檔案室建立方案參考

1/1檔案室建立方案參考

篇一：檔案室建立方案（1750字）

第一步：尋找合適的空間：

檔案庫房面積要求滿足單位檔案管理需要，并有一定預(yù)留空間（20-30年）；

第二步：裝修檔案室：

檔案庫房要實現(xiàn)“三鐵”：鐵門、鐵窗、鐵柜（架）；檔案庫房要達(dá)到“八防”要求：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物（蟲、霉、鼠等）。

第三步：根據(jù)空間面積大小，設(shè)計內(nèi)部設(shè)施擺放方式及位置。

第四步：定制或者購買檔案室設(shè)施設(shè)備：

（1）檔案盒：使用無酸紙封底面、檔案盒；

（2）檔案柜（架）數(shù)量充裕而且質(zhì)量好：

①檔案柜（架）以能放A4規(guī)格的為好；

②檔案柜（架）數(shù)量要求能滿足今后20-30年左右發(fā)展的需要，越充裕越好。

（3）根據(jù)實際需要配備必要的管護(hù)設(shè)備

第五步：建立檔案管理制度：

第六步：請相關(guān)部門人員參與裝封、擺放檔案資料。

第七步：建立檔案目錄及電子目錄。

第八步：前臺行政文員兼管理檔案室。

檔案室設(shè)施設(shè)備預(yù)算表

以下為網(wǎng)絡(luò)參考價

預(yù)計費(fèi)用為：元（不含裝修費(fèi)用）

建立檔案室的基本要求

一、各檔案庫的建筑及技術(shù)參數(shù)：

1、各館室的最小面積應(yīng)能容納目前各資料存放，還必須考慮一定的發(fā)展空間。

2、地板承重最大容量為1240公斤/m2，采用密集架時應(yīng)不大于1200公斤/m2。

3、密集柜每組分為六層擱板，每層擱板承重為80公斤，柜體自重為80公斤。

4、每組柜體存放檔案盒的多少根據(jù)檔案盒尺寸來計算。

5、一般檔案室門高2m，寬1m，特殊檔案室可加高，加寬門。要求門窗必須加防塵橡膠條密封，窗戶建議采用防盜窗，門采用防火、防盜門。

6、給水管、排水管、雨水管不宜穿越檔案室，消防栓不應(yīng)設(shè)在檔案室內(nèi)，應(yīng)設(shè)在明顯而又易于取用的走廊內(nèi)或樓梯間附近。

7、空調(diào)安裝位置應(yīng)避免空調(diào)出風(fēng)直接吹向文件資料。

8、館室內(nèi)應(yīng)避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止嚙齒類動物（如老鼠等）的存在。管道通過墻壁或樓、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施，底層地面應(yīng)采用堅實地坪。

二、檔案室的采光、通風(fēng)要求

1、采光度（自然光和人造光）兩種，在正常的情況下，我門應(yīng)該采用自然光照射，但在條件不允許的情況下，我們應(yīng)采用人造光來照明。

2、檔案室、查閱檔案及其他技術(shù)用房應(yīng)防日光直射，并均應(yīng)消除紫外線對檔案、資料的危害。

3、檔案庫和查閱檔案等用房采用人工照明時，應(yīng)選用防爆燈，防止用電時間過長發(fā)生失火。當(dāng)采用熒光燈時，應(yīng)有過濾紫外線和安全防火措施。

4、檔案室通風(fēng)也應(yīng)采用自然風(fēng)，如果采用不方便的情況下我們也可以使用空調(diào)進(jìn)行通風(fēng)。

三、檔案室溫濕度要求

1、不論氣候條件如何，有條件的情況下均應(yīng)設(shè)置長年的溫控裝置，溫度相對濕度要求如下表。溫濕度范圍溫度14℃～24℃不小于14℃不大于24℃，有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的，溫度的日變化幅度不得超過溫度±2℃相對濕度45%RH～60%RH不小于45%RH不大于60%RH,有濕度調(diào)節(jié)設(shè)備的，相對濕度的日變化幅度不得超過±5％注意溫、濕度的測量點，是指在距地板以上和距書架柜前處測量的數(shù)值。

2、對于干燥的地區(qū)可采用加濕機(jī)，定期用濕拖把布拖地板來保證環(huán)境濕度。3、濕度過大的地區(qū)，如南方地區(qū)可采用抽濕機(jī)。

4、檔案庫不宜采用以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。確需采用時，應(yīng)采取有效措施，嚴(yán)防漏水、漏汽，且采暖系統(tǒng)不應(yīng)有過熱現(xiàn)象。四、檔案室潔凈度要求

1、地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。

2、開向室外的門窗宜設(shè)置紗門、紗窗，外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。

3、定期打掃室內(nèi)衛(wèi)生，清洗防塵網(wǎng)。

五、檔案室防雷接地要求

1、機(jī)房建筑以鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)為宜；計算機(jī)機(jī)房的保護(hù)接地應(yīng)與建筑的防雷接地共用一組接地體。

2、接地引入線的長度不應(yīng)該超過30m，其材料宜采用截面積40mm×40mm或者50mm×50mm的鍍鋅扁鋼。接地線不得使用鋁材，不同金屬互連時，應(yīng)防止電化腐蝕。

六、檔案室電源要求

1、如果電壓穩(wěn)定性不能滿足要求，應(yīng)采用調(diào)壓或穩(wěn)壓設(shè)備滿足電壓波動范圍要求。

2、計算機(jī)機(jī)房或數(shù)據(jù)機(jī)房要求交流電不間斷或無瞬變的通信負(fù)荷，應(yīng)采用UPS供電系統(tǒng)或逆變器供電系統(tǒng)。

3、蓄電池一般設(shè)計兩組并聯(lián)，UPS蓄電池一般只設(shè)計一組，UPS設(shè)計需要設(shè)計冗余備份，可以采用串聯(lián)或并聯(lián)方式。采用逆變器/UPS時，主要逆變器按最大功率確定，有條件最好配備一臺備用。

4、檔案館室內(nèi)照明的照度標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合規(guī)范要求。

篇二：公司檔案室建立的方案（1711字）

檔案工作是企業(yè)自身建設(shè)的一項重要工作，對提高各企業(yè)各部門工作質(zhì)量和效率有著重要作用。

一、公司檔案現(xiàn)狀

目前公司檔案大部分分散于各職能部門，各職能部門在從事本部門工作的同時因種種原因難免會無暇兼顧，造成部分檔案資料的流失，同時員工在借閱非本部門檔案時也有很多不便，不利于開展工作。此外，公司現(xiàn)存檔案沒有進(jìn)行規(guī)范的集中管理，這就使得檔案查找困難，這種種弊端使得公司的文檔資源利用率低，不能很好地為公司的整體發(fā)展提供服務(wù)。

二、檔案室建立的意義

檔案形成于公司日常生產(chǎn)管理過程當(dāng)中，它不僅記錄了企業(yè)的建設(shè)史、成長史、改革史、發(fā)展史，而且記錄了企業(yè)各個方面、各個環(huán)節(jié)的真實情況，是企業(yè)擴(kuò)大生產(chǎn)和銷售、加強(qiáng)經(jīng)營和管理、維護(hù)權(quán)利和利益、保持發(fā)展和穩(wěn)定的可靠憑證與有力依據(jù)，是企業(yè)資產(chǎn)和生產(chǎn)要素的重要組成部分。

因此為了加強(qiáng)和規(guī)范我公司運(yùn)管檔案統(tǒng)一管理工作，避免公司檔案資料的遺失，提高到公司檔案的使用便捷性與利用率，使檔案在公司發(fā)展過程中逐漸完善、信息化，為公司的長遠(yuǎn)發(fā)展提供參考與監(jiān)督，結(jié)合工作實際，特制定出本方案。

三、檔案室建立的指導(dǎo)思想、管理原則和目標(biāo)任務(wù)

指導(dǎo)思想：立足公司各部門工作特點，以服務(wù)為宗旨，加快檔案室信息化進(jìn)程，使檔案室與公司各部門信息統(tǒng)一化，為公司的各個運(yùn)營環(huán)節(jié)提供參照，促進(jìn)公司的現(xiàn)代化步伐。

管理原則：以統(tǒng)一管理為原則，堅持資源整合和資源開發(fā)

目標(biāo)任務(wù)：按分步進(jìn)行、逐步完善的.原則，扎實開展檔案室建立工作，使我公司檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為公司的發(fā)展提供參考與便利。

四、工作計劃

（一）

第一階段：

1、加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)施建設(shè)，保障檔案工作的順利開展。

2、構(gòu)建檔案管理的整體框架體系，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，作為開展工作的依據(jù)。內(nèi)容包括：檔案的收集、分類辦法、編號辦法、整理規(guī)則、保管期限、移交、銷毀等。

3、成立檔案管理的專兼職管理人員隊伍，各部門緊密配合，做好檔案的及時歸檔入庫工作。

（二）第二階段：

1。對積存實體檔案進(jìn)行有序整理，包括分類、編號、編制文件目錄、全引目錄、蓋歸檔章、裝盒、排序、上架等。

2。以軟盤、硬盤等載體保存的電子文件、聲像檔案等的整理都將包括在該階段中進(jìn)行。

（三）第三階段：檔案目錄、數(shù)據(jù)錄入，檔案數(shù)字化。通過該階段的工作，可以形成比較完善的檔案管理系統(tǒng)，能更好地通過電腦來支持、配合實體檔案管理。

（四）第四階段：檔案室的日常管理。依托前三個階段對檔案的分類入庫，微機(jī)錄入，以及保證檔案室工作順利進(jìn)行的制度的制定，為檔案的日常管理提供了依據(jù)準(zhǔn)則。此外，在此階段還應(yīng)穿插以上階段的工作內(nèi)容，使公司的檔案管理不斷完善，四個階段相輔相成，加快公司檔案管理的規(guī)范化、信息化進(jìn)程。

五、工作措施

（一）硬件設(shè)施的建設(shè)（見附表）

（二）做好資料的收集、整理工作

1、整理歸檔檔案室現(xiàn)有的文檔，按時間、部門、大類做粗略分類，并做好記錄工作。

2、收集各部門存檔的各類檔案，做好文檔的移交工作。具體工作參照《公司檔案歸檔范圍》、《公司檔案管理制度》、《公司檔案管理辦法》等的相關(guān)規(guī)定操作。

（三）各類檔案的歸檔入庫工作

做好資料的收集工作后，嚴(yán)格按照《公司檔案分類表》和《檔案保管年限界定表》對各類檔案進(jìn)行收集、歸類、整理入庫。

（四）編制檔案目錄索引，搞好檔案軟件錄入工作。

將編制歷年文書檔案目錄并逐一錄入微機(jī)，以便于微機(jī)查閱。

（五）建立和完善檔案建設(shè)的各類制度及簿冊。

制定完善檔案規(guī)范化建設(shè)管理的基本制度，同時規(guī)范建立各類檔案借閱、管理、登記、銷毀等相關(guān)簿冊。

（六）加強(qiáng)個部門間協(xié)作配合，規(guī)范的完成檔案的移交工作

六、實施步驟

（一）完善檔案室建立工作硬件設(shè)置。

（二）制定檔案室建立工作的實施方案，按計劃逐步進(jìn)行，各個環(huán)節(jié)要明確工作人員，由各部門指定人員專/兼職負(fù)責(zé)其部門的文件整理歸檔移交工作，分解落實責(zé)任。

（三）對所收集檔案有進(jìn)行序規(guī)范整理入庫，編制索引目錄，然后建立與實體相對應(yīng)的電子版內(nèi)容。

（四）建立和不斷完善檔案建設(shè)的制度、辦法及簿冊，以便于檔案的日常管理。

至此，我公司檔案管理從人員隊伍到管理制度、管理辦法以及規(guī)范的建立流程共同構(gòu)成了我公司的檔案管理體系，在實踐中將不斷完善，使我公司的檔案管理成為公司不斷發(fā)展的助推力。

篇三：檔案室建設(shè)方案（725字）

一、硬件設(shè)施

1．庫房要求：應(yīng)盡量按照《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求建造檔案庫房，遠(yuǎn)離火源、水源、和污染源等基本要求，門窗應(yīng)有較好的封閉性。

2．裝具：為方便使用，可選用密集架。需要注意的是，安裝使用密集架對對地面承重能力有較高要求，樓板承重力一般需在每平方米/600公斤以上。

3．設(shè)備：檔案保管的技術(shù)設(shè)備，如去濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)、滅火器、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、消毒滅菌設(shè)備以及檔案進(jìn)出庫的運(yùn)送工具等等。

4．卷皮和卷盒：按照需要購置。

5．消耗品；防霉防蟲藥品，吸濕劑，各種表格及管理性的辦公用品

二、檔案管理流程

1．規(guī)劃出檔案分類方法，建議采用職能機(jī)構(gòu)——時間——事件的分類方法。統(tǒng)計出校內(nèi)獨(dú)立并且其檔案需要?dú)w檔的職能機(jī)構(gòu)的總數(shù)量，對各職能機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)量以及更新速度有個初步的了解。根據(jù)具體情況，把800平米的檔案室按合理劃分出若干個科室。

2．接下來就是檔案的收集，學(xué)校各機(jī)構(gòu)（院系之類）把非現(xiàn)行且具有價值的文件統(tǒng)一移交到檔案室，同時規(guī)定，以后各機(jī)構(gòu)應(yīng)隨時把需要?dú)w檔的文件移交到檔案室，并做好登記。檔案室對移交過來的檔案進(jìn)行排列、分類、裝盒、上架，做好類內(nèi)案卷排列和案卷目錄。

3．檔案使用過程中的維護(hù)和保護(hù)，首先做好“八防”，防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光（使用白熾燈）、防塵、防盜。然后是定期檢查，清點。

4．鑒定與銷毀，對檔案應(yīng)進(jìn)行定期的價值鑒定，依情況一年或者半年一次，在價值鑒定時，建議相關(guān)院系機(jī)構(gòu)派出一名人員協(xié)助，因為他們更清楚自己機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案價值是否依在，對已無價值過期的檔案銷毀清理。

5．檔案利用，原則上只對校內(nèi)服務(wù)，要有進(jìn)出登記，以便備查。

．條件允許的話，可將檔案進(jìn)行數(shù)字化，建成檔案數(shù)據(jù)庫，各機(jī)構(gòu)可在校園網(wǎng)上通過賬號/密碼的方式查閱檔案資料。

篇四：云南金嶺材料科技有限公司檔案室建設(shè)方案（978字）

一、硬件設(shè)施

1、庫房要求：庫房應(yīng)達(dá)到“八防”要求：防火、防盜、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物。

2、裝具：可選用封閉式箱柜、單柱式固定架、復(fù)柱式固定架、積層架、活動式密集架、卷皮和卷盒等。

3、設(shè)備：

檔案保管的技術(shù)設(shè)備：滅火器、溫濕度計、除濕器、裝訂機(jī)、防蟲藥、照相機(jī)、移動硬盤。

基礎(chǔ)設(shè)備：防光窗簾、鐵窗、鐵門、辦公桌椅。

4、辦公用具：電腦、鉛筆、橡皮擦、夾子、剪刀、美工刀、直尺、膠水、雙面膠、透明膠、儲物柜。

二、檔案管理方法

1、規(guī)劃出檔案分類方法：

（1）第一大類，項目檔案分為四類，①建設(shè)費(fèi)用類，將可形成固定資產(chǎn)的項目全部劃入此類；②生產(chǎn)材料采購類，包括原材料、燃料、添加劑、化工品等可直接形成產(chǎn)品成本的合同；③銷售收入類；④其他類。

（2）第二大類，人事檔案分為六類，①招聘面試入職資料(含員工個人信息及相關(guān)證照)；②每月考核資料；③培訓(xùn)資料(培訓(xùn)臺賬等）；④薪資標(biāo)準(zhǔn)資料；⑤員工工作計劃及總結(jié)等；⑥勞動合同、試用期合同、培訓(xùn)合同、其他與公司特殊簽訂的合同。

（3）第三大類，行政工商檔案分為四類，①工商資料(章程、執(zhí)照正副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本、法人身份證復(fù)印件等)；②財務(wù)資料(驗資報告、稅務(wù)登記證正副本、每年審計資料等)；③生產(chǎn)企業(yè)還會有生產(chǎn)許可、衛(wèi)生許可證、專利證書等等；④房地產(chǎn)公司就有施工許可證、預(yù)售許可證、國土證、產(chǎn)權(quán)證等等。

2、檔案的編號：根據(jù)年份類別自001開始連續(xù)編號，根據(jù)合同發(fā)生時間先后順序編排紙質(zhì)檔案和電子檔案。如20XX-JS-001為20XX年第一份建設(shè)合同。

3、公司下設(shè)董事長、執(zhí)行董事、總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)、財務(wù)部、生產(chǎn)部、行政人事部、業(yè)務(wù)部等部門，對各職能機(jī)構(gòu)檔案的