人事檔案管理八項(xiàng)制度模板范本

第頁(yè)共頁(yè)人事檔案管理八項(xiàng)制度模板范本人事檔案管理是組織管理中非常重要的一部分，它涉及到員工的入職、離職、晉升、薪酬調(diào)整等各個(gè)方面，對(duì)于保證員工信息的準(zhǔn)確性和保密性十分關(guān)鍵。為了幫助各個(gè)組織建立健全的人事檔案管理制度，下面是一個(gè)八項(xiàng)制度模板范本，供您參考。一、人事檔案建立與歸檔制度1.1人事檔案的建立1.1.1入職員工的個(gè)人檔案應(yīng)在員工入職時(shí)建立，包括個(gè)人身份證明、學(xué)歷證書(shū)、工作經(jīng)歷證明、家庭成員關(guān)系證明等相關(guān)材料。1.1.2每個(gè)員工的個(gè)人檔案應(yīng)有唯一的編號(hào)，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案兩個(gè)存檔備份。1.2人事檔案的歸檔1.2.1員工離職后，其個(gè)人檔案應(yīng)進(jìn)行整理和歸檔，包括離職證明、薪資結(jié)算記錄、培訓(xùn)記錄等。1.2.2歸檔文件應(yīng)分類(lèi)、編號(hào)并登記入檔目錄，確保檔案的完整性和易查性。1.2.3檔案歸檔后，應(yīng)妥善保存，設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案的安全性和保密性。二、人事檔案使用與查詢制度2.1檔案的使用2.1.1檔案的使用應(yīng)根據(jù)員工工作需要，員工本人可以提出相關(guān)申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)審批后方可查閱。2.1.2其他部門(mén)或人員需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)提出書(shū)面申請(qǐng)并經(jīng)過(guò)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后方可使用。2.2檔案的查詢2.2.1員工和相關(guān)部門(mén)需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查詢申請(qǐng)表》，并提供必要的證明文件。2.2.2檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行查詢，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供相關(guān)檔案材料。三、人事檔案移交與借閱制度3.1檔案移交3.1.1擬移交檔案的部門(mén)應(yīng)向檔案管理部門(mén)提交移交申請(qǐng)，明確移交檔案的種類(lèi)、數(shù)量和移交原因等。3.1.2檔案管理部門(mén)應(yīng)制定移交計(jì)劃，并確保檔案的移交順利進(jìn)行，移交后應(yīng)進(jìn)行確認(rèn)。3.2檔案借閱3.2.1借閱檔案的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱目的和借閱期限等。3.2.2檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)借閱需要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供借閱的檔案材料。四、人事檔案更正與補(bǔ)充制度4.1檔案信息更正4.1.1員工發(fā)現(xiàn)個(gè)人檔案中有錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確的信息時(shí)，應(yīng)向所在部門(mén)提出更正申請(qǐng)，并提供相應(yīng)的證明材料。4.1.2所在部門(mén)應(yīng)核實(shí)相關(guān)信息并及時(shí)進(jìn)行更正，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.2檔案信息補(bǔ)充4.2.1員工有需要補(bǔ)充的檔案信息時(shí)，如繼續(xù)教育證書(shū)等，應(yīng)向所在部門(mén)提出申請(qǐng)，并提供相關(guān)的證明材料。4.2.2所在部門(mén)經(jīng)過(guò)審核后，將相關(guān)信息及時(shí)補(bǔ)充到員工的個(gè)人檔案中。五、人事檔案保密制度5.1人事檔案的保密責(zé)任5.1.1檔案管理員應(yīng)具有責(zé)任心和保密意識(shí)，并嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)，妥善保管檔案資料，確保檔案的安全性和保密性。5.1.2其他部門(mén)和員工也應(yīng)對(duì)自己所接觸的檔案信息保守，不得擅自泄露或向外部機(jī)構(gòu)提供檔案信息。5.2人事檔案的保密措施5.2.1檔案管理部門(mén)應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)定檔案的訪問(wèn)權(quán)限和使用范圍，確保檔案信息的安全性。5.2.2檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案的安全性進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。六、人事檔案?jìng)浞菖c恢復(fù)制度6.1檔案?jìng)浞?.1.1人事檔案應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案兩個(gè)存檔備份。6.1.2電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并儲(chǔ)存到安全的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備或云平臺(tái)。6.2檔案恢復(fù)6.2.1檔案管理部門(mén)應(yīng)定期進(jìn)行檔案的恢復(fù)測(cè)試，確保備份的完整性和可用性。6.2.2在檔案災(zāi)害或意外損壞的情況下，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)備份恢復(fù)程序，確保檔案信息的及時(shí)恢復(fù)。七、人事檔案定期審查制度7.1定期審查的目的7.1.1定期審查檔案旨在檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。7.1.2定期審查還可以對(duì)檔案的用途和管理效果進(jìn)行評(píng)估，為改進(jìn)檔案管理制度提供參考依據(jù)。7.2定期審查的內(nèi)容7.2.1檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性等。7.2.2檔案的使用和查詢情況、檔案的移交和借閱情況等。7.3定期審查的頻率7.3.1檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況確定定期審查的頻率，建議每年進(jìn)行一次全面的檔案審查。8、人事檔案的銷(xiāo)毀與處理制度8.1檔案銷(xiāo)毀的原則8.1.1檔案銷(xiāo)毀應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)禁隨意銷(xiāo)毀檔案。8.1.2檔案銷(xiāo)毀應(yīng)征得相關(guān)部門(mén)的批準(zhǔn)，并按照銷(xiāo)毀程序和要求進(jìn)行。8.2檔案銷(xiāo)毀的程序8.2.1檔案管理部門(mén)應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀計(jì)劃，并征得相關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)和批準(zhǔn)。8.2.2檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)進(jìn)行檔案的清點(diǎn)