大酒店財(cái)務(wù)部物資管理制度_第1頁(yè)
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大酒店財(cái)務(wù)部物資管理制度酒店的物資包括食品原料、物料用品、布件、工程維修材料及在庫(kù)低值易耗品等。加強(qiáng)酒店的物資管理是降低經(jīng)營(yíng)成本,提高酒店經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。1、物資管理的主要任務(wù):(1)保證酒店經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行,促進(jìn)管理水平的提高和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展;(2)在確保酒店服務(wù)質(zhì)量的前提下,做好物資的合理采購(gòu)和合理使用工作,加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)管理,堵塞漏洞,降低成本。2、物資管理的基本方針:供應(yīng)有預(yù)算,預(yù)算有依據(jù),儲(chǔ)備、消耗有定額,管理有制度,實(shí)行A、B、C分類控制法,合理儲(chǔ)備,按預(yù)算采購(gòu),按定額供應(yīng),積極處理呆滯積壓物資,降低物資儲(chǔ)備,加速資金周轉(zhuǎn)。3、物資核算的方法:(1)計(jì)價(jià)原則。發(fā)出物資一般采用加權(quán)平均法計(jì)價(jià)。一經(jīng)確定,不得隨意變更。(2)入庫(kù)物資按品種、規(guī)格進(jìn)行明細(xì)核算,做到日清數(shù)量,旬結(jié)余額。不入庫(kù)物資采用“對(duì)銷賬”核算形式。倉(cāng)保員應(yīng)及時(shí)記賬,并按領(lǐng)用部門進(jìn)行發(fā)出物資的分配、匯總,編制物資收發(fā)存報(bào)表,報(bào)表一式二份,賬表核對(duì)無(wú)誤后,一份留存,一份附入庫(kù)單、領(lǐng)料單報(bào)計(jì)財(cái)部。(3)計(jì)財(cái)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)倉(cāng)庫(kù)賬務(wù)作和商品倉(cāng)庫(kù)賬務(wù)工作的指導(dǎo),及時(shí)解決核算中的疑難問(wèn)題,每月對(duì)倉(cāng)庫(kù)賬務(wù)進(jìn)行稽核,確保物資賬務(wù)的完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。4、物資管理的計(jì)劃性:(1)物資采購(gòu)預(yù)算是組織物資供應(yīng)的主要依據(jù),物資采購(gòu)預(yù)算必須在掌握市場(chǎng)行情的前提下,根據(jù)酒店綜合經(jīng)營(yíng)預(yù)算、物資消耗定額、物資儲(chǔ)備定額及訂貨合同,充分考慮使用部門的合理要求進(jìn)行編制。(2)物資采購(gòu)預(yù)算分為年度預(yù)算、季度預(yù)算和月度預(yù)算。年度預(yù)算是指導(dǎo)全年物資供應(yīng)工作的主要依據(jù),季度預(yù)算是物資采購(gòu)工作的具體實(shí)施與調(diào)整預(yù)算、預(yù)算編制按預(yù)算管理制度要求編制。(3)預(yù)算外急需用品的采購(gòu)視采購(gòu)量的大小而分別采用追加預(yù)算和申購(gòu)限額的辦法予以解決。追加預(yù)算應(yīng)隨時(shí)申報(bào)。(4)物資采購(gòu)預(yù)算應(yīng)列明“品名”、“規(guī)格”、“單位”、“期末庫(kù)存量”、“月消耗量?jī)?chǔ)備定額”、“擬采購(gòu)數(shù)量”、“預(yù)計(jì)單價(jià)”、“預(yù)計(jì)采購(gòu)資金”等項(xiàng)目。采購(gòu)預(yù)算一式三份,經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理審批后,一份留財(cái)務(wù)部,一份送審計(jì)室,一份送采購(gòu)部組織采購(gòu)。5、物資管理的基礎(chǔ)工作:(1)物資消耗定額:物資消耗定額是編制物資采購(gòu)預(yù)算的重要依據(jù),是實(shí)施物資采購(gòu)預(yù)算的基礎(chǔ)條件,物資消耗定額必須符合合理、先進(jìn)的要求。(2)物資儲(chǔ)備定額:物資儲(chǔ)備定額由計(jì)財(cái)部統(tǒng)一管理。計(jì)財(cái)部在物資消耗定額的基礎(chǔ)上制訂物資消耗資金定額和物資儲(chǔ)備資金定額,并按季節(jié)進(jìn)行調(diào)整。(3)酒店所有物資均由采購(gòu)部統(tǒng)一采購(gòu)(商場(chǎng)部商品除外)。采購(gòu)部應(yīng)掌握市場(chǎng)行情,按“質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉”的原則貨比三家,擇優(yōu)采購(gòu),在同等條件下應(yīng)先市內(nèi),后市外。對(duì)價(jià)格高、批量大的物資、原材料采購(gòu)應(yīng)采用公開(kāi)招標(biāo)形式進(jìn)行公開(kāi)、公正、公平招標(biāo),確保酒店物資、原材料采購(gòu)質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。如使用部門有特殊技術(shù)要求,可派人與采購(gòu)員共同采購(gòu)或使用部門自行采購(gòu),但須由采購(gòu)部辦理入庫(kù)報(bào)銷、領(lǐng)用手續(xù)。(4)物資采購(gòu)若需訂貨的需按酒店合同管理制度要求簽訂合同,并蓋有雙方企業(yè)法人或具有法人委托書的代理人章和合同章。(5)物資采購(gòu)后,入庫(kù)物資由采購(gòu)員填制入庫(kù)單。入庫(kù)單一式四聯(lián)。物資經(jīng)提運(yùn)、驗(yàn)收、入庫(kù)后經(jīng)辦人員分別簽收,一聯(lián)(存根聯(lián))采購(gòu)部留存,一聯(lián)(付款通知聯(lián))附發(fā)票經(jīng)總賬簽字后送成本、費(fèi)用核算員核對(duì),預(yù)算外的再報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽字,送計(jì)財(cái)部付款,二聯(lián)留倉(cāng)庫(kù),其中一聯(lián)(倉(cāng)庫(kù)聯(lián))由保管員登記收、發(fā)、存、記錄卡,另一聯(lián)(記賬聯(lián))轉(zhuǎn)倉(cāng)庫(kù)保管員記賬。不入庫(kù)的物資填制收料單。收料單一式三聯(lián),經(jīng)提運(yùn)、驗(yàn)收、領(lǐng)用人員簽收后,一聯(lián)(存根聯(lián))采購(gòu)部留存,一聯(lián)(付款通知聯(lián))附發(fā)票經(jīng)倉(cāng)庫(kù)收料主管簽字后送計(jì)財(cái)部核對(duì),預(yù)算外的須報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理簽字后送計(jì)財(cái)部付款。(6)計(jì)財(cái)部監(jiān)督采購(gòu)制度的執(zhí)行情況,按財(cái)務(wù)規(guī)定審核原始發(fā)票及入庫(kù)單、收料單,審核無(wú)誤,核銷采購(gòu)預(yù)算后付款。(7)所有外購(gòu)物資需驗(yàn)收后方可入庫(kù)或領(lǐng)用,不合格的外購(gòu)物資,不準(zhǔn)入庫(kù)或領(lǐng)用,驗(yàn)收所使用的計(jì)量工具應(yīng)符合《計(jì)量管理制度》的要求。(8)物資驗(yàn)收員負(fù)責(zé)外購(gòu)物品的驗(yàn)收工作,采購(gòu)部對(duì)外購(gòu)物品的質(zhì)量在采購(gòu)的全過(guò)程中負(fù)全部責(zé)任。未驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的物資,倉(cāng)庫(kù)保管人員有權(quán)拒絕入庫(kù)。(9)物資到店后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收,盡是縮短入庫(kù)待驗(yàn)時(shí)間,以便在發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)和質(zhì)量問(wèn)題時(shí),及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門拒付款項(xiàng)并由采購(gòu)部向?qū)Ψ剿髻r。鮮活食品、危險(xiǎn)物品、貴重物品應(yīng)隨到隨驗(yàn)。被驗(yàn)物資的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、包裝必須與隨貨憑證、入庫(kù)單、收料單相符,包裝的食品原料應(yīng)注明生產(chǎn)廠家名稱、廠址、商標(biāo)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、包裝規(guī)格等。(10)經(jīng)檢驗(yàn)不合格的物資應(yīng)及時(shí)向部門主管及采購(gòu)部報(bào)告,區(qū)別情況,及時(shí)處理。凡質(zhì)量不合格的、未付款的應(yīng)予退貨,已付款的應(yīng)向供應(yīng)單位索賠,訂有供貨合同的,還應(yīng)按合同規(guī)定的違約責(zé)任要求對(duì)方給予賠償。質(zhì)量等級(jí)下降,酒店尚可使用的(以不影響酒店的服務(wù)質(zhì)量為前提),應(yīng)視情予以退貨或按質(zhì)論價(jià)。數(shù)量短缺或有損壞的,應(yīng)查明原因分別處理:A、屬供貨單位發(fā)貨不足的,應(yīng)由采購(gòu)部與對(duì)方單位交涉補(bǔ)足或通知計(jì)財(cái)部減付不足部分的貨款;B、屬運(yùn)輸破損、遺失的,已保險(xiǎn)的,應(yīng)向保險(xiǎn)公司索賠;C、倉(cāng)庫(kù)盤存屬正常范圍內(nèi)的短缺、損壞,應(yīng)填制損溢報(bào)告單,經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后,予以核銷;D、屬酒店員工工作失職發(fā)生的短缺、損壞,應(yīng)填制損益報(bào)告單說(shuō)明情況,同時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任,給予處理。(11)物資經(jīng)驗(yàn)收合格后,保管員即按規(guī)定填寫入庫(kù)單,并辦理入庫(kù)登記手續(xù)(登記進(jìn)貨賬、材料卡、料牌)。(12)全店各類物資總倉(cāng)庫(kù)一律由計(jì)財(cái)部統(tǒng)管,但根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要經(jīng)計(jì)財(cái)部同意,各業(yè)務(wù)部門可設(shè)立二級(jí)倉(cāng)庫(kù),由總倉(cāng)歸口,部門自管。倉(cāng)庫(kù)保管員對(duì)所掌管的物資負(fù)有保管、保養(yǎng)、監(jiān)督和檢查的責(zé)任,嚴(yán)格執(zhí)行物資的收、發(fā)、領(lǐng)、退、管等規(guī)定,嚴(yán)格履行崗位責(zé)任制。(13)倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)熟悉了解各類物資的保管要求,做到“二有”(有崗位責(zé)任、有儲(chǔ)備定額)“三化”(倉(cāng)庫(kù)環(huán)境整潔化、材料堆放系統(tǒng)化、材料收發(fā)制度化),“三相符”(賬、卡、物相符),“統(tǒng)一編號(hào)定位”(按統(tǒng)一編號(hào),分架、分層依次對(duì)號(hào)入座),“五五堆放”、“五防”(防火、防潮、防霉、防盜、防過(guò)期變質(zhì))。(14)倉(cāng)庫(kù)保管員應(yīng)掌握了解庫(kù)存物資的儲(chǔ)存期限,按先進(jìn)先出的原則組織發(fā)貨,防止呆滯變質(zhì)。(15)酒店建立食品原料質(zhì)量鑒定小組,鑒定小組由酒店有經(jīng)驗(yàn)的廚師、食品檢驗(yàn)員、倉(cāng)庫(kù)保管員組成,凡使用存放時(shí)間超過(guò)規(guī)定的食品及需報(bào)損的食品原料,均需通過(guò)食品原料質(zhì)量鑒定小組的鑒定后才能處理。(16)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)每月自行盤點(diǎn)一次,冷庫(kù)應(yīng)定期沖洗,食品二、三級(jí)倉(cāng)庫(kù)應(yīng)逐日盤點(diǎn),計(jì)財(cái)部每月對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行抽查稽核,計(jì)財(cái)部每年組織一次倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn),盤點(diǎn)后,應(yīng)及時(shí)填制庫(kù)存物資損溢報(bào)告單,說(shuō)明原因,按審批權(quán)限規(guī)定分級(jí)處理。盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的呆滯積壓物資應(yīng)及時(shí)上報(bào),并積極組織處理。(17)酒店的財(cái)產(chǎn)物資因盤盈盤虧及毀損變質(zhì)或自然災(zāi)害等造成損失,應(yīng)及時(shí)查明原因,分清責(zé)任,區(qū)別不同情況,按下列規(guī)定處理:A、屬于定額內(nèi)的正常損耗,列入本期管理費(fèi)用;B、屬于責(zé)任事故造成的損失,應(yīng)視責(zé)任大小,由過(guò)失人賠償損失的部分或全部,需要核銷的部分,按規(guī)定的審批權(quán)限報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后,在管理費(fèi)用列支;C、屬自然災(zāi)害等原因造成的非常損失,按規(guī)定的審批權(quán)限報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后,以其凈損失(即賬面凈值扣除保險(xiǎn)賠償和殘值后)列作營(yíng)業(yè)外支出;D、兼有責(zé)任事故及自然災(zāi)害等原因造成的損失,按酒店業(yè)主有關(guān)規(guī)定處理;E、流動(dòng)資產(chǎn)盤盈,應(yīng)查明原因,沖減管理費(fèi)用,任何部門和個(gè)人不得隱瞞不報(bào),不得抵補(bǔ)短缺和損失,或移作他用。(18)領(lǐng)用物資須憑領(lǐng)料單。領(lǐng)料單須經(jīng)部門主管或相應(yīng)有審批權(quán)的其他人員簽署,手續(xù)齊全,保管人員才能發(fā)料。領(lǐng)用部門應(yīng)指定專人領(lǐng)料。倉(cāng)庫(kù)保管員發(fā)料時(shí),應(yīng)嚴(yán)格按照領(lǐng)料單填寫的品名、規(guī)格、數(shù)量發(fā)貨,并按實(shí)際發(fā)貨數(shù)填列領(lǐng)料單中的實(shí)發(fā)數(shù)量,無(wú)特殊情況,實(shí)發(fā)數(shù)量不得超過(guò)申請(qǐng)數(shù)量。領(lǐng)料單一式三聯(lián),領(lǐng)料后一聯(lián)退領(lǐng)用部門,一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存及時(shí)登記賬卡后交材料核算員登賬,一聯(lián)送計(jì)財(cái)部進(jìn)行賬務(wù)處理。(19)物料領(lǐng)用后,因質(zhì)量、規(guī)格不符,領(lǐng)用部門要求退貨的,應(yīng)填寫紅字領(lǐng)料單,并說(shuō)明原因,

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