2023年會策劃方案流程表范文

第頁共頁2023年會策劃方案流程表范文序號流程名稱負責人完成日期1策劃會議項目負責人2022年10月2制定策劃方案項目負責人2022年11月3確定會議主題項目負責人2022年11月4確定會議預算財務(wù)負責人2022年11月5籌備場地會務(wù)負責人2022年11月-2023年1月6設(shè)計會議標識和會議資料設(shè)計部門負責人2022年12月7確定會議日程及安排項目負責人2022年12月8招募志愿者人力資源負責人2022年12月9宣傳推廣媒體宣傳負責人2022年12月-2023年5月10確定邀請嘉賓項目負責人2023年1月11確定會議流程項目負責人2023年2月12確定會議用餐餐飲負責人2023年2月13確定會議禮品采購負責人2023年2月14確定會議簽到及入場規(guī)定項目負責人2023年3月15確定會議現(xiàn)場布置會務(wù)負責人2023年3月16確定會議音視頻設(shè)備及技術(shù)支持技術(shù)部門負責人2023年3月17確定會議媒體合作媒體宣傳負責人2023年4月18確定會議嘉賓住宿行政負責人2023年4月19確定會議安保方案安保負責人2023年4月20確定會議后續(xù)工作及跟進項目負責人2023年5月-2023年6月21會前檢查各負責人2023年6月22會議執(zhí)行全體工作人員2023年6月23會后總結(jié)及評估項目負責人2023年7月24撰寫會議報告項目負責人2023年7月25完成會議結(jié)算財務(wù)負責人2023年7月本方案根據(jù)2023年會策劃工作的特點和流程，分為策劃階段、準備階段、執(zhí)行階段和總結(jié)階段四個階段。下面將對每個階段的流程進行詳細介紹。一、策劃階段：1.策劃會議：由項目負責人召集相關(guān)人員召開策劃會議，確定年會的目標、主題和策劃方向。2.制定策劃方案：項目負責人根據(jù)會議目標和預算制定詳細的策劃方案，包括會議內(nèi)容、活動安排、時間表、參會人員等。3.確定會議主題：根據(jù)公司的發(fā)展情況和會議目標確定會議主題，并確定主題標語和LOGO等。4.確定會議預算：財務(wù)負責人根據(jù)策劃方案確定會議的預算，包括場地租賃、餐飲費用、禮品采購、宣傳費用等。二、準備階段：1.籌備場地：會務(wù)負責人負責尋找合適的會議場地，并與場地方進行租賃協(xié)商。同時確定會場布局和舞臺設(shè)計。2.設(shè)計會議標識和會議資料：由設(shè)計部門負責人設(shè)計會議標識、會議冊、背景板等，并安排印刷制作。3.確定會議日程及安排：項目負責人根據(jù)策劃方案確定會議的日程安排，包括開場儀式、主題演講、分論壇、晚宴等。4.招募志愿者：人力資源負責人負責招募和培訓志愿者，包括簽到、引導、接待等工作。5.宣傳推廣：媒體宣傳負責人負責制定宣傳方案，包括媒體合作、社交媒體宣傳、海報制作等。三、執(zhí)行階段：1.確定邀請嘉賓：項目負責人根據(jù)會議主題確定邀請嘉賓名單，并與他們聯(lián)系確認出席。2.確定會議流程：項目負責人根據(jù)會議日程制定具體的會議流程，并進行調(diào)整和確認。3.確定會議用餐：餐飲負責人負責與酒店和餐廳協(xié)商確定會議期間的用餐安排，并提前預訂。4.確定會議禮品：采購負責人負責確定會議禮品的種類和數(shù)量，并進行采購準備。5.確定會議簽到及入場規(guī)定：項目負責人確定會議簽到和入場規(guī)定，制定簽到流程，并安排相關(guān)人員工作。6.確定會議現(xiàn)場布置：會務(wù)負責人根據(jù)會議主題和場地情況確定會議現(xiàn)場的布置和裝飾。7.確定會議音視頻設(shè)備及技術(shù)支持：技術(shù)部門負責人負責與專業(yè)音視頻公司合作，提供會議所需的音視頻設(shè)備和技術(shù)支持。8.確定會議媒體合作：媒體宣傳負責人與媒體進行合作，確保會議的宣傳報道和媒體曝光。9.確定會議嘉賓住宿：行政負責人負責與酒店協(xié)商確定會議嘉賓的住宿安排，并提前預訂酒店房間。10.確定會議安保方案：安保負責人負責制定會議的安全保衛(wèi)方案，并與保安公司合作進行會議安保工作。四、總結(jié)階段：1.確定會議后續(xù)工作及跟進：項目負責人確定會議后續(xù)工作的安排和跟進，包括會后調(diào)研、客戶反饋、問題解決等。2.會前檢查：各負責人對各項準備工作進行檢查，確保準備工作的順利進行。3.會議執(zhí)行：全體工作人員按照會議日程安排進行會議執(zhí)行，確保會議順利進行。4.會后總結(jié)及評估：項目負責人組織全體工作人員對會議進行總結(jié)和評估，總結(jié)會議的亮點和不足，并提出改進意見。5.撰寫會議報告：項目負責人根據(jù)會議總結(jié)和評估結(jié)果，撰寫會議