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文檔簡(jiǎn)介
公文寫(xiě)作培訓(xùn)二○○七年六月總承包部辦公室
第一部分行政公文及其特點(diǎn)、作用和分類一、行政公文的定義
行政機(jī)關(guān)的公文是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū),是依法行政和進(jìn)行公務(wù)管理的重要工具。二、行政公文的特點(diǎn)
具有法定效力
具體表現(xiàn)為在法定的時(shí)間(公文的生效期)和空間(地區(qū)、系統(tǒng)、部門(mén)等)范圍內(nèi)能夠?qū)κ芪恼弋a(chǎn)生強(qiáng)制性的影響,具有約束力。具有規(guī)范體式
主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面,一是文體的規(guī)范化;二是格式的規(guī)范化。三、行政公文的作用領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)作用;法規(guī)準(zhǔn)繩作用;宣傳教育作用;交流知照作用;憑證記載作用。
四、行政公文的分類
《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(2000年修訂,從2001年1月1日起施行)中規(guī)定的行政公文有13種:命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)、不同角度有不同的分類。按公文的處理程序劃分:收文和發(fā)文按公文的傳遞方向劃分:上行文、下行文、平行文上行文上行文即下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)呈遞的公文,一般可分為逐級(jí)行文、多級(jí)行文和越級(jí)行文三種。由于下級(jí)機(jī)關(guān)要對(duì)自己的直接上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé),因此逐級(jí)行文最為普遍。只有在特殊情況下才可采用多級(jí)行文和越級(jí)行文的方式。上行文包括報(bào)告、請(qǐng)示和議案三種公文類型。平行文平行文即互相沒(méi)有隸屬關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,同級(jí)或不屬同一系統(tǒng)的機(jī)關(guān)部門(mén)之間的行文。平行文多采用公函文件。下行文下行文即上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的文件。下行文的文種較多,有命令、決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、會(huì)議記要等9種。還有按內(nèi)容涉及的秘密程度,以對(duì)文件傳遞、處理的時(shí)限要求(平件、急件、特急件),以及公文的性質(zhì)劃分(指揮性、報(bào)請(qǐng)性、知照性、商洽性、記錄性)等。第二部分公文的結(jié)構(gòu)、格式
一、公文結(jié)構(gòu):公文結(jié)構(gòu)指公文的組織構(gòu)造,也就是公文的構(gòu)成,它具有規(guī)范性和相對(duì)確定性。公文的三個(gè)主要部分:版頭、主體、版記
版頭:發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線、公文份數(shù)序號(hào)、密級(jí)、緊急程度
發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí):
一般采用發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”二字組成。發(fā)文字號(hào):
發(fā)文字號(hào)有四部分:發(fā)文機(jī)關(guān)代字行文方式代字年月標(biāo)志:年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),年份應(yīng)標(biāo)全稱,用六角括號(hào)〔〕括入。文件編號(hào)序號(hào)不編虛位,如,直接寫(xiě)成1號(hào),而不寫(xiě)成001號(hào);序號(hào)前不加“第”字。
簽發(fā)人:指代表機(jī)關(guān)核準(zhǔn)并簽發(fā)公文文稿的領(lǐng)導(dǎo)人的姓名,以表明對(duì)此公文負(fù)責(zé)。一般的公文,領(lǐng)導(dǎo)都要在發(fā)文稿紙上簽字。紅色反線
紅色反線一般位于發(fā)文字號(hào)下4毫米處。黨委公文的紅色反線中間斷開(kāi),加一“★”號(hào)。密級(jí)
是公文的保密等級(jí),有三種:秘密、機(jī)密、絕密。緩急程度平件、急件、特急件主體:首頁(yè)紅線以下至主題詞以上(不含)部分為公文主體。包括8個(gè)要素:標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件提示標(biāo)記、落款、印章、附注、附件
標(biāo)題完整的公文標(biāo)題由三要素組成,即制發(fā)機(jī)關(guān)名稱、事由、文種。如:《國(guó)務(wù)院關(guān)于成立經(jīng)濟(jì)貿(mào)易辦公室的通知》。一般情況下,內(nèi)部發(fā)文可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,如《關(guān)于成立中國(guó)電子科學(xué)研究院綜合集成大樓工程經(jīng)理部及其黨支部和有關(guān)同志任免職的通知》。注意:標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱可加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送機(jī)關(guān)指負(fù)責(zé)辦理和答復(fù)公文的受文機(jī)關(guān)。位置:標(biāo)題下空一行,靠左頂格書(shū)寫(xiě),回行(一行寫(xiě)不下)時(shí)仍頂格,后標(biāo)冒號(hào)。報(bào)告和請(qǐng)示的上行文,只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān),不能多頭主送,如需要送達(dá)其他機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)用抄送形式。下行文專對(duì)某一下級(jí)機(jī)關(guān)的(批復(fù)),主送機(jī)關(guān)也只一個(gè)。正文公文的主體部分,應(yīng)置于主送機(jī)關(guān)下一行。公文中要點(diǎn)層次的標(biāo)識(shí)方法為:第一層用“一”、“二”……
第二層用“(一)”、“(二)”……
第三層用“1.”、“2.”、“3.”……
第四層用“(1)”、“(2)”……
附件說(shuō)明附屬于正文的文字材料。在正文下空一行左空二字標(biāo)識(shí)“附件”,后標(biāo)冒號(hào)。多個(gè)附件,序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。形式為:附件:……或:附件:1..……
2.……
落款落款主要包括兩部分內(nèi)容:1.發(fā)文單位。發(fā)文單位標(biāo)注于正文之右下角,用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。有時(shí)可用公章代替。2.成文時(shí)間。標(biāo)注于發(fā)文單位下方,為方便蓋章,可稍微錯(cuò)開(kāi)。成文時(shí)間以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)。一般正式公文成文時(shí)間用漢字書(shū)寫(xiě),如:二○○七年六月一日印章指正文末尾加蓋的發(fā)文機(jī)關(guān)印章或領(lǐng)導(dǎo)同志簽名章,是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文表示負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。我們一般用中套方式,就是印章的中線壓著成文日期。用印要清楚、端正、居中。另外,當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時(shí),應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,務(wù)必使印章與正文同處一頁(yè),不留任何空白,堵住私加公文也就是變?cè)旃牡穆┒?。附注一般是?duì)公文的發(fā)放范圍、公文使用時(shí)需注意問(wèn)題的說(shuō)明。標(biāo)于正文或附注提示標(biāo)記之后,外加圓括號(hào)。(不常用)附件
版記:包括主題詞、抄送(報(bào))機(jī)關(guān)、印制標(biāo)記、印刷份數(shù)、反線
主題詞反映公文主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。主題詞位于版記的第一行,頂格居左排列。主題詞標(biāo)引中常見(jiàn)的問(wèn)題
不標(biāo)主題詞、漏標(biāo)主題詞錯(cuò)標(biāo)主題詞、誤標(biāo)主題詞隨意標(biāo)引主題詞、不規(guī)則標(biāo)引主題詞可以通過(guò)檢索《公文主題詞表》,詳見(jiàn)《機(jī)關(guān)公文處理實(shí)用手冊(cè)》
抄送(報(bào))機(jī)關(guān)位于主題詞位置之下,常用兩種方式:抄報(bào):在主要報(bào)送主管部門(mén)的同時(shí),向其他相關(guān)上級(jí)部門(mén)報(bào)知此事,以便于今后的工作。
抄送:把文件送與相關(guān)平級(jí)、下級(jí)部門(mén),知會(huì)此事,便于信息共通,利于以前工作的結(jié)果溝通,當(dāng)前工作進(jìn)展協(xié)調(diào)和今后工作的步調(diào)一致等。印制標(biāo)記位于抄送機(jī)關(guān)位置之下,包括文件印發(fā)單位名稱和印發(fā)時(shí)間兩部分。印刷份數(shù)處于公文的最后一頁(yè)的最后一行的右邊。其格式為:共印xxx份。反線是將主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制標(biāo)記和印刷份數(shù)等各部分分開(kāi)的黑色細(xì)橫線,長(zhǎng)短等同于版心。二、公文格式
公文格式主要是對(duì)載體的規(guī)格尺寸、載體區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列次序與編排式樣、文字符號(hào)的形體及尺寸等予以規(guī)范。公文紙張、印制要求:一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型用紙(210mmX297mm)。標(biāo)題采用小二號(hào)、黑體,正文用3號(hào)仿宋字,左至右橫寫(xiě)、橫排。雙面印刷,頁(yè)碼套正。左側(cè)裝訂,不掉頁(yè),無(wú)損壞紙張。第三部分常用公文文種及寫(xiě)作
日常工作中常用文種及寫(xiě)作:一、通知(一)通知的適用范圍:
《辦法》:通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員?!保ǘ┩ㄖ闹饕δ芎头诸悾海悾?、批轉(zhuǎn)通知---用以批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文2、轉(zhuǎn)發(fā)通知---用以轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文3、部署性通知---用于布置需要下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和辦理的工作,包括指示性通知、工作性通知4、告知性通知---向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)有關(guān)事項(xiàng)包括會(huì)議通知和事項(xiàng)通知5、發(fā)布性通知---用通知發(fā)布本單位的規(guī)章及有關(guān)文件(辦法、規(guī)定、條例、細(xì)則)6、任免通知---傳達(dá)需要下級(jí)機(jī)關(guān)知曉的任免事項(xiàng)(三)通知的寫(xiě)作1、標(biāo)題寫(xiě)作注意事項(xiàng)通知的標(biāo)題不能只寫(xiě)文種“通知”兩字。(一般常用格式為“關(guān)于…………的通知”)通知事項(xiàng)如十分重要或緊急,可在標(biāo)題的文種前加“重要”或“緊急”兩字。2、常用通知寫(xiě)作(1)轉(zhuǎn)發(fā)性通知標(biāo)題轉(zhuǎn)發(fā)類通知的標(biāo)題由轉(zhuǎn)發(fā)文件的機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)要素構(gòu)成。標(biāo)題中的“事由”,一般由“轉(zhuǎn)發(fā)”兩字加“被轉(zhuǎn)發(fā)文件的標(biāo)題”構(gòu)成;如:《關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司有關(guān)推行發(fā)展黨員公示制的意見(jiàn)的通知》在“轉(zhuǎn)發(fā)文件機(jī)關(guān)”和“事由”之間,常省略介詞“關(guān)于”兩字,這樣比較簡(jiǎn)潔。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題,除法規(guī)、規(guī)章名稱可以加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如:關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司《安全生產(chǎn)罰則》的通知正文(兩種)1)寫(xiě)明本機(jī)關(guān)對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)公文的態(tài)度并提出希望和要求。往往是一句話,如:現(xiàn)將《轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱》(轉(zhuǎn)發(fā)文件文號(hào))轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行(請(qǐng)結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行)。注意:轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱在前,轉(zhuǎn)發(fā)文件文號(hào)在后2)在上述內(nèi)容之外,再進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)其重要意義,并結(jié)合本單位的實(shí)際情況提出貫徹執(zhí)行的要求和措施。范例:(2)工作性通知一般采用因果式結(jié)構(gòu):通知因由+通知事項(xiàng)+結(jié)語(yǔ)通知因由:發(fā)通知的原因、依據(jù)、目的、重要意義。工作性通知因由部分最后一句常用:“現(xiàn)通知如下:”,“望按以下通知執(zhí)行:”,“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下:”。(注意加冒號(hào))通知事項(xiàng):包括工作任務(wù)、辦理方法、具體措施和辦理要求。結(jié)語(yǔ):對(duì)貫徹本通知提出要求。也可不寫(xiě)。
關(guān)于做好2005年度“爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先”活動(dòng)總結(jié)評(píng)選工作的通知各黨支部:
2005年,總承包部廣大黨員堅(jiān)持以鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo),認(rèn)真貫徹黨的十六大和十六屆三中、四中、五中全會(huì)精神,按照集團(tuán)公司和總承包部黨委的要求,積極開(kāi)展保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)并取得實(shí)效,圍繞企業(yè)改革和經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)工作,充分發(fā)揮基層黨支部戰(zhàn)斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用,推進(jìn)了“爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先”活動(dòng)的廣泛深入開(kāi)展,為推動(dòng)企業(yè)改革和完成經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)任務(wù)做出了貢獻(xiàn)。為總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)、弘揚(yáng)先進(jìn)典型,總承包部黨委決定,進(jìn)行2005年度“爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先”活動(dòng)總結(jié)評(píng)選工作。具體通知如下:一、總結(jié)工作各黨支部要重點(diǎn)抓好兩項(xiàng)工作。
1、……2、……二、評(píng)選工作各黨支部要在認(rèn)真總結(jié)工作的基礎(chǔ)上抓好“爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先”活動(dòng)評(píng)選工作。
1、……2、……三、幾點(diǎn)要求……(3)會(huì)議通知第一種是內(nèi)容簡(jiǎn)單的會(huì)議,涉及特定的單位,須寫(xiě)明開(kāi)會(huì)的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員,有的還附有回執(zhí)。第二種是內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣、會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議,正文中應(yīng)包括以下幾個(gè)要素:會(huì)議名稱、目的、依據(jù)、主持單位;會(huì)議內(nèi)容、任務(wù)、主要議程;會(huì)議起止時(shí)間、地點(diǎn)、日程;參加會(huì)議的人員范圍和人數(shù);有關(guān)注意事項(xiàng)。通常包括:時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主持人、參加人。(4)發(fā)布性通知
頒發(fā)、發(fā)布通知---向下級(jí)宣布本機(jī)關(guān)制定的重大的規(guī)章正式生效的通知。印發(fā)通知---將本單位制定或參與制定的文件,以及領(lǐng)導(dǎo)人的講話、會(huì)議文件發(fā)給下級(jí)的通知。
標(biāo)題:一般用:關(guān)于印發(fā)《……辦法》的通知或關(guān)于印發(fā)……
的通知如:關(guān)于印發(fā)《北京建工集團(tuán)總承包部施工項(xiàng)目合同管理辦法》的通知、關(guān)于印發(fā)李春華同志在總承包部2007年項(xiàng)目管理工作會(huì)上的講話的通知正文:通常用一句話寫(xiě)明發(fā)規(guī)章的名稱和執(zhí)行要求。另一種寫(xiě)法是簡(jiǎn)要交代發(fā)規(guī)章的依據(jù),提出實(shí)施要求,并進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)發(fā)文的意義,提醒受文單位予以重視。辨析:轉(zhuǎn)發(fā):上級(jí)或其他單位的有關(guān)事項(xiàng)
印發(fā):本單位規(guī)章、制度、辦法等(5)任免通知范例:
標(biāo)題任免有關(guān)人員通知的標(biāo)題,人員姓名+任職(或免職)+文種
如:《關(guān)于孟凡戰(zhàn)同志任職的通知》兩個(gè)以上人員任職或免職通知的標(biāo)題,人員姓名+人數(shù)+任職(或免職)+文種
如:《關(guān)于楊杰等五位同志任免職的通知》調(diào)整有關(guān)機(jī)構(gòu)組成人員通知的標(biāo)題,調(diào)整機(jī)構(gòu)名稱+“組成人員”四個(gè)字+文種。
如:《關(guān)于調(diào)整總承包部安全生產(chǎn)委員會(huì)組成人員的通知》
正文一般由任免根據(jù)、任免事項(xiàng)構(gòu)成。任免時(shí)間有兩種寫(xiě)法:在正文中寫(xiě)明;以成文日期為準(zhǔn)。
兩種類型:任職或免職,既有任職又有免職;任職或免職:寫(xiě)明時(shí)間、依據(jù)、任職(或免職人員姓名及職務(wù))。例:經(jīng)總承包部領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定,聘任……同志為……既有任職又有免職:先寫(xiě)任職后寫(xiě)免職。例:XXXXXX年X月X日XX會(huì)議決定,XXX同志任X單位X職務(wù);免去XX同志的X單位X職務(wù)。
二、請(qǐng)示陳述呈請(qǐng)性文件的一種,用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)。請(qǐng)示的功能請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)求,并且要求回復(fù)的一種公文?!掇k法》“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)?!睂儆谏闲形摹U?qǐng)示的寫(xiě)作
1、標(biāo)題。可以采用完全式標(biāo)題,也可以只有請(qǐng)示事由和文種。
2、受文單位。即接受“請(qǐng)示”的上級(jí)機(jī)關(guān)名稱。若寫(xiě)給個(gè)人時(shí),則在姓名之后加上“同志”或職務(wù)等稱呼,其后加上冒號(hào)。
3、正文。包括請(qǐng)示理由、請(qǐng)示事項(xiàng)和結(jié)束語(yǔ)三項(xiàng)內(nèi)容。(1)請(qǐng)示理由它在一篇請(qǐng)示當(dāng)中占有相當(dāng)重要的地位。寫(xiě)好理由應(yīng)達(dá)到三方面的要求:合情合理、具體充分、清楚明白。(2)請(qǐng)求事項(xiàng)也就是要求上級(jí)機(jī)關(guān)予以批準(zhǔn)或解決的具體事項(xiàng)。事項(xiàng)比較單一??梢猿薪又?qǐng)示理由寫(xiě)下來(lái),也可以獨(dú)立成段。句式:“為了……,我們請(qǐng)求……。”事項(xiàng)比較復(fù)雜。往往是在請(qǐng)示問(wèn)題時(shí)提出比較具體詳細(xì)的解決問(wèn)題的方案或設(shè)想,供領(lǐng)導(dǎo)參考。寫(xiě)作時(shí)先把要提的建議整理歸納成幾個(gè)方面,然后按一定的順序?qū)懴氯ァ=ㄗh部分多在請(qǐng)示理由之后用句式:“為了……,特提出以下建議:……?!保?)結(jié)束語(yǔ)請(qǐng)示結(jié)尾處常用的慣用語(yǔ)有:“特此請(qǐng)示”、“以上意見(jiàn)當(dāng)否,請(qǐng)指示”、“妥否,請(qǐng)批示”、“請(qǐng)予審核”等。三、函函“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”(一)函的作用:1、用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作;2、用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題;3、用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。從中可以看出函基本上屬于平行文。(二)函的分類:1、按行文方向可分為致函和復(fù)函兩種;致函是主動(dòng)發(fā)出去的,復(fù)函是對(duì)于致函的答復(fù)。2、從內(nèi)容和用途的角度劃分,函有商洽函、詢問(wèn)與答復(fù)函、求批與審批函、告知函幾種。商洽函用于不相隸屬間的聯(lián)系、商洽、協(xié)調(diào)某一問(wèn)題或工作,如洽談業(yè)務(wù),要求協(xié)作,請(qǐng)求支援,商調(diào)人員聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)。詢問(wèn)與答復(fù)函用于相互間詢問(wèn)政策性和業(yè)務(wù)性問(wèn)題以及需要搞清楚的事宜,如了解情況,征求意見(jiàn)、核查問(wèn)題,催辦事宜等。求批與審批函是向無(wú)隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)某些事項(xiàng)時(shí)使用的函。告知函主要用于把某些具體事項(xiàng)告知有關(guān)單位,是無(wú)須對(duì)方回復(fù)的主動(dòng)發(fā)函。(三)函的格式
1、函的標(biāo)題多數(shù)與一般文種一樣,由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種名稱組成。有時(shí)可略去發(fā)文機(jī)關(guān)。稍有不同的是文種名稱有“函”與“復(fù)函”的區(qū)別。2、主送機(jī)關(guān)多為一個(gè)。也有的函可能有多個(gè)主送機(jī)關(guān),常見(jiàn)于邀請(qǐng)函、告知函。普發(fā)性的告知函可以統(tǒng)稱。如:“有關(guān)施工企業(yè)、設(shè)計(jì)院”3、正文4、落款:函必須有落款,即發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、成文日期。需要加蓋印章。(四)函正文的寫(xiě)作:致函正文:開(kāi)頭可直接提出問(wèn)題,說(shuō)明發(fā)函的原委,然后以簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言將需要商洽、聯(lián)系、詢問(wèn)、告知的事項(xiàng)清楚明了的表達(dá)出來(lái)。內(nèi)容簡(jiǎn)單的可一氣呵成,復(fù)雜的也可分條列項(xiàng)。結(jié)尾如只是告知對(duì)方不必回復(fù),常用“特此函告”、“特此函達(dá)”;若要求對(duì)方回復(fù),則用“盼復(fù)”、“望函復(fù)”、“請(qǐng)即復(fù)函”等。復(fù)函正文:在開(kāi)頭要引敘所答復(fù)的來(lái)文的日期、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)等,以體現(xiàn)針對(duì)性。如:貴單位于……發(fā)來(lái)的……已收悉。下文可用“經(jīng)研究,函復(fù)如下”,“關(guān)于XX問(wèn)題現(xiàn)答復(fù)如下”。復(fù)函結(jié)尾慣用語(yǔ)“特此復(fù)函”、“特此回復(fù)”等。四、報(bào)告
《辦法》規(guī)定:報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)?!保ㄒ唬﹫?bào)告的基本作用向上級(jí)匯報(bào)、反映本部門(mén)、本單位的各種情況,達(dá)到下情上知的目的。(二)報(bào)告的分類1、工作報(bào)告(綜合工作報(bào)告、專題工作報(bào)告)就本部門(mén)、本單位的日常工作情況向上級(jí)機(jī)關(guān)作出的報(bào)告,內(nèi)容包括工作的進(jìn)展情況,取得的成績(jī)和經(jīng)驗(yàn),存在的問(wèn)題和教訓(xùn),以及對(duì)于今后的打算等等。綜合工作報(bào)告:就本單位工作的全面情況向上級(jí)機(jī)關(guān)所作的報(bào)告,其內(nèi)容帶有綜合性。
專題工作報(bào)告:就工作的某一方面或某一專項(xiàng)工作所作的報(bào)告,其內(nèi)容具有單一性。2、情況報(bào)告用來(lái)及時(shí)反映工作中遇到的新問(wèn)題、特殊事件、災(zāi)害性事故等情況,以引起領(lǐng)導(dǎo)重視,便于上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)制定或調(diào)整政策,或?qū)?wèn)題的處理給予指示。3、答復(fù)報(bào)告針對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)匯報(bào)有關(guān)情況的報(bào)告。4、報(bào)送報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件時(shí)加在前面的報(bào)告,目的是使不能直接行文的普通公務(wù)文書(shū)(如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等)能以法定公文的形式呈報(bào)上級(jí)。(三)報(bào)告的格式規(guī)范1、標(biāo)題:完全式;不完全式(可省略發(fā)文機(jī)關(guān))。2、主送機(jī)關(guān):上級(jí)機(jī)關(guān)(部門(mén));一般為一個(gè)。3、落款:發(fā)文機(jī)關(guān)名稱;成文日期。(四)報(bào)告正文寫(xiě)作1、綜合報(bào)告(1)前言部分用一兩句話概括報(bào)告的基本內(nèi)容,然后以“現(xiàn)將……報(bào)告如下:”一類的慣用語(yǔ)加冒號(hào)結(jié)束,領(lǐng)起下文(2)主體部分(縱式結(jié)構(gòu)和橫式結(jié)構(gòu))縱式結(jié)構(gòu)——基本情況和成效、主要體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)?;厩闆r:寫(xiě)清工作的指導(dǎo)思想,工作開(kāi)展的概貌,采取的主要方法措施,取得的主要成績(jī)等,要寫(xiě)得簡(jiǎn)潔概括。體會(huì)部分:包括了經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)兩個(gè)方面。每條經(jīng)驗(yàn)體會(huì)都既有觀點(diǎn),又有材料,并把二者有機(jī)地結(jié)合起來(lái)。橫式結(jié)構(gòu)——按工作內(nèi)容分段,每一項(xiàng)工作為一段;每一段分別寫(xiě)出該項(xiàng)工作的基本情況和成效、主要體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。(3)結(jié)尾部分結(jié)合總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提出對(duì)今后工作的設(shè)想以及改進(jìn)意見(jiàn)。結(jié)尾用語(yǔ):“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告,請(qǐng)審閱”等。2、專題報(bào)告專題報(bào)告要突出“?!保η蟆吧睢?。(1)前言部分:高度概括地?cái)⑹瞿骋豁?xiàng)工作的做法和成效。(2)主體部分:首先具體地介紹工作的做法、成效,既有事實(shí)材料,又有統(tǒng)計(jì)數(shù)字;然后總結(jié)出工作的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)。(3)結(jié)尾部分:簡(jiǎn)要地提出下一步工作打算。結(jié)尾用語(yǔ):“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告如有不妥,請(qǐng)指示”等。3、情況報(bào)告(1)前言部分:概括提示報(bào)告基本內(nèi)容,或直接介紹情況。(2)主體部分:大體可分為介紹情況、分析情況部分。
介紹情況部分:綜合全面情況,抓住基本點(diǎn),概括地、準(zhǔn)確地反映。分析情況部分:指出所反映情況的性質(zhì)以及產(chǎn)生的原因、造成的影響等;如反映事故,還要分清責(zé)任。(3)結(jié)尾部分:已經(jīng)采取的措施、處理決定和下一步的打算。結(jié)尾用語(yǔ)與工作報(bào)告相同,也可不用。4、報(bào)送報(bào)告報(bào)送報(bào)告在內(nèi)容和寫(xiě)法上極其簡(jiǎn)單。一般只用一兩句話把所報(bào)文件的名稱、件數(shù)說(shuō)清,然后以“請(qǐng)審閱”、“請(qǐng)收閱”、“請(qǐng)查收”等慣用語(yǔ)收束就行了。例:北京建工集團(tuán)總承包部關(guān)于報(bào)送二○○六年度工作總結(jié)的報(bào)告集團(tuán)公司辦公室:現(xiàn)報(bào)送我部門(mén)《二○○六年度工作總結(jié)》一份,請(qǐng)審閱??偝邪慷稹鹌咭辉率迦?qǐng)?bào)告和請(qǐng)示相同點(diǎn):均為上行文。不同點(diǎn):1、撰制目的不同2、撰制時(shí)間不同:報(bào)告的行文時(shí)間多在事后,也可在進(jìn)行中。請(qǐng)示只能在事前行文。3、處理方式不同。上級(jí)對(duì)呈報(bào)的請(qǐng)示要以批復(fù)作答;報(bào)告則以“閱存”方式處理。4.內(nèi)容的含量不同。一份請(qǐng)示一般只涉及一件事,常說(shuō)的“一事一請(qǐng)示”。報(bào)告可以是一件事,也可以是幾件事,含量大于請(qǐng)示,且一般報(bào)告的篇幅較請(qǐng)示長(zhǎng)。5.文末的結(jié)束語(yǔ)不同。請(qǐng)示要求上級(jí)表示明確的態(tài)度,因此在
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