人事檔案管理制度模板

第頁共頁人事檔案管理制度模板一、目的與范圍為規(guī)范員工檔案的管理，確保人事信息的安全、準確和完整，提高人事管理的效率，制定本制度。二、適用范圍適用于本公司所有員工的檔案管理。三、檔案的構(gòu)成1.個人基本信息：包括員工的姓名、性別、出生日期、身份證號碼、戶籍所在地、聯(lián)系方式等。2.入職材料：包括員工的入職申請表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、技能證書等。3.人事變動材料：包括員工的調(diào)動、晉升、降職、調(diào)薪、離職等相關(guān)材料。4.獎懲記錄：包括員工受到的表彰、獎勵以及紀律處分等相關(guān)記錄。5.健康檔案：包括員工的體檢報告、病歷、職業(yè)病危害告知等相關(guān)材料。6.培訓(xùn)記錄：包括員工所參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)成績等相關(guān)記錄。7.其他相關(guān)材料：包括員工的家庭情況、緊急聯(lián)系人等其他相關(guān)材料。四、檔案管理責(zé)任人1.人力資源部門負責(zé)辦理員工檔案的建立、歸檔、整理等工作。2.各部門負責(zé)將與員工相關(guān)的材料及時提供給人力資源部門，確保檔案信息的及時更新。五、檔案的保管與存儲1.檔案應(yīng)當(dāng)存放在專門的檔案室內(nèi)，保證安全、防火、防盜、防滋生蟲害。2.檔案應(yīng)當(dāng)按照員工姓名的拼音順序歸檔，便于查閱。3.檔案應(yīng)當(dāng)定期進行整理和更新，確保信息的準確性和完整性。4.檔案室應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的管理人員，負責(zé)檔案的借閱和歸還，嚴格控制檔案的流動。六、檔案的查閱與使用1.檔案的查閱應(yīng)當(dāng)符合公司相關(guān)規(guī)定，嚴格保護員工的隱私。2.未經(jīng)員工本人或主管部門同意，任何人不得查閱或使用員工的檔案。3.查閱員工檔案的人員應(yīng)當(dāng)填寫相關(guān)查閱記錄，并確保檔案的保密性。七、檔案的保密與銷毀1.檔案應(yīng)當(dāng)嚴格保密，禁止泄露員工的個人信息。2.檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行，確保檔案的安全銷毀，避免信息的泄露。八、違紀和處罰對于違反本制度的行為，將視情節(jié)和影響給予相應(yīng)的紀律處分，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。九、附則本制度的解釋權(quán)歸本公司所有，人力資源部門有權(quán)根據(jù)實際情況進行相應(yīng)的調(diào)整和修改。十、生效