礦業(yè)公司文件管理制度

礦業(yè)公司文件管理制度總則為使公司的文件管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制訂本規(guī)定。文件管理工作必須嚴(yán)格遵守公司《保密制度》和《檔案管理制度》，做到及時、準(zhǔn)確，安全。本規(guī)定適用于全公司。公文的種類請示：請上級指示和批準(zhǔn)，用“請示”（上行文）。報告：向上級匯報工作、反映情況，用“報告”(上行文)。公告、通告：向國內(nèi)外宣布公司的重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”（平行文）。批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”（下行文）。通知：傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級，同級和不相隸屬部門的發(fā)文，用“通知”（平行文）。通報：傳達(dá)公司重要情況、階段性經(jīng)營狀況或主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等需要所屬各部門知道的事項，或批評錯誤，表揚好人好事用“通報”（下行文）。決定、決議：對某些問題或者重大行動或人事任免等做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”（下行文）。函：平行的或不相隸屬的部門之間互相商洽工作，就一般事項向有關(guān)部門請示、批復(fù)、詢問和答復(fù)問題時，用“函”（平行文）。會議紀(jì)要：傳達(dá)會議決議事項和主要精神，要求有關(guān)部門共同遵守執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要”（平行文）。公文格式常用公文格式一般包括：標(biāo)題、公文字號、正文、附件、主送單位、印章、主題詞、抄送（抄報）單位、發(fā)文時間、印數(shù)等。公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號和其他標(biāo)點符號。向上級請示的公文，一般只寫一個主送單位，如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式。收、發(fā)文部門應(yīng)寫部門全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦部門排列在前。發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后部門簽發(fā)日期為準(zhǔn)。發(fā)文編號由發(fā)文部門負(fù)責(zé)，其中以公司名義發(fā)文由公司行政部負(fù)責(zé)編號。以公司名義對外發(fā)文，一律用“青盛礦字[××××]第×號”。公司董事會發(fā)文，用“青盛礦董字[××××]第×號”。公司其他管理部門的發(fā)文，用“青盛×字[××××]第×號”。如：行政部發(fā)文，用“青盛行字[××××]第×號”；其他部門發(fā)文以此類推。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前注明附件的名稱和件數(shù)。公文紙一般用A4復(fù)印紙，“通告”等文體用紙大小，根據(jù)實際需要確定。公文處理收文處理。公司外上級部門發(fā)來的文件及注有密級的簡報、傳真、資料和平級發(fā)來的文件，均由接待文員統(tǒng)一簽收、開拆、登記，送交行政部主管審核。行政部主管簽批擬辦意見，再由接待文員分送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。各部門收到急件時，應(yīng)在四小時內(nèi)呈報辦理結(jié)果并退回文件。一般性文件，應(yīng)在一周內(nèi)辦理并退回文件。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭作簡要回復(fù)。加強(qiáng)文件催辦工作。文員對有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要進(jìn)入《督辦程序》，以防積壓或漏辦。有關(guān)人員外出參加重要會議帶回的文件，應(yīng)及時交行政部主管處理。行文處理。公文擬訂：由發(fā)文部門進(jìn)行公文草擬。公文審核：公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人核稿后送公司行政部主管進(jìn)行規(guī)范審核及法律審核，必要時由總經(jīng)理助理報財務(wù)部進(jìn)行經(jīng)濟(jì)審核。公文簽發(fā)：公司行政文件，視情況由董事長簽發(fā)。用部門章在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)文，由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。公文擬稿、改稿和簽發(fā)，一律用簽字筆或鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改，必須重新送簽。公文簽發(fā)后，其打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)工作，由各部門指定專人負(fù)責(zé)。以公司名義發(fā)文由行政主管負(fù)責(zé)。公文校對一般由擬稿人負(fù)責(zé)，特殊情況時由行政文員依原稿校對，非主辦人不得擅自改動原文。校對未發(fā)現(xiàn)的差錯，由校對人員負(fù)責(zé)；校對后，錄入人員沒有改正的，由錄入人員負(fù)責(zé)。公司內(nèi)部文件編號公司內(nèi)部的記錄和標(biāo)準(zhǔn)類文件（包括規(guī)章制度、工作程序、工作表單、工作標(biāo)準(zhǔn)等））必須統(tǒng)一編號。公司內(nèi)部的記錄和標(biāo)準(zhǔn)類文件編號格式為：XX-XX－XX流水號文件類別部門代號部門代號為：SC－生產(chǎn)中心XZ－行政部YX－營銷中心CW－財務(wù)中心JZ－技術(shù)質(zhì)量中心CG－采購部XS－銷售部部ZY—裝運部ZJ－總經(jīng)理DS－董事長。文件類別：ZD－制度規(guī)定CX－工作程序BZ－工作標(biāo)準(zhǔn)BD－工作表單YC－員工手冊AM－ISO9000質(zhì)量手冊DS－企業(yè)大事記流水號：各部門文件流水號從01開始至99。附則文件的收集保管與定期歸檔見《檔案管