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文檔簡介

吉林農(nóng)業(yè)科技學院檔案室檔案查、借閱須知

我校檔案室現(xiàn)存檔案是學校建校以來在教學、科研、招生和管理等活動中直接形成的對學校、社會和學生個人有保存價值的各種文字、圖表等不同形式和載體的歷史記錄，檔案室在保證檔案安全的前提下，逐步加大檔案開放力度，向校內(nèi)外用戶提供優(yōu)質(zhì)高效檔案利用服務。現(xiàn)就檔案查、借閱具體注意事項說明如下：一、檔案室閱覽1.一般情況下，綜合檔案只供在閱卷室閱覽，不得借出。2.畢業(yè)生出示個人身份證明可查閱本人在校學歷情況。3.檔案和資料一般只供歸檔部門和形成者本人借閱，校內(nèi)其他部門如需利用，必須持本單位領導簽字的《檔案查、借閱審批表》，填寫檔案查閱登記簿，并只限在閱卷室閱覽；對檔案形成部門規(guī)定限制利用的檔案須經(jīng)該部門（或技術項目）負責人同意后方可閱覽。4.凡外單位利用我校綜合檔案，需持所在單位正式介紹信，經(jīng)檔案管理部門領導同意后方可查閱。如查閱的檔案涉及黨和國家機密或學校權益的，需經(jīng)主管校領導批準。二、檔案外借與歸還1.學校檔案原則上不外借；如確有急用，經(jīng)檔案管理部門領導批準后，檔案方可借出。2.外借檔案時，需填寫檔案借閱登記簿，辦理借閱手續(xù)，借閱期限7天。到期尚未利用完畢，需辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不超過7天。3.外借檔案應按時歸還。歸還后，檔案人員應及時辦理還檔手續(xù)，進行注銷。4.檔案利用者應保守檔案保密，對其安全和完整性負責，不得將檔案帶至公共場所，不得傳播、污損、抽拆、涂改和轉借。違者將根據(jù)有關規(guī)定處理。

附：《吉林農(nóng)業(yè)科技學院檔案查、借閱審批表》

吉林農(nóng)業(yè)科技學院檔案

查、借閱審批表查、借閱者

申請查、借閱單位

聯(lián)系電話

查、借閱時間

年

月

日預還時間

年

月

日查、借閱事由

案卷號文件名稱

查、借閱單位領導簽字

檔案室主管領導簽字

案卷歸還情況

歸還時間

檔案員簽字

查、借閱人

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