集團公司接待工作安排會見與迎送外賓工作教材

集團公司接待工作安排會見與迎送外賓工作[高級]外賓來訪，要安排好會見與會談工作，特別是要做好這方面的準備工作。迎送外賓工作，要注意迎送規(guī)格及行禮習俗。一、安排好會見與會談(一)學習目標如果外賓提出會見(會談)，我方業(yè)已允諾，秘書人員即應主動安排好會見(會談)工作。(二)安排會見(會談)會見按其內容，可以分為禮節(jié)性會見和事務性會見。一般講，禮節(jié)性會見時間較短，通常是半小時左右，話題比較廣泛，且輕松，屬于一種較正式的見面(相識)形式；事務性會見則涉及關系的交流，業(yè)務商談等，時間較長，也較嚴肅。會談是指雙方或多方就某些正式或重大的經(jīng)濟、技術或其他共同關心的問題或事宜交流情況、交換意見或洽談業(yè)務、商務談判等。會談的內容比較正式，且專題性較強。1.會見(會談)的準備如果外賓提出會見，我方業(yè)已允諾，即應主動將會見的具體時間、地點、客人抵達方式、是否派車接送及我方出席人員等事項通知對方，以便對方及早安排。同時立即著手進行場所、物質資料、信息資料等各方面的準備，以確保會見(會談)成功。不管是做為主方還是客方，與外賓會見(會談)均應了解對方的背景資料及其習俗、禁忌、禮儀特征等。參加會談，應在文字資料方面做好準備，如有提供外方參閱的，還要準備好外文資料。2.場所的布置及座席安排會見或會談一般安排在客室或會議室進行。秘書人員應對場所進行精心布置，使其寬敞明亮，整潔大方。這一方面是對外賓的禮貌和尊重，同時也是組織整體形象的外在顯現(xiàn)。首先，要安排足夠的座位，并事先排好座位圖，在現(xiàn)場放置座位卡，需用中英文對照的，上部寫中文，下部寫英文。如會見日本客人，日本人員姓名只寫日文當用漢字即可。其次，要準備好擴音器、麥克風等音響設備和燈光設備。要備有一定的茶具、茶水和飲料，場所周圍還應備有完好的通訊、傳真、復印設備及必要的文具，以備臨時急需。3.會見(會談)時的要求(1)外賓抵達時，主見人在會客室門口迎接，接待人員則在大樓或大廳口迎候，并引導外賓進入會客室。對重要外賓在進門后即由代表團團長向主見人一一介紹來團成員；對一般外賓可以在入座后分別介紹賓主雙方。(2)會見時，座位安排通常為半圓形。按國際慣例，主賓坐于主見人的右側，其他外賓依級別、身份均坐于右側，我方陪同人員依次坐于左側。譯員和記錄員一般坐于主見人和主賓的后排左右兩側。會談時一般用長方桌子，賓主相對而坐，以進門為準，右為客，左為主，或對門為客，背門為主。(3)會見(會談)時，均要做好專門記錄，填寫情況匯報表，會后對客人提出領導許諾的問題，應負責落實，做好后續(xù)工作。(4)會見結束，主見人及陪同人員與賓客合影留念，然后在會客廳門口與外賓握手告別，重要外賓可送至大廳或大樓門口握手告別。接待單位的陪同同志視情況送至大廳或大樓門口握手告別。(三)相應知識涉外交往中的忌諱由于不同的國家、民族，不同的歷史、宗教等因素，各具有特殊的風俗習慣和禮節(jié)，國際交往中都應互相尊重。1.與外賓交往中的禁忌跟英國人打交道，要注意下列三點：一不要系帶條紋的領帶。二不要以王室的家事作為談笑的話題；三不要把英國人通稱為英國人，而稱"大不列顛人"，這樣會使所有的英國人滿意。歐美人忌諱談論其私人性質的問題，如個人生活、家庭收入、住址、婚否、年齡等，因為歐美人希望別人承認自己的權利，也尊重別人的權利。隨便詢問個人問題，等于冒犯了他的尊嚴。德國人比較注重形式。與其打交道時，如果對方有博士等頭銜，要使用這個稱呼，朋友見面或分別，總是互相把手握了又握，這樣他們就會高興。如果幫助對方把外衣穿上，則會更顯得親熱。被應邀到芬蘭、瑞典某北歐的國家里做客，一定要準時到達，不要忘了給女主人帶幾支單數(shù)的鮮花，最好是五朵或七朵。與東南亞國家的外賓相處，交談時不要蹺"二郎腿"。假如無意中把腳顛來顛去，以至鞋底朝向了對方，這是非常不禮貌的表現(xiàn)。在印度、印尼、阿拉伯國家等，不能用左手與他人接觸，也不能用左手傳遞東西，在佛教國家里不能隨便摸小孩的頭頂。在南美洲國家，交談時要親熱，離得近點，說話時文靜地把嘴湊到對方的耳邊，但不可粗放而失莊重。在拉美，不要贈送與刀劍有關的禮品。因拉美人認為，贈送刀劍意味著割斷關系。保加利亞、尼伯爾、印度等一些國家，搖頭表示贊同，點頭表示不同意。印度人在喪禮中不捶胸頓足，號啕大哭便是有悖禮教。對待歐美的老人，多忌諱由別人攙扶，他們認為這有損于體面，是受輕視的表現(xiàn)。他們講究化妝，是為了青春永駐，"老"這個詞是不受他們歡迎的。對風雪等方面的禁忌：羅馬尼亞最忌過堂風，因此，房間、客廳、過道門窗不可對開。加拿大哈德孫灣的居民視白雪為吉祥，積雪再多，也忌鏟除。東南亞加里曼丹島附近的伊班族人，在孕婦臨產前，夫婦倆都禁照鏡子，丈夫忌敲釘子，爬樓梯，站門旁。新加坡人嚴忌說："恭喜發(fā)財"。他們素將"發(fā)財"理解為"不義之財"。說"恭喜發(fā)財"將被認為是對別人的侮辱和嘲罵。2.國外一些民族的忌諱(1)商標圖案的忌諱意大利忌諱菊花作商標。美國人認為蝙蝠是兇神惡煞。日本人對飾有狐貍和獾圖案的物品很反感。法國人把仙鶴作為蠢漢和淫婦的代稱。英國人忌諱用人像作為商品的裝潢，忌大象圖案。伊斯蘭教的國家忌諱用豬作商標圖案，也不用豬皮制品。北非一些國家忌用狗作商標。捷克人認為紅三角形是有毒的標記。國際上把三角形作警告性標記。在土耳其綠三角表示"免費樣品。"瑞士忌貓頭鷹圖案。認為是死人的象征。鶴和龜?shù)膱D案在東南亞一些國家里不受歡迎，在贈送禮品時，包裝紙上也不能出現(xiàn)這兩種動物的圖案。(2)顏色的忌諱顏色同我們的生活息息相關。它不僅能影響我們的日常情緒，還能反映我們每個人的個性。比如：藝術家們往往喜歡紫羅蘭，好靜的人偏重于喜歡淡色等。色彩的美與它本身的物理性質有關(不同的色彩有不同的波長)，對人的重量和心理有著較大的影響。色彩的基本色是紅、黃、藍。由這三種基本色(俗稱三原色)可以調配出各種色彩來。紅色加黃色可調配出橙色，黃色加藍色可調配出綠色，藍色加紅色可調配出紫色，橙、綠、紫還可以與別的顏色相調配。我們通常根據(jù)色彩給人的生理感覺不同，將色分為暖色、冷色。紅、黃、橙，常使人很自然地想到陽光、火焰，給人溫暖的感覺，屬于暖色，藍、紫、綠，常使人聯(lián)想到藍天、海洋、冰雪，給人寒冷、寂寞的感覺，屬于冷色。不同的色彩又會使人產生不同的輕重、寬窄、遠近、大小、厚薄、虛實的感覺，在現(xiàn)實生活中，人們的衣、食、住、行，都離不開赤橙黃綠青藍紫的七彩世界。但是，不同的國家、民族，由于自然條件、社會歷史以及宗教等因素，各有不同的顏色愛好和忌諱，隨著社會生產力的發(fā)展，時代的進步，人們對色彩的審美也隨著改變。泰國忌紅色，認為紅色不吉利，因為寫死者姓氏是用紅色的。巴西人忌諱棕黃色，認為人死好比黃葉落下。敘利亞人忌用黃色，認為它表示死亡之意。埃塞俄比亞人穿淺黃色的服裝，表示對死者的哀悼。巴基斯坦人也忌黃色，因為那是僧侶的專用顏色。黃色在委內瑞拉被用作醫(yī)務標志，得到尊重和愛戴。摩洛哥人忌諱白色，一般不穿白衣，以白色為貧困的象征。印度人視白色為不受歡迎的顏色。歐美許多國家平時忌諱黑色，以黑色為喪禮的顏色。日本人忌綠色，認為綠色是不吉祥的。但綠色卻得到愛爾蘭、意大利、馬來西亞、新加坡、奧地利、瑞士等國的普遍歡迎。法國、比利時人忌用墨綠色，因為這是納粹軍服色，這兩個國家在第二世界大戰(zhàn)中被希特勒軍隊占領過，所以普遍討厭墨綠色。比利時人最忌藍色，如遇有不吉利的事都穿藍色衣服。在埃及、藍色也被看作惡魔。土耳其人忌用花色，認為它是兇兆，因此，他們布置客廳、房間時喜歡用素色。(3)數(shù)字的忌諱數(shù)字的忌諱在很多國家都存在。西方人極端厭惡"13"這個數(shù)字，在任何場合都盡量避開它。高樓的12層上便是14層樓，宴會廳的餐桌14號緊接著12號等。有些人甚至對每個月的13日這一天也感到惴惴不安。這是因為西方人認為"13"是個不幸的、兇險的數(shù)字。原因來自意大利著名畫家達·芬奇創(chuàng)作的《最后的晚餐》，基督耶穌和弟子們一起吃飯，參加晚餐的第13個人是猶大。猶大為了貪圖30枚銀幣，將耶穌出賣給猶大教當權者，并為捉拿耶酥的人帶路，使耶酥于13號星期五被釘在十字架上。西方人憎恨猶大，也把"13"這個數(shù)字當作不幸的象征。在日本，忌諱"4"和"9"字，因為在日語中，"4"與"死"同音，所以日本的醫(yī)院，都沒有4號病房和4號病床。"9"的發(fā)音與"苦"相近，因此也在忌諱之列。韓國人對"4"字也反感，許多樓房的編號嚴忌出現(xiàn)"4"樓、"4"字編號，在飲茶飲酒時，主人以1、3、5、7的單數(shù)來敬酒獻茶。一些西方人還忌諱"3"。新加坡人忌諱'7"、"8"、"37"。加納人忌諱"17"、"71"。在非洲，大多數(shù)國家認為奇數(shù)帶有消極色彩，而認為偶數(shù)具有積極的象征。(4)花卉的忌諱鮮花的五顏六色，品種繁多，美麗而富有魅力，它使人感到蓬勃的生機和向上的朝氣。由于各民族習慣不同，所以賦予花的含義也就不同，一般來說，紅花意味著愛情，粉紅色花表示好感和友誼，白花表示純真，黃花表示嫉妒，橙黃色花象征希望，淺花象征溫柔，深色花表示堅毅。在中外交往中，人們往往贈藥示禮。在歐洲許多國家，贈送戀人、情人、伴侶的多為紅色鮮花，成束的白花多用于婚儀贈禮，也可作生日或命名日的禮花。送給中老年人的，宜為大朵花，送給年輕人或孩子的，宜為多彩的小花。一束花若用幾種組成，就得按花朵大小和顏色加以協(xié)調搭配。許多歐洲人贈花時，只送單數(shù)，認為是吉利的象征。纖絳紫色的花，在巴西主要用于葬禮。黃色的花，在法國視為不忠誠的表示，認為核桃花是不祥之物。菊花，在意大利和拉丁美洲各國被認為是"嬌花"，只能用于靈前和墓地。荷花，在日本被認為是不吉利的，它意味著祭奠。紅玫瑰花，在德國是贈送情人的禮品。在瑞士，送紅玫瑰花可送一枝或20枝，不要送3枝，因為3枝意味著是情人。在俄羅斯，每逢值得慶賀的大事，一定要送鮮花，送黃色的意味著變切，紅色的花象征著愛情和贊美。花束必須由奇數(shù)組成，奇數(shù)是吉利的象征。在國際交往場合，忌用菊花、杜鵑花、石竹花、黃色的花獻給客人、佳賓，已成為慣例。(5)飲食的忌諱印度教徒不吃牛肉、吃豬肉。伊斯蘭教徒不吃豬肉、也忌談豬，在齋月里日出之后、日落之前不能吃喝。伊斯蘭國家戒酒。例如在沙特阿拉拍，海關人員在飛機上會把酒給沒收了。伊朗人不吃無鱗的魚。阿拉伯人禁食豬肉，不吃外形丑惡和不潔之物，如甲魚，螃蟹等，也不吃死的動物。取野物時趁血沒凝固，割斷其喉頭，否則就不能吃。(6)宗教禁忌無論東方還是西方，宗教在許多國家已成為人們的一種生活方式，滲透到社會禮儀的許多方面。在歐美國家受基督教的影響，中東地區(qū)的國家受伊斯蘭教的影響，東南亞地區(qū)的國家受佛教的影響，和這些國家及地區(qū)的人民交往，切勿冒犯了宗教禁忌，盡管是無意的，造成的后果往往是很糟糕的。亞洲是世界三大宗教--佛教、伊斯蘭教、基督教的發(fā)源地，其中尤以伊斯蘭教的教規(guī)最為嚴歷?！豆盘m經(jīng)》是伊斯蘭的基礎，它制定伊斯蘭教的信條、典禮和規(guī)章，還包括禁止飲酒和賭博、戒食豬肉以及一切自死物的血液的法律。伊斯蘭教無偶像崇拜，只要是面對麥加方向，就是面向真主了。在穆斯林國家，伊斯蘭教徒每天要做五次祈禱。到了該祈禱的時辰，無論手中在做什么活，都要放下，向麥加方向跪下。外來人可以做祈禱，但絕不能表示出不耐煩或者干擾當?shù)厝说钠矶\。沙特阿拉伯是執(zhí)行伊斯蘭教規(guī)最嚴歷的國家。沙特嚴禁一切偶像，工藝品中的人物塑像，兒童玩具中的"洋囡囡"以及商店櫥窗中的模特等都在禁止之列。他們認為這類偶像都是為了頂禮膜拜而造，崇拜偶像和伊斯蘭的戒律背道而馳，所以任何人不得攜帶雕塑、洋囡囡之類入境。(四)注意事項注意外賓生活習慣生活習慣的禁忌多為世代流傳。無特別的理由，例如：在埃及，有許多關于"針"的禁忌。有些居民每天下午三點到五點決不買"針"。一些人在傳說影響下，夜晚也不做針線活。在古老的俄羅斯民間習俗中，如遇黃貓和兔子過街都視為不祥之兆。在沙特阿拉伯的甸蠻人那里，"笑"被看作是不友好的象征，是奇恥大辱。如果熱戀中的男女一方笑了，姻緣就此告吹。印度人認為將孩子放在浴盆中洗澡是不人道的，因為盆中的水不會流動，是死水。許多西方人不肯在梯子下面走過，因為梯子靠著墻，形成三角，早期基督教徒把三角作為三位一體的象征，因此也當是永恒，從三角下面走過，就成了侵犯圣境，不免自討苦吃。猶太教，每逢星期六，是"安息日"，也叫"主日"。根據(jù)教規(guī)教徒不能在安息日接觸金錢、火柴或機器，所以在"安息日"這天，以色列某些大廈的電梯都經(jīng)過特別安排，無需按鈕