第4章 英文文檔訓(xùn)練營(yíng) 任務(wù)四 英文信封的錄入

第4章英文文檔訓(xùn)練營(yíng)任務(wù)四英文信封的錄入任務(wù)情境在湖北大學(xué)英語(yǔ)系的候教授A(yíng)lfredHou，與住在紐約Anenue大街250號(hào)的ThomasMatthewBenton夫人為多年好友，常有書(shū)信聯(lián)系?，F(xiàn)請(qǐng)你寫(xiě)一信封并打印出來(lái)。任務(wù)分析⒈工作思路寫(xiě)一信封，寫(xiě)信人與收信人的姓名、地址寫(xiě)清，最好采用斜列式。寫(xiě)好草稿后，用Word軟件錄入計(jì)算機(jī)，并按規(guī)范排好版，打印到信封上。任務(wù)分析⒉注意事項(xiàng)⑴信封上的寫(xiě)信人與收信人的位置，寫(xiě)信人在左上，收信人在中央。⑵信封上的稱(chēng)謂要用尊稱(chēng)，但寫(xiě)信人不自稱(chēng)Mr.、Mrs.或Miss。⑶信封上的地址書(shū)寫(xiě)要從小到大，寫(xiě)法與中文相反。⑷特殊情況可在信封的左下角注明。知識(shí)儲(chǔ)備⒈信封的規(guī)格正式信函中信封要用高質(zhì)量的、潔白的輕磅道林紙。大型的信封，高約10.5厘米，寬約24厘米；小型的信封，高約10厘米，寬約17厘米。私人信函中信封質(zhì)地、顏色、規(guī)格均可自由選擇。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑴信封的寫(xiě)法一般采用并列是式或斜列式，最好與信內(nèi)姓名和地址的格式吻合。一般人都喜歡斜列式。⑵收信人的姓名和地址在信封的中央，其順序和信內(nèi)姓名地址相同。⑶寫(xiě)信人姓名和地址寫(xiě)在信封的左上角。郵票貼在右上角。⑷普通私人信件的寫(xiě)信人的姓名和地址，原則上以寫(xiě)為宜，可以寫(xiě)在信封的左上角或信封的反面封蓋上，也可以省略不寫(xiě)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑸如果是私人信件或是密信，可以在信封的左下角注明Private（親啟）、Personal（私函）、Confidential（機(jī)密）、Urgent（急件）等字樣。⑹如果該信不是一般郵件，可以在信封的左下角注明信件的類(lèi)別。ByAirMail或ParAvion（航空）,AirMailRegistered（航空掛號(hào)）,Express（快件）,Registered（掛號(hào)郵件）,ParcelPost（包裹郵件）,PrintedMatter（印刷品）,PhotoInclosed（內(nèi)有照片）。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑺寫(xiě)給女子的信件在姓名前加上尊稱(chēng)，如：Mrs.,Miss或Ms.；如果她是博士、教授或主席，可以加上Dr.,Prof.或Chairman。在正式信函的信封上Dr.等縮略形式最好換作Doctor等相應(yīng)全稱(chēng)。⑻給女子寫(xiě)信，不能用其丈夫的頭銜來(lái)稱(chēng)呼她。如果收信人是一個(gè)已婚女子，可在她丈夫姓名前加上Mrs.，如：Mrs.BrianRidge，即使她丈夫不在人世了，仍然可以這樣稱(chēng)她。對(duì)于離過(guò)婚的女子，可以先寫(xiě)Mrs.，再寫(xiě)她婚前的姓名，最后加上前夫的姓。如：Mrs.EdnaBoyceBlair。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑼信封上面一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，除非不用標(biāo)點(diǎn)可能產(chǎn)生歧義。有時(shí)，一行之內(nèi)的門(mén)牌號(hào)碼與街道號(hào)碼最好以破折號(hào)相隔，如：311－42ndStreet。一行之內(nèi)的區(qū)號(hào)、城市名、州名等也有必要以逗號(hào)相隔，如：NewYouk,23.N.Y.。只用有用的標(biāo)點(diǎn)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑽寫(xiě)給男子的信件也要注意，如果是長(zhǎng)名，最好不要縮略。不過(guò)，其中間的名字倒可以采用首字母縮略形式，如：寫(xiě)給RogerDelvinKeyesdeBruf的信，信封上可以寫(xiě)上Mr.BogerD.K.deBruf。不可把他人的姓名拼錯(cuò)，若把Mr.Wolfe拼成Mr.Wolf,把Mrs.Rumpel拼成Mrs.Rumple，那還怎能進(jìn)行友好的書(shū)面交際呢？另外，一些英美人父子同名，于是，Jr.（＝Junior兒子）加在姓名之后的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。給他們寫(xiě)信，可以在附上Jr.的姓名之前加上Mr.。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⑾寫(xiě)信人不自稱(chēng)Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前則必須加上尊稱(chēng)Mr.、Mrs.或Miss以示禮貌。⑿住址的寫(xiě)法與中文相反；英文住址原則上是由小至大，如必須先寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼、街路名稱(chēng)，再寫(xiě)城市、?。ㄖ荩┖袜]政區(qū)號(hào)，最后一行則寫(xiě)上國(guó)家的名稱(chēng)。知識(shí)儲(chǔ)備⒉信封的寫(xiě)法⒀信封上的郵政區(qū)號(hào)（zipcode），在美國(guó)州名之后以五位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字表示，前三位數(shù)代表州或都市，后兩位數(shù)表示郵區(qū)，至于郵政區(qū)號(hào)10027的念法是onedoubleotwoseven。技能點(diǎn)撥⑴打開(kāi)Word軟件，切換輸入法，把寫(xiě)信人和收信人的姓名、住址等錄入進(jìn)電腦。⑵設(shè)置信封的大小，選擇“布局”選項(xiàng)卡→“頁(yè)面設(shè)置”組，單擊“紙張大小”下拉按鈕，拖拽滾動(dòng)條選擇“信封#10”樣式，完成大信封紙張?jiān)O(shè)置。拖拽滾動(dòng)條選擇“信封c6”樣式，完成小信封紙張?jiān)O(shè)置。現(xiàn)在信封的個(gè)性化增強(qiáng)，也可根據(jù)需要選擇其它樣式。技能點(diǎn)撥⑶設(shè)置錄入邊距，選擇“布局”選項(xiàng)卡→“頁(yè)面設(shè)置”組，單擊“頁(yè)邊距”下拉按鈕，單擊“自定義頁(yè)邊距”，在彈出的對(duì)話(huà)框中設(shè)置頁(yè)邊距，大信封的頁(yè)邊距設(shè)置為：上“1厘米”、下“1厘米”、左“3厘米”、右“3厘米”。小信封的頁(yè)邊距設(shè)置為：上“1厘米”、下“1厘米”、左“2厘米”、右