料，每張的士票背面需有主管領導簽字確認;謝謝閱讀11、報銷交通費須注明出差路線及各路線金額；12、報銷差旅費須附經有效批準的出差申請單,報銷業(yè)務招待費、禮品費須附經有效批準的特殊費用申請單;感謝閱讀13、報銷單填寫內容須與附件內容一致（如報銷事由為差旅費的，附件必須是交通票），原則上附件必須是發(fā)生業(yè)務時實際取得的發(fā)票，少數因特殊情況確實無法取得發(fā)票的，經領導核實批準后可用其他合法票據代替，但填報銷單時應根據發(fā)票內容填寫，同時在備注欄用鉛筆注明真實業(yè)務情況，同時將取得的相應收據附在后面以供核實；精品文檔放心下載六、差旅費報銷管理辦法1、因公出差的辦理程序1。1因公出差員工必須事先填寫“出差申請單”,注明出差地點、事由、天數、所需資金,經部門負責人簽署意見。1。2出差人借款需持批準后的“出差申請單”填寫“借款申請單”，由部門經理同意,總經理（副總）審批,財務部門負責人核準后方可借款.謝謝閱讀文件名稱費用報銷管理辦法

文件編號： KM-XA-FD-01修改日期： 2007-8-1第2頁共5頁1.3凡與原出差申請單規(guī)定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線，增加天數、人數、改乘交通工具需經部門經理、總經理(副總）簽署意見后方可報銷。謝謝閱讀1。4差旅期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。謝謝閱讀1.5新招聘的外地專業(yè)人員，原則上不報銷前來報到發(fā)生的各項費用，包括單程路費及行李托運費用（畢業(yè)生除外）.特殊情況需要報銷的，應由本人申請，報總經理（副總）審批。精品文檔放心下載2、費用標準住宿標準伙食級別交通工具標準備注省級城市/補貼其他城市直轄市總經理(副飛機、海輪船一等倉及豪25020040總）華大巴。部門經理火車臥鋪、豪華大巴15012040部門主管/火車臥鋪、豪華大巴15010040區(qū)域經理其它人員火車臥鋪、豪華大巴120100402。1不同級別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級別所使用的工具.謝謝閱讀2。2部門經理以下（含部門經理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經總經理（副總）批準后方可乘坐飛機。謝謝閱讀2。3到達目的地后，除總經理（副總）外其他員工原則上（市內)不得打的，應乘坐公交汽車.因招待客戶等需打的的，應在的士票背面詳細注明時間、起止地點及事由。精品文檔放心下載2。4在市內多人打的(需三人以上）及無公交汽車乘坐摩托車的，應在車票背面詳細注明打的（坐摩托車)時間、起止地點及具體事由.謝謝閱讀2。5公司員工因公去各辦事處的，原則上在辦事處就宿.屬公司派出長駐辦事處且在當地租房住宿的配送人員不予報銷住宿費,但因外出辦公當晚無法趕回辦事處的,可報銷住宿費。謝謝閱讀2。6出差人員因出差去親朋處住宿，可按住宿標準的50%領取住宿補貼（需另尋替代發(fā)感謝閱讀票）。2。7上述標準為一個標準間標準.同性2人一道出差需住宿的僅享受一個標準間住宿標感謝閱讀準。2。8不同級別的人員一同出差住宿時可享受最高級別所適用的住宿標準。謝謝閱讀2.9因工作需要為客人代墊住宿費的，須部門經理同意后方可有效（如臨時需要為客人代墊住宿費的，可先電話申請)，代墊住宿費每晚超過500元的，須經總經理（副總)批準方可有效。謝謝閱讀2。10參加各種會議如住宿費、伙食費已含于會務費中的，不得報銷住宿費、伙食費。感謝閱讀2.11公司集體出外考察，其住宿費用由公司統(tǒng)一安排。感謝閱讀2.12管理人員出差因公招待客人、其招待費已報銷的,應扣除招待當天的伙食補貼。感謝閱讀文件名稱費用報銷管理辦法

文件編號： KM-XA-FD-01修改日期：2007-8-1第3頁共5頁謝謝閱讀2.13配送人員出差住宿參照業(yè)務部門標準（其中主管級人員與區(qū)域經理相同標準）精品文檔放心下載七、其他費用報銷管理辦法。1、手機費標準部門級別費用標準備注總經理（副總）700綜合管理部/實部門經理100驗室主管50其它人員根據需要總經理（副總）批準配送部部門經理300配送員1001.1個別人員費用標準的變動及調整需總經理特批。2、房租費標準(僅適用于配送部）因工作需要在當地市場租賃房屋的,應事先申請經部門經理同意，總經理（副總）批準，傳一份至財務部方可租房。房租費用標準為:600—800元/月,首次報銷費用時由經辦人出具“租房合同”及相關票據經財務審核,總經理（副總）批準后到財務部報銷，報銷的租房金額不得超過申請金額。謝謝閱讀3、開辦費標準(僅適用于配送部）3.1本處開辦費指開發(fā)市場并已租住房屋一次性購置的相關費用，包括辦公性低值易耗品（如桌椅及生活用床、灶、煤氣瓶、碗具、風扇等，最高限額1000元)。上述費用發(fā)生前由經辦人提具申請報告,列清單和費用預算，報部門經理審核,經總經理（副總）審批,傳一分至財務部。費用報銷時,經辦人提具購貨發(fā)票及購貨清單經相關批準程序后方可報銷。其它個人生活用品、用具不得報銷。感謝閱讀4、辦事處電話費、水電費標準（僅適用于配送部）4.1各辦事處配備電話需申請經批準后方可安裝，公司可給予每部電話30-50元/月的費用定額，超支自付.其它如水電費等生活性費用不予報銷.感謝閱讀5、業(yè)務招待費5。1公司級招待費用原則上由辦公室統(tǒng)一安排，由辦公室統(tǒng)一結算。感謝閱讀5.2公司副總以上人員因公可自行招待。5.3部門因公需招待時，應事先申請，經分管副總經理批準后方可招待。精品文檔放心下載5.4報銷招待費用時，應詳細注明招待事宜、地點、金額.精品文檔放心下載5.5其它非公招待客人一律由個人承擔。6、辦公費用。6.1辦公費用是指公司管理部門使用的辦公用品、辦公用具及其它辦公性消耗品。精品文檔放心下載6.2辦公用品由各部門根據需要，每月于25前統(tǒng)一提出下月采購申請，經綜合部整理匯總后由采購部統(tǒng)一采購。綜合部建立辦公用品、用具進銷存及領用登記臺帳.謝謝閱讀6.3各部門需用辦公用品時，由各部門填寫辦公用品領用單，經部門經理簽字后,到綜合管理部辦理辦公用品領用手續(xù)。精品文檔放心下載6。4新入公司員工可一次性發(fā)放以下辦公用品：簽字筆一支、筆記本一本、文件夾三個、訂書器、筆筒各一個、訂書釘、曲別針、大頭針各一盒。精品文檔放心下載文件名稱費用報銷管理辦法

文件編號： KM-XA-FD-01修改日期： 2007-8-1第4頁共5頁6。4綜合部制作辦公用品領用登記表，分部門進行登記，報財務部，據以考核各部門辦公用品費用支出，并且嚴格按照規(guī)定的額度發(fā)放。精品文檔放心下載5。5財務部門應定期對辦公費用的使用情況進行檢查、監(jiān)督。感謝閱讀7、教育經費及培訓費7。1教育經費及培訓費用由人力資源部統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排。精品文檔放心下載7.2費用發(fā)生前使用部門應向人力資源部門申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經費,經人力資源部審核后傳一份至財務部門。謝謝閱讀7.3費用使用部門應嚴格按計劃申請范圍內使用費用。感謝閱讀8、會議費8。1各部門因工作需要參加各種會議的，應填寫參加會議申請單，詳細注明會議性質、內容、目的、會議地點、參會人數、會議天數及所需經費，經部門經理屬實、總經理（副總）簽字后方可前往。會議結束后應及時到財務部辦理報銷手續(xù)。感謝閱讀8。2參會人員應嚴格控制其費用總額,不得無故超支。精品文檔放心下載8。3會后結束按財務規(guī)定嚴格、及時辦理費用報銷手續(xù)。報銷單據后附參會申請表.精品文檔放心下載9借款標準9。1員工借款須有確實公務需要，個人借款一般不超過其2個月工資額，超過時須有公司擔保人（未特別指明擔保人時，現金借款單上的簽字審核人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）.感謝閱讀9.2試用期員工借支現金，須由正式員工擔保,方能辦理手續(xù)。若借款人未能償還借款，擔保人應負連帶責任(未特別指明擔保人時，現金借款單上的簽字審核人為默認的擔保人，借款人未能償還借款，由擔保人承擔連帶還款責任）.謝謝閱讀9.3員工因公務需借款時,應合理預計所需金額并填寫現金借款單,經有效批準后到財務部支取現金。謝謝閱讀9.4辦公人員借用公款，在原有借條未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。10、報銷時限謝謝閱讀10.1費用類：原則上應在業(yè)務發(fā)生后7日內到財務部辦理報銷手續(xù)，考慮到配送部的差旅費發(fā)生較頻繁，配送部人員的差旅費可由部門助理統(tǒng)一一周報銷一次，如無特殊原因，對超過二周尚未報銷的差旅費原則上不允許再報銷。謝謝閱讀10.2借款類：公務處理完畢，經手人應于7日內辦理費用報銷手續(xù).無合理理由又逾期不辦理財務報銷手續(xù)的，不得再次辦理借款，同時財務部有權通知人力資源部將借支款從其工資中扣除，直至扣完為止，并處以每人每次50元罰款以示懲戒。精品文檔放心下載11、其他11.1如車補、手機費等各類補貼的報銷標準的確定及修改，由人事部門書面告知財務部門.感謝閱讀八、審批管理。1、總經理(副總）在董事會通過的預算額度和權限內行使審批權感謝閱讀2、總經理（副總)的費用由董事長審批3、貨幣資金支付的審批權限根據公司的具體情況進行如下授權：感謝閱讀3．1公司所有貨幣資金支付的審批權限原則上由總經理（副總）統(tǒng)一審批；感謝閱讀文件名稱費用報銷管理辦法

文件編號： KM-XA-FD-01修改日期： 2007-8-1第5頁共5頁3．2總經理（副總)外出時可以進行適當授權(或電話授權）部門經理，報財務備案，由公司財務負責人進行復核,嚴禁個人非業(yè)務借支，對不符合公司財務制度的單據有權拒絕辦理.感謝閱讀4、審批人應當根據上述貨幣資金授權批準權限的規(guī)定，嚴格在授權范圍內進行審批，不得超越審批范圍.精品文檔放心下載5、貨幣資金支付的批準方式為書面方式，批準人必須在付款通知書上簽字批準方能生效,批準人在外地急需用款的可在本人的批準限額之內,委托本單位的貨幣資金主管人員（財務負責人）代理批準手續(xù)，但批準人回來后要立即補辦批準手續(xù)。謝謝閱讀6、簽字批準后的貨幣資金支付通知書首先由財務部門的貨幣資金核算人員或財務負責人對貨幣資金的用途和批準權限進行審核，對超越支付范圍和批準權限的，審核人員有權拒絕受理或要求補辦手續(xù),批準人拒不配合的,審核人員有權向批準人的上級授權部門報告.貨幣資金支付通知書經審核正確無誤后，由審核人員在通知書上簽字，然后交出納員填寫有關支付憑證,辦理貨幣資金支付業(yè)務。精品文檔放心下載7、公司對貨幣資金支付的審批建立以“誰批準，誰負責”為原則的責任追究制度,審核人、批準人要對由本人審核、批準支付的貨幣資金負責任，以防范貨幣資金風險，保證貨幣資金的安全.對于違公司財務財務制度的規(guī)定而批準支付的單據,各相應審核人或審批人以失職論處，并對由此引起的不良后果負連帶責任.感謝閱讀8、報銷人營私舞弊、弄虛作假，對違規(guī)違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額5-—20%的罰款。精品文檔放心下載9、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，對審核人及審批人予以違規(guī)報銷金額3%--15%的罰款。感謝閱讀10、因審核過失造成費用借款人未有效報帳沖銷借款,或者無法從工資扣回逾期借款者，由經辦責任人（含：各級審批人）應承擔不低于流失款總額50%的經濟責任。按責任人基本工資比例分別承擔相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)工資中扣還.謝謝閱讀11、報銷人填寫好報銷單并經相關部門負責人審批后，交由財務部負責審核人員處審核。如果違反上述開支標準或手續(xù)