辦公自動(dòng)化介紹

辦公自動(dòng)化介紹辦公自動(dòng)化介紹1、定義在古代的辦公活動(dòng)中，人們習(xí)慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進(jìn)的辦公設(shè)備如機(jī)械打字機(jī)、、電報(bào)等得到應(yīng)用，但仍不能適應(yīng)社會(huì)進(jìn)展的需要。如今現(xiàn)代通信技術(shù)和手段的廣泛應(yīng)用，使計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、機(jī)等先進(jìn)的設(shè)備成為日常辦公活動(dòng)的重要工具，加快了辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。早在20世紀(jì)40年月，美國(guó)的局部企業(yè)就開(kāi)頭使用機(jī)器來(lái)處理辦公業(yè)務(wù)，當(dāng)時(shí)將這種手段稱為辦公室自動(dòng)化。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)，特別是信息技術(shù)的飛速進(jìn)展，辦公自動(dòng)化早就超出了狹窄的辦公室范圍，快速滲透到治理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為辦公自動(dòng)化(OfficeAutomationOA)。辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一局部辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成效勞于某種目的的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。定義中強(qiáng)調(diào)三點(diǎn)：①利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備;②辦公人員和辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng);OA辦公自動(dòng)化主要是面對(duì)辦公室人員的辦公效率和質(zhì)量的，它著重解決人與辦公設(shè)備的人機(jī)接口問(wèn)題，它是以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為前提的，是一個(gè)由硬件和軟件組成的系統(tǒng)。一個(gè)較完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是人員、辦公設(shè)備和信息資源三者親熱聯(lián)系的一個(gè)整體。通俗地講，辦公自動(dòng)化就是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，全面或局部代替辦公人員的業(yè)務(wù)活動(dòng)，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。目前，辦公自動(dòng)化已將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)治理思想和行為科學(xué)有機(jī)結(jié)合在一起，應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難于處理的數(shù)據(jù)量浩大的、包括非數(shù)值型信息且構(gòu)造不明確的辦公事務(wù)上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。辦公室的工作性質(zhì)辦公室的功能很多，歸根到底表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是處理辦公信息;二是產(chǎn)生辦公信息。常見(jiàn)的辦公信息主要包括文字、報(bào)表、語(yǔ)言、圖形圖像等。辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容辦公自動(dòng)化將現(xiàn)代技術(shù)裝備，科學(xué)治理思想和行為科學(xué)有機(jī)結(jié)合在一起，應(yīng)用于辦公工作以提高辦公質(zhì)量和效率。早期的辦公自動(dòng)化主要是使用電腦、復(fù)印機(jī)等單機(jī)設(shè)備代替辦公人員大量重復(fù)勞動(dòng)，而現(xiàn)代辦公自動(dòng)化已構(gòu)成一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，使一局部辦公活動(dòng)由人過(guò)渡到由設(shè)備完成。辦公自動(dòng)化的主要內(nèi)容包括文字處理、報(bào)表處理、數(shù)值和非數(shù)值計(jì)算、圖形圖像處理、語(yǔ)言處理、通信、信息存儲(chǔ)與治理、日程治理和關(guān)心決策等各方面。2、特點(diǎn)辦公自動(dòng)化是信息化社會(huì)最重要的標(biāo)志之一，它具有以下特點(diǎn)：之一，它具有以下特點(diǎn)：辦公自動(dòng)化是當(dāng)前國(guó)際上飛速進(jìn)展的一門綜合多種技術(shù)的型學(xué)科辦公自動(dòng)化的理論根底是行為科學(xué)、治理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、社會(huì)學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等，它的技術(shù)根底是計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)等，其中計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)是辦公自動(dòng)化的四大支柱或稱四大支撐技術(shù)。綜合起來(lái)看，辦公自動(dòng)化是以行為科學(xué)為主導(dǎo)，系統(tǒng)科學(xué)為理論根底，綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)完成各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)。辦公自動(dòng)化不是簡(jiǎn)潔的自動(dòng)化科學(xué)的一個(gè)分支，而是一個(gè)信息化社會(huì)的時(shí)代產(chǎn)物，是一門綜合的學(xué)科技術(shù)。辦公自動(dòng)化是一個(gè)人機(jī)信息系統(tǒng)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中“人”是打算因素，是信息加工的設(shè)計(jì)者、指導(dǎo)者和成果享用者;而“機(jī)”是指辦公設(shè)備，它是辦公自動(dòng)化的必要條件，是信息加工的”工具和手段。信息是辦公自動(dòng)化中被加工的對(duì)象，辦公自動(dòng)化綜合并充分表達(dá)了人、機(jī)器和信息三者的關(guān)系。一個(gè)典型的OA系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個(gè)根本環(huán)節(jié)，核心任務(wù)是向各級(jí)辦公自動(dòng)化將辦公信息實(shí)現(xiàn)了一體化處理信息通常有如下形式：?文字：指各種文件、信函、檔案、手稿等;?語(yǔ)言：有、聲音郵遞、聲音文件等;?數(shù)據(jù)：包括數(shù)據(jù)文件、報(bào)表、紀(jì)錄等;?圖像：有電視會(huì)議、電視監(jiān)視等動(dòng)態(tài)圖像;?圖形：包括樣品照片、統(tǒng)計(jì)圖表、圖像等靜態(tài)圖形。辦公系統(tǒng)把基于不同的技術(shù)的辦公設(shè)備用聯(lián)網(wǎng)的方式聯(lián)成一體，以計(jì)算機(jī)為主體將各種形式的信息組合在一個(gè)系統(tǒng)中，使辦公室真正具有綜合處理這些信息的功能。辦公自動(dòng)化的目標(biāo)格外明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量辦公自動(dòng)化是人們產(chǎn)生更高價(jià)值信息的一個(gè)關(guān)心手段，使辦公室用具成為智能的綜合性工具。辦公自動(dòng)化將很多獨(dú)立的辦公職能一體化，并提高自動(dòng)化程度，從而提高辦公效率、便利辦公工作，獲得更大效益，對(duì)信息社會(huì)產(chǎn)生樂(lè)觀影響。其主要特點(diǎn)有：辦公自動(dòng)化是涉及文秘、行政治理、電子、機(jī)械、物理等學(xué)科并利用計(jì)算機(jī)、通信、自動(dòng)化等技術(shù)的一門綜合性學(xué)科。辦公自動(dòng)化是融人、機(jī)器、信息資源三者為一體的人機(jī)系統(tǒng)。它包括了信息采集、加工、傳遞和保存四個(gè)根本環(huán)節(jié)。辦公自動(dòng)化包括文字、數(shù)據(jù)、語(yǔ)言、圖像等信息的一體處理功能。辦公自動(dòng)化能夠優(yōu)質(zhì)、高效地處理辦公信息和事務(wù)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從功能上可以化分為三個(gè)層次，或者三個(gè)子系統(tǒng)。他們是事務(wù)處理、信息治理和決策支持子系統(tǒng)。如上圖。在上述三個(gè)層次中，事務(wù)處理是最根底的層次，信息治理是其次層次，而決策支持則處于最高層次。它們之間相互依存和相互聯(lián)系。決策支持依靠于信息治理層供給的信息，信息治理層又依靠于事務(wù)處理層對(duì)信息的采集、處理和篩選。三個(gè)層次之間的聯(lián)系可以由計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)和程序的調(diào)用來(lái)實(shí)現(xiàn)。目前，國(guó)內(nèi)事務(wù)處理級(jí)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最為普遍，并且仍處在逐步進(jìn)展和完善的階段。3、功能組成收發(fā)文治理收發(fā)文治理主要負(fù)責(zé)公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過(guò)程處理?，F(xiàn)有起草人起草公文，之后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給審批人，審批合格后簽發(fā)。當(dāng)收到一份公文時(shí)，先進(jìn)展收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動(dòng)發(fā)送到批辦、承辦人處，最終由專人將公文歸檔。各類公文擁有相應(yīng)的安全機(jī)制，具備相應(yīng)的保密級(jí)別，通過(guò)指定不同級(jí)別人員具有的不同權(quán)限，還可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上公文查詢。發(fā)文治理用來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā)、到最終的整理、歸檔的發(fā)文流程的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化掌握，到達(dá)文檔發(fā)文自動(dòng)化。外出人員治理外出人員治理主要是通過(guò)電子公告板方式實(shí)現(xiàn)對(duì)外出人員進(jìn)展登記治理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時(shí)聯(lián)系方法、外出時(shí)間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項(xiàng)，還可以將自己外出的消息通知有關(guān)人員。外出歸來(lái)后再通過(guò)網(wǎng)絡(luò)撤銷外出通告。會(huì)議治理在傳統(tǒng)方式下，召開(kāi)會(huì)議時(shí)需要的大量文件讓人頭痛不已，而在OA方式下則要輕松得多，可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)會(huì)議掌握，圖文、影音在線傳輸。并可通過(guò)掃瞄器安排、治理睬議。領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排主要負(fù)責(zé)辦公室對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作和活動(dòng)進(jìn)展統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和安排，包括一周活動(dòng)安排和每日活動(dòng)安排。相關(guān)人員可據(jù)此安排日程，以便安排相應(yīng)工作，不至于發(fā)生沖突。論壇治理所謂論壇類似現(xiàn)實(shí)生活中的公告牌，用于系統(tǒng)內(nèi)部人員在上面發(fā)布相關(guān)公開(kāi)信息。論壇治理主要負(fù)責(zé)對(duì)這些信息的治理，比方信息分類、更等等。公告牌可以用來(lái)公布各種通知或其他公用信息?？稍趦?nèi)部開(kāi)通電子郵件，并具備和系統(tǒng)外部乃至國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)的信息溝通力量。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員可以在統(tǒng)一的圖形化環(huán)境里，便利地得到幾乎全部與其工作相關(guān)的資料、信息和其他數(shù)據(jù)，即使是在家中或出差也可不連續(xù)工作。個(gè)人用戶治理個(gè)人用戶工作臺(tái)用于對(duì)本人各項(xiàng)工作進(jìn)展統(tǒng)一治理，例如安排日程、活動(dòng)，查看處理當(dāng)日工作，存放個(gè)人的各項(xiàng)資料、紀(jì)錄等。此外個(gè)人用戶還可以通過(guò)電子郵件與其他單位或個(gè)人溝通意見(jiàn)、爭(zhēng)論問(wèn)題及傳送材料。7.電子郵件電子郵件系統(tǒng)可完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8每一個(gè)工作人員都不能保證始終在辦公室中工作。當(dāng)遠(yuǎn)離辦公室或出差，而又格外需要了解單位的某些數(shù)據(jù)信息時(shí);當(dāng)想在離本單位較遠(yuǎn)的地方設(shè)立幾個(gè)辦公點(diǎn)時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)、DDN專線等連接的遠(yuǎn)程計(jì)算機(jī)，完成全部的有關(guān)辦公的功能。檔案治理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)交互式的勞資人事治理。把員工資料與考勤制度、工資治理、人事治理相結(jié)合，有效提高工作效率，降低治理費(fèi)用，實(shí)現(xiàn)高速、實(shí)時(shí)的查詢治理。綜合信息供給單位職工的號(hào)碼查詢，增進(jìn)職工與單位和外界的溝通;供給國(guó)內(nèi)外相關(guān)法律、法規(guī)查詢，并供給相關(guān)詢問(wèn)效勞。公共信息效勞不僅能使本單位內(nèi)部共享其他信息資源的信息，也使社會(huì)各界能共享政府、企事業(yè)單位可公開(kāi)的信息，如企業(yè)形象宣傳等。簡(jiǎn)報(bào)期刊供給國(guó)內(nèi)外主要報(bào)刊雜志的查詢和特定信息檢索。徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)以手工為主的工作方式。整理、提煉、保存政府、企業(yè)的各類有用信息，為用戶供給共享信息的環(huán)境。供給信息查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，幫助領(lǐng)導(dǎo)決策管4、國(guó)內(nèi)外進(jìn)展?fàn)顩r辦公自動(dòng)化在美國(guó)及日本等興旺國(guó)家已經(jīng)得到了快速的進(jìn)展。此表為美國(guó)的進(jìn)展情形，日本則相對(duì)滯后。世界OA系統(tǒng)的進(jìn)展格外迅猛，世界各國(guó)政府極為重視本國(guó)的OA系統(tǒng)的進(jìn)展，不惜花費(fèi)巨資。美國(guó)的辦公自動(dòng)化在公司和企業(yè)中進(jìn)展得比政府部門要早，并且水平也較高。各公司、企業(yè)不僅把OA視為提高效率、節(jié)約本錢的手段，更是利用它來(lái)加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)治理，作為提高企業(yè)素養(yǎng)和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力量的重要條件。20世紀(jì)90年月以后，國(guó)外的辦公自動(dòng)化得進(jìn)展趨勢(shì)為如下四個(gè)方向：1)OAOA以計(jì)算機(jī)為核心的辦公工作站將向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒體方向進(jìn)展;通信在OA系統(tǒng)中的地位將進(jìn)一步增加，可以充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)，建立全球的網(wǎng)絡(luò)體系。我國(guó)的辦公自動(dòng)化技術(shù)起步較晚，20世紀(jì)70年月該項(xiàng)技術(shù)傳入我國(guó)，80年月才真正地得到重視和進(jìn)展。此表為我國(guó)的進(jìn)展?fàn)顩r。我國(guó)的辦公自動(dòng)化進(jìn)展的特點(diǎn)是起步晚、進(jìn)展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟(jì)、國(guó)防效勞。國(guó)家投資建設(shè)的有經(jīng)濟(jì)、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國(guó)家高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)12個(gè)大信息治理系統(tǒng)，具有規(guī)模大、體系完整、高技術(shù)和現(xiàn)代化的治理效能，是代表我國(guó)一級(jí)水平的OA系統(tǒng)。目前，我國(guó)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正朝著集成化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體和智能化的國(guó)際水平進(jìn)展。辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，不僅僅是取代秘書(shū)的局部工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統(tǒng)習(xí)慣、工作環(huán)境和決策進(jìn)程等方面的深刻變革，使辦公行為科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和標(biāo)準(zhǔn)化。各國(guó)的經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明：國(guó)家經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化必需依靠各級(jí)治理水平的提高和辦公自動(dòng)化。因此，辦公自動(dòng)化必將對(duì)我國(guó)整個(gè)社會(huì)生活的各個(gè)方面產(chǎn)生深刻的影響。5、辦公自動(dòng)化設(shè)備為了具備和完善辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能，除了進(jìn)展辦公人員的相應(yīng)學(xué)問(wèn)培訓(xùn)外，必需配備相應(yīng)的辦公硬件設(shè)備和軟件資源。在現(xiàn)代辦公治理中的主要業(yè)務(wù)中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)，它是辦公自動(dòng)化的一名主角。所以，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)使必不行少的核心設(shè)備。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件和軟件組成如下圖。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件是指辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中實(shí)際裝置和設(shè)備，而軟件是指用于運(yùn)行、治理、維護(hù)和應(yīng)用開(kāi)發(fā)計(jì)算機(jī)所編制的計(jì)算機(jī)程序。?通信設(shè)備：如：局域網(wǎng)，，電傳等。?輸出設(shè)備：如：圖像掃描儀，復(fù)印機(jī)，機(jī)等?系統(tǒng)軟件：如：操作系統(tǒng)，語(yǔ)言翻譯程序等?支持軟件：如：數(shù)據(jù)庫(kù)治理系統(tǒng)?通用軟件：如文字處理系統(tǒng)，圖形處理系統(tǒng)等?專用軟件：工資治理系統(tǒng)，圖書(shū)治理系統(tǒng)等電子計(jì)算機(jī)一般俗稱為電腦.計(jì)算機(jī)的種類很多，依據(jù)它的規(guī)模大小可以分為巨型機(jī)、大型機(jī)、中小型機(jī)、微型機(jī)和便攜機(jī)等。依據(jù)其用途又可分為專用計(jì)算機(jī)和通用計(jì)算機(jī)。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計(jì)算機(jī)。一套計(jì)算機(jī)系統(tǒng)必需由硬件和軟件兩大局部共同組成，兩者有機(jī)結(jié)合、相得益彰，才能是系統(tǒng)發(fā)揮成效。實(shí)際上，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)展進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)軟件隨硬件技術(shù)的快速進(jìn)展而進(jìn)展，反過(guò)來(lái)，軟件的不斷進(jìn)展與完善，又促進(jìn)了硬件的進(jìn)展。打印機(jī)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要輸出設(shè)備之一。打印機(jī)分為擊打式和非擊打式兩大系列產(chǎn)品。擊打式以針式點(diǎn)陣打印機(jī)為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機(jī)等。20世紀(jì)50年月美國(guó)施樂(lè)公司推出第一臺(tái)商用復(fù)印機(jī)。依據(jù)復(fù)印機(jī)顯影方式可分：?jiǎn)谓M份和雙組份。依據(jù)復(fù)印的顏色可分：?jiǎn)紊筒噬?。按?fù)印機(jī)尺寸分：普及型(A3)，手提式，大工程圖紙(A2以上)。按使用紙型來(lái)分：特別紙，一般復(fù)印紙。按成像處理方式分：數(shù)字式，模擬式。機(jī)是一種傳送靜止圖像的通信手段。它可以通過(guò)通信線路，把文件、圖表、手跡、照片等紙頁(yè)式靜止圖像信號(hào)從一端傳到另一端，并印在紙上得到與發(fā)送文件完全一樣的硬拷貝。因此，也有人把它稱為遠(yuǎn)距離的復(fù)印。英文為facsimile.國(guó)際上常用FAX掃描儀是一種光機(jī)電一體化的高科技產(chǎn)品，是除鍵盤和鼠標(biāo)外電腦使用最廣泛的輸入設(shè)備。掃描儀由多種用途，比方可以利用它輸入照片建立字節(jié)的電子影集;輸入各種圖片建立自己的網(wǎng)站;掃描手寫信函再用E-mail發(fā)送出去以代替機(jī);還可以利用掃描儀協(xié)作OCR軟件輸入報(bào)紙或書(shū)籍的內(nèi)容，免除鍵盤錄入漢字的辛苦等等。這些掃描儀的非凡功能，使我們?cè)谵k公、學(xué)習(xí)、和消遣等各個(gè)方面提高效率并增加了樂(lè)趣。數(shù)碼相機(jī)是一種能夠進(jìn)展拍攝，并通過(guò)內(nèi)部處理把拍攝到的光學(xué)圖像轉(zhuǎn)換成以數(shù)字格式存放的電子圖像的特別照相機(jī)。6、辦公軟件介紹MicrosoftOffice是微軟公司開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化軟件，OfficeXP是最的版本(第四代)。Word主要用來(lái)進(jìn)展文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進(jìn)展書(shū)信、公文、報(bào)告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等一些文字集中的工作;Excel主要用來(lái)進(jìn)展又繁重任務(wù)的預(yù)算、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作;PowerPoint主要用來(lái)制