養(yǎng)老機(jī)構(gòu)庫存管理制度v

物資庫存和實(shí)物管理制度版本號：V5.0恭和苑養(yǎng)老機(jī)構(gòu)管理有限公司二零一四年八月一日目錄第一章 概述 3第一條 庫存管理的目標(biāo) 3第二條 分工 3第三條 庫存管理工作整體概述 3第二章 庫存管理 4第四條 庫房設(shè)立和管理 4第五條 收貨入庫 5第六條 出庫 6第七條 食材庫存 8第八條 盤點(diǎn) 8第九條 調(diào)撥 8第三章 系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)責(zé) 9第四章 其它 10

概述庫存管理的目標(biāo)1、規(guī)范性目標(biāo)：建立標(biāo)準(zhǔn)化的物資管理流程與機(jī)制，減少管理漏洞，提高工作效率。2、成本性目標(biāo)：持續(xù)積累，逐步形成恭和苑供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，規(guī)范供應(yīng)渠道，優(yōu)化供貨質(zhì)量，價(jià)格、服務(wù)。3、標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)：通過持續(xù)的積累，逐步形成恭和苑物資的標(biāo)準(zhǔn)配置，提高物資配置的穩(wěn)定性。積累物資管理數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)及時(shí)與完整，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，尤其是對差異點(diǎn)與異常點(diǎn)進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上逐步形成標(biāo)準(zhǔn)化成本指標(biāo)。分工1、運(yùn)營公司的職責(zé)：制定與評估優(yōu)化物資管理體系，并指導(dǎo)、支持和檢查恭和苑對物資管理體系的執(zhí)行。（1）制定物資管理制度、流程、制定標(biāo)準(zhǔn)化的表單。（2）指導(dǎo)、培訓(xùn)物資管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)化表單的應(yīng)用。（3）檢查物資管理制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)化表單的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)優(yōu)化改進(jìn)。（4）相關(guān)物資數(shù)據(jù)查詢、分析，發(fā)現(xiàn)問題并給出解決方案建議。（5）恭和苑開業(yè)前期采購工作的全面支持及執(zhí)行A類物資采購。2、恭和苑的職責(zé)：執(zhí)行物資管理體系。3、物資類別規(guī)定：（1）A類物資：運(yùn)營核心標(biāo)配產(chǎn)品，由總部開發(fā)供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一供貨和服務(wù)，分店只需請購即可。如：軟裝、標(biāo)識類、家具、床品、工服、醫(yī)療設(shè)備、宜老專用設(shè)備用品。（2）B類物資：供貨商引進(jìn)由當(dāng)?shù)胤值贽k理，不用經(jīng)總部審批。分店按標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行采購和結(jié)算如：食材、除A類外的其他物資的合同簽訂。（3）物資類別的分類和采購相關(guān)制度，具體內(nèi)容請參見《物資采購制度》。庫存管理工作整體概述物資管理工作包含請購、采購、庫存管理、結(jié)算4個(gè)環(huán)節(jié)，概述如下：1、請購：所有請購均由恭和苑發(fā)起。2、采購：請購審批通過后，開始采購工作；A類物資類別的采購工作由公司行政部采購人員執(zhí)行，B類物資類別的采購工作由恭和苑綜合部采購人員執(zhí)行；采購工作過程包含供應(yīng)商評審、合同擬定及會簽、訂單下達(dá)，食材批價(jià)、入庫驗(yàn)收、供應(yīng)商管理、結(jié)算。詳細(xì)見供應(yīng)商選擇說明、食品批價(jià)說明、庫存管理說明、供應(yīng)商管理說明。關(guān)于采購流程的具體內(nèi)容請參見《物資采購制度》。3、庫存管理所有庫存管理均由恭和苑庫管執(zhí)行，包含食材、非食材物資所有庫存管理，其他部門進(jìn)行配合。庫存管理包括庫房設(shè)立和管理、驗(yàn)收入庫、出庫、退庫、退換貨、盤點(diǎn)、報(bào)廢、調(diào)撥等內(nèi)容。4、結(jié)算結(jié)算工作由采購經(jīng)辦人員發(fā)起，由恭和苑財(cái)務(wù)部門辦理，包括合同付款，借款，報(bào)銷。A類物資類別的合同付款由行政法務(wù)部采購人員與供應(yīng)商對賬，并發(fā)起恭和苑合同付款申請流程。B類物資類別合同付款、包括食材合同付款，由恭和苑綜合部采購人員與供應(yīng)商對賬，發(fā)起合同付款申請流程；借款流程：需要借款時(shí)，由采購經(jīng)辦人發(fā)起借款流程，詳見財(cái)務(wù)借款流程。報(bào)銷流程：需要報(bào)銷時(shí)，由采購經(jīng)辦人發(fā)起報(bào)銷流程，詳見財(cái)務(wù)報(bào)銷流程。結(jié)算相關(guān)的具體內(nèi)容請參見《物資采購制度》。物資管理的總體流程如下圖：庫存管理庫房設(shè)立和管理庫房設(shè)立恭和苑設(shè)食材一級庫房、非食材一級庫房，統(tǒng)一管理所有物資，根據(jù)實(shí)際需要設(shè)立部門二級庫房。 崗位權(quán)責(zé)：倉庫庫管：申請?jiān)黾觽}庫，提供倉庫名稱、所屬公司、倉庫管理員；系統(tǒng)管理員：根據(jù)申請，在系統(tǒng)中增加倉庫，并分配選項(xiàng)；實(shí)物管理庫存物資要進(jìn)行分區(qū)管理；將不同的物資分類放置，按規(guī)定留有通道、墻距、燈距。物資堆放整齊、美觀、按類擺放。物品存放地點(diǎn)要有分類記錄，方便準(zhǔn)確查找。倉庫要注意門禁管理，非相關(guān)人員不得隨便入內(nèi)；儲存物資要防火、防水、防壓、防潮，庫內(nèi)要設(shè)有防水、防火、防盜、防蟲、防鼠咬等措施，注意倉儲區(qū)的溫濕度，保持通風(fēng)良好，注意衛(wèi)生、保質(zhì)期情況，保證庫存物資完好。崗位權(quán)責(zé)： 倉庫庫管對上述內(nèi)容負(fù)責(zé)。收貨入庫適用范圍：適用于恭和苑所有物資（包括固定資產(chǎn)和低值易耗品）入庫。使用部門人員驗(yàn)收合格后由庫管入庫；驗(yàn)收不合格，應(yīng)拒絕收貨，由采購經(jīng)辦人進(jìn)行退貨、換貨。及時(shí)完成驗(yàn)收入庫；無固定使用部門的物資由采購人員配合庫管驗(yàn)收質(zhì)量；收貨時(shí)，填寫收貨單，由使用部門、庫管、采購經(jīng)辦人審批，審批通過后，方可入庫；。收貨時(shí)要區(qū)分資產(chǎn)、低耗還是耗材，其中固定資產(chǎn)在收貨時(shí)，選擇資產(chǎn)庫，系統(tǒng)后續(xù)生成固定資產(chǎn)卡片，以卡片的形式入庫；低耗品在收貨時(shí)，選擇低耗庫，系統(tǒng)后續(xù)生成低值易耗品新增卡片，以卡片的形式入庫；耗材在收貨時(shí)，選擇相應(yīng)倉庫，后續(xù)生成入庫單，以入庫單形式入庫。入庫單是重要的原始憑證，庫管留存好底聯(lián)備查，要給財(cái)務(wù)一聯(lián)記賬，給采購人員一聯(lián)匯總保存。入庫后，財(cái)務(wù)會計(jì)由入庫單生成憑證；對應(yīng)的流程圖如下：崗位權(quán)責(zé)倉庫庫管：負(fù)責(zé)在系統(tǒng)中登記收貨信息，填寫收貨單；生成入庫單、資產(chǎn)卡片、低耗新增卡片；使用部門：負(fù)責(zé)驗(yàn)收物資，確定物資是否符合要求；審核收貨單；采購員：審核收貨單，確定物資采購的供應(yīng)商和供貨價(jià)格無誤；財(cái)務(wù)：協(xié)助區(qū)分資產(chǎn)、低耗還是耗材；審批收貨單；生成憑證領(lǐng)料出庫管理目標(biāo)在于：清晰、準(zhǔn)確辦理出庫。領(lǐng)料出庫的定義：指耗材從倉庫中領(lǐng)出使用，進(jìn)入成本。一級庫物品出庫到二級庫，是庫存調(diào)撥，不屬于出庫，詳見HYPERLINK\l"_調(diào)撥"第十條調(diào)撥；領(lǐng)料出庫流程：由領(lǐng)用人填寫領(lǐng)料出庫單，領(lǐng)料出庫單經(jīng)過部門主任、倉庫庫管審批后，才能到庫管出領(lǐng)出物品；出庫后，由財(cái)務(wù)會計(jì)由出庫單生成憑證；對應(yīng)的流程圖如下：崗位權(quán)責(zé)領(lǐng)用部門：填寫出庫單；領(lǐng)出耗材；領(lǐng)用部門主任：審核出庫單；倉庫庫管：審批出庫單；準(zhǔn)備領(lǐng)出耗材，出庫；打印出庫單；財(cái)務(wù)：生成憑證。退料入庫管理目標(biāo)在于：清晰、準(zhǔn)確辦理退庫。領(lǐng)料退庫的定義：指耗材已從倉庫中領(lǐng)出使用，進(jìn)入成本。但因某些原因，物料有剩余，不再使用，將物料退還給庫管，并減少成本；領(lǐng)料退庫流程：由申請人填制出庫沖銷單，經(jīng)過部門主任、倉庫庫管審批后，才能將物品退還給庫房；退庫后，由財(cái)務(wù)會計(jì)由出庫單（退庫）生成憑證；對應(yīng)的流程圖如下：崗位權(quán)責(zé)領(lǐng)用部門：填寫出庫單（退庫）；退還耗材；領(lǐng)用部門主任：審核出庫單；倉庫庫管：審批出庫單；回收耗材；打印出庫單；財(cái)務(wù)：生成憑證。食材庫存對于蔬菜、水果、肉禽、水產(chǎn)品等類別物資的管理方式為入庫即出庫，即：確認(rèn)入庫后直接生成對應(yīng)的領(lǐng)用出庫；其它類別按照正常的庫存管理；二級庫管理管理目標(biāo)在于：通過一級庫控制成本，二級庫內(nèi)控制實(shí)際使用數(shù)量；由一級庫出庫單（領(lǐng)料出庫單）生成二級庫入庫單（其他入庫單）；二級庫出庫單（其他出庫單）由二級庫內(nèi)部使用，不參與成本計(jì)算，不使用工作流。盤點(diǎn)管理目標(biāo)在于：分工明確、及時(shí)、準(zhǔn)確、統(tǒng)一口徑完成盤點(diǎn)。原材料按月進(jìn)行盤點(diǎn)。盤盈盤虧的審批權(quán)限：在盤點(diǎn)中對物資的盤盈、盤虧、毀損等，要查明原因，分清責(zé)任。出現(xiàn)盤盈盤虧時(shí)，一律上報(bào)院長審批。盤點(diǎn)時(shí)，由庫管負(fù)責(zé)盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)部參與盤點(diǎn)并監(jiān)督。對應(yīng)的流程圖如下：此處缺少流程崗位權(quán)責(zé)：倉庫庫管：財(cái)務(wù)：院長：調(diào)撥管理目標(biāo)在于：一級庫與二級庫之間物資轉(zhuǎn)移物資調(diào)撥由二級庫管理員發(fā)起調(diào)撥單，經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)和一級庫庫管審批后，物資由一級庫調(diào)入二級庫。調(diào)撥原則上每次調(diào)撥一周使用量；崗位權(quán)責(zé)：二級庫庫管：填寫調(diào)撥單；二級庫部門領(lǐng)導(dǎo)：審核調(diào)撥單；財(cái)務(wù)：審核調(diào)撥單；一級庫庫管：審核調(diào)撥單；準(zhǔn)備調(diào)撥耗材；一級庫部門領(lǐng)導(dǎo)：審核調(diào)撥單；院長：審批調(diào)撥單。系統(tǒng)數(shù)據(jù)權(quán)責(zé)為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，針對具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，相應(yīng)的數(shù)據(jù)權(quán)責(zé)要求如下表：序號作業(yè)分類作業(yè)要求責(zé)任部門考核說明考核金額時(shí)效1收貨單采購收貨單倉庫庫管員到貨數(shù)量不按實(shí)際填寫實(shí)際到貨后1個(gè)工作日2倉庫庫管員收貨單未區(qū)分資產(chǎn)、低耗還是材料3倉